建築工程變更指令流程圖（由通知到付款）
建築工程變更指令流程圖範本：書面通知、報價要求、分包商報價、建築師審閱、業主批准、未定價指示、分包合約修訂及付款。
甚麼是建築工程變更指令流程圖（由通知到付款）流程
變更指令，是合約修改自己的方式。在建築項目中，工作範圍由圖則、規格和價錢決定，而其後發生的幾乎每一件事，都是偏離其中一項：業主加建一個房間、設計團隊修改詳圖、地質與勘察結果不同、政府部門要求加設防火分隔，或者某個 RFI 的答覆增加了沒有人報價的工作。觸發點，就是有人發現合約已不再描述即將建造的東西。下面的流程圖跟隨一項變更，由發現一直走到付款：確認變更事項、判斷是否真的屬變更、在合約期限內發出書面通知、設計團隊發出報價要求、分包商報價、承建商連同證明資料提出報價、建築師或工程師核實、業主代表核對預算、業主決定、簽署變更指令、把修訂向下傳達給分包商、進行變更工程，以及在工程量清單上加入新項目。
這是建築工程版本的變更管理，與一般的專案變更申請有三點不同。第一，規則由合約訂定：通知期限、誰有權發出指示、甚麼是變更指示、加成如何計算、工期延長如何申索，全部出自協議，所以逾期通知可能令你失去一項權利，而客氣的請求不會。第二，設計專業人員居中，核實報價的範圍與圖則所繪相符，但不決定業主該不該付款。第三，款項是經付款證書流動的，不單是預算上的一個項目，所以變更要在付款證書上出現才算完成。一般版本請參閱「專案變更申請流程」（/yue/templates/專案變更申請流程）；上游的合約審批，則屬合約審批流程。請按你們的合約格式（不論是 AIA、FIDIC、NEC、JCT 或自訂協議）及工程所在地的法律調整這幅圖。這裡所寫並非法律意見。
三個判斷推動整個流程。「是否屬於合約範圍的變更？」最常被跳過：如果承建商與建築師對是否額外工作有分歧，這個分歧本身就是需要發出通知的事件，並不是傾談一下便算。「報價是否有充分依據？」是審閱循環，應是一個附有簡短疑問清單的循環，而不是一大堆電郵。「業主是否批准變更？」有三個出口而不是兩個：「批准」、「不獲批准」，或「未能議定價錢」，後者在工作不能等的時候，會引至未定價的變更指示。這條例外路徑正是大多數爭議的起點，因為工作在沒有議定價錢之下進行，所以圖在它之後馬上畫入逐日成本與工時記錄。起初的問題往往以 RFI 開始，見 RFI 流程（/yue/templates/工程資料查詢單流程）；工期影響接上延長工期申索流程（/yue/templates/延長工期申索流程），付款項目則接上工程進度付款流程（/yue/templates/工程進度付款流程）。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（承建商、分包商、建築師／工程師、業主代表及業主）橫跨五個階段：通知及範圍、報價、審閱、批准，以及施工及結算
- 一道範圍關卡「是否屬於合約範圍的變更？」，分開真正的變更與合約內已有的工作，並設有與合約期限掛鈎、而非遷就承建商方便的書面通知步驟
- 一個報價循環：分包商報價、承建商連同證明資料的建議書、建築師審閱及「報價是否有充分依據？」，其「提出疑問」分支把建議書退回重新訂價
- 業主批准畫成三向判斷「業主是否批准變更？」，出口為「批准」、「不獲批准」及「未能議定價錢」，之前先有預算與應急費用核對
- 工作不能等的例外路徑：「發出未定價的變更指示以便先行施工」，其後是逐日成本與工時記錄，直至「價錢已議定」分支回到已簽署的變更指令
- 大部分範本都遺漏的後段：向下傳達的分包合約修訂、按變更指令記錄的變更工程，以及加入工程量清單、趕及下一期付款的金額
何時使用本範本
- 你正為項目訂立變更程序，希望把通知、報價、審閱及批准的交接畫在同一處
- 變更指令在工作完成之後才簽署，你需要一套制止這種情況的次序，並為真正緊急的情況保留指示途徑
- 分包商為主合約從未修訂的工作報價，你想讓向下傳達這一步看得見
- 業主或貸款機構問及項目的變更如何授權、訂價和記錄
- 因逾期通知而起的爭議迫在眉睫，你想檢視自己的流程本應在哪一步把它捕捉到
運作方式
把泳道改成合約內的各方
把承建商、分包商、建築師／工程師、業主代表及業主，換成合約自己的名稱，例如僱主、合約管理人或項目經理。一人身兼兩職時，可以合併泳道，但要寫下他分別負責哪些決定。
把通知條款寫進最初幾步
翻開你們的合約，抄下通知期限、通知格式、送交對象，以及逾期會有甚麼後果。把這些字句放在通知步驟的備註內，讓地盤團隊不必讀完整份協議也看得到。
訂下報價規則
寫明加成比率、單價、實報實銷基準，以及建議書必須附上的證明資料。並加入報價要求與建築師審閱的回覆時限，讓循環有時鐘可依。
訂下批核限額
寫明誰可批准多少金額以內的變更，以及甚麼時候要交董事局或貸款機構。「業主是否批准變更？」這個判斷應寫明個人，而不是機構。
決定指示可以做甚麼
說明你們的合約是否容許未定價的變更指示、誰可以發出，以及期中付款如何處理。這條例外路徑是大多數爭議的起點，所以要窄而看得見。
把變更連到付款和工程進度
在收尾步驟加入工程量清單的更新及修訂後的竣工日期。一項變更如果沒有進入付款申請或工程進度，就不算完結。
用兩宗真實變更測試
把一宗順利的變更和一宗演變成爭議的，各自在圖上走一遍。凡是真實情況與圖不同的地方，決定是流程要改，還是習慣要改。
常見問題
建築工程變更指令流程有哪些步驟？
先確認變更事項，並判斷是否屬合約範圍。如果不是，承建商在合約期限內發出書面通知。設計團隊發出附修訂資料的報價要求，分包商報價，承建商為人工、物料、加成及工期影響訂價，並提交附證明資料的建議書。建築師或工程師對照設計意圖核實報價，業主代表核對預算，業主批准、拒絕或未能議定價錢。獲批准的變更簽署為變更指令，以修訂形式傳達給分包商，施工期間保存記錄，並加入工程量清單以便付款。
變更指令與變更指示有何分別？
變更指令記錄雙方簽署、已議定的範圍、價錢及工期變更。變更指示則是在設有此機制的合約下，容許業主或建築師在議定價錢之前指示工作先行，價錢事後再議。名稱和規則因合約格式而異，有些格式兩者皆無，或用不同的詞。請查閱你們的合約。圖把指示畫成例外路徑，因為它的爭議風險最高：工作進行、成本累積，而證據需要逐日保存。
為甚麼通知這一步這麼重要？
許多建築合約規定，變更或申索須在事件發生後的指定日數內發出書面通知，有些更規定逾期即不得追討。細節視乎合約及當地法律，所以圖把通知步驟連到你們自己的條款，而不是給出一個數字。除非合約另有說明，否則時鐘視為由承建商知悉或理應知悉該事件之日開始計算。
這與專案變更申請有何不同？
專案變更申請（見「專案變更申請流程」）屬一般的管治步驟：評估影響、批准、更新計劃。建築變更指令則加入合約上的機制：通知期限、設計專業人員對照圖則核實報價、由協議訂定的加成與單價、未定價指示、分包合約向下傳達，以及經證書付款。兩者可以並存，由變更申請管轄業主內部的決定，變更指令則記錄合約如何處理它。
誰應該批准變更指令？
合約及你們機構所指定的人。實際上是一條鏈：建築師或工程師確認報價符合設計意圖，業主代表確認預算和應急費用，而業主或獲足夠授權的代表簽署。圖把這些角色分開，因為各自回答不同的問題，把它們混在一起的批准，往往會留下一個問題沒有答案。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接RFI 資料查詢流程圖（建築工程）之後，並交接給工程進度付款流程圖（付款申請與保留金）。
它是合約管理中的其中一個步驟。
第 1 步: RFI 資料查詢流程圖（建築工程）
建築工程 RFI 流程圖範本：篩選現場疑問、轉交建築師或註冊工程師、回覆期限、逾期升級處理，以及移交變更指令或延誤通知。
第 2 步: 建築工程變更指令流程圖（由通知到付款） 當前位置
建築工程變更指令流程圖範本：書面通知、報價要求、分包商報價、建築師審閱、業主批准、未定價指示、分包合約修訂及付款。
第 3 步: 工程進度付款流程圖（付款申請與保留金）
工程進度付款流程圖範本：分項價值表付款申請、量度、核證、爭議、保留金、逾期付款通知及向下轉付。