如何用 Microsoft Visio 製作流程圖
Microsoft 自己的三步做法、Basic Flowchart 形狀庫實際收錄的八個形狀、停在形狀上等小箭嘴出現來連線、兩種黏附方式，以及 Re-Layout Page——並附一個可即時操作的實例。
啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別並雙擊 Basic Flowchart；然後從 Basic Flowchart Shapes 形狀庫拖出形狀，把指針停在一個形狀上、點選指向你要去的方向的那個小箭嘴來連線，再輸入文字為它們加上標籤。
簡而言之
- Microsoft 給出的路徑是三步：啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，雙擊 Basic Flowchart。
- 連線的做法是把指針停在一個形狀上，點選指向你要去的方向的那個小箭嘴。
- Basic Flowchart Shapes 中有記載的形狀是八個，而 Microsoft 說大部分圖表只用三四個。
- Ctrl+3 是連接線工具，用來為已經放在頁面上的形狀連線；Ctrl+1 或 Esc 回到指針工具。
- Design > Layout > Re-Layout Page 會重排整頁；網頁版的同一選單只有四種版面，而且沒有 Hierarchy。
Microsoft 說：形狀的意思由你們自己議定
Microsoft 自己給出的步驟只有三步：啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，雙擊 Basic Flowchart。範本打開時，側邊會停靠一個名為 Basic Flowchart Shapes 的形狀庫，接下來的工夫就是拖、連、打字。拖一個 Start/End 形狀到頁面上，在它下面拖一個 Process 長方形，然後把指針停在第一個形狀上，點選指向你要到達的那個形狀的小箭嘴——連接線由 Visio 替你畫。選中一個形狀直接輸入就是它的標籤；雙擊一條連接線再輸入，就是這條線的標籤。當頁面看上去已經不像那條流程時，Design > Layout > Re-Layout Page 會重排整頁。下面所有內容，都只是這五個動作底下的細節。
最值得先知道的細節，是一項幾乎沒有人轉述的許可。Microsoft 明確寫道，Visio 的流程圖形狀並沒有固定意思——「任何形狀都可以承載製作與閱讀這些流程圖的人所議定的任何意思」——並且大部分流程圖「往往只用到其中三四個形狀」。那半個鐘頭用來糾纏某件事究竟算 Process 還是 Subprocess，正是 Microsoft 親自准你省掉的半個鐘頭。形狀庫中有記載的形狀共八個：Start/End、Process、Decision、Subprocess、Document、Data，以及頁內引用與頁外引用。與你的讀者議定好你要用的那幾個是甚麼意思，在頁面上註明，到此為止。
動手之前真正需要確認的，是你手上是哪一個 Visio。基本流程圖幾乎到處都畫得到：桌面版應用畫得到，Visio 網頁版畫得到，隨 Microsoft 365 商業版計劃附帶的輕量版 Visio 也畫得到——而後者受支援的類型全部只有流程圖、區塊圖、文氏圖與金字塔圖。Microsoft 365 個人版與家庭版則完全不含 Visio。Microsoft 沒有面向 macOS 的 Visio 桌面版應用，並且表示 Microsoft 365 也沒有這樣的計劃，所以 Mac 用戶在瀏覽器裡工作。泳道是另一個範本，有它自己的坑，見 /yue/guides/用visio建立泳道圖 ；流程圖與流程地圖之間的取捨，則在 /yue/guides/用visio建立流程地圖 裡回答。
下面的示例是同一類流程的另一種畫法。QueryChart 是一個瀏覽器編輯器，它的畫布由一張表生成——一個方框一列，一欄寫明該步驟通向的列號，形狀隨著輸入即時重繪。它出現在這一頁上有一個具體原因：Visio 本身沒有圖表層面的修訂歷史。存放於 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案使用檔案層級的版本紀錄，保留期限取決於帳戶及文件庫設定。用於受控文件時，請核實這些設定及另行配置的審批流程。逐個看下面四個階段，看一條申請處理流程自己拼起來，然後開著 Visio 照後面的步驟做一遍。
同一張流程圖，分四個階段搭起來
一條由「提出申請」到「申請已結案」的申請處理流程，每次只加幾列地拼起來。
一個起點和第一個步驟
「提出申請」是 Start 形狀，「說明需求與期限」是第一個 Process 長方形。兩個形狀加一支箭嘴，已經是一張站得住的流程圖——在 Visio 裡就是拖一下、再拖一下，然後在兩者之間的小箭嘴上點一次。
第一個決策，和第一個迴路
「資料是否足夠開始？」是一個帶兩條標註出口的菱形。「否」通向「是否補齊欠缺資料？」，後者要麼把申請送回「把申請登記入隊列」，要麼讓它停在「申請已撤回」。那支往回的箭嘴才是重點：真實的流程會把工作退回去，而不是就地失敗。
一個問題，三條出口
「是否符合驗收準則？」朝三個方向離開——是、首次不合格退回「完成工作」，以及兩次不合格繼續往下。Visio 的 Decision 形狀接受你畫出的任意多條連接線，所以把重做迴路封頂在兩次，是關於流程本身的決定，而不是關於畫法的決定。
每條路線都走到一個結束
升級途徑會問是改用其他做法，還是未解決即結案，所以整張圖收在三個地方：「申請已結案」、「申請已撤回」和「未符合準則而結案」。沒有任何一條路懸在半空——這也是宣布一張流程圖畫完之前最後要做的檢查。
運作方式
打開 Basic Flowchart 範本
啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，雙擊 Basic Flowchart。這就是 Microsoft 自己給出的三步路徑，它會連同頁面一起打開 Basic Flowchart Shapes 形狀庫。在 Visio 網頁版裡，到圖庫（Gallery）中找到 Basic Flowchart 那一行，從該行揀一個選項，然後按它的建立按鈕。
把流程需要的形狀拖出來
開場事件從形狀庫拖一個 Start/End 形狀，每一件有人去做的事拖一個 Process 長方形，每一個問題拖一個 Decision 菱形。Microsoft 在這裡記載了八個形狀，並說大部分流程圖只用其中三四個，所以不要花太久在形狀庫裡翻找 Manual Input 或 Preparation——有記載的八個裡並沒有它們，而只要讀者議定過意思，一個加了標籤的長方形承載的意義完全相同。
邊放邊連
把滑鼠指針停在第一個形狀上，點選那個朝著你要連接的形狀出現的小箭嘴。把指針停在這支箭嘴上會顯示一個小工具列，裡面是頭四個快速形狀，於是新增與連接可以一步完成；在桌面版上，你也可以把一個新形狀從形狀窗格拖到這支箭嘴上。Visio 網頁版另有一種拖拉的替代做法：按住那支小箭嘴不放，把它拖到第二個形狀上，在其中部放手放下連接線。這個行為的開關在 View > Visual Aids > AutoConnect。
為已經在頁面上的形狀連線
對於早前放好的形狀，切到 Home 索引標籤 Tools 群組裡的連接線工具，或按 Ctrl+3，然後由一個形狀拖到另一個。Ctrl+1 或 Esc 會把指針工具找回來。你把線端放在哪裡，決定了黏附方式：點對點黏附貼住形狀上某個具體的點，而形狀對形狀黏附會用當時最方便的那個點來連接，兩種都能在形狀移動或旋轉時保持相連。同一條連接線的兩端可以各用一種。
為形狀和箭嘴加標籤
選中一個形狀，輸入文字，然後點到別處或按 Esc。連接線則雙擊、輸入、再點到別處；之後可以用那個黃色控制點調整文字位置。分支標籤要短，因為連接線的文字框是刻意做得極簡的——Microsoft 寫明它無法填色、無法調整大小、無法設定格式，而且一條連接線只能加一個。箭嘴樣式在桌面版位於 Shape 索引標籤 Shape Styles > Line > Arrows，在網頁版則藏在 Shape Outline 旁邊的下拉箭嘴後面。
整理版面，然後匯出或分享
Design > Layout > Re-Layout Page 提供 Flowchart、Hierarchy、Compact Tree、Radial 和 Circular，把指針停上去即可預覽；Visio 網頁版的同一選單只有四個選項，而且沒有 Hierarchy。Home > Arrange > Position > Auto Align & Space 一按就把間距勻開。要把圖表交出去，File > Export > Change File Type 可到 PNG、JPG、EMF 和 SVG，File > Export > Create PDF/XPS Document 生成 PDF。
應避免的錯誤
去找一個 Microsoft 並未記載的記號法裡的形狀
Microsoft 在 Basic Flowchart Shapes 裡記載了八個形狀：Start/End、Process、Decision、Subprocess、Document、Data，以及頁內引用與頁外引用。它沒有公布這個形狀庫的完整清單，所以對 Manual Input 或 Stored Data 這類形狀，誠實的說法是 Microsoft 並未描述過一個——去找，但如果找不到，也不要以為自己載入錯了形狀庫。要麼為八個裡的某一個議定一個意思並在頁面上註明，要麼有意識地另開一個形狀庫。
試圖為連接線的文字設定格式
連接線的文字框無法填色、無法調整大小、無法設定格式，而且一條連接線只接受一個。因此一句很長的分支條件，應該寫在決策形狀上、寫在它通向的那個形狀上，或者寫在放在連接線附近、但不附著於它的獨立文字框裡。
Auto Align & Space 看上去甚麼都沒做
它需要形狀先由連接線連起來，才算得出該按甚麼對齊，所以在一頁彼此不相連的方框上，它看著就像壞了。先連接、後整理；如果整頁需要搶救而不只是微調，Re-Layout Page 才是更粗暴的那把工具。
那支小箭嘴始終不出現
AutoConnect 有兩個開關，而繪圖層面的那個並不是唯一可能被關掉的地方。先看 View > Visual Aids > AutoConnect；如果這樣還沒把箭嘴找回來，就到 File > Options > Advanced 打開 Enable AutoConnect 設定，然後回到繪圖裡再把指針停在一個形狀上。
把這張流程圖做成可用的圖表
把申請處理示例作為您自己的圖表打開，編輯其中的列，看形狀自己重畫。
相關指南
常見問題
Visio 的流程圖形狀各自是甚麼意思？
比大部分人以為的要少得多。Microsoft 自己的指引是：「任何形狀都可以承載製作與閱讀這些流程圖的人所議定的任何意思」，並且大部分流程圖「往往只用到其中三四個形狀」。它在 Basic Flowchart Shapes 裡記載的八個是：Start/End 表示第一與最後一個步驟；Process 表示一個典型步驟，也是幾乎每條流程裡用得最多的形狀；Decision 表示一個由結果決定下一步的位置；Subprocess 表示一組在別處定義的步驟；Document 表示會產出一份文件的步驟；Data 表示進入或離開流程的資訊；再加頁內引用與頁外引用。揀幾個，把它們的意思寫下來，然後保持一致。
我可以在 Visio 網頁版裡做流程圖嗎？需要哪種授權？
可以。打開圖庫，找到 Basic Flowchart 那一行，揀一個選項並按建立；連線方式相同，另外多了把小箭嘴拖到第二個形狀上的做法。查看與評論一張圖表完全不需要授權，但編輯、列印與匯出需要。撰稿時 Plan 1 的標價是每用戶每月 5 美元，Plan 2 是 15 美元，兩者都是按年付費的標價，而 Plan 2 是唯一包含桌面版應用的訂閱層級。這裡有兩條網頁版特有的限制要注意：容器需要 Plan 1 或 Plan 2，Microsoft 365 附帶的 Visio 裡沒有容器；瀏覽器也沒有離線能力。檔案必須放在工作或學校的 OneDrive，或者 SharePoint 上——不支援個人版 OneDrive。
為甚麼我一移動形狀，連接線就鬆脫了？
取決於線端落在了哪一種黏附上。Visio 有兩種：點對點黏附貼住形狀上某個具體的點，形狀對形狀黏附則用當時最方便的那個點來連接兩個形狀。黏附正是讓它們在形狀移動甚至旋轉時仍然保持相連的東西，所以一條彈開了的連接線，很可能黏在一個被這次移動帶走的點上。想讓箭嘴跟著形狀走，就把線端放在形狀本體上，而不是某一個連接點上；並且記住，同一條連接線的兩端可以各用一種。之後 Re-Layout Page 就會乾淨地重新選路，而不是留下一截截線頭。
有沒有辦法不重畫就讓流程圖保持最新？
這正是揀工具時在做的取捨。畫圖本身就是任務時，Visio 很強——Plan 2 的內容生態約有 25 萬個形狀，工程圖與網絡圖確實伺候得很好，ShapeSheet 可以編程，BPMN 2.0 圖表可以用 Check Diagram 驗證，桌面版應用還可以離線工作。存放於 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案使用檔案層級的版本紀錄，保留期限取決於帳戶及文件庫設定。用於受控文件時，請核實這些設定及另行配置的審批流程。QueryChart 站在另一邊——列就是圖表，所以重排與改寫步驟會重新生成版面，而修訂會帶作者與時間戳記入檢查點，背後是一套審批流程。想用這條流程試一下，由 /yue/templates/基本流程圖 開始。由一張 Excel 表生成 Visio 圖表又是另一條路線，見 /yue/guides/用visio從excel建立流程圖 。
