Skabelon til et simpelt procesflowchart
Et simpelt procesflowchart fra anmodning til lukket: ét startpunkt, fire navngivne beslutninger, en omarbejdningssløjfe med loft ved anden afvisning og tre forskellige slutpunkter. Det mindste komplette forløb, du kan kopiere.
Sådan fungerer det
Omdøb de fem faser til dine egne trin
Anmodning, Vurdering, Udførelse, Kontrol og Lukning er pladsholdere for modtagelse, triage, udførelse, verifikation og lukning. Erstat dem med de trinnavne, dit team allerede siger højt. Har I slet ingen verifikation, så læg Kontrol ind i Udførelse frem for at efterlade en tom kolonne, der antyder en gennemgang, ingen foretager.
Navngiv de tre roller, og hold revieweren adskilt
Omdøb Anmoder, Procesejer og Reviewer til jeres virkelige roller — én bane pr. beslutningstager, ikke pr. person. Den ene sammenlægning, man skal modstå, er at placere revieweren og den, der udfører arbejdet, i samme bane. Er det samme person, er kontroltrinnet pynt, og det bør stå på diagrammet frem for at tegne en gennemgang, der aldrig fejler.
Skriv dine minimumsfelter ind i række to
"Beskriv behovet og fristen" er bevidst vagt, fordi dine felter ikke er vores. List dem eksplicit: hvad der ønskes, hvorfor, hvilken dato det skal være klar til, og hvem man kan vende tilbage til. Det er den samme liste, "Nok information til at gå i gang?" måler op imod to rækker senere, så skriv den én gang i kommentarfeltet og brug den på begge steder.
Sæt dit eget loft på omarbejdningen
Beslutningen ved kontrollen eskalerer ved anden afvisning. Tillader din proces reelt tre forsøg før eskalering, så tilføj en gren og skriv det; tillader den ingen, så slet returpilen til "Udfør arbejdet" og send hver afvisning direkte til eskalering. Det afgørende er, at sløjfen har en formuleret udgang, for en sløjfe uden loft er den måde, arbejde forsvinder i et kvartal.
Beslut, hvem eskaleringen når, og hvad de må
"Ændr fremgangsmåden eller luk anmodningen?" forudsætter, at nogen har lov til at lukke en anmodning uafklaret. Kan ingen hos jer det, så slet "Lukket uden at kriterierne er opfyldt" og lad eskaleringen altid føre tilbage til "Aftal acceptkriterierne" — og vær derefter ærlig om, at processen ikke kan stoppe, og navngiv den, der bærer risikoen.
Brug kun de figurer, du reelt har brug for
Diagrammet bruger seks slags kasse og ikke flere: et startpunkt, almindelige procestrin, beslutninger, ét registreringstrin og to slags slutfigur, der dækker dets tre slutpunkter. Det er bevidst. Microsofts vejledning til deres egen Basic Flowchart-skabelon siger, at enhver figur kan bære den betydning, som de, der skal lave og læse flowchartene, er enige om, og at de fleste flowcharts har en tendens til kun at bruge tre eller fire af figurerne. Aftal et lille sæt, skriv ned hvad hver enkelt betyder, og stop der.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består et simpelt procesflowchart af?
Fem i det generelle tilfælde. Modtagelse, hvor arbejdet bliver bedt om og beskrevet. Vurdering, hvor nogen afgør, om anmodningen er komplet nok at handle på. Udførelse, hvor arbejdet bliver gjort og registreret. Verifikation, hvor en anden person holder resultatet op mod kriterier aftalt på forhånd. Lukning, hvor resultatet bekræftes, og anmodningen formelt afsluttes. Diagrammet ovenfor bruger netop de fem som sine fasekolonner — Anmodning, Vurdering, Udførelse, Kontrol og Lukning — for næsten enhver driftsproces, fra en vedligeholdelsesopgave til en dokumentændring, passer ind i den rygrad, så snart man holder op med at navngive faserne efter den afdeling, der ejer dem.
Hvem ejer en proces, der er tegnet på denne måde?
Tre roller med tre forskellige ting at eje. Anmoderen ejer informationen: er anmodningen ufuldstændig, kan processen ikke starte, og diagrammet sender den retur frem for at gætte. Procesejeren ejer selve forløbet — køen, tildelingen, fristen og eskaleringen, når kontrollen fejler to gange. Revieweren ejer kriterierne og anvender dem, og derfor aftales kriterierne i reviewerens bane, før arbejdet begynder, frem for at blive opfundet ved kontroltrinnet. Giv procesejeren ansvaret for hele forløbet. Uden en navngiven ejer tilhører en anmodning, der går i stå mellem to baner, ingen, og det er den mest almindelige måde, arbejde bliver væk.
Hvad skal der ske, når arbejdet fejler kontrollen to gange?
Det skal holde op med at køre rundt. Den første afvisning er almindelig: revieweren lister de konkrete mangler, og arbejdet går retur til at blive lavet om. En anden afvisning på samme anmodning betyder, at der er noget andet end indsatsen, der er galt — kriterierne var uklare, fremgangsmåden kan ikke opfylde dem, eller anmodningen var i sig selv ikke realiserbar. At sende den rundt en tredje gang gentager blot samme resultat langsommere. I dette diagram eskalerer den anden afvisning til procesejeren, der vælger mellem at ændre fremgangsmåden, hvilket fører tilbage til det punkt, hvor acceptkriterierne aftales, og at lukke anmodningen uafklaret. Begge udfald bliver registreret. Ingen af dem efterlader arbejdet i limbo.
Har figurerne i et flowchart faste betydninger?
I mindre grad, end de fleste antager. Der findes udbredte konventioner — en rundet kasse til start og slut, et rektangel til et trin, en diamant til en beslutning — og at følge dem gør et diagram lettere at læse for en, der ikke kender processen. Men Microsofts egen dokumentation til deres Basic Flowchart-skabelon siger rent ud, at enhver figur kan bære den betydning, som de, der skal lave og læse flowchartene, er enige om, og bemærker, at de fleste flowcharts har en tendens til kun at bruge tre eller fire af figurerne. Der findes altså ikke et figurbibliotek, du skal lære, før du kan begynde. Vælg en håndfuld, definér dem i en tegnforklaring, og vær konsekvent. Klarheden kommer fra teksten på beslutningernes udgange og ikke fra geometrien.