如何用 Microsoft Visio 製作流程圖
Microsoft 自己的三步做法、Basic Flowchart 形狀庫實際收錄的八個形狀、停在形狀上等小箭嘴出現來連線、兩種黏附方式，以及 Re-Layout Page——並附一個可即時操作的實例。
運作方式
打開 Basic Flowchart 範本
啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，雙擊 Basic Flowchart。這就是 Microsoft 自己給出的三步路徑，它會連同頁面一起打開 Basic Flowchart Shapes 形狀庫。在 Visio 網頁版裡，到圖庫（Gallery）中找到 Basic Flowchart 那一行，從該行揀一個選項，然後按它的建立按鈕。
把流程需要的形狀拖出來
開場事件從形狀庫拖一個 Start/End 形狀，每一件有人去做的事拖一個 Process 長方形，每一個問題拖一個 Decision 菱形。Microsoft 在這裡記載了八個形狀，並說大部分流程圖只用其中三四個，所以不要花太久在形狀庫裡翻找 Manual Input 或 Preparation——有記載的八個裡並沒有它們，而只要讀者議定過意思，一個加了標籤的長方形承載的意義完全相同。
邊放邊連
把滑鼠指針停在第一個形狀上，點選那個朝著你要連接的形狀出現的小箭嘴。把指針停在這支箭嘴上會顯示一個小工具列，裡面是頭四個快速形狀，於是新增與連接可以一步完成；在桌面版上，你也可以把一個新形狀從形狀窗格拖到這支箭嘴上。Visio 網頁版另有一種拖拉的替代做法：按住那支小箭嘴不放，把它拖到第二個形狀上，在其中部放手放下連接線。這個行為的開關在 View > Visual Aids > AutoConnect。
為已經在頁面上的形狀連線
對於早前放好的形狀，切到 Home 索引標籤 Tools 群組裡的連接線工具，或按 Ctrl+3，然後由一個形狀拖到另一個。Ctrl+1 或 Esc 會把指針工具找回來。你把線端放在哪裡，決定了黏附方式：點對點黏附貼住形狀上某個具體的點，而形狀對形狀黏附會用當時最方便的那個點來連接，兩種都能在形狀移動或旋轉時保持相連。同一條連接線的兩端可以各用一種。
為形狀和箭嘴加標籤
選中一個形狀，輸入文字，然後點到別處或按 Esc。連接線則雙擊、輸入、再點到別處；之後可以用那個黃色控制點調整文字位置。分支標籤要短，因為連接線的文字框是刻意做得極簡的——Microsoft 寫明它無法填色、無法調整大小、無法設定格式，而且一條連接線只能加一個。箭嘴樣式在桌面版位於 Shape 索引標籤 Shape Styles > Line > Arrows，在網頁版則藏在 Shape Outline 旁邊的下拉箭嘴後面。
整理版面，然後匯出或分享
Design > Layout > Re-Layout Page 提供 Flowchart、Hierarchy、Compact Tree、Radial 和 Circular，把指針停上去即可預覽；Visio 網頁版的同一選單只有四個選項，而且沒有 Hierarchy。Home > Arrange > Position > Auto Align & Space 一按就把間距勻開。要把圖表交出去，File > Export > Change File Type 可到 PNG、JPG、EMF 和 SVG，File > Export > Create PDF/XPS Document 生成 PDF。
常見問題
Visio 的流程圖形狀各自是甚麼意思？
比大部分人以為的要少得多。Microsoft 自己的指引是：「任何形狀都可以承載製作與閱讀這些流程圖的人所議定的任何意思」，並且大部分流程圖「往往只用到其中三四個形狀」。它在 Basic Flowchart Shapes 裡記載的八個是：Start/End 表示第一與最後一個步驟；Process 表示一個典型步驟，也是幾乎每條流程裡用得最多的形狀；Decision 表示一個由結果決定下一步的位置；Subprocess 表示一組在別處定義的步驟；Document 表示會產出一份文件的步驟；Data 表示進入或離開流程的資訊；再加頁內引用與頁外引用。揀幾個，把它們的意思寫下來，然後保持一致。
我可以在 Visio 網頁版裡做流程圖嗎？需要哪種授權？
可以。打開圖庫，找到 Basic Flowchart 那一行，揀一個選項並按建立；連線方式相同，另外多了把小箭嘴拖到第二個形狀上的做法。查看與評論一張圖表完全不需要授權，但編輯、列印與匯出需要。撰稿時 Plan 1 的標價是每用戶每月 5 美元，Plan 2 是 15 美元，兩者都是按年付費的標價，而 Plan 2 是唯一包含桌面版應用的訂閱層級。這裡有兩條網頁版特有的限制要注意：容器需要 Plan 1 或 Plan 2，Microsoft 365 附帶的 Visio 裡沒有容器；瀏覽器也沒有離線能力。檔案必須放在工作或學校的 OneDrive，或者 SharePoint 上——不支援個人版 OneDrive。
為甚麼我一移動形狀，連接線就鬆脫了？
取決於線端落在了哪一種黏附上。Visio 有兩種：點對點黏附貼住形狀上某個具體的點，形狀對形狀黏附則用當時最方便的那個點來連接兩個形狀。黏附正是讓它們在形狀移動甚至旋轉時仍然保持相連的東西，所以一條彈開了的連接線，很可能黏在一個被這次移動帶走的點上。想讓箭嘴跟著形狀走，就把線端放在形狀本體上，而不是某一個連接點上；並且記住，同一條連接線的兩端可以各用一種。之後 Re-Layout Page 就會乾淨地重新選路，而不是留下一截截線頭。
有沒有辦法不重畫就讓流程圖保持最新？
這正是揀工具時在做的取捨。畫圖本身就是任務時，Visio 很強——Plan 2 的內容生態約有 25 萬個形狀，工程圖與網絡圖確實伺候得很好，ShapeSheet 可以編程，BPMN 2.0 圖表可以用 Check Diagram 驗證，桌面版應用還可以離線工作。它沒有的是圖表本身的修訂歷史：檔案版本來自 OneDrive 或 SharePoint，保留 30 天，而且管理員可以關掉。QueryChart 站在另一邊——列就是圖表，所以重排與改寫步驟會重新生成版面，而修訂會帶作者與時間戳記入檢查點，背後是一套審批流程。想用這條流程試一下，由 /yue/templates/基本流程圖 開始。由一張 Excel 表生成 Visio 圖表又是另一條路線，見 /yue/guides/用visio從excel建立流程圖 。