Comment créer un organigramme dans Microsoft Visio

En bref

• Le chemin de Microsoft comprend trois étapes : démarrez Visio, sélectionnez la catégorie Organigramme, double-cliquez sur Organigramme de base.
• Connectez-vous en maintenant le pointeur sur une forme et en sélectionnant la petite flèche qui indique l'endroit où vous souhaitez aller.
• Huit formes sont documentées dans Formes d'organigramme de base, et Microsoft affirme que la plupart des graphiques en utilisent trois ou quatre.
• Ctrl+3 est l'outil Connecteur pour câbler les formes déjà présentes sur la page ; Ctrl+1 ou Échap renvoie l'outil Pointeur.
• Conception > Mise en page > Re-Layout Page redessine la page entière ; la version Web de ce menu comporte quatre présentations et aucune hiérarchie.

Microsoft dit que les formes signifient ce que vous acceptez

La procédure de Microsoft comporte trois étapes : démarrez Visio, sélectionnez la catégorie Organigramme et double-cliquez sur Organigramme de base. Le modèle s'ouvre avec un gabarit appelé Formes d'organigramme de base ancré sur le côté, et à partir de là, le travail consiste à glisser, connecter, taper. Faites glisser une forme Début/Fin sur la page, faites glisser un rectangle Processus en dessous, puis maintenez le pointeur sur la première forme et sélectionnez la petite flèche qui pointe vers la forme que vous souhaitez atteindre : Visio dessine le connecteur pour vous. Sélectionnez une forme et un type pour l'étiqueter ; double-cliquez sur un connecteur et tapez pour l'étiqueter. Lorsque la page cesse de ressembler au processus, Conception > Mise en page > Re-Layout Page la redessine. Tout ce qui suit est un détail de ces cinq mouvements.

Le détail qui mérite d’être examiné en premier est une autorisation que presque personne ne transmet. Microsoft déclare clairement que les formes des organigrammes de Visio n'ont pas de signification fixe : "n'importe quelle forme peut avoir la signification convenue par les personnes qui créeront et liront les organigrammes", et que la plupart des organigrammes "ont tendance à n'utiliser que trois ou quatre de ces formes". La demi-heure consacrée à décider si quelque chose est un processus ou un sous-processus est une demi-heure que Microsoft a la bénédiction de sauter. Huit formes sont documentées dans le gabarit : Début/Fin, Processus, Décision, Sous-processus, Document, Données et références sur la page et hors page. Convenez avec vos lecteurs de la signification de ceux que vous utilisez, notez-le sur la page et arrêtez-vous là.

Ce qu’il faut vérifier avant de commencer, c’est quel Visio vous possédez. Un organigramme de base est le type de diagramme disponible presque partout : l'application de bureau le dessine, Visio pour le Web le dessine, tout comme le Visio léger inclus avec les plans commerciaux Microsoft 365, dont la liste complète prise en charge est constituée d'organigrammes, de diagrammes fonctionnels, de diagrammes de Venn et de diagrammes pyramidaux. Microsoft 365 Personnel et Famille n’inclut aucun Visio. Il n'existe pas d'application de bureau Visio pour macOS et Microsoft indique qu'aucune n'est prévue pour Microsoft 365, les utilisateurs Mac travaillent donc dans le navigateur. Les couloirs sont un modèle différent avec leurs propres pièges, abordés dans /fr/guides/comment-creer-un-diagramme-a-couloirs-dans-visio, et la question de l'organigramme par rapport à la carte de processus trouve une réponse dans /fr/guides/comment-creer-une-carte-de-processus-dans-microsoft-visio.

L’exemple ci-dessous représente le même type de processus, dessiné d’une manière différente. QueryChart est un éditeur de navigateur dont le canevas est généré à partir d'un tableau : une ligne par case, une colonne contenant le numéro de ligne auquel mène chaque étape et le diagramme redessiné au fur et à mesure que vous tapez. Il apparaît sur cette page pour une raison spécifique : Visio ne possède pas d'historique de révision de diagramme propre. Ce que vous obtenez, c'est la gestion des versions de fichiers OneDrive ou SharePoint, conservée pendant 30 jours et désactivable par un administrateur, et rien dans Visio n'examine ou n'approuve une cartographie des processus. Parcourez les quatre étapes, regardez un processus de traitement des demandes s'assembler, puis suivez la procédure Visio ci-dessous avec Visio ouvert.

Comment cela fonctionne

1. Ouvrez le modèle d'organigramme de base

   Démarrez Visio, sélectionnez la catégorie Organigramme et double-cliquez sur Organigramme de base. Il s'agit du chemin en trois étapes de Microsoft, qui ouvre le gabarit Formes d'organigramme de base avec la page. Dans Visio pour le web, recherchez la ligne Organigramme de base dans la galerie, choisissez une option dans cette ligne, puis sélectionnez son bouton Créer.

2. Faites glisser les formes dont le processus a besoin

   Faites glisser une forme Début/Fin du pochoir pour l'événement d'ouverture, puis un rectangle Processus pour chaque chose que quelqu'un fait et un diamant Décision pour chaque question. Microsoft documente ici huit formes et indique que la plupart des organigrammes n'en utilisent que trois ou quatre, alors ne passez pas longtemps à parcourir le pochoir pour une forme de saisie manuelle ou de préparation : ni l'une ni l'autre ne figure dans les huit documentées, et un rectangle étiqueté a la même signification une fois que vos lecteurs ont accepté.

3. Connectez les formes au fur et à mesure que vous les placez

   Maintenez le pointeur de la souris sur la première forme et sélectionnez la petite flèche qui apparaît pointant vers la forme à laquelle vous souhaitez vous connecter. Le survol de cette flèche affiche une mini barre d'outils contenant les quatre premières formes rapides, afin que vous puissiez créer et vous connecter en un seul mouvement ; sur le bureau, vous pouvez également faire glisser une nouvelle forme du volet Formes vers la flèche. Dans Visio pour le Web, il existe une solution de secours par glisser-déposer : sélectionnez et maintenez la petite flèche, faites-la glisser vers la deuxième forme et déposez le connecteur au milieu. La bascule pour le comportement est Affichage > Aides visuelles > Connexion automatique.

4. Reliez les formes qui sont déjà sur la page

   Pour les formes que vous avez placées précédemment, passez à l'outil Connecteur dans le groupe Outils de l'onglet Accueil, ou appuyez sur Ctrl+3 et faites glisser d'une forme à l'autre. Ctrl+1 ou Échap ramène l'outil Pointeur. La façon dont vous déposez l'extrémité détermine la colle : la colle point à point adhère à un point spécifique d'une forme, tandis que la colle forme à forme se connecte en utilisant le point le plus pratique, et l'un ou l'autre type maintient les formes connectées lorsque l'on bouge ou tourne. Un seul connecteur peut utiliser un type différent à chaque extrémité.

5. Étiquetez les formes et les flèches

   Sélectionnez une forme, saisissez-la, puis cliquez ou appuyez sur Échap. Pour un connecteur, double-cliquez dessus, tapez et cliquez ; la poignée de contrôle jaune repositionne ensuite le texte. Gardez les étiquettes de branche courtes, car la zone de texte du connecteur est délibérément minimale : Microsoft déclare que vous ne pouvez pas la remplir, la redimensionner ou la formater, et qu'une seule peut être ajoutée à un connecteur. Les pointes de flèches se trouvent dans l'onglet Forme sous Styles de forme > Ligne > Flèches sur le bureau, et derrière la flèche vers le bas à côté de Contour de forme sur le Web.

6. Organisez la mise en page, puis exportez ou partagez

   Conception > Mise en page > Re-Layout Page propose un organigramme, une hiérarchie, un arbre compact, un radial et un circulaire, avec un aperçu de chacun lorsque vous survolez ; le même menu dans Visio pour le Web comporte quatre options et aucune hiérarchie. Accueil > Organiser > Position > Alignement et espace automatiques uniformise l'espacement en un clic. Pour remettre le graphique, Fichier > Exporter > Modifier le type de fichier atteint PNG, JPG, EMF et SVG, et Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS produit un PDF.

Erreurs à éviter

• Recherche d'une forme à partir d'une notation que Microsoft ne documente pas

  Microsoft documente huit formes dans les formes d'organigramme de base : début/fin, processus, décision, sous-processus, document, données et références sur la page et hors page. Il ne publie aucun inventaire complet du pochoir, donc la position honnête sur une forme de saisie manuelle ou de données stockées est que Microsoft n'en décrit pas : regardez, et ne présumez pas que vous avez chargé le mauvais pochoir s'il n'est pas là. Soit vous vous mettez d'accord sur une signification pour l'un des huit et notez-la sur la page, soit vous ouvrez délibérément un pochoir différent.

• Essayer de formater le texte d'un connecteur

  La zone de texte du connecteur ne peut pas être remplie, redimensionnée ou formatée, et un connecteur n'en prend qu'un. Une condition de branche longue appartient donc à la forme de décision, à la forme à laquelle elle mène ou à une zone de texte distincte placée près du connecteur plutôt que attachée à celui-ci.

• L'alignement automatique et l'espace semblent ne rien faire

  Il a besoin des formes reliées par des connecteurs avant de pouvoir déterminer ce qu'il faut aligner, donc sur une page de cases non connectées, cela semble cassé. Connectez-vous d'abord et rangez ensuite ; si la page entière a besoin d’être sauvée plutôt que poussée, Re-Layout Page est l’instrument le plus brutal.

• La petite flèche n'apparaît jamais

  AutoConnect dispose de deux commutateurs, et celui au niveau du dessin n'est pas le seul endroit où il peut être désactivé. Vérifiez d'abord Affichage > Aides visuelles > Connexion automatique, et si cela ne ramène pas la flèche, activez le paramètre Activer la connexion automatique dans Fichier > Options > Avancé, puis revenez au dessin et survolez à nouveau une forme.

Questions fréquentes

Que signifient les formes d’organigramme Visio ?

Moins que ce que la plupart des gens pensent. Les propres directives de Microsoft sont que "n'importe quelle forme peut avoir la signification convenue par les personnes qui créeront et liront les organigrammes", et que la plupart des organigrammes "ont tendance à n'utiliser que trois ou quatre des formes". Les huit documents qu'il documente dans les formes d'organigramme de base sont Début/Fin pour la première et la dernière étape, Processus pour une étape typique et la forme la plus fréquemment utilisée dans presque tous les processus, Décision pour un point où un résultat dicte l'étape suivante, Sous-processus pour un ensemble d'étapes définies ailleurs, Document pour une étape qui aboutit à un document, Données pour les informations entrant ou sortant du processus, et références sur la page et hors page. Choisissez-en quelques-uns, écrivez ce qu’ils signifient et soyez cohérent.

Puis-je créer un organigramme dans Visio pour le Web et de quelle licence ai-je besoin ?

Oui. Ouvrez la Galerie, recherchez la ligne Organigramme de base, choisissez une option et sélectionnez Créer ; la connexion fonctionne de la même manière, avec l’option supplémentaire de faire glisser la petite flèche vers la deuxième forme. La visualisation et les commentaires sur un diagramme ne nécessitent aucune licence, contrairement à l'édition, à l'impression et à l'exportation. Le plan 1 coûte 5 $ US par utilisateur et par mois et le plan 2 15 $ US, les deux prix catalogue étant payés annuellement au moment de la rédaction, et le plan 2 est le seul niveau d'abonnement qui inclut l'application de bureau. Deux limites spécifiques au Web sont importantes ici : les conteneurs nécessitent le Plan 1 ou le Plan 2 et sont absents de Visio fourni dans Microsoft 365, et le navigateur n'a pas de fonctionnalité hors ligne. Les fichiers doivent résider dans OneDrive professionnel ou scolaire, ou dans SharePoint ; Le OneDrive personnel n'est pas pris en charge.

Pourquoi mes connecteurs se détachent-ils lorsque je déplace une forme ?

C'est à cause de cette colle que les extrémités du connecteur ont atterri. Visio en propose deux types : la colle point à point, qui adhère à un point spécifique d'une forme, et la colle forme à forme, qui relie les formes en utilisant le point le plus pratique. La colle est ce qui les maintient connectés même lorsqu'une forme bouge ou tourne, donc un connecteur qui s'est détaché était probablement collé à un point que le mouvement a emporté avec lui. Déposez l'extrémité du connecteur sur le corps de la forme plutôt que sur un seul point de connexion lorsque vous souhaitez que la flèche suive la forme et rappelez-vous qu'un connecteur peut utiliser un type différent à chaque extrémité. La page de re-mise en page sera ensuite réacheminée proprement au lieu de laisser des talons derrière elle.

Existe-t-il un moyen de conserver un organigramme à jour sans le redessiner ?

C'est l'échange qui se fait lorsque vous choisissez un outil. Visio est fort là où le dessin est le travail : l'écosystème de contenu Plan 2 comprend environ 250 000 formes, les diagrammes d'ingénierie et de réseau sont vraiment bien servis, le ShapeSheet est programmable, les diagrammes BPMN 2.0 peuvent être validés avec Check Diagram et l'application de bureau fonctionne hors ligne. Ce qu'il ne dispose pas, c'est d'un historique des révisions du diagramme lui-même : la gestion des versions des fichiers provient de OneDrive ou de SharePoint, dure 30 jours et un administrateur peut la désactiver. QueryChart prend l'autre côté : les lignes constituent le graphique, donc les étapes de réorganisation et de réécriture régénèrent la mise en page, et les révisions sont contrôlées par un auteur et un horodatage derrière un flux de travail d'approbation. Commencez par /fr/templates/diagramme-processus-de-base si vous souhaitez l'essayer sur ce processus. La génération d'un graphique Visio à partir d'un tableau Excel est encore une fois une voie distincte, chez /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-d-excel-dans-visio.