如何建立採購訂單流程
如何設計一條採購訂單流程：把請購與訂單分開，把預算檢查放在承擔之前，按授權審批表訂定金額門檻，並訂明核對的容許差異。
運作方式
把請購與訂單分開
即使系統裡只有一張表格，也要把它們做成兩個各自帶審批的步驟。請購是內部決定；採購訂單是對外承擔。把兩者合併，意味著預算檢查發生在供應商已獲通知開工之後。
把預算檢查放在它仍然可以說不的地方
放在採購訂單開出之前。同時決定它核對的是已承擔開支——未清請購與未清訂單——還是只核對已入賬實際數，並把這一點寫在步驟上。只看已入賬數，預算會一直顯得有餘，直至所有未清訂單同時入賬。
按授權審批表訂定金額門檻
數字取自你們的授權一覽表，寫明貨幣，並把門檻訂得足夠高，讓第二位審批人很少被觸發。門檻過低會帶來拆單——而這正正是門檻本該防止的行為。
讓收貨登記成為某個人的職責
訂明由誰登記收貨、最遲何時登記。這一步常被機構略過，因為它感覺像行政雜務；而它的缺位正是大部分發票差異積壓的直接成因——沒有收貨紀錄，核對就跑不起來，每一張發票都要人手去追。
寫下容許差異，並指定差異的負責人
把你們的價格和數量容許差異寫在三方核對的決策上，並指定由誰負責這條差異隊列。沒有訂明的容許差異，每一處四捨五入的差額都會變成一條差異，而差異隊列會靜靜地變成真正的流程。
把繞過採購訂單的途徑也畫出來
採購卡、框架協議下單和緊急採購都是存在的。與其扮作它們不會發生，不如把它們連同各自的管控一併畫出來——沒畫出來的旁路是完全沒有管控的，未入賬的承擔正是在那裡積累起來。
常見問題
請購單與採購訂單有甚麼分別？
請購單是一份內部的採購請求：它載有成本中心和會計編碼，會被送去做預算和管理層審批，並不對任何供應商產生責任。採購訂單是請購獲批之後開出的對外承擔，它確定貨品、數量、價格和交付條款。正是把兩者分開，才令預算檢查能夠在說不仍然不用付出代價的時候進行。
甚麼是三方核對？
把採購訂單（你們同意買的）、收貨單（實際到貨的）和供應商發票（對方要求你們支付的）三者對照。若三者在容許差異範圍內一致，發票即可無須進一步覆核直接批准。它是防止為從未收到的貨品、或以從未議定的價格付款的主要管控手段——而它完全依賴有人登記收貨，這亦是那一步值得有一位具名負責人的原因。
採購訂單流程應該有幾層審批？
兩層已能覆蓋大部分開支：所有單據都經預算負責人，超過取自授權審批表的金額門檻時再加一位審批人。每多一層都會增加輪候時間，並鼓勵為避開門檻而拆單——而這正是門檻本該防止的行為。如果某一層從未拒絕過任何東西，那它就是一次知會，應該照此畫出來。
發票核對不上時應該怎樣處理？
交給一位具名負責人，而不是讓它留在應付賬款的隊列裡。常見成因是：供應商調價卻沒有修改採購訂單、短交或部分交付，以及無人登記的收貨。把不符退回採購去與供應商解決，待採購訂單、收貨紀錄或發票修正之後再重新進入核對——這樣就不會有任何款項僅憑一封電郵被支付。