Sådan laver du et flowchart i Microsoft Visio
Microsofts egne tre trin til et Basic Flowchart, de otte figurer stencilen indeholder, forbindelser via den lille pil, de to slags klæbning og Re-Layout Page — med et levende eksempel.
Sådan fungerer det
Åbn skabelonen Basic Flowchart
Start Visio, vælg kategorien Flowchart, og dobbeltklik på Basic Flowchart. Det er Microsofts egen tretrinsvej, og den åbner stencilen Basic Flowchart Shapes sammen med siden. I Visio for the web finder du rækken Basic Flowchart i galleriet, vælger en mulighed i rækken og klikker derefter på dens Create-knap.
Træk de figurer ind, processen har brug for
Træk en Start/End-figur fra stencilen til den indledende begivenhed, derefter et Process-rektangel for hver ting, nogen gør, og en Decision-rombe for hvert spørgsmål. Microsoft dokumenterer otte figurer her og siger, at de fleste flowcharts kun bruger tre eller fire, så brug ikke lang tid på at gennemsøge stencilen for en Manual Input- eller en Preparation-figur — ingen af dem er blandt de dokumenterede otte, og et rektangel med en etiket bærer den samme betydning, når dine læsere først har aftalt, at det gør.
Forbind figurerne, mens du placerer dem
Hold musemarkøren over den første figur og vælg den lille pil, der peger mod den figur, du vil forbinde til. Holder du markøren over pilen, viser den en miniværktøjslinje med de første fire Quick Shapes, så du kan oprette og forbinde i én bevægelse; på desktop kan du også trække en ny figur fra Shapes-panelet ned på pilen. I Visio for the web findes der i stedet en trækbaseret løsning: markér og hold den lille pil, træk den hen til den anden figur, og slip forbindelsen midt på. Kontakten til opførslen er View > Visual Aids > AutoConnect.
Forbind figurer, der allerede ligger på siden
Til figurer, du har placeret tidligere, skifter du til værktøjet Connector i gruppen Tools på fanen Home, eller trykker Ctrl+3, og trækker fra den ene figur til den anden. Ctrl+1 eller Esc henter markørværktøjet tilbage. Måden, du slipper enden på, afgør klæbningen: punkt-til-punkt-klæbning hænger fast i et bestemt punkt på en figur, mens figur-til-figur-klæbning forbinder via det punkt, der er mest praktisk, og begge slags holder figurerne forbundet, når en af dem flyttes eller drejes. Én forbindelse kan bruge hver sin type i hver ende.
Giv figurerne og pilene etiketter
Markér en figur, skriv, og klik væk eller tryk Esc. På en forbindelse dobbeltklikker du, skriver og klikker væk; det gule kontrolhåndtag flytter teksten bagefter. Hold navnene på forgreningerne korte, for tekstfeltet på en forbindelse er bevidst minimalt — Microsoft skriver, at du ikke kan udfylde det, ændre dets størrelse eller formatere det, og at der kun kan tilføjes ét til en forbindelse. Pilehoveder ligger på fanen Shape under Shape Styles > Line > Arrows på desktop og bag pil ned ved siden af Shape Outline på nettet.
Ryd op i layoutet, og eksportér eller del
Design > Layout > Re-Layout Page tilbyder Flowchart, Hierarchy, Compact Tree, Radial og Circular og viser hver af dem, mens du holder markøren over; den samme menu i Visio for the web har fire muligheder og ingen Hierarchy. Home > Arrange > Position > Auto Align & Space udjævner afstandene med et enkelt klik. Skal diagrammet videregives, når du PNG, JPG, EMF og SVG via File > Export > Change File Type, og File > Export > Create PDF/XPS Document laver en PDF.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad betyder figurerne i et Visio-flowchart?
Mindre, end de fleste går ud fra. Microsofts egen vejledning er, at »enhver figur kan bære den betydning, som de mennesker, der skal lave og læse flowchartene, er enige om«, og at de fleste flowcharts »har en tendens til kun at bruge tre eller fire af figurerne«. De otte, der dokumenteres i Basic Flowchart Shapes, er Start/End til det første og det sidste trin, Process til et almindeligt trin og den figur, der bruges hyppigst i næsten enhver proces, Decision til et punkt, hvor et udfald bestemmer det næste trin, Subprocess til et sæt trin, der er defineret et andet sted, Document til et trin, der resulterer i et dokument, Data til information, der kommer ind i eller ud af processen, samt referencerne på siden og uden for siden. Vælg nogle få, skriv ned, hvad de betyder, og vær konsekvent.
Kan jeg lave et flowchart i Visio for the web, og hvilken licens kræver det?
Ja. Åbn galleriet, find rækken Basic Flowchart, vælg en mulighed og klik Create; forbindelser fungerer på samme måde, med den ekstra mulighed at trække den lille pil hen til den anden figur. At se og kommentere et diagram kræver slet ingen licens, men at redigere, udskrive og eksportere gør. Plan 1 koster 5 USD pr. bruger pr. måned og Plan 2 15 USD, begge listepriser betalt årligt på skrivetidspunktet, og Plan 2 er det eneste abonnementsniveau, der indeholder desktopprogrammet. To webspecifikke begrænsninger er værd at kende her: containere kræver Plan 1 eller Plan 2 og findes ikke i den Visio, der følger med Microsoft 365, og browseren har ingen offlinefunktion. Filerne skal ligge i OneDrive for arbejde eller skole eller i SharePoint — personligt OneDrive understøttes ikke.
Hvorfor slipper mine forbindelser, når jeg flytter en figur?
Det afhænger af, hvilken klæbning forbindelsens ender landede på. Visio har to slags: punkt-til-punkt-klæbning, der hænger fast i et bestemt punkt på en figur, og figur-til-figur-klæbning, der forbinder figurerne via det punkt, der er mest praktisk. Klæbning er det, der holder dem forbundet, også når en figur flyttes eller drejes, så en forbindelse, der sprang løs, var formodentlig klæbet til et punkt, som flytningen tog med sig. Slip enden af forbindelsen på selve figuren frem for på et enkelt forbindelsespunkt, når du vil have pilen til at følge figuren rundt, og husk, at én forbindelse kan bruge hver sin type i hver ende. Så vil Re-Layout Page føre den pænt om i stedet for at efterlade stumper.
Findes der en måde at holde et flowchart opdateret uden at tegne det om?
Det er netop den handel, du indgår, når du vælger værktøj. Visio er stærk, hvor tegning er opgaven — indholdsøkosystemet på Plan 2 løber op i omkring 250.000 figurer, ingeniør- og netværksdiagrammer er reelt godt understøttet, ShapeSheet kan programmeres, BPMN 2.0-diagrammer kan valideres med Check Diagram, og desktopprogrammet virker offline. Hvad der ikke findes, er en revisionshistorik for selve diagrammet: filversionering kommer fra OneDrive eller SharePoint, holder 30 dage, og en administrator kan slå den fra. QueryChart står på den anden side — rækkerne er diagrammet, så at flytte om på og omskrive trin genererer layoutet igen, og revisioner gemmes som kontrolpunkter med forfatter og tidsstempel bag et godkendelsesflow. Start fra /da/templates/simpelt-procesflowchart, hvis du vil prøve det på denne proces. At generere et Visio-diagram ud fra en Excel-tabel er en helt anden vej, og den ligger på /da/guides/lav-flowchart-fra-excel-i-visio.