如何繪製建築工程的工作流程
如何繪製建築工程的工作流程：跟住一項變更由 RFI 到變更指令再到進度付款，標示每個步驟由邊個負責，以及時間和金錢卡在邊度。附即時操作的變更指令示例。
建築工程的工作流程並非一條直線，而是幾個互相連接的循環：疑問變成變更，變更變成報價指令，獲批的指令變成付款。逐個循環畫出來，再標示它們在哪裏交接。
簡而言之
- 把工程畫成互相連接的循環（RFI、變更、付款、工期），而不是一條由設計去到交付的直線。
- 每一方一條泳道，令每次跨方交接都看得見，也可以計時。
- 變更循環要先問「這是否真是變更？」，然後才進行任何定價。
- 要畫出質疑循環、未定價的指示路線和被拒絕的路線，而不只是獲批的路線。
- 通知期和各種名稱由你的合約決定；應按合約修改範本，而不是倒過來。
一個工程，多個細小流程
叫建築工程的人畫工作流程，通常會得到一條由設計去到交付的直線。這條線隱藏了真正耗掉工程時間的部分：一批細小、重複而且並行的流程，彼此環環相扣。地盤上的一個疑問會變成資料查詢（RFI）。答覆會改變工程範圍。範圍改變之後要報價、審批和修訂合約。獲批的金額其後又要進入下一期付款申請。每一個都是獨立的流程，各有負責人，並把成果交給下一個。
要畫好整個工程，就要把這些循環分開畫，再標示它們之間的接口。實際有用的次序是 RFI、變更指令、進度付款，每當變更或延誤影響工程進度，便另有一個工期延展申索並行。每個循環都涉及同一批持份者（承建商、分包商、設計師或工程師、業主或業主代表），所以泳道是最自然的格式：每一方一條泳道，每次跨方交接都看得見，可以計時，也可以指派負責人。
下面的示例是變更指令流程，即這條鏈的中間一環。它由一個多數人會略過的決定開始（這是否真是合約範圍的變更？），經過通知、報價和定價，定價被質疑時會循環返回，到批准階段有三種可能結果。要說句老實話：各份合約格式不同，你們合約的通知期、文件名稱和審批門檻，不會與任何範本完全一致。請把這張圖當作對照自己合約來修改的結構，而不是任何合約格式的規定。
由變更事項到變更指令結案
一張建築工程變更指令，由地盤事項到記錄結案。留意每一步各方手上持有甚麼。
究竟是不是變更？
在地盤或設計上發現變更事項，首先要決定它是否超出合約範圍。如果不是，工作便按現有合約繼續，並記錄有關立場。把這一步畫成決策，可以避免在原本已包括在內的事項上白費定價功夫。
通知、報價和定價
按合約訂明的期限發出書面通知，接着是附有修訂圖則或指示的建議書邀請，分包商就受影響的工種報價，承建商再為人工、物料、利潤和工期影響定價。漏發通知是有效申索被削弱的常見原因，所以這一步獨立畫出，並有負責人。
審閱和質疑循環
審閱者按設計意圖和合約單價核對定價，並查問是否有足夠佐證。一旦提出質疑，建議書便退回定價。變更指令大部分的耗時都在這個循環，而只畫獲批路線的圖是看不到的。
三種結果的批准
經預算和資金核對後，業主可以批准、拒絕，或者未能就價格達成協議。批准便會簽署變更指令。價格有分歧時，會經未定價變更指示讓工作可以先行，同時逐日記錄成本和時間，之後在簽署時重新匯合。拒絕則以撤回或爭議解決告終。
施工及收款
指令簽署後，分包合約獲修訂，變更工程施工時記錄實際成本和時間，獲批金額加入付款用的價值明細表，變更在記錄冊中結案，預算和預測亦隨之更新。這最後一次交接，正是變更循環與進度付款循環接合之處。
運作方式
先列出循環，才開始畫
寫下工程中重複出現的流程：資料查詢、送審文件、變更指令、進度付款、檢驗、尾項清單、工期申索。決定現在先畫哪幾個。工程的工作流程是這些流程的總和，所以先由最令你頭痛的那個開始，不要試圖把全部畫在同一頁。
每一方設一條泳道
為承建商、分包商、設計師或工程師、業主或業主代表，以及任何持有審批權的機構各建一條泳道。在 QueryChart 裏，這就是每個步驟的泳道指派。把每個步驟放進執行該步驟那一方的泳道，各方之間的交接便會自然浮現。
畫出觸發事件和第一個決策
寫明甚麼啟動這個循環（地盤事項、疑問、付款日），再加上第一個決策。對變更來說，就是它是否屬於合約範圍；對 RFI 來說，就是答覆是否需要設計方面的意見。早期的決策決定後面哪些步驟會真正發生。
加入循環和不理想的路線
每一個批准或核對，都要畫出不通過時會怎樣：提出質疑、發出意見、被拒絕、未能達成協議。每條分支都加上標籤。時間就是花在這些返回的路線上，而只畫順利路線的圖偏偏漏了它們。
在成果變成輸入的地方接合各循環
找出一個流程的產出成為另一個流程輸入的步驟：觸發變更的 RFI 答覆、進入價值明細表的獲批變更指令、觸發工期申索的延誤。在步驟裏寫明另一張圖的名稱，並連結兩頁，方便讀者跟着整條鏈走。
對照合約核實，並取得共識
把通知期、文件名稱和審批門檻與實際合約逐項比對，再修改圖表使之吻合。然後用留言請各方確認自己的泳道是否正確，並透過版本記錄保留議定的版本，日後流程有改動時便一目了然。
應避免的錯誤
所有東西畫在同一張圖
一頁涵蓋資料查詢、變更、付款和檢驗，會變得無法閱讀，也沒有人維持更新。幾張互相參照的短圖更易於審閱和負責。
只畫獲批的路線
變更指令和送審文件大部分時間都耗在質疑和重新提交的循環。圖若只顯示順暢路線，就解釋不到為何流程要花上數星期。
未讀合約就照抄範本
各份合約在通知期、由誰核證，以及指示叫甚麼名稱方面都不同。範本只是起點結構，合約才是依據。
把業主那邊畫成一個方格
「業主批准」往往隱藏了資金核對、設計審閱，以及由不同人作出的簽署。凡是由不同人持有的環節就要拆開，否則延誤始終看不見。
繪製你們自己的工程工作流程
把變更指令示例開啟為你自己的圖表，將泳道改名為你們的各方，並按合約修改通知期和審批環節。
相關指南
常見問題
RFI 和變更指令有甚麼分別？
資料查詢（RFI）是就文件請求澄清的疑問，不一定會改變任何事情。變更指令則是一份已簽署的協議，用來改變合約的範圍、價格或工期。許多變更指令都由一個 RFI 開始，其答覆最終與原本的定價不同，所以這兩個流程最好分開畫，再互相連結。可參閱 RFI 資料查詢流程（/yue/templates/工程資料查詢單流程）和建築工程變更指令流程（/yue/templates/工程變更指令流程）兩個範本。
進度付款在工作流程裏處於甚麼位置？
獲批的變更指令會加入價值明細表，付款申請再按該明細表申領進度款。所以付款流程要用到變更流程的產出。有關步驟可參閱建築工程進度付款流程（/yue/templates/工程進度付款流程）範本，而變更對工期的影響，則見工期延展申索流程（/yue/templates/延長工期申索流程）範本。
建築工程每個流程都要畫嗎？
不用。先由最多延誤或爭議的流程開始，通常是 RFI、送審文件和變更。其他的，例如尾項清單流程（/yue/templates/竣工缺漏清單流程）和檢驗停止點流程（/yue/templates/施工檢驗停工待檢點流程）範本，待團隊有需要時才加入。其中幾個流程共用的一個簡短審閱模式，載於《如何繪製審閱及重新提交循環》這篇指南（/yue/guides/如何繪製審閱及重新提交循環）。
這張圖可以當作合約文件嗎？
不可以。流程圖顯示工作預計如何流轉，以及每個步驟由誰負責。它不能取代合約，也不是法律意見。權利、通知期和補救方法要以合約為準，而這張圖則用來確保工程的每一位都明白這些義務在實際上如何執行。