So erstellen Sie ein Flussdiagramm in Microsoft Visio

So funktioniert es

1. Die Vorlage Basic Flowchart öffnen

   Starten Sie Visio, wählen Sie die Kategorie Flowchart und doppelklicken Sie auf Basic Flowchart. Das ist Microsofts eigener Weg in drei Schritten, und er öffnet mit der Seite die Schablone „Basic Flowchart Shapes“. In Visio für das Web finden Sie in der Gallery die Zeile Basic Flowchart, wählen dort eine Option und anschließend deren Schaltfläche Create.

2. Die Formen aufziehen, die der Prozess braucht

   Ziehen Sie für das auslösende Ereignis eine Start/End-Form aus der Schablone, dann ein Process-Rechteck für jede Tätigkeit und eine Decision-Raute für jede Frage. Microsoft dokumentiert hier acht Formen und sagt, die meisten Flussdiagramme nutzten nur drei oder vier — durchkämmen Sie die Schablone also nicht lange nach einer Manual-Input- oder Preparation-Form. Beide gehören nicht zu den acht dokumentierten, und ein beschriftetes Rechteck trägt dieselbe Bedeutung, sobald Ihre Leser sich darauf verständigt haben.

3. Die Formen gleich beim Platzieren verbinden

   Halten Sie den Mauszeiger über die erste Form und wählen Sie den kleinen Pfeil, der in Richtung der Form erscheint, mit der Sie verbinden wollen. Fahren Sie über diesen Pfeil, erscheint eine Minisymbolleiste mit den ersten vier Quick Shapes, Sie können also in einem Zug erzeugen und verbinden; auf dem Desktop lässt sich auch eine neue Form aus dem Bereich Shapes auf den Pfeil ziehen. In Visio für das Web gibt es stattdessen einen Zieh-Ersatz: den kleinen Pfeil auswählen und halten, zur zweiten Form ziehen und die Verbindung in ihrer Mitte ablegen. Der Schalter für dieses Verhalten liegt unter View > Visual Aids > AutoConnect.

4. Formen verkabeln, die schon auf der Seite liegen

   Für früher platzierte Formen wechseln Sie zum Verbindungswerkzeug (Connector tool) in der Gruppe Tools auf der Registerkarte Home oder drücken Ctrl+3 und ziehen von einer Form zur anderen. Ctrl+1 oder Esc holt das Pointer Tool zurück. Wie Sie das Ende ablegen, entscheidet über die Klebung: Punkt-zu-Punkt-Klebung haftet an einem bestimmten Punkt einer Form, Form-zu-Form-Klebung verbindet über den jeweils günstigsten Punkt, und beide halten die Formen verbunden, wenn eine bewegt oder gedreht wird. Eine einzelne Verbindung kann an ihren zwei Enden unterschiedliche Arten verwenden.

5. Formen und Pfeile beschriften

   Form auswählen, tippen, dann daneben klicken oder Esc drücken. Bei einer Verbindung doppelklicken, tippen und daneben klicken; der gelbe Steuerpunkt verschiebt den Text danach. Halten Sie Verzweigungsbeschriftungen kurz, denn das Textfeld einer Verbindung ist absichtlich minimal — Microsoft schreibt, dass Sie es nicht füllen, nicht in der Größe ändern und nicht formatieren können und dass einer Verbindung nur eines hinzugefügt werden kann. Pfeilspitzen liegen auf dem Desktop auf der Registerkarte Shape unter Shape Styles > Line > Arrows, im Web hinter dem Abwärtspfeil neben Shape Outline.

6. Layout aufräumen, dann exportieren oder teilen

   Design > Layout > Re-Layout Page bietet Flowchart, Hierarchy, Compact Tree, Radial und Circular und zeigt beim Überfahren jeweils eine Vorschau; dasselbe Menü in Visio für das Web hat vier Optionen und kein Hierarchy. Home > Arrange > Position > Auto Align & Space vereinheitlicht die Abstände mit einem Klick. Zur Übergabe erreichen Sie über File > Export > Change File Type die Formate PNG, JPG, EMF und SVG, und File > Export > Create PDF/XPS Document erzeugt ein PDF.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeuten die Flussdiagrammformen in Visio?

Weniger, als die meisten annehmen. Microsofts eigene Auskunft lautet, dass „jede Form jede Bedeutung tragen kann, auf die sich die Menschen verständigen, die die Flussdiagramme erstellen und lesen“, und dass die meisten Flussdiagramme „dazu neigen, nur drei oder vier der Formen zu verwenden“. Die acht, die Microsoft für „Basic Flowchart Shapes“ dokumentiert, sind Start/End für den ersten und letzten Schritt, Process für einen üblichen Schritt und die in fast jedem Prozess am häufigsten verwendete Form, Decision für eine Stelle, an der ein Ergebnis den nächsten Schritt bestimmt, Subprocess für eine an anderer Stelle definierte Schrittfolge, Document für einen Schritt, aus dem ein Dokument hervorgeht, Data für Informationen, die in den Prozess ein- oder aus ihm austreten, sowie die Verweise auf dieselbe und auf eine andere Seite. Wählen Sie einige aus, schreiben Sie auf, was sie bedeuten, und bleiben Sie konsistent.

Kann ich ein Flussdiagramm in Visio für das Web erstellen, und welche Lizenz brauche ich?

Ja. Öffnen Sie die Gallery, suchen Sie die Zeile Basic Flowchart, wählen Sie eine Option und dann Create; das Verbinden funktioniert genauso, zusätzlich mit der Möglichkeit, den kleinen Pfeil auf die zweite Form zu ziehen. Ein Diagramm anzusehen und zu kommentieren braucht überhaupt keine Lizenz, das Bearbeiten, Drucken und Exportieren jedoch schon. Plan 1 kostet 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Plan 2 15 US-Dollar, beides Listenpreise bei jährlicher Zahlung zum Redaktionszeitpunkt, und Plan 2 ist die einzige Abostufe, die die Desktop-App enthält. Zwei webspezifische Grenzen sind hier wichtig: Container erfordern Plan 1 oder Plan 2 und fehlen im gebündelten Visio in Microsoft 365, und der Browser hat keine Offline-Fähigkeit. Die Dateien müssen in OneDrive für Arbeit oder Schule oder in SharePoint liegen — privates OneDrive wird nicht unterstützt.

Warum lösen sich meine Verbindungen, wenn ich eine Form verschiebe?

Weil es darauf ankommt, auf welcher Klebung die Enden gelandet sind. Visio kennt zwei: Punkt-zu-Punkt-Klebung, die an einem bestimmten Punkt einer Form haftet, und Form-zu-Form-Klebung, die die Formen über den jeweils günstigsten Punkt verbindet. Die Klebung ist es, was sie auch beim Verschieben oder Drehen einer Form verbunden hält; eine Verbindung, die weggesprungen ist, war also wahrscheinlich an einen Punkt geklebt, den das Verschieben mitgenommen hat. Legen Sie das Ende der Verbindung auf dem Körper der Form ab statt auf einem einzelnen Verbindungspunkt, wenn der Pfeil der Form folgen soll, und behalten Sie im Kopf, dass eine Verbindung an ihren zwei Enden unterschiedliche Arten verwenden kann. Re-Layout Page routet dann saubere Wege, statt Stummel stehen zu lassen.

Gibt es eine Möglichkeit, ein Flussdiagramm aktuell zu halten, ohne es neu zu zeichnen?

Genau das ist der Handel, den man mit der Wahl des Werkzeugs eingeht. Visio ist stark, wo Zeichnen die Aufgabe ist — das Content-Ökosystem von Plan 2 umfasst rund 250.000 Formen, Technik- und Netzwerkdiagramme sind wirklich gut versorgt, das ShapeSheet ist programmierbar, BPMN 2.0-Diagramme lassen sich mit Check Diagram validieren, und die Desktop-App arbeitet offline. Was fehlt, ist eine Versionsgeschichte des Diagramms selbst: Die Dateiversionierung kommt von OneDrive oder SharePoint, hält 30 Tage und kann von einem Administrator abgeschaltet werden. QueryChart nimmt die andere Seite — die Zeilen sind das Diagramm, das Umsortieren und Umschreiben von Schritten erzeugt das Layout also neu, und Revisionen werden mit Autor und Zeitstempel hinter einem Freigabeprozess als Checkpoint festgehalten. Starten Sie mit /de/templates/einfaches-prozess-flussdiagramm, wenn Sie es an diesem Prozess ausprobieren wollen. Ein Visio-Diagramm aus einer Excel-Tabelle zu erzeugen, ist wieder ein eigener Weg, beschrieben unter /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-erstellen.