Plantilla de diagrama de flujo de proceso básico

Cómo funciona

1. Renombra las cinco fases con tus propias etapas

   Solicitud, Revisión, Ejecución, Comprobación y Cierre son marcadores de posición para recepción, clasificación, ejecución, verificación y cierre. Cámbialos por los nombres de etapa que tu equipo ya dice en voz alta. Si no tienes ninguna etapa de verificación, fusiona Comprobación con Ejecución en lugar de dejar una columna vacía que insinúa una revisión que nadie hace.

2. Nombra los tres roles y mantén al revisor aparte

   Cambia Solicitante, Responsable del proceso y Revisor por tus roles reales: un carril por decisor, no por persona. La fusión que hay que resistir es meter al revisor y a quien ejecuta el trabajo en el mismo carril. Si son la misma persona, el paso de comprobación es decorativo, y conviene decirlo en el diagrama en vez de dibujar una revisión que nunca falla.

3. Escribe tus campos mínimos de solicitud en la segunda fila

   «Describir la necesidad y el plazo» es deliberadamente vago porque tus campos no son los nuestros. Enuméralos de forma explícita: qué se pide, para qué, la fecha para la que se necesita y a quién dirigirse. Esa misma lista es la que contrasta «¿Hay información suficiente para empezar?» dos filas más abajo, así que escríbela una vez en el campo de comentarios y reutilízala en los dos sitios.

4. Fija tu propio límite de retrabajo

   La decisión de revisión escala en el segundo incumplimiento. Si tu proceso permite de verdad tres intentos antes de escalar, añade una rama y dilo; si no permite ninguno, borra la flecha de vuelta a «Ejecutar el trabajo» y manda cada incumplimiento directamente al escalado. Lo que importa es que el bucle tenga una salida declarada, porque un bucle sin límite es la forma en que un trabajo desaparece durante un trimestre.

5. Decide a quién llega el escalado y qué puede hacer

   «¿Cambiar el enfoque o cerrar la solicitud?» da por hecho que alguien tiene autoridad para cerrar una solicitud sin resolver. Si en tu organización nadie la tiene, borra «Cerrada sin cumplir los criterios» y haz que el escalado vuelva siempre a «Acordar los criterios de aceptación»; después reconoce con honestidad que el proceso no tiene forma de detenerse, y di quién asume ese riesgo.

6. Usa solo las formas que de verdad necesitas

   Este diagrama usa seis tipos de caja y ni uno más: un inicio, pasos de proceso normales, decisiones, un paso de registro y dos clases de terminador entre ellos para cubrir sus tres finales. Es deliberado. La propia guía de Microsoft para su plantilla Basic Flowchart dice que cualquier forma puede llevar el significado que acuerden las personas que van a crear y leer los diagramas, y que la mayoría de los diagramas de flujo tiende a usar solo tres o cuatro de las formas. Acordad un conjunto pequeño, escribid qué significa cada forma y paraos ahí.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las etapas de un diagrama de flujo de proceso básico?

Cinco, en el caso general. Recepción, donde se pide y se describe el trabajo. Revisión, donde alguien decide si la solicitud está lo bastante completa para actuar. Ejecución, donde el trabajo se hace y se registra. Verificación, donde una segunda persona contrasta el resultado con criterios acordados de antemano. Cierre, donde se confirma el resultado y la solicitud se cierra formalmente. El diagrama de arriba usa exactamente esas cinco como columnas de fase —Solicitud, Revisión, Ejecución, Comprobación y Cierre— porque casi cualquier proceso operativo, de una orden de mantenimiento a un cambio documental, encaja en esa espina dorsal en cuanto dejas de nombrar las etapas según el departamento que las posee.

¿Quién es responsable de un proceso dibujado así?

Tres roles, con tres cosas distintas de las que responder. El solicitante es dueño de la información: si la solicitud está incompleta el proceso no puede arrancar, y el diagrama la devuelve en lugar de suponer. El responsable del proceso es dueño del flujo en sí: la cola, la asignación, la fecha límite y el escalado cuando la revisión falla dos veces. El revisor es dueño de los criterios y los aplica, y por eso los criterios se acuerdan en su carril antes de empezar el trabajo y no se improvisan en el paso de comprobación. Dale al responsable del proceso la rendición de cuentas de extremo a extremo. Sin uno con nombre, una solicitud que se atasca entre dos carriles no es de nadie, que es la forma más habitual de perder trabajo.

¿Qué debe pasar cuando un trabajo no pasa la revisión dos veces?

Debe dejar de dar vueltas. El primer incumplimiento es normal: el revisor enumera las brechas concretas y el trabajo vuelve para rehacerse. Un segundo incumplimiento en la misma solicitud significa que lo que falla no es el esfuerzo: los criterios no estaban claros, el enfoque no puede cumplirlos, o la solicitud no era alcanzable. Mandarla una tercera vez repite el mismo resultado, solo más despacio. En este diagrama el segundo incumplimiento se escala al responsable del proceso, que elige entre cambiar el enfoque, lo que devuelve el trabajo al punto donde se acuerdan los criterios de aceptación, y cerrar la solicitud sin resolver. Los dos desenlaces quedan registrados. Ninguno deja el trabajo en el limbo.

¿Tienen las formas de un diagrama de flujo un significado estándar?

Menos del que la mayoría supone. Hay convenciones muy extendidas —una caja redondeada para el inicio o el fin, un rectángulo para un paso, un rombo para una decisión— y seguirlas hace que un desconocido lea el diagrama con más facilidad. Pero la propia documentación de Microsoft para su plantilla Basic Flowchart dice sin rodeos que cualquier forma puede llevar el significado que acuerden las personas que van a crear y leer los diagramas, y señala que la mayoría de los diagramas de flujo tiende a usar solo tres o cuatro de las formas. Así que no hay una biblioteca de formas que aprender antes de empezar. Elige unas pocas, defínelas en una leyenda y sé coherente. La claridad viene de etiquetar las salidas de las decisiones, no de la geometría.