如何用 Visio 製作跨職能流程圖
做跨職能流程圖需要哪個 Visio、在桌面版與瀏覽器裡各自怎樣打開範本，以及只在網頁版存在的三條限制：方向不可轉換、Separator 不能移動、標籤文字不能旋轉。
在 Windows 版 Visio 裡，跨職能流程圖是 Flowchart 類別下的一個範本；它在 Visio 網頁版裡也存在，但只限 Visio Plan 1 和 Plan 2 訂閱者，而且帶著三條桌面版沒有的限制。
簡而言之
- 故障住在交接處時才用泳道；單一團隊的一串次序，做成基本流程圖更好。
- 桌面版：啟動 Visio，在 Categories 清單中按 Flowchart，按這個範本，選擇建立。Visio Standard 就夠。
- 在 Visio 網頁版裡這個範本需要 Plan 1 或 Plan 2——Microsoft 寫明它在 Microsoft 365 中的 Visio 裡不可用。
- 三條只在網頁版存在的限制：開始之後方向無法轉換、Separator 不能移動、標籤文字不能旋轉。
- 泳道是職能；階段是另外的「Separator」形狀——而刪掉一條泳道會刪掉裡面每一個形狀。
當故障就住在交接處時，泳道才值得畫
跨職能流程圖就是被劃成若干泳道的流程圖，一個職能一條，這樣每個步驟都落在執行它的人所屬的那一行裡。在 Visio 桌面版應用裡它是一個範本：啟動 Visio，在 Categories 清單中按 Flowchart，按這個範本並選擇建立。你得到的形狀庫與基本流程圖用的是同一個，頁面上已經替你放好幾條泳道，而方向就在那一刻揀定——如果出現提示，選擇 Horizontal 或 Vertical 並按確定。跨職能流程圖在 Visio 網頁版裡也用得到，但只在付費的 Visio 訂閱上，而且瀏覽器版帶著三條桌面版沒有的、有記載的限制。
在這一切之前，先決定你到底要不要泳道。當故障就住在交接處時，它們才值得畫：工作卡在兩個團隊之間的隊列裡，兩個人各自以為對方在檢查某件事，沒有人說得出誰有權拒絕。泳道可以把這個論點變得看得見，而普通流程圖做不到，因為跨過泳道邊界的那支箭嘴，就是流程易手的那一刻。如果你的流程是一個團隊按次序做八件事，泳道只會多出一欄標題、別的甚麼都沒加，那麼基本流程圖是更好的圖——/yue/guides/用visio製作流程圖 講的是那條路線。判斷標準不是流程有多大，而是出問題的地方是否就在邊界上。
人們發現得太遲的是層級問題。桌面版的跨職能流程圖是 Standard 版本就有的功能——Microsoft 的適用範圍列表由 Visio Standard 2016 一路列到 2024——所以畫一張並不需要 Professional。不過在訂閱裡，Plan 2 是唯一包含桌面版應用的層級；Plan 1 只限網頁與 Teams。在瀏覽器裡 Microsoft 的措辭很乾脆：「在 Visio 網頁版中，跨職能流程圖只提供給 Visio Plan 2 和 Visio Plan 1 訂閱者。它們在 Microsoft 365 中的 Visio 裡不可用。」所以隨 Microsoft 365 商業版計劃附帶的那個免費輕量網頁應用並不帶這個範本，而 Microsoft 365 個人版與家庭版完全不含 Visio。
如果你打算在瀏覽器裡做，在投入之前有三條限制適用。方向一旦開始就無法轉換——Microsoft 的說法是「一旦開始，你就無法自動由一種方向轉換成另一種」——所以要直向圖，就意味著刪掉預設的圖，再用「Swimlane (vertical)」和「Separator (vertical)」形狀重建。Separator，也就是標記階段變化的那個形狀，在網頁版上完全不能移動；只可以刪掉再重新加上。而泳道標籤的文字不能旋轉。由一張表生成圖表又是第三條路線，而且是一條 Visio Plan 2 的桌面路線：「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」範本。下面的實例正是這種形狀的流程——內容審閱與發布，橫跨四個職能、五個階段——分四個階段搭起來，好讓你看清泳道跨越都落在哪裡。
一張跨職能流程圖，分四個階段搭起來
內容審閱與發布，橫跨四個職能與五個階段。看每個階段加進來的是一次泳道跨越，而不是一個步驟。
一個職能，然後是第一次交接
「按議定的內容綱要草擬」和「附上資料來源、圖片與替代文字」都落在草擬階段的撰稿人身上，這兩步本身根本不需要泳道。圖表開始把泳道賺回來，是在「校訂內容準確性與文風規範」，它同時跨進編輯泳道與審閱階段，並落到第一個決策「編輯是否批准稿件？」上。
一個換泳道但不換階段的迴路
「否」分支通向「按編輯意見修改稿件」，它回到撰稿人泳道，同時仍留在審閱階段之內——這是兩個軸彼此獨立的最清楚例證，也是 Visio 裡的階段為甚麼是 Separator 形狀、而不是第二組泳道的原因。第 6 列接著問內容是否涉及受規管或比較性聲稱，這決定了第三個職能到底要不要介入。
第三條泳道，和一個有三條出口的分支
只有「是」分支會進入法律及合規，那裡的「法律部是否按原文放行各項聲稱？」有三條帶標籤的出口，而不是兩條：已放行、須修改，或無法舉證。須修改那條路線會記下須採用的措辭並交回撰稿人，所以這個迴路跨過了兩條泳道邊界。簽署之後流程回到審批階段裡的編輯泳道。
發布，以及一個會把迴路重新打開的檢視日期
網站團隊泳道接手上載預覽環境，發布前檢查把不通過的項目退回網站團隊而不是退回撰稿人，最後一個決策則問這一頁在檢視日期有沒有達到它的目標。需要更新會把工作一路送回「按編輯意見修改稿件」，而真實的編輯流程正是這樣運作的。有兩條路線終止：已發布並已量度，或者擱置不發。
運作方式
在你真的做得完的平台上打開範本
桌面版：啟動 Visio，在 Categories 清單中按 Flowchart，按跨職能流程圖範本，然後按建立。網頁版：打開圖庫，向下捲到 Cross Functional Flowchart 那一行並選擇建立，這需要 Visio Plan 1 或 Plan 2 訂閱。網頁版打開時已經放好兩個職能與一個階段，並提供「Credit Approval Process」和「Event Planning Process」作為起始範例，供你願意改現成的而不是由空白開始時使用。
在畫下第一個形狀之前先定方向
如果 Visio 提示你揀泳道方向，選擇 Horizontal 或 Vertical 並按確定。在桌面版上你之後仍可以改主意，由功能區上的 Cross-functional Flowchart 索引標籤改。在 Visio 網頁版裡不行：Microsoft 表示一旦開始，你就無法自動由一種方向轉換成另一種，而要直向圖就意味著刪掉預設的圖，改用「Swimlane (vertical)」和「Separator (vertical)」形狀重建。
泳道按職能命名，不按人名
每條泳道的標籤列預設寫著「Function」；雙擊這條列即可更改。泳道要按擁有這項工作的角色命名——編輯、法律及合規、網站團隊——因為一張用人名標註的圖，會在有人轉職的第一時間過期。新增、重排與刪除泳道本身細節夠多，所以由 /yue/guides/用visio建立泳道圖 講齊；桌面版上的簡版做法，是在一個泳道標題上按右鍵，選 Insert 'Swimlane' Before 或 After。
用 Separator 形狀標出階段
階段不是泳道。它們是 Cross-Functional Flowchart Shapes 形狀庫裡的「Separator」形狀，拖到泳道上標記一次階段變化，而且一次橫跨所有泳道。把它們用在讀者心裡的那些環節上——草擬、審閱、審批、發布——而把泳道留給歸屬。在網頁版上要有意識地放：Separator 一旦落下就不能移動，只可以刪掉再重新加上。
把流程圖形狀放進歸屬它的泳道並連起來
跨職能範本用的形狀庫與基本流程圖相同，所以形狀與連線行為都很熟悉：把指針停在第一個形狀上，點選指向你要連接的那個形狀的小箭嘴，或者用 Home 索引標籤 Tools 群組裡的連接線工具（Ctrl+3）。把每個形狀放進執行它的職能所在的泳道，並檢查泳道上的綠色高亮，它確認這個形狀確實被容納在內，而不只是壓在上面。
驗證圖表，然後在列印前修好頁面尺寸
在 Visio Professional 和 Plan 2 上，Process 索引標籤 > Diagram Validation > Check Diagram 會打開一個 Issues 視窗；流程圖範本預設使用 Flowchart Rule Set，另外也有一個 Cross Functional Flowchart 規則集可用。對你不認同的發現，用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制。一張溢出到多張列印頁的圖是頁面尺寸問題，而不是泳道問題：Design > Page Setup 對話方塊啟動器 > Print Setup 頁，在「Fit to」下面兩個框裡都填 1。
應避免的錯誤
先在瀏覽器裡開工，然後又想要直向泳道
在網頁版上，方向在圖打開的那一刻就定了。改主意意味著刪掉預設的圖，用「Swimlane (vertical)」和「Separator (vertical)」形狀重建，並重新擺放每一個步驟。要麼先把方向定下來，要麼在桌面版應用上開工——那裡的 Cross-functional Flowchart 功能區索引標籤可以轉換它。
指望附帶的 Visio 裡有這個範本
Microsoft 365 中的 Visio——隨 Microsoft 365 商業版計劃附帶的那個免費輕量網頁應用——不提供跨職能流程圖；Microsoft 在網頁端把它們限制在 Plan 1 和 Plan 2 上。Microsoft 365 個人版與家庭版完全不含 Visio。在安排工作之前，先確認你登入的是三者中的哪一個。
畫到稿件尾聲，才發現有一條泳道不想要了
刪掉它會連內容一併帶走——Microsoft 的措辭是該泳道所包含的所有形狀也會被刪除——所以一次搭建收尾時的整理動作，是這個範本上風險最高的時刻。刪任何東西之前先把形狀移出去，而且在你開始重排泳道之前就應該讀 /yue/guides/用visio建立泳道圖 ，因為凡是改變泳道組合的操作都有同樣的問題。
以為你的授權自帶那條 Excel 驅動的路線
由一張表生成跨職能流程圖，用的是「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」範本，而 Microsoft 把 Data Visualizer 系列範本記載為只限 Visio Plan 2、且在桌面版應用中可用。連接資料的圖表也無法在 Visio 網頁版裡編輯，所以這條路線實際上就是 Windows 桌面。/yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 講了它期待的那張表。
把這條內容審閱打開成可用的圖表
把內容審閱示例作為您自己的圖表打開，把四條泳道改成您自己的職能，然後編輯其中的列。
相關指南
常見問題
可以在 Visio 網頁版裡做跨職能流程圖嗎？
可以，在付費訂閱上。Microsoft 的措辭是：「在 Visio 網頁版中，跨職能流程圖只提供給 Visio Plan 2 和 Visio Plan 1 訂閱者。它們在 Microsoft 365 中的 Visio 裡不可用。」打開圖庫，捲到 Cross Functional Flowchart 那一行並選擇建立；圖打開時帶兩個職能與一個階段，另外提供「Credit Approval Process」和「Event Planning Process」作為起始範例。有三條桌面版沒有的限制適用：開始之後方向無法轉換、Separator 一旦放下就不能移動、泳道標籤的文字不能旋轉。
做跨職能流程圖需要 Visio Professional 或 Plan 2 嗎？
畫一張並不需要。Microsoft 把桌面版跨職能流程圖那篇文章列為適用於 Visio Standard 2016 至 2024，所以它是 Standard 版本就有的功能。不過它周邊有兩樣東西是分層級的。用 Check Diagram 做圖表驗證被記載為面向 Visio Professional 和 Plan 2；而由一張 Excel 表生成圖表的「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」範本只限 Plan 2。在各訂閱裡，Plan 2 也是唯一包含桌面版應用的一個——撰稿時的標價是 Plan 1 每用戶每月 5.00 美元、Plan 2 15.00 美元，按年付費。
在 Visio 裡究竟叫「cross-functional flowchart」還是「cross functional flowchart」？
兩種都有，這也是搜尋它會令人混亂的原因。Microsoft 自己的文件裡拼法並不一致：桌面版操作指南把範本稱作不帶連字號的「Cross Functional Flowchart」，功能區索引標籤是「Cross-functional Flowchart」，形狀庫是「Cross-Functional Flowchart Shapes」，而圖庫那篇文章寫的是「Cross-functional flowchart」。兩種寫法都試一次，不要假設其中某一種是正式的。相關的一點：Visio 裡並沒有記載過「舊版」與「新版」跨職能流程圖之分。它的 API 只模型化了橫向與直向兩種方向，別的都沒有，所以凡是聲稱有版本切換的指南都可以不理。
流程變了之後，怎樣令跨職能流程圖保持準確？
這部分沒有任何範本可以解決，而且它剛好咬在交接上：一條泳道邊界移動了，那張沒有人負責的圖就靜靜地與實際工作不再一致。Visio 為此給了你一件真正好用的工具——在 Professional 或 Plan 2 上，Check Diagram 會告訴你這張圖現在結構上錯了，而這一點大部分替代品根本做不到。存放於 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案使用檔案層級的版本紀錄，保留期限取決於帳戶及文件庫設定。用於受控文件時，請核實這些設定及另行配置的審批流程。QueryChart 走的是另一條路——圖表就是一張帶泳道欄的列表，所以把一個步驟改派給別人就是改一個儲存格，而修訂會帶作者與時間戳記入檢查點，背後是原生的審批流程。上面的實例就是那張圖表。
