如何把 Excel 数据导入 Visio
把 Excel 数据导入 Visio 指的是 Link Data to Shapes，不是 Data Visualizer：它把行绑到图形上，可以一行生成一个图形，却完全不画连接线。附 Data 选项卡操作、唯一键规则和许可限制。
把 Excel 数据导入 Visio，用的是 Data 选项卡上的 Link Data to Shapes：它把每一行绑到一个图形上，也能按你拖进来的行数一行生成一个图形，但它从不画图形之间的连接线。
简而言之
- 导入位于 Data 选项卡上：Excel 走 Quick Import，其余走 Custom Import 打开的 Data Selector 向导的六个有记载的源。
- 导入的行待在 External Data 窗口里，它保存的是“你的源数据在导入时刻的一份快照”。
- 把行拖到空白画布上会一行生成一个图形——而且永远不会有连接线。
- 一行可以链接到多个图形，但每个图形只链接到一行。
- 在各订阅里属于 Plan 2，且仅限桌面：Visio 网页版能查看一张已链接数据的图表，但不能编辑。
有两个功能会读 Excel，而只有一个会画图
在 Visio 里，导入 Excel 数据发生在 Data 选项卡上，而这个功能叫链接：你把 Visio 指向一个工作簿，行会到达一个名为 External Data 的面板，然后你把这些行附到页面上的图形上。Microsoft 在那里给了两个入口——Quick Import，面向 Excel 的快捷路径，只问你选哪个工作簿和哪个工作表；以及 Custom Import，它为其余一切打开 Data Selector 向导。这个向导有记载的源清单正好六项：一个 Microsoft Excel 工作簿、一个 Microsoft Access 数据库、一个 Microsoft Windows SharePoint Services 列表、一个 Microsoft SQL Server 数据库、另一个 OLEDB 或 ODBC 数据源，或者一个此前创建的连接。而这一整套里没有任何东西会画出一支箭头。
最后那句话，正是有人做完一次导入、然后断定导入失败的原因。有两个不同的 Visio 功能会读 Excel，而它们干的是相反的活儿。Data Visualizer 从一张带下一步列的表生成一整张流程图——图形、连接线、分支标签、泳道——它在 /zh/guides/如何使用visio-data-visualizer 里讲。Link Data to Shapes 做的事更窄，而对相当多的工作来说更有用：它让每个图形承载一行真实数据，图形随后可以把它显示成文字、一根条、一个图标或一种颜色。版面和流程仍然由你来画。如果你期待的是从自己那张表里产出一张图，你要的是另一个功能。
许可这件事的两半都值得在动手之前知道。在各订阅层级里，把图形链接到外部数据是一项 Visio Plan 2 的能力——Microsoft 的对比表把“将图表图形链接到来自多个源的数据，包括 Excel、SharePoint 列表和 SQL Server”这一行放在 Plan 2 上，数据图形也一样，而撰稿时 Plan 2 的标价是每用户每月 15.00 美元、按年付费。它也仅限桌面：“数据链接仅通过 Visio 桌面版应用提供，但在 Visio 网页版中你可以查看已链接数据的图表。”至于买断制的 Visio Standard 版本到底有没有 Data 选项卡，确实不清楚——Microsoft 自己的概述说的是 Professional，而链接类文章上的适用范围横幅列的是 Standard——所以不要围绕其中任一个答案去规划部署。
顺便纠正一点，因为这是关于这个功能最常被说错的事：链接是可以创建图形的。Microsoft 的说明是“把一行或一组行从 External Data 窗口拖到绘图中的空白处”，并且“你拖到绘图上的每一行，都会出现一个你所单击的图形的实例”。十六行可以在一个动作里变成十六个图形；连接仍然得你自己来。请先做 Microsoft 要求的准备——“为了让导入过程顺利进行，请确保你的数据中有一列对每一行都包含唯一值，并且这些值与图形上的文字相匹配”——否则第一次刷新就是你发现这件事没做的地方。
一次导入给你的图形，和它不给你的流程
一条客户流失风险复核流程，一列一列搭起来——起点是带着数据、彼此之间毫无连接的图形，而这恰恰是 Visio 导入收工的地方。
图形带着数据，彼此之间什么也没有
这就是一次成功的 Link Data to Shapes 导入留给你的状态：页面上有图形，每个都绑着一行——“刷新流失风险数据集”、打分那一步，以及一个判断菱形——而它们之间连一支箭头都没有。没有出错；连接线本来就不属于这个功能做的事。
下一步那一列画出箭头
填上每个步骤通向哪一行，才把一片图形变成一条流程。“将账户留在观察名单”指回打分那一步，于是回环出现了，而“发布风险账户队列及风险成因”把流程带出信号阶段。在 Visio 里这一列没有对应物——它就是你仍然要手画的那部分。
带标签的分支，让菱形读得懂
“首要成因属于商务还是产品？”分别通向“拟定续约与价格立场”和“在使用数据中确认受阻的功能”，而现在每条出口都会说明自己对应哪种情况。一个带两条无标签出口的判断，是流程图示里最常见的读不懂的东西，无论它是哪个工具画的。
负责人，以及没人记得画的那个回环
泳道列把每个步骤放到执行它的团队名下，于是从数据与分析到客户成功再到客户经理的交接变得看得见，而不是靠默会。整张图还暴露出升级路线：“续约前该账户是否还有挽回可能？”会把第二次尝试送回“联系客户并商定行动计划”，而不是无声地结束。
运作方式
从 Visio 桌面版应用开始
数据链接没有网页端的等效物——“数据链接仅通过 Visio 桌面版应用提供，但在 Visio 网页版中你可以查看已链接数据的图表。”在各订阅里，桌面版应用随 Visio Plan 2 提供，而 Microsoft 对比表里的链接和数据图形两行都是 Plan 2 的行。Microsoft 没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用，所以 Mac 在这里只是个查看端。Microsoft 的文档对买断制的 Visio Standard 是否有 Data 选项卡说法互相矛盾，所以请在眼前这台机器上确认，而不是在规格表上确认。
围绕一列唯一值来准备工作簿
Microsoft 的准备规则就是全部胜负所在：“为了让导入过程顺利进行，请确保你的数据中有一列对每一行都包含唯一值，并且这些值与图形上的文字相匹配。”所以把工作表拍平成一行表头、一行一条记录，不合并单元格，不留空的分隔行，再加上或指定一列稳定的标识符——一个账户编号、一个步骤 ID、一个员工号。凡是你打算绑到已有图形上的东西，都必须与那些图形上的文字相匹配。
从 Data 选项卡导入
在 Data 选项卡上，Quick Import 是 Excel 的快捷路径：选工作簿，再选工作表。Custom Import 打开 Data Selector 向导，它有记载的源是一个 Microsoft Excel 工作簿、一个 Microsoft Access 数据库、一个 Microsoft Windows SharePoint Services 列表、一个 Microsoft SQL Server 数据库、另一个 OLEDB 或 ODBC 数据源，或者一个此前创建的连接。Microsoft 自己的页面用三种不同说法描述周围那个功能区分组，所以请直接走到 Data 选项卡上读它有什么，而不是去找一个被承诺的按钮名字。
选定刷新时用来匹配的标识符
向导有一页叫“Configure Refresh Unique Identifier”，而它正是人们会点过去的那一步。你在那里指定的列，是 Visio 之后判断哪一行属于哪个图形的依据，所以选错或选了不唯一的列不是外观问题——它让刷新从一开始就不可靠，而且这件事在这里定下，之后没法补救。选一个不会被人改的值：用账户编号而不是账户名称，用步骤 ID 而不是步骤描述。一次刷新匹配不上某一行时会发生什么，是 /zh/guides/用excel更新visio流程图 的题目。
把行放到页面上，或者绑到已经在那里的图形上
有两个方向。要从数据创建图形，“把一行或一组行从 External Data 窗口拖到绘图中的空白处”——“你拖到绘图上的每一行，都会出现一个你所单击的图形的实例。”要把数据附到你已经画好的图形上，选中它们，用该行右键菜单里的 Link to Selected Shapes，或者运行 Automatically Link 向导来批量把行匹配到图形。基数是不对称的：一行可以喂多个图形，但每个图形只链接到一行。
应用数据图形，然后自己去画连接线
图形链接好之后，转到 Data 选项卡的 Display Data 组，打开 Data Graphics 库。“Displayed as”下拉里正好提供四种——Text、Data Bar、Icon Set 和 Color by Value——而 No Data Graphic 会把它再去掉。然后手工连图：把指针停在第一个图形上，点选指向你要到达的那个图形的小箭头，或者切到 Home 选项卡上的连接线工具（Ctrl+3）在图形之间拖，再用 Ctrl+1 或 Esc 回到指针工具。
应避免的错误
等着连接线出现
四十个图形落在页面上，每个都带着自己那一行，而它们之间什么也没有。这是有记载的行为，不是失败的导入：Link Data to Shapes 附加数据，它不构建流程。如果你要的是从一张表生成图表，那是 Data Visualizer 及其下一步列和连接线标签列——一个 Plan 2 的桌面模板，在 /zh/guides/如何使用visio-data-visualizer 里讲。
没有一列唯一值
如果没有在“Configure Refresh Unique Identifier”上选定一个稳定的唯一键，Visio 在下一次刷新时就说不出哪一行属于哪个图形，你只能在“Refresh Conflicts”窗格里一行一行地裁决。请在导入之前在 Excel 里修好，而不是导入之后——而如果你要绑到已经存在的图形上，这些键值还必须与那些图形上的文字相匹配。
把 External Data 窗口当成工作簿的实时视图
它不是。“出现在 External Data 窗口中的数据，是你的源数据在导入时刻的一份快照。”别人编辑工作簿，在你运行 Data > Refresh Data 或 Refresh All 之前，绘图里什么也不会变。如果那些数字必须是当前的，就在 Configure Refresh 对话框里设一个间隔——“选中 Refresh every 复选框，然后单击箭头选择一个间隔”。
一次导入，悄悄让半个团队没法编辑这个文件
Microsoft 把连接到 Excel、Access、SharePoint 列表、SQL Server 或其他 OLEDB 与 ODBC 源的图表，列在 Visio 网页版无法编辑之列。用 Visio Plan 1 的同事——它仅限网页和 Teams，不含桌面版应用——之后可以查看和评论这张图表，但不能改动。请在链接之前就定好谁需要编辑，因为链接正是把这个文件挪出他们可及范围的动作。
把导入漏掉的连接线补上
把客户流失风险复核作为您自己的图表打开，看承载连接的那几列，然后把您自己的行粘贴上去。
相关指南
常见问题
Link Data to Shapes 和 Data Visualizer 是同一件事吗？
不是，而把两者搞混通常就是一次导入令人失望的原因。Data Visualizer 是一组 Visio 桌面模板，从一张 Excel 表生成流程图——图形、连接线、分支标签和泳道——而且双向同步，Data Tools Design 选项卡上有 Refresh Diagram 和 Update Source Data。Link Data to Shapes 在 Data 选项卡上工作，把行附到图形上，不画连接线，而且数据只往一个方向走，从源到绘图。Microsoft 把两者在各订阅里都记载为 Plan 2。另一个见 /zh/guides/如何使用visio-data-visualizer 。
把 Excel 数据导入 Visio 会自动创建图形吗？
可以，而这一点和许多相关说法相矛盾。Microsoft 自己的说明是“把一行或一组行从 External Data 窗口拖到绘图中的空白处”，并且“你拖到绘图上的每一行，都会出现一个你所单击的图形的实例”——所以你在形状库里选中的那个图形，会按行数被印出来。永远不会被创建的是连接线。你得到的是一片带着数据、落在你放下的位置上的图形，而它们之间的流程仍然是一件画图的活儿。把数据绑到你已经摆好的图形上是另一个方向，通过 Link to Selected Shapes 或 Automatically Link 向导。
链接之后，我能从 Visio 里面编辑那个 Excel 文件吗？
用链接数据不行。Microsoft 说了两次，而且都很干脆：“你无法通过在 Visio 图表中做改动来更新该图表所链接的数据源”，以及“你无法通过改动绘图中的数据来刷新你的数据源”。工作簿是主本；绘图从它那里读。Visio 里唯一的例外是 Data Visualizer 图表，它确实会通过 Update Source Data 写回——而那里要当心的是公式撑不过这一步，因为在你选择 Overwrite 之后“Visio 会把公式转换为公式结果”。两种机制的刷新行为在 /zh/guides/用excel更新visio流程图 里讲。
如果我的团队在浏览器里工作，或者用 Mac 呢？
那么数据链接基本上对你关着门：没有面向 macOS 的 Visio 桌面版应用，Microsoft 365 也没有这样的计划；链接仅限桌面；而一张连接了数据的图表在 Visio 网页版里可以查看但不能编辑。请把这件事的代价说清楚，因为链接真正的强项是数据图形——按图形应用的 Text、Data Bar、Icon Set 和 Color by Value——而一个能把自己的数字渲染成一根条或一个红绿灯的图形，是面向流程的工具替代不了的。如果你需要的是流程而不是这套仪表，QueryChart 走的是相反的路：行就是图表，所以编辑数据就是编辑图形，任何现代浏览器里都行，而连接是一列行号，不是你画出来的东西。这一页上的流失风险实例是 /zh/templates/数据驱动流程图 ，可以直接就地编辑。