如何用 Microsoft Visio 制作流程图
Microsoft 自己的三步走法、Basic Flowchart 形状库里实际收录的八个图形、悬停出小箭头连线、两种粘附方式，以及 Re-Layout Page——并配一个可交互的实例。
启动 Visio，选择 Flowchart 类别并双击 Basic Flowchart；然后从 Basic Flowchart Shapes 形状库里拖出图形，把指针停在一个图形上、点选指向目标方向的那个小箭头来连线，再输入文字给它们加标签。
简而言之
- Microsoft 给出的路径是三步：启动 Visio，选择 Flowchart 类别，双击 Basic Flowchart。
- 连线的方法是把指针停在一个图形上，点选指向你要去的方向的那个小箭头。
- Basic Flowchart Shapes 中有记载的图形是八个，而 Microsoft 说大多数图表只用三四个。
- Ctrl+3 是连接线工具，用来给已经放在页面上的图形连线；Ctrl+1 或 Esc 回到指针工具。
- Design > Layout > Re-Layout Page 会重排整页；网页版的同一菜单只有四种版式，且没有 Hierarchy。
Microsoft 说：图形的含义由你们自己约定
Microsoft 自己给出的步骤只有三步：启动 Visio，选择 Flowchart 类别，双击 Basic Flowchart。模板打开时，侧边会停靠一个名为 Basic Flowchart Shapes 的形状库，接下来的活儿就是拖、连、打字。拖一个 Start/End 图形到页面上，在它下面拖一个 Process 矩形，然后把指针停在第一个图形上，点选指向你要到达的那个图形的小箭头——连接线由 Visio 替你画。选中一个图形直接输入就是它的标签；双击一条连接线再输入，就是这条线的标签。当页面看起来已经不像那条流程时，Design > Layout > Re-Layout Page 会重排整页。下面全部的内容，都只是这五个动作底下的细节。
最值得先知道的细节，是一条几乎没人转述的许可。Microsoft 明确写道，Visio 的流程图图形并没有固定含义——“任何图形都可以承载创建和阅读这些流程图的人所约定的任何含义”——并且大多数流程图“往往只用到其中三四个图形”。那半个小时用来纠结某件事到底算 Process 还是 Subprocess，是 Microsoft 亲自允许你省掉的半小时。形状库中有记载的图形共八个：Start/End（起止）、Process（处理）、Decision（判断）、Subprocess（子流程）、Document（文档）、Data（数据），以及页内引用和页外引用。和你的读者约定好你要用的那几个是什么意思，在页面上注明，到此为止。
动手之前真正需要确认的，是你手上是哪一个 Visio。基础流程图几乎到处都能画：桌面版应用能画，Visio 网页版能画，随 Microsoft 365 商业版计划附带的轻量版 Visio 也能画——而后者受支持的类型全部只有流程图、块图、维恩图和金字塔图。Microsoft 365 个人版和家庭版则完全不含 Visio。Microsoft 没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用，并且表示 Microsoft 365 也没有这样的计划，所以 Mac 用户在浏览器里工作。泳道是另一个模板，有它自己的坑，见 /zh/guides/用visio制作泳道图 ；流程图与流程地图的取舍则在 /zh/guides/用visio创建流程地图 里回答。
下面的示例是同一类流程的另一种画法。QueryChart 是一个浏览器编辑器，它的画布由一张表生成——一个方框一行，一列写明该步骤通向的行号，图形随着输入即时重绘。它出现在这一页上有一个具体的原因：Visio 本身没有图表层面的修订历史。存放在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Visio 文件使用文件级版本历史，保留期限取决于账户和文档库设置。用于受控文档时，请核实这些设置及另行配置的审批流程。逐个查看下面四个阶段，看一条申请处理流程自己拼起来，然后开着 Visio 照着后面的步骤做一遍。
同一张流程图，分四个阶段搭起来
一条从“提出申请”到“申请已结案”的申请处理流程，每次只加几行地拼装起来。
一个起点和第一个步骤
“提出申请”是 Start 图形，“说明需求与期限”是第一个 Process 矩形。两个图形加一支箭头，已经是一张成立的流程图——在 Visio 里就是拖一下、再拖一下，然后在两者之间的小箭头上点一次。
第一个判断，和第一个回环
“信息是否足以开始？”是一个带两条标注出口的菱形。“否”通向“是否补齐缺失信息？”，后者要么把申请送回“将申请登记入队列”，要么让它停在“申请已撤回”。那支往回的箭头才是重点：真实的流程会把工作退回去，而不是就地失败。
一个问题，三条出口
“是否符合验收标准？”朝三个方向离开——是、首次不合格退回“完成工作”，以及两次不合格继续往下。Visio 的 Decision 图形能接受你画出的任意多条连接线，所以把返工循环封顶在两次，是关于流程本身的决定，而不是关于画法的决定。
每条路线都走到一个结束
升级路径会问是改变做法，还是未解决即结案，所以整张图收在三个地方：“申请已结案”“申请已撤回”和“未达验收标准即结案”。没有任何一条路悬在半空——这也是宣布一张流程图画完之前最后要做的检查。
运作方式
打开 Basic Flowchart 模板
启动 Visio，选择 Flowchart 类别，双击 Basic Flowchart。这就是 Microsoft 自己给出的三步路径，它会连同页面一起打开 Basic Flowchart Shapes 形状库。在 Visio 网页版里，到图库（Gallery）中找到 Basic Flowchart 那一行，从该行里选一个选项，然后点它的创建按钮。
把流程需要的图形拖出来
开场事件从形状库里拖一个 Start/End 图形，每一件有人去做的事拖一个 Process 矩形，每一个问题拖一个 Decision 菱形。Microsoft 在这里记载了八个图形，并说大多数流程图只用其中三四个，所以别花太久在形状库里翻找 Manual Input 或 Preparation——有记载的八个里并没有它们，而只要读者约定过含义，一个加了标签的矩形承载的意思完全相同。
边放边连
把鼠标指针停在第一个图形上，点选那个朝着你要连接的图形出现的小箭头。把指针停在这个箭头上会显示一个小工具栏，里面是前四个快速图形，于是新建和连接可以一步完成；在桌面版上，你也可以把一个新图形从形状窗格拖到这个箭头上。Visio 网页版另有一种拖拽兜底做法：按住那个小箭头不放，把它拖到第二个图形上，在其中部松手放下连接线。这一行为的开关在 View > Visual Aids > AutoConnect。
给已经在页面上的图形连线
对于早先放好的图形，切到 Home 选项卡 Tools 组里的连接线工具，或按 Ctrl+3，然后从一个图形拖到另一个。Ctrl+1 或 Esc 会把指针工具找回来。你把线端放在哪里决定了粘附方式：点对点粘附贴住图形上某个具体的点，而形状对形状粘附会用当时最合适的那个点来连接，两种都能在图形移动或旋转时保持相连。同一条连接线的两端可以各用一种。
给图形和箭头加标签
选中一个图形，输入文字，然后点到别处或按 Esc。连接线则双击、输入、再点到别处；之后可以用那个黄色控制手柄调整文字位置。分支标签要短，因为连接线的文本框是刻意做得极简的——Microsoft 写明它无法填充、无法调整大小、无法设置格式，而且一条连接线只能加一个。箭头样式在桌面版位于 Shape 选项卡 Shape Styles > Line > Arrows，在网页版则藏在 Shape Outline 旁边的下拉箭头后面。
整理版面，然后导出或分享
Design > Layout > Re-Layout Page 提供 Flowchart、Hierarchy、Compact Tree、Radial 和 Circular，悬停即可预览；Visio 网页版的同一菜单只有四个选项，且没有 Hierarchy。Home > Arrange > Position > Auto Align & Space 一键把间距匀开。要把图表交出去，File > Export > Change File Type 可到 PNG、JPG、EMF 和 SVG，File > Export > Create PDF/XPS Document 生成 PDF。
应避免的错误
去找一个 Microsoft 并未记载的记号法里的图形
Microsoft 在 Basic Flowchart Shapes 里记载了八个图形：Start/End、Process、Decision、Subprocess、Document、Data，以及页内引用和页外引用。它没有公布这个形状库的完整清单，所以对 Manual Input 或 Stored Data 这类图形，诚实的说法是 Microsoft 没有描述过它——去找，但如果找不到，也不要以为自己加载错了形状库。要么给八个里的某一个约定一个含义并在页面上注明，要么有意识地另开一个形状库。
试图给连接线的文字设置格式
连接线的文本框无法填充、无法调整大小、无法设置格式，而且一条连接线只接受一个。因此一句很长的分支条件，应该写在判断图形上、写在它通向的那个图形上，或者写在放在连接线附近、但不附着于它的单独文本框里。
Auto Align & Space 看起来什么都没做
它需要图形先由连接线连起来，才能算出该按什么对齐，所以在一页彼此不相连的方框上，它看着就像坏了。先连接、后整理；如果整页需要抢救而不只是微调，Re-Layout Page 才是更粗暴的那把工具。
那个小箭头始终不出现
AutoConnect 有两个开关，而绘图层面的那个并不是唯一可能被关掉的地方。先看 View > Visual Aids > AutoConnect；如果这样还没把箭头找回来，就到 File > Options > Advanced 打开 Enable AutoConnect 设置，然后回到绘图里再把指针停在一个图形上。
把这张流程图做成可用的图表
把申请处理示例作为您自己的图表打开，编辑其中的行，看图形自己重画。
相关指南
常见问题
Visio 的流程图图形都是什么含义？
比大多数人以为的要少得多。Microsoft 自己的指引是：“任何图形都可以承载创建和阅读这些流程图的人所约定的任何含义”，并且大多数流程图“往往只用到其中三四个图形”。它在 Basic Flowchart Shapes 里记载的八个是：Start/End 表示第一个和最后一个步骤；Process 表示一个典型步骤，也是几乎每条流程里用得最多的图形；Decision 表示一个由结果决定下一步的位置；Subprocess 表示一组在别处定义的步骤；Document 表示会产出一份文档的步骤；Data 表示进入或离开流程的信息；再加页内引用和页外引用。挑几个，把它们的含义写下来，然后保持一致。
我能在 Visio 网页版里做流程图吗？需要哪种许可？
能。打开图库，找到 Basic Flowchart 那一行，选一个选项并点创建；连线方式相同，另外多了把小箭头拖到第二个图形上的做法。查看和评论一张图表完全不需要许可，但编辑、打印和导出需要。撰稿时 Plan 1 的标价是每用户每月 5 美元，Plan 2 是 15 美元，均为按年付费的标价，而 Plan 2 是唯一包含桌面版应用的订阅层级。这里有两条网页版特有的限制要注意：容器需要 Plan 1 或 Plan 2，Microsoft 365 附带的 Visio 里没有容器；浏览器也没有离线能力。文件必须放在工作或学校的 OneDrive，或者 SharePoint 上——不支持个人版 OneDrive。
为什么我一移动图形，连接线就脱开了？
取决于线端落在了哪种粘附上。Visio 有两种：点对点粘附贴住图形上某个具体的点，形状对形状粘附则用当时最合适的那个点来连接两个图形。粘附正是让它们在图形移动甚至旋转时仍保持相连的东西，所以一条弹开的连接线，很可能粘在了一个被这次移动带走的点上。想让箭头跟着图形跑，就把线端放在图形本体上，而不是某一个连接点上；并且记住，同一条连接线的两端可以各用一种。之后 Re-Layout Page 就会干净地重新选路，而不是留下一截截线头。
有没有办法不重画就让流程图保持最新？
这正是选工具时在做的取舍。画图本身就是任务时，Visio 很强——Plan 2 的内容生态约有 25 万个图形，工程图和网络图确实伺候得很好，ShapeSheet 可编程，BPMN 2.0 图表可以用 Check Diagram 验证，桌面版应用还能离线工作。存放在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Visio 文件使用文件级版本历史，保留期限取决于账户和文档库设置。用于受控文档时，请核实这些设置及另行配置的审批流程。QueryChart 站在另一侧——行就是图表，所以重排和改写步骤会重新生成版面，而修订会带作者和时间戳被记入检查点，背后是一套审批流程。想用这条流程试一下，从 /zh/templates/基础流程图 开始。从一张 Excel 表生成 Visio 图表又是另一条路线，见 /zh/guides/用visio从excel创建流程图 。
