Sådan laver du et tværfunktionelt flowchart i Visio

Sådan fungerer det

1. Åbn skabelonen på den platform, du reelt kan blive færdig på

   Skrivebord: start Visio, klik Flowchart under Categories, klik på skabelonen til tværfunktionelt flowchart og derefter Create. Web: åbn Gallery, rul ned til rækken Cross Functional Flowchart og vælg Create, hvilket kræver et abonnement på Visio Plan 1 eller Plan 2. Webudgaven åbner med to funktioner og én fase allerede på plads og tilbyder »Credit Approval Process« og »Event Planning Process« som udgangspunkter, hvis du hellere vil tilpasse noget end starte tomt.

2. Vælg retningen, før du tegner en enkelt figur

   Spørger Visio efter retningen for swimlanes, vælger du Horizontal eller Vertical og klikker OK. På skrivebordet kan du skifte mening bagefter fra fanen Cross-functional Flowchart på båndet. I Visio for the web kan du ikke: Microsoft skriver, at du ikke automatisk kan konvertere fra én retning til en anden, når du først er begyndt, og et lodret diagram betyder, at du sletter standarddiagrammet og bygger det op af figurerne »Swimlane (vertical)« og »Separator (vertical)« i stedet.

3. Navngiv banerne efter funktioner og ikke efter personer

   Titelbjælken på hver bane står som »Function« som standard; dobbeltklik på bjælken for at ændre den. Navngiv banerne efter den rolle, der ejer arbejdet — Redaktør, Jura og compliance, Webteam — for et diagram med personnavne bliver forældet, første gang nogen skifter job. At tilføje, omrokere og slette baner har detaljer nok i sig selv, at /da/guides/lav-swimlane-diagram-i-visio dækker det ordentligt; den korte version på skrivebordet er at højreklikke på en banetitel og vælge Insert 'Swimlane' Before eller After.

4. Markér faserne med Separator-figurer

   Faser er ikke baner. De er »Separator«-figurer fra stencilen Cross-Functional Flowchart Shapes, som lægges ned på swimlanes for at markere et faseskift, og de løber på tværs af alle baner på én gang. Brug dem til de stadier, en læser tænker i — udkast, gennemgang, godkendelse, publicering — og hold banerne til ejerskabet. På nettet skal du placere dem bevidst: en Separator kan ikke flyttes, når den først ligger der, kun slettes og lægges ind igen.

5. Læg flowchart-figurerne i den bane, der ejer trinnet, og forbind dem

   Den tværfunktionelle skabelon bruger den samme stencil som det simple flowchart, så figurerne og forbindelsesmåden er velkendte: hold markøren over den første figur og vælg den lille pil, der peger mod den figur, du vil forbinde til, eller brug værktøjet Connector på fanen Home, gruppen Tools (Ctrl+3). Læg hver figur i den bane, hvis funktion udfører trinnet, og hold øje med den grønne markering på banen, som bekræfter, at figuren reelt er indeholdt frem for blot ligger oven på den.

6. Validér diagrammet, og ret så sidestørrelsen inden udskrift

   På Visio Professional og Plan 2 åbner fanen Process > Diagram Validation > Check Diagram et vindue med issues; flowchart-skabelonerne bruger som standard Flowchart Rule Set, og der findes også et regelsæt til Cross Functional Flowchart. Fund, du er uenig i, undertrykkes med Ignore This Issue eller Ignore Rule. Et diagram, der løber ud over flere udskrevne sider, er et problem med sidestørrelsen og ikke med banerne: Design > dialogstarteren Page Setup > fanen Print Setup, og skriv 1 i begge felter under »Fit to«.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man lave et tværfunktionelt flowchart i Visio for the web?

Ja, på et betalt abonnement. Microsofts formulering er: »I Visio for the web er tværfunktionelle flowcharts kun tilgængelige for abonnenter på Visio Plan 2 og Visio Plan 1. De er ikke tilgængelige i Visio in Microsoft 365.« Åbn Gallery, rul til rækken Cross Functional Flowchart og vælg Create; diagrammet starter med to funktioner og én fase, og »Credit Approval Process« og »Event Planning Process« tilbydes som udgangspunkter. Tre begrænsninger gælder, som skrivebordsprogrammet ikke har: retningen kan ikke konverteres, når du er begyndt, en Separator kan ikke flyttes, når den først er placeret, og teksten i banetitlen kan ikke roteres.

Kræver et tværfunktionelt flowchart Visio Professional eller Plan 2?

Ikke for at tegne et. Microsoft angiver artiklen om det tværfunktionelle flowchart på skrivebordet som gældende for Visio Standard 2016 til 2024, så det er en funktion i Standard-udgaven. To ting omkring det er til gengæld licensopdelt. Validering med Check Diagram er dokumenteret for Visio Professional og Plan 2, og skabelonen »Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer«, der bygger diagrammet ud fra en Excel-tabel, er Plan 2 alene. Blandt abonnementerne er Plan 2 desuden det eneste, der indeholder skrivebordsprogrammet — listepriserne på skrivetidspunktet er 5,00 US$ pr. bruger pr. måned for Plan 1 og 15,00 US$ for Plan 2, ved årlig betaling.

Hedder det »cross-functional flowchart« eller »cross functional flowchart« i Visio?

Begge, og det er derfor, det er forvirrende at søge efter. Microsofts egen stavemåde er inkonsekvent på tværs af dokumentationen: how-to-artiklen til skrivebordet kalder skabelonen »Cross Functional Flowchart« uden bindestreg, båndfanen står som »Cross-functional Flowchart«, stencilen hedder »Cross-Functional Flowchart Shapes«, og artiklen om Gallery skriver »Cross-functional flowchart«. Prøv det på begge måder frem for at gå ud fra, at én stavemåde er den rigtige. Beslægtet punkt: der findes ikke noget dokumenteret »ældre« over for »moderne« tværfunktionelt flowchart i Visio. API'en modellerer præcis to retninger, vandret og lodret, og intet andet, så se bort fra enhver guide, der taler om en variantindstilling.

Hvordan holder jeg et tværfunktionelt flowchart korrekt, når processen ændrer sig?

Det er den del, ingen skabelon løser, og det er der, overleveringerne bider: en banegrænse flytter sig, og det diagram, ingen ejer, holder stilfærdigt op med at svare til arbejdet. Visio giver dig ét reelt værktøj til det, og det er et godt et — på Professional eller Plan 2 fortæller Check Diagram dig, at diagrammet nu er strukturelt forkert, hvilket de fleste alternativer slet ikke kan. Hvad det ikke giver dig, er en måde at registrere, at nogen godkendte ændringen: der findes intet gennemgangs- eller godkendelsestrin for et proceskort, og diagrammets historik er reelt filversionering i OneDrive eller SharePoint, gemt i 30 dage og noget en administrator kan slå fra. QueryChart tager den anden vej — diagrammet er en tabel af rækker med banekolonner, så at flytte et trin til en anden ejer er at redigere en celle, og revisioner får kontrolpunkter med forfatter og tidsstempel bag et indbygget godkendelsesflow. Eksemplet ovenfor er netop det diagram.