Plantilla de diagrama de flujo de proceso básico
Plantilla de diagrama de flujo de proceso básico, de la solicitud al cierre: un único inicio, cuatro decisiones etiquetadas, un bucle de retrabajo limitado al segundo incumplimiento y tres finales distintos.
¿Qué es plantilla de diagrama de flujo de proceso básico?
Busca una plantilla de diagrama de flujo de proceso básico y normalmente encontrarás una de dos cosas: un lienzo en blanco con una forma de inicio encima, o el procedimiento de veinte pasos de otra persona para un negocio que no es el tuyo. Ninguna de las dos es un punto de partida. El lienzo en blanco no te da ninguna estructura con la que discutir, y un diagrama terminado de otro proceso hay que desmontarlo antes de poder reutilizar nada. Lo útil está en medio: un esqueleto lo bastante corto para leerse de una sola pasada y que ya demuestre todas las ideas estructurales que vas a necesitar. Eso es esta plantilla: una solicitud genérica que se presenta, se revisa, se ejecuta, se comprueba y se cierra.
Los errores de estructura de un primer diagrama de flujo son casi siempre los mismos cuatro. Hay más de un punto de inicio, así que nadie puede decir qué dispara el trabajo. Las flechas de las decisiones no están etiquetadas, así que un rombo con dos salidas le dice al lector que ahí hay un juicio, pero no por dónde seguir después. El bucle de retrabajo no tiene límite, así que todo lo que no pasa la revisión se devuelve para corregirlo indefinidamente y sin salida. Y hay un único final, normalmente una caja que dice «Terminado», que deja invisibles todos los casos retirados, abandonados y sin resolver. El trabajo se detiene de varias maneras distintas. Un diagrama que admite solo una de ellas describe un proceso que nadie ha ejecutado.
El diagrama de abajo está dibujado como cinco fases repartidas en tres roles, porque un diagrama de flujo de proceso se mantiene honesto cuando las columnas dicen cuándo y los carriles dicen quién. Va de un único inicio a tres finales distintos, y llega hasta allí a través de cuatro decisiones etiquetadas. Dos de ellas son las que la gente se deja fuera: la devolución al solicitante cuando una solicitud llega sin detalle suficiente, y un bucle de retrabajo con límite, de modo que el primer incumplimiento en la revisión vuelve para rehacerse y el segundo se escala en lugar de dar otra vuelta. Cada rama vuelve al flujo o termina en un final con nombre. Borra lo que no hagáis, renombra el resto y ya es tu proceso.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco columnas de fase (Solicitud, Revisión, Ejecución, Comprobación y Cierre) cruzadas con tres carriles de rol: Solicitante, Responsable del proceso y Revisor.
- Un único inicio, «Presentar una solicitud», seguido inmediatamente de «Describir la necesidad y el plazo», de modo que el disparador y el detalle mínimo que debe llevar una solicitud están los dos en el diagrama en lugar de darse por supuestos.
- Una puerta, «¿Hay información suficiente para empezar?», cuya rama No lleva a «¿Se aporta el detalle que falta?», que o devuelve la solicitud a «Registrar la solicitud en la cola» o la termina en «Solicitud retirada».
- Los criterios de aceptación fijados en el carril del Revisor, en «Acordar los criterios de aceptación», antes de que empiece «Ejecutar el trabajo», con «Registrar lo realizado» entre el trabajo y la revisión para que el revisor tenga algo que leer.
- Una decisión, «¿Cumple los criterios de aceptación?», con tres salidas etiquetadas en lugar de dos: el paso limpio, un primer incumplimiento que vuelve a «Ejecutar el trabajo» y un segundo que sale del bucle hacia «Escalar el incumplimiento reiterado al responsable del proceso».
- Tres finales distintos: «Solicitud cerrada» tras «Confirmar el resultado con el solicitante», «Solicitud retirada» cuando el detalle que falta no llega nunca, y «Cerrada sin cumplir los criterios» cuando «¿Cambiar el enfoque o cerrar la solicitud?» resuelve el escalado por la otra vía.
Cuándo usar esta plantilla
- Te han pedido documentar un proceso por primera vez y todo lo que has encontrado hasta ahora es un lienzo vacío o un flujo de veinte pasos de un negocio que no es el tuyo.
- Un proceso ya funciona y en general funciona bien, pero nunca se ha dibujado, así que cada persona puede describir su parte y nadie puede describir los traspasos entre ellas.
- Estás enseñando a alguien a dibujar diagramas de flujo y quieres un ejemplo pequeño y completo que muestre un único inicio, salidas de decisión etiquetadas, un bucle con límite y más de un final.
- Las solicitudes llegan a medio especificar a quien tiene que hacer el trabajo y necesitas mostrar dónde se devuelven, en lugar de que se absorban en silencio.
- El trabajo no deja de dar vueltas por el bucle de revisión y nadie sabe decir en qué punto habría que escalarlo en lugar de volver a corregirlo.
Cómo funciona
Renombra las cinco fases con tus propias etapas
Solicitud, Revisión, Ejecución, Comprobación y Cierre son marcadores de posición para recepción, clasificación, ejecución, verificación y cierre. Cámbialos por los nombres de etapa que tu equipo ya dice en voz alta. Si no tienes ninguna etapa de verificación, fusiona Comprobación con Ejecución en lugar de dejar una columna vacía que insinúa una revisión que nadie hace.
Nombra los tres roles y mantén al revisor aparte
Cambia Solicitante, Responsable del proceso y Revisor por tus roles reales: un carril por decisor, no por persona. La fusión que hay que resistir es meter al revisor y a quien ejecuta el trabajo en el mismo carril. Si son la misma persona, el paso de comprobación es decorativo, y conviene decirlo en el diagrama en vez de dibujar una revisión que nunca falla.
Escribe tus campos mínimos de solicitud en la segunda fila
«Describir la necesidad y el plazo» es deliberadamente vago porque tus campos no son los nuestros. Enuméralos de forma explícita: qué se pide, para qué, la fecha para la que se necesita y a quién dirigirse. Esa misma lista es la que contrasta «¿Hay información suficiente para empezar?» dos filas más abajo, así que escríbela una vez en el campo de comentarios y reutilízala en los dos sitios.
Fija tu propio límite de retrabajo
La decisión de revisión escala en el segundo incumplimiento. Si tu proceso permite de verdad tres intentos antes de escalar, añade una rama y dilo; si no permite ninguno, borra la flecha de vuelta a «Ejecutar el trabajo» y manda cada incumplimiento directamente al escalado. Lo que importa es que el bucle tenga una salida declarada, porque un bucle sin límite es la forma en que un trabajo desaparece durante un trimestre.
Decide a quién llega el escalado y qué puede hacer
«¿Cambiar el enfoque o cerrar la solicitud?» da por hecho que alguien tiene autoridad para cerrar una solicitud sin resolver. Si en tu organización nadie la tiene, borra «Cerrada sin cumplir los criterios» y haz que el escalado vuelva siempre a «Acordar los criterios de aceptación»; después reconoce con honestidad que el proceso no tiene forma de detenerse, y di quién asume ese riesgo.
Usa solo las formas que de verdad necesitas
Este diagrama usa seis tipos de caja y ni uno más: un inicio, pasos de proceso normales, decisiones, un paso de registro y dos clases de terminador entre ellos para cubrir sus tres finales. Es deliberado. La propia guía de Microsoft para su plantilla Basic Flowchart dice que cualquier forma puede llevar el significado que acuerden las personas que van a crear y leer los diagramas, y que la mayoría de los diagramas de flujo tiende a usar solo tres o cuatro de las formas. Acordad un conjunto pequeño, escribid qué significa cada forma y paraos ahí.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas de un diagrama de flujo de proceso básico?
Cinco, en el caso general. Recepción, donde se pide y se describe el trabajo. Revisión, donde alguien decide si la solicitud está lo bastante completa para actuar. Ejecución, donde el trabajo se hace y se registra. Verificación, donde una segunda persona contrasta el resultado con criterios acordados de antemano. Cierre, donde se confirma el resultado y la solicitud se cierra formalmente. El diagrama de arriba usa exactamente esas cinco como columnas de fase (Solicitud, Revisión, Ejecución, Comprobación y Cierre) porque casi cualquier proceso operativo, de una orden de mantenimiento a un cambio documental, encaja en esa espina dorsal en cuanto dejas de nombrar las etapas según el departamento que las posee.
¿Quién es responsable de un proceso dibujado así?
Tres roles, con tres cosas distintas de las que responder. El solicitante es dueño de la información: si la solicitud está incompleta el proceso no puede arrancar, y el diagrama la devuelve en lugar de suponer. El responsable del proceso es dueño del flujo en sí: la cola, la asignación, la fecha límite y el escalado cuando la revisión falla dos veces. El revisor es dueño de los criterios y los aplica, y por eso los criterios se acuerdan en su carril antes de empezar el trabajo y no se improvisan en el paso de comprobación. Dale al responsable del proceso la rendición de cuentas de extremo a extremo. Sin uno con nombre, una solicitud que se atasca entre dos carriles no es de nadie, que es la forma más habitual de perder trabajo.
¿Qué debe pasar cuando un trabajo no pasa la revisión dos veces?
Debe dejar de dar vueltas. El primer incumplimiento es normal: el revisor enumera las brechas concretas y el trabajo vuelve para rehacerse. Un segundo incumplimiento en la misma solicitud significa que lo que falla no es el esfuerzo: los criterios no estaban claros, el enfoque no puede cumplirlos, o la solicitud no era alcanzable. Mandarla una tercera vez repite el mismo resultado, solo más despacio. En este diagrama el segundo incumplimiento se escala al responsable del proceso, que elige entre cambiar el enfoque, lo que devuelve el trabajo al punto donde se acuerdan los criterios de aceptación, y cerrar la solicitud sin resolver. Los dos desenlaces quedan registrados. Ninguno deja el trabajo en el limbo.
¿Tienen las formas de un diagrama de flujo un significado estándar?
Menos del que la mayoría supone. Hay convenciones muy extendidas (una caja redondeada para el inicio o el fin, un rectángulo para un paso, un rombo para una decisión) y seguirlas hace que un desconocido lea el diagrama con más facilidad. Pero la propia documentación de Microsoft para su plantilla Basic Flowchart dice sin rodeos que cualquier forma puede llevar el significado que acuerden las personas que van a crear y leer los diagramas, y señala que la mayoría de los diagramas de flujo tiende a usar solo tres o cuatro de las formas. Así que no hay una biblioteca de formas que aprender antes de empezar. Elige unas pocas, defínelas en una leyenda y sé coherente. La claridad viene de etiquetar las salidas de las decisiones, no de la geometría.