So erstellen Sie einen Bestellprozess
So gestalten Sie einen Bestellprozess: Anforderung und Bestellung trennen, die Budgetprüfung vor die Verpflichtung legen, Genehmigungsgrenzen aus der Unterschriftenregelung ableiten und Toleranzen festlegen.
So funktioniert es
Trennen Sie Anforderung und Bestellung
Machen Sie zwei eigenständige Schritte mit eigenen Freigaben daraus, auch wenn Ihr System nur ein Formular kennt. Die Anforderung ist die interne Entscheidung, die Bestellung die externe Verpflichtung. Fallen sie zusammen, findet die Budgetprüfung statt, nachdem dem Lieferanten bereits zugesagt wurde.
Legen Sie die Budgetprüfung dorthin, wo ein Nein noch möglich ist
Vor die ausgelöste Bestellung. Entscheiden Sie zugleich, ob gegen das Obligo — offene Anforderungen und offene Bestellungen — oder nur gegen gebuchte Ist-Kosten geprüft wird, und vermerken Sie das am Schritt. Wer nur die Ist-Kosten prüft, hält das Budget für verfügbar, bis sämtliche offenen Bestellungen einschlagen.
Leiten Sie die Grenzen aus der Unterschriftenregelung ab
Übernehmen Sie die Beträge aus Ihrer Unterschriftenregelung, nennen Sie die Währung und setzen Sie die Grenze hoch genug an, dass die zweite Instanz selten greift. Niedrige Grenzen erzeugen gesplittete Bestellungen — genau das Verhalten, das die Grenze verhindern soll.
Machen Sie die Wareneingangsbuchung zu jemandes Aufgabe
Benennen Sie, wer den Wareneingang bucht und bis wann. Dieser Schritt wird übersprungen, weil er nach Verwaltung aussieht, und sein Fehlen ist die direkte Ursache der meisten Rechnungsklärfälle: Ohne Wareneingang kann der Abgleich nicht laufen, und jeder Rechnung muss jemand von Hand hinterherlaufen.
Schreiben Sie Toleranz und Klärfallverantwortung fest
Setzen Sie Ihre Preis- und Mengentoleranz in die Entscheidung zum Dreiwege-Abgleich und benennen Sie, wer die Klärfallliste betreut. Ohne festgelegte Toleranz wird jede Rundungsdifferenz zum Ausnahmefall, und die Warteschlange wird still und leise zum eigentlichen Prozess.
Zeichnen Sie die Wege, die die Bestellung umgehen
Firmenkreditkarten, Abrufe aus Rahmenverträgen und Eilbeschaffungen gibt es. Zeichnen Sie sie mit eigenen Kontrollen, statt so zu tun, als gäbe es sie nicht — ein nicht gezeichneter Umgehungsweg hat gar keine Kontrollen, und dort sammelt sich die nicht erfasste Verpflichtung an.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheiden sich Bestellanforderung und Bestellung?
Die Bestellanforderung ist eine interne Kaufanfrage: Sie trägt Kostenstelle und Kontierung, durchläuft Budget- und Managementfreigabe und begründet keine Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten. Die Bestellung ist die externe Verpflichtung, die nach der Genehmigung ausgelöst wird und Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen festschreibt. Erst die saubere Trennung sorgt dafür, dass die Budgetprüfung zu einem Zeitpunkt stattfindet, an dem ein Nein noch nichts kostet.
Was ist ein Dreiwege-Abgleich?
Der Vergleich von Bestellung (was Sie vereinbart haben), Wareneingang (was tatsächlich angekommen ist) und Lieferantenrechnung (was bezahlt werden soll). Stimmen alle drei innerhalb der Toleranz überein, kann die Rechnung ohne weitere Prüfung freigegeben werden. Es ist die zentrale Kontrolle dagegen, nie gelieferte Ware oder nie vereinbarte Preise zu bezahlen — und sie hängt vollständig daran, dass jemand den Wareneingang bucht. Genau deshalb braucht dieser Schritt einen benannten Verantwortlichen.
Wie viele Genehmigungsstufen braucht ein Bestellprozess?
Zwei decken den größten Teil der Ausgaben ab: der Budgetverantwortliche für alles und eine zweite Instanz oberhalb einer Betragsgrenze aus Ihrer Unterschriftenregelung. Jede weitere Stufe verlängert die Liegezeit und verleitet dazu, Bestellungen zu splitten, um unter einer Grenze zu bleiben — also genau zu dem Verhalten, das die Grenze verhindern soll. Hat eine Stufe noch nie etwas abgelehnt, ist sie eine Benachrichtigung und sollte auch als solche gezeichnet werden.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zum Abgleich passt?
Sie geht an einen benannten Verantwortlichen, statt in der Kreditorenwarteschlange liegen zu bleiben. Typische Ursachen sind eine Preisänderung, die der Lieferant ohne Bestelländerung angewendet hat, eine Teil- oder Minderlieferung oder ein Wareneingang, den niemand gebucht hat. Leiten Sie die Abweichung zur Klärung mit dem Lieferanten in den Einkauf zurück und führen Sie den Vorgang nach der Korrektur von Bestellung, Wareneingang oder Rechnung erneut in den Abgleich — damit nichts allein auf Basis einer E-Mail bezahlt wird.