RFI 資料查詢流程圖（建築工程）
建築工程 RFI 流程圖範本：篩選現場疑問、轉交建築師或註冊工程師、回覆期限、逾期升級處理，以及移交變更指令或延誤通知。
甚麼是RFI 資料查詢流程圖（建築工程）流程
資料查詢單（Request for Information，簡稱 RFI）是承建商或分包商正式要求設計團隊澄清、補充或更正合約文件的方式。觸發它的，是在現場遇到的缺漏或矛盾：兩張圖紙互相衝突、一個詳圖收不攏、規格指定的產品供應商已經停產，或者某個尺寸與實際已建成的部分不吻合。下面的流程圖跟隨一份 RFI 走完全程：先是一道不少問題都過不了的篩選，然後連同草圖及圖則參考擬備，總承建商審閱並登記入冊、開始計算回覆時限，建築師審閱及視乎需要徵詢顧問或業主，發出書面回覆，核對有否逾時，最後判斷答覆有否影響成本或工期。
建築工程的 RFI 與一般的專案變更處理不同，與「專案變更申請流程」也有分別，主要有三點，圖亦因此而設。第一，回覆的是建築師或註冊工程師，他只能在自己的權限內作答，不能越界：更改工程範圍或飾面屬業主的決定，所以圖上有一條業主代表的泳道，以及一個判斷何時要請業主介入的關卡。第二，合約通常訂有回覆期限，開始與屆滿的日期日後就是證據；因此圖中在任何人審閱之前，先把 RFI 連同時限登記入冊。第三，答覆有機會是一項要花錢或花時間的指示，所以流程不是在回覆時完結，而是在「答覆是否影響成本或工期？」這個判斷才完結：如果有影響，便接續工程變更指令流程（/yue/templates/工程變更指令流程）；答覆逾期，則可引至延長工期申索流程（/yue/templates/延長工期申索流程）。各份合約（AIA、FIDIC、NEC、JCT 等）的期限、通知規則和用語都不同，這裡的期限與措辭請當作暫定，按你們的合約調整。
四個判斷撐起整個流程。「合約文件內是否已有答案？」放在分包商的泳道，因為最省事的 RFI，就是根本不用發出的那一份。「是否完整且問對問題？」是總承建商把關的一環，資料不全的問題會退回重新擬備，而不是直接轉交。「是否在協定期限內回覆？」由文件管理員核對，逾期的答覆走例外路徑，升級處理並記錄潛在延誤。最後一個判斷把結果分成三路：無影響、有影響，或者回覆並未真正解決問題而退回重新擬備。這幅圖只是你們自己程序的起點，並非法律意見。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（分包商、總承建商、建築師／註冊工程師、業主代表及文件管理員）橫跨四個階段：提出、篩選及登記、回覆及結案
- 一道篩選判斷「合約文件內是否已有答案？」，攔下圖紙早已解答的問題，只讓確屬缺漏或矛盾的才進入擬備
- 總承建商的把關「是否完整且問對問題？」，把欠詳情的 RFI 退回補充，並在設計團隊看到之前合併重複的問題
- 一個登記步驟，為 RFI 登記編號並開始計算回覆時限，再加上「是否在協定期限內回覆？」，其逾期例外路徑會記錄潛在延誤
- 一個權限判斷「是否需要顧問或業主決定？」，分開建築師可以答覆的，與需要顧問或業主決定的
- 收尾判斷「答覆是否影響成本或工期？」，分出無影響、有影響（發出通知及報價，移交變更指令流程），以及回覆不清晰而退回擬備三條出路
何時使用本範本
- 你正為一個工程項目建立施工管理程序，需要在第一份 RFI 到達之前，議定由誰提出、篩選、回覆及登記
- 設計團隊投訴 RFI 質素欠佳，或承建商投訴回覆太慢，你想把雙方的做法畫在同一頁上
- 項目日後很可能出現延誤或成本申索，你需要一份有力的紀錄，證明每條問題何時提出、何時獲覆
- 分包商不清楚應該直接問建築師，還是經總承建商轉交，你想把途徑寫清楚
- 你要帶領一位從未管理過 RFI 登記冊的項目工程師入門
運作方式
把泳道改成你們的各方
把分包商、總承建商、建築師／註冊工程師、業主代表及文件管理員，換成實際的公司或職位。細規模工程中，項目工程師同時是文件管理員；這時把兩條泳道合併，好過畫一次沒人會做的交接。
把途徑寫進合約措辭
寫明誰可以向設計團隊發出 RFI（通常只限總承建商）、誰可以回覆，以及業主是否收到副本。分包商直接問建築師，會繞過登記冊，是產生未入紀錄指示的常見來源。
訂下篩選標準
界定一份好的 RFI 應包含甚麼：圖紙與詳圖編號、草圖或相片、建議的解決方案，以及受影響工序的日期。把它寫在「是否完整且問對問題？」這個判斷上，讓被退回的 RFI 說明欠缺甚麼。
訂定回覆期限及計時方式
填入你們合約或規格第 01 章訂明的回覆期限（緊急事項可能不同），並寫清楚由何時起計、由誰記錄。請按你們的合約調整，不要照搬另一份合約的期限。
界定逾期答覆的升級安排
決定在哪一個時間點通知誰、以甚麼方式通知，以及登記冊要記下甚麼。查閱合約有否規定延誤發生期間須發出的通知，並連結到延長工期的流程。
說明答覆何時變成變更
寫下「答覆是否影響成本或工期？」的判斷準則：由誰報價、在知悉後多少日內、變更指令從哪裡開始。並記錄由誰接納一份沒有影響的回覆。
對照過往的 RFI 走一遍
挑兩份近期工程的 RFI，一份順利獲覆，另一份演變成爭議，逐步在圖上走一遍。凡是大家做了而圖上沒畫，或者畫了卻被略過的，就是分享出去之前要修正的地方。
常見問題
建築工程的 RFI 流程有哪些步驟？
現場疑問先對照合約文件核對。如果確屬缺漏或矛盾，就連同草圖及圖則參考擬備，由總承建商審閱是否完整，登記編號並開始計算回覆時限，再由建築師或註冊工程師審閱，有需要時轉交顧問或業主。發出書面回覆後，核對有否逾期、派發予各工種，然後評估對成本或工期的影響。如果沒有影響，承建商按回覆施工，RFI 結案；如果有影響，便以通知及報價展開變更指令流程。
RFI 由誰回覆：建築師、工程師還是業主？
視乎問題涉及甚麼。建築師或註冊工程師在設計意圖內作答，結構與機電顧問回答各自的專業範疇，而凡是改變工程範圍、質素或成本的，由業主決定。所以圖中設有「是否需要顧問或業主決定？」這個判斷，以及一條業主代表的泳道。誰有權發出指示，以你們的合約為準；兩者不同時，請跟合約，不要跟這幅圖。
RFI 的回覆應該要多長時間？
回覆期限屬合約事項：有些合約訂明日數，有些則提及施工進度表或「合理時間」。這幅圖不訂死一個數字，它確保記錄 RFI 的發出日期與回覆日期，並設有逾期路徑，令遲來的答覆得到升級處理並記錄在案，而不是到工程完結時才發現。
RFI 與變更指令是同一回事嗎？
不是。RFI 是一條問題加一個回覆；變更指令是對價錢或工期達成協議的更改。一份回覆可能引致需要發出變更指令，所以圖以成本或工期的判斷收尾，並移交變更指令流程（/yue/templates/工程變更指令流程）。除非合約訂明，否則不要把建築師的答覆當作額外支出的授權。
這與一般的專案變更申請有何不同？
一般的「專案變更申請流程」假設由同一個機構審閱及批准變更。建築工程的 RFI 則跨越合約界線：問題經承建商轉交，答覆來自權限有限的設計專業人員，而且適用合約的通知及回覆期限。這些差異，正是這個版本設有登記冊、計時及權限判斷的原因。
RFI 登記冊應該記錄甚麼？
至少包括編號、發出日期、問題及圖則參考、回覆到期日、收到回覆的日期、回覆者、回覆內容，以及有否標明影響成本或工期。每個步驟的版本記錄與留言，可以讓團隊看到誰在何時改了甚麼。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程會交接給建築工程變更指令流程圖（由通知到付款）。
它是合約管理中的其中一個步驟。
第 1 步: RFI 資料查詢流程圖（建築工程） 當前位置
建築工程 RFI 流程圖範本：篩選現場疑問、轉交建築師或註冊工程師、回覆期限、逾期升級處理，以及移交變更指令或延誤通知。
第 2 步: 建築工程變更指令流程圖（由通知到付款）
建築工程變更指令流程圖範本：書面通知、報價要求、分包商報價、建築師審閱、業主批准、未定價指示、分包合約修訂及付款。
第 3 步: 工程進度付款流程圖（付款申請與保留金）