Skabelon til et simpelt procesflowchart
Et simpelt procesflowchart fra anmodning til lukket: ét startpunkt, fire navngivne beslutninger, en omarbejdningssløjfe med loft ved anden afvisning og tre forskellige slutpunkter. Det mindste komplette forløb, du kan kopiere.
Hvad er skabelon til et simpelt proces?
Søger du efter en skabelon til et simpelt procesflowchart, får du som regel en af to ting: et blankt lærred med en startfigur på, eller en anden virksomheds procedure på tyve trin fra en branche, du ikke er i. Ingen af dem er et udgangspunkt. Det blanke lærred giver dig ingen struktur at forholde dig til, og et færdigt diagram over en anden proces skal skilles ad, før noget af det kan bruges igen. Det brugbare ligger midt imellem: et skelet, der er kort nok til at læse i ét blik, og som alligevel demonstrerer hver enkelt strukturidé, du får brug for. Det er, hvad denne skabelon er: en generisk anmodning, der oprettes, vurderes, udføres, kontrolleres og lukkes.
De strukturelle fejl i et første flowchart er næsten altid de samme fire. Der er mere end ét startpunkt, så ingen kan sige, hvad der udløser arbejdet. Beslutningernes pile står uden tekst, så en diamant med to udgange fortæller læseren, at der træffes en vurdering, men ikke hvilken vej man så skal gå. Omarbejdningssløjfen har intet loft, så alt, der fejler ved kontrollen, sendes retur til rettelse i det uendelige uden en vej ud. Og der er ét slutpunkt, som regel en kasse med teksten Færdig, hvilket gør hver eneste tilbagetrukket, opgivet og uafklaret sag usynlig. Arbejde stopper på flere forskellige måder. Et diagram, der kun anerkender én af dem, beskriver en proces, ingen har udført.
Diagrammet herunder er tegnet som fem faser fordelt på tre roller, for et procesflowchart forbliver ærligt, når kolonnerne siger hvornår, og banerne siger hvem. Det går fra ét startpunkt til tre forskellige slutpunkter, og det kommer dertil gennem fire navngivne beslutninger. To af dem er dem, folk udelader: en retur til anmoderen, når en anmodning kommer ind uden nok detaljer, og en omarbejdningssløjfe med loft, så en første afvisning ved kontrollen sendes retur til at blive lavet om, mens en anden eskaleres frem for at blive sendt rundt igen. Hver gren fører enten tilbage til forløbet eller ender i et navngivet slutpunkt. Slet det, du ikke gør, omdøb resten, og så er det din proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem fasekolonner (Anmodning, Vurdering, Udførelse, Kontrol og Lukning) krydset med tre rollebaner: Anmoder, Procesejer og Reviewer.
- Ét startpunkt, "Opret en anmodning", efterfulgt umiddelbart af "Beskriv behovet og fristen", så både udløseren og de minimumsoplysninger, en anmodning skal bære, står på diagrammet frem for at være forudsat.
- Et kontrolpunkt, "Nok information til at gå i gang?", hvis Nej-gren fører til "Tilføj de manglende oplysninger?", som enten sender anmodningen tilbage til "Registrér anmodningen i køen" eller afslutter den ved "Anmodning trukket tilbage".
- Acceptkriterier fastlagt i reviewerens bane ved "Aftal acceptkriterierne", før "Udfør arbejdet" begynder, med "Registrér, hvad der blev gjort" placeret mellem arbejdet og kontrollen, så revieweren har noget at læse.
- Beslutningen "Er acceptkriterierne opfyldt?" med tre navngivne udgange frem for to: en godkendelse, en første afvisning der fører tilbage til "Udfør arbejdet", og en anden afvisning der forlader sløjfen mod "Eskaler den gentagne afvisning til procesejeren".
- Tre forskellige slutpunkter: "Anmodning lukket" efter "Bekræft resultatet med anmoderen", "Anmodning trukket tilbage", når de manglende oplysninger aldrig kommer, og "Lukket uden at kriterierne er opfyldt", når "Ændr fremgangsmåden eller luk anmodningen?" afgør eskaleringen den anden vej.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du er blevet bedt om at dokumentere en proces for første gang, og alt, hvad du har fundet indtil nu, er enten et tomt lærred eller et forløb på tyve trin fra en virksomhed, der ikke er din.
- En proces kører allerede og fungerer stort set, men er aldrig blevet tegnet, så hver enkelt kan beskrive sin egen del, og ingen kan beskrive overleveringerne imellem dem.
- Du skal lære nogen at tegne flowcharts og vil have ét lille, komplet eksempel, der viser ét startpunkt, navngivne udgange fra beslutningerne, en sløjfe med loft og mere end ét slutpunkt.
- Anmodninger når frem til den, der skal udføre arbejdet, halvt beskrevet, og du har brug for at vise, hvor de sendes retur i stedet for at blive absorberet i stilhed.
- Arbejdet bliver ved med at køre rundt i kontrolsløjfen, og ingen kan sige, på hvilket tidspunkt det skal eskaleres i stedet for at blive rettet endnu en gang.
Sådan fungerer det
Omdøb de fem faser til dine egne trin
Anmodning, Vurdering, Udførelse, Kontrol og Lukning er pladsholdere for modtagelse, triage, udførelse, verifikation og lukning. Erstat dem med de trinnavne, dit team allerede siger højt. Har I slet ingen verifikation, så læg Kontrol ind i Udførelse frem for at efterlade en tom kolonne, der antyder en gennemgang, ingen foretager.
Navngiv de tre roller, og hold revieweren adskilt
Omdøb Anmoder, Procesejer og Reviewer til jeres virkelige roller: én bane pr. beslutningstager, ikke pr. person. Den ene sammenlægning, man skal modstå, er at placere revieweren og den, der udfører arbejdet, i samme bane. Er det samme person, er kontroltrinnet pynt, og det bør stå på diagrammet frem for at tegne en gennemgang, der aldrig fejler.
Skriv dine minimumsfelter ind i række to
"Beskriv behovet og fristen" er bevidst vagt, fordi dine felter ikke er vores. List dem eksplicit: hvad der ønskes, hvorfor, hvilken dato det skal være klar til, og hvem man kan vende tilbage til. Det er den samme liste, "Nok information til at gå i gang?" måler op imod to rækker senere, så skriv den én gang i kommentarfeltet og brug den på begge steder.
Sæt dit eget loft på omarbejdningen
Beslutningen ved kontrollen eskalerer ved anden afvisning. Tillader din proces reelt tre forsøg før eskalering, så tilføj en gren og skriv det; tillader den ingen, så slet returpilen til "Udfør arbejdet" og send hver afvisning direkte til eskalering. Det afgørende er, at sløjfen har en formuleret udgang, for en sløjfe uden loft er den måde, arbejde forsvinder i et kvartal.
Beslut, hvem eskaleringen når, og hvad de må
"Ændr fremgangsmåden eller luk anmodningen?" forudsætter, at nogen har lov til at lukke en anmodning uafklaret. Kan ingen hos jer det, så slet "Lukket uden at kriterierne er opfyldt" og lad eskaleringen altid føre tilbage til "Aftal acceptkriterierne", og vær derefter ærlig om, at processen ikke kan stoppe, og navngiv den, der bærer risikoen.
Brug kun de figurer, du reelt har brug for
Diagrammet bruger seks slags kasse og ikke flere: et startpunkt, almindelige procestrin, beslutninger, ét registreringstrin og to slags slutfigur, der dækker dets tre slutpunkter. Det er bevidst. Microsofts vejledning til deres egen Basic Flowchart-skabelon siger, at enhver figur kan bære den betydning, som de, der skal lave og læse flowchartene, er enige om, og at de fleste flowcharts har en tendens til kun at bruge tre eller fire af figurerne. Aftal et lille sæt, skriv ned hvad hver enkelt betyder, og stop der.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består et simpelt procesflowchart af?
Fem i det generelle tilfælde. Modtagelse, hvor arbejdet bliver bedt om og beskrevet. Vurdering, hvor nogen afgør, om anmodningen er komplet nok at handle på. Udførelse, hvor arbejdet bliver gjort og registreret. Verifikation, hvor en anden person holder resultatet op mod kriterier aftalt på forhånd. Lukning, hvor resultatet bekræftes, og anmodningen formelt afsluttes. Diagrammet ovenfor bruger netop de fem som sine fasekolonner (Anmodning, Vurdering, Udførelse, Kontrol og Lukning) for næsten enhver driftsproces, fra en vedligeholdelsesopgave til en dokumentændring, passer ind i den rygrad, så snart man holder op med at navngive faserne efter den afdeling, der ejer dem.
Hvem ejer en proces, der er tegnet på denne måde?
Tre roller med tre forskellige ting at eje. Anmoderen ejer informationen: er anmodningen ufuldstændig, kan processen ikke starte, og diagrammet sender den retur frem for at gætte. Procesejeren ejer selve forløbet: køen, tildelingen, fristen og eskaleringen, når kontrollen fejler to gange. Revieweren ejer kriterierne og anvender dem, og derfor aftales kriterierne i reviewerens bane, før arbejdet begynder, frem for at blive opfundet ved kontroltrinnet. Giv procesejeren ansvaret for hele forløbet. Uden en navngiven ejer tilhører en anmodning, der går i stå mellem to baner, ingen, og det er den mest almindelige måde, arbejde bliver væk.
Hvad skal der ske, når arbejdet fejler kontrollen to gange?
Det skal holde op med at køre rundt. Den første afvisning er almindelig: revieweren lister de konkrete mangler, og arbejdet går retur til at blive lavet om. En anden afvisning på samme anmodning betyder, at der er noget andet end indsatsen, der er galt: kriterierne var uklare, fremgangsmåden kan ikke opfylde dem, eller anmodningen var i sig selv ikke realiserbar. At sende den rundt en tredje gang gentager blot samme resultat langsommere. I dette diagram eskalerer den anden afvisning til procesejeren, der vælger mellem at ændre fremgangsmåden, hvilket fører tilbage til det punkt, hvor acceptkriterierne aftales, og at lukke anmodningen uafklaret. Begge udfald bliver registreret. Ingen af dem efterlader arbejdet i limbo.
Har figurerne i et flowchart faste betydninger?
I mindre grad, end de fleste antager. Der findes udbredte konventioner (en rundet kasse til start og slut, et rektangel til et trin, en diamant til en beslutning), og at følge dem gør et diagram lettere at læse for en, der ikke kender processen. Men Microsofts egen dokumentation til deres Basic Flowchart-skabelon siger rent ud, at enhver figur kan bære den betydning, som de, der skal lave og læse flowchartene, er enige om, og bemærker, at de fleste flowcharts har en tendens til kun at bruge tre eller fire af figurerne. Der findes altså ikke et figurbibliotek, du skal lære, før du kan begynde. Vælg en håndfuld, definér dem i en tegnforklaring, og vær konsekvent. Klarheden kommer fra teksten på beslutningernes udgange og ikke fra geometrien.