So erstellen Sie einen Bestellprozess
So gestalten Sie einen Bestellprozess: Anforderung und Bestellung trennen, die Budgetprüfung vor die Verpflichtung legen, Genehmigungsgrenzen aus der Unterschriftenregelung ableiten und Toleranzen festlegen.
Ein Bestellprozess macht aus einer genehmigten internen Anforderung eine externe Verpflichtung und gleicht danach ab, was bestellt, was geliefert und was berechnet wurde, bevor irgendetwas bezahlt wird.
Kurz gesagt
- Die Anforderung ist intern und bindet niemanden; die Bestellung ist die Verpflichtung.
- Budgetprüfung vor der Bestellung, nicht danach: dort ist ein Nein noch günstig.
- Genehmigungsgrenzen stammen aus der Unterschriftenregelung und gehören an die Entscheidung.
- Ohne gebuchten Wareneingang kein Dreiwege-Abgleich, und damit eine Klärfallliste.
- Nennen Sie die Toleranz, sonst wird jede Rundungsdifferenz zum Ausnahmefall.
Die Anforderung ist nicht die Bestellung
Die Unterscheidung, die einen Bestellprozess überhaupt tragfähig macht, ist zugleich die, die am häufigsten eingeebnet wird: Eine Bestellanforderung ist eine interne Anfrage, die niemanden bindet, eine Bestellung ist die externe Verpflichtung, die sehr wohl bindet. Sobald beides dasselbe Dokument ist, findet die Budgetprüfung statt, nachdem dem Lieferanten bereits zugesagt wurde, und die Kontrolle ist zur Formalie über eine längst getroffene Entscheidung geworden.
Alles Weitere folgt daraus, diese Grenze sauber zu ziehen. Die Budgetprüfung gehört dazwischen, weil dort der letzte günstige Zeitpunkt für ein Nein liegt. Genehmigungsgrenzen steuern nach Betrag und stammen aus der Unterschriftenregelung, nicht aus dem Kopf des Prozessgestalters. Und der Dreiwege-Abgleich am Ende (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) funktioniert nur, wenn jemand den Wareneingang tatsächlich bucht. Genau dieser Schritt entfällt am häufigsten, und genau deshalb existieren die meisten Klärfalllisten in der Kreditorenbuchhaltung.
Das Beispiel unten ist ein Procure-to-Pay-Ablauf über fünf Swimlanes, den Lieferanten eingeschlossen. Achten Sie auf die beiden Verzweigungen, über die in Teams tatsächlich gestritten wird: die Betragsgrenze, die an eine zweite Genehmigungsinstanz leitet, und den Abweichungszweig, der zur Klärung in den Einkauf zurückführt und danach erneut in den Abgleich einläuft.
Von der Anforderung zur Zahlung
Ein Procure-to-Pay-Ablauf über fünf Swimlanes. Achten Sie auf die beiden Kontrollen vor der Verpflichtung und auf den Abweichungszweig nach der Lieferung.
Erst die interne Anforderung
Ein Bedarf wird erkannt und eine Bestellanforderung mit Kostenstelle, Kontierung, Menge und Bedarfstermin erstellt. Alles Weitere hängt daran, dass diese Angaben vollständig sind: deshalb gehört die Kontierung auf die Anforderung und nicht nachträglich in die Buchhaltung.
Zwei Kontrollen vor jeder Verpflichtung
Freigabe durch den Fachvorgesetzten mit Rückweg zur Überarbeitung, dann eine Budgetprüfung, die rundheraus ablehnen kann, dann die Betragsgrenze zur Freigabe der Finanzleitung. Drei Entscheidungen, und noch immer wurde kein Lieferant kontaktiert. Genau das ist der Sinn.
Die Verpflichtung und die Bahn des Lieferanten
Angebote vergleichen, Lieferant wählen, Bestellung auslösen, danach bestätigt und liefert der Lieferant. Eine eigene Swimlane für den Lieferanten macht sichtbar, wie viel der Durchlaufzeit bei jemandem liegt, den Sie nicht steuern können.
Der Abgleich und seine Ausnahme
Wareneingang und Rechnung laufen auf zwei unabhängigen Strängen ein, danach folgt der Dreiwege-Abgleich mit einem Abweichungsweg zurück in den Einkauf, der nach der Korrektur erneut in den Abgleich mündet. Ohne die Wareneingangsbuchung kann der Abgleich überhaupt nicht stattfinden.
Freigeben und bezahlen
Rechnung freigegeben, Zahlung ausgelöst. Ein Prozess, der beim Abgleich endet, lässt die letzte Übergabe (von der Kreditorenbuchhaltung in den Zahllauf) undefiniert, und genau dort erlebt der Lieferant die Verzögerung.
So funktioniert es
Trennen Sie Anforderung und Bestellung
Machen Sie zwei eigenständige Schritte mit eigenen Freigaben daraus, auch wenn Ihr System nur ein Formular kennt. Die Anforderung ist die interne Entscheidung, die Bestellung die externe Verpflichtung. Fallen sie zusammen, findet die Budgetprüfung statt, nachdem dem Lieferanten bereits zugesagt wurde.
Legen Sie die Budgetprüfung dorthin, wo ein Nein noch möglich ist
Vor die ausgelöste Bestellung. Entscheiden Sie zugleich, ob gegen das Obligo (offene Anforderungen und offene Bestellungen) oder nur gegen gebuchte Ist-Kosten geprüft wird, und vermerken Sie das am Schritt. Wer nur die Ist-Kosten prüft, hält das Budget für verfügbar, bis sämtliche offenen Bestellungen einschlagen.
Leiten Sie die Grenzen aus der Unterschriftenregelung ab
Übernehmen Sie die Beträge aus Ihrer Unterschriftenregelung, nennen Sie die Währung und setzen Sie die Grenze hoch genug an, dass die zweite Instanz selten greift. Niedrige Grenzen erzeugen gesplittete Bestellungen: genau das Verhalten, das die Grenze verhindern soll.
Machen Sie die Wareneingangsbuchung zu jemandes Aufgabe
Benennen Sie, wer den Wareneingang bucht und bis wann. Dieser Schritt wird übersprungen, weil er nach Verwaltung aussieht, und sein Fehlen ist die direkte Ursache der meisten Rechnungsklärfälle: Ohne Wareneingang kann der Abgleich nicht laufen, und jeder Rechnung muss jemand von Hand hinterherlaufen.
Schreiben Sie Toleranz und Klärfallverantwortung fest
Setzen Sie Ihre Preis- und Mengentoleranz in die Entscheidung zum Dreiwege-Abgleich und benennen Sie, wer die Klärfallliste betreut. Ohne festgelegte Toleranz wird jede Rundungsdifferenz zum Ausnahmefall, und die Warteschlange wird still und leise zum eigentlichen Prozess.
Zeichnen Sie die Wege, die die Bestellung umgehen
Firmenkreditkarten, Abrufe aus Rahmenverträgen und Eilbeschaffungen gibt es. Zeichnen Sie sie mit eigenen Kontrollen, statt so zu tun, als gäbe es sie nicht: ein nicht gezeichneter Umgehungsweg hat gar keine Kontrollen, und dort sammelt sich die nicht erfasste Verpflichtung an.
Häufige Fehler
Bestellung erst nach der Rechnung angelegt
Eine nachträgliche Bestellung ist die Quittung für eine längst getroffene Entscheidung. Häuft sie sich, ist der Prozess zu langsam, nicht die Belegschaft zu nachlässig.
Budget nur gegen Ist-Kosten geprüft
Wer das Obligo ignoriert, hält Mittel für verfügbar, bis alle offenen Bestellungen auf einmal einschlagen.
Keine festgelegte Toleranz
Jeder Cent Differenz wird zum Ausnahmefall, die Warteschlange wächst, und irgendwann werden Ausnahmen im Stapel freigegeben.
Drei Genehmigungsstufen
Jede Stufe verlängert die Durchlaufzeit und verwässert die Aufmerksamkeit. Zwei (Budgetverantwortlicher plus eine betragsabhängige Instanz) decken den weit überwiegenden Teil der Ausgaben ab.
Erstellen Sie Ihren eigenen Bestellprozess
Öffnen Sie das Procure-to-Pay-Beispiel als eigenes Diagramm und setzen Sie Ihre Genehmigungsgrenzen, Toleranzen und Bahnverantwortlichen ein.
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Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheiden sich Bestellanforderung und Bestellung?
Die Bestellanforderung ist eine interne Kaufanfrage: Sie trägt Kostenstelle und Kontierung, durchläuft Budget- und Managementfreigabe und begründet keine Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten. Die Bestellung ist die externe Verpflichtung, die nach der Genehmigung ausgelöst wird und Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen festschreibt. Erst die saubere Trennung sorgt dafür, dass die Budgetprüfung zu einem Zeitpunkt stattfindet, an dem ein Nein noch nichts kostet.
Was ist ein Dreiwege-Abgleich?
Der Vergleich von Bestellung (was Sie vereinbart haben), Wareneingang (was tatsächlich angekommen ist) und Lieferantenrechnung (was bezahlt werden soll). Stimmen alle drei innerhalb der Toleranz überein, kann die Rechnung ohne weitere Prüfung freigegeben werden. Es ist die zentrale Kontrolle dagegen, nie gelieferte Ware oder nie vereinbarte Preise zu bezahlen, und sie hängt vollständig daran, dass jemand den Wareneingang bucht. Genau deshalb braucht dieser Schritt einen benannten Verantwortlichen.
Wie viele Genehmigungsstufen braucht ein Bestellprozess?
Zwei decken den größten Teil der Ausgaben ab: der Budgetverantwortliche für alles und eine zweite Instanz oberhalb einer Betragsgrenze aus Ihrer Unterschriftenregelung. Jede weitere Stufe verlängert die Liegezeit und verleitet dazu, Bestellungen zu splitten, um unter einer Grenze zu bleiben: also genau zu dem Verhalten, das die Grenze verhindern soll. Hat eine Stufe noch nie etwas abgelehnt, ist sie eine Benachrichtigung und sollte auch als solche gezeichnet werden.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zum Abgleich passt?
Sie geht an einen benannten Verantwortlichen, statt in der Kreditorenwarteschlange liegen zu bleiben. Typische Ursachen sind eine Preisänderung, die der Lieferant ohne Bestelländerung angewendet hat, eine Teil- oder Minderlieferung oder ein Wareneingang, den niemand gebucht hat. Leiten Sie die Abweichung zur Klärung mit dem Lieferanten in den Einkauf zurück und führen Sie den Vorgang nach der Korrektur von Bestellung, Wareneingang oder Rechnung erneut in den Abgleich, damit nichts allein auf Basis einer E-Mail bezahlt wird.
