قالب مخطط انسيابي بسيط للعمليات
قالب مخطط انسيابي بسيط للعمليات يمتد من الطلب حتى الإغلاق: بداية واحدة، وأربعة قرارات موسومة، وحلقة إعادة عمل محدودة بالإخفاق الثاني، وثلاث نهايات منفصلة. أصغر تدفق كامل يمكنك نسخه وإعادة تسميته.
ما هي قالب مخطط انسيابي بسيط للعمليات؟
ابحث عن قالب مخطط انسيابي بسيط للعمليات وستجد في الغالب أحد أمرين: لوحة فارغة يقف عليها شكل بداية، أو إجراء من عشرين خطوة يخصّ نشاطاً لا تعمل فيه. وليس أيٌّ منهما نقطة انطلاق. فاللوحة الفارغة لا تمنحك بنية تجادلها، والمخطط المكتمل لعملية أخرى يجب تفكيكه قبل أن يُعاد استخدام أي جزء منه. والمفيد يقع بين الاثنين: هيكل قصير يُقرأ في نظرة واحدة ويستعرض مع ذلك كل فكرة بنيوية ستحتاجها. وهذا هو هذا القالب: طلب عام يُرفع، ويُراجَع، ويُنفَّذ، ويُفحَص، ويُغلَق.
والأخطاء البنيوية في أول مخطط انسيابي هي الأربعة نفسها دائماً تقريباً. هناك أكثر من نقطة بداية، فلا يستطيع أحد أن يقول ما الذي يُطلِق العمل. ومخارج القرارات بلا وسوم، فالمعيّن بمخرجين يخبر القارئ أن حكماً يقع هنا دون أن يقول إلى أين يتجه بعده. وحلقة إعادة العمل بلا حد، فكل ما يخفق في المراجعة يُعاد للتصحيح إلى الأبد بلا مخرج. ثم هناك نهاية واحدة، تُسمّى عادةً «مكتمل»، تُخفي كل حالة سُحبت أو تُركت أو بقيت دون حل. فالعمل يتوقف بطرق عدة مختلفة، والمخطط الذي يعترف بواحدة منها فقط يصف عملية لم ينفّذها أحد.
والمخطط أدناه مرسوم على خمس مراحل عبر ثلاثة مسارات، لأن المخطط الانسيابي للعملية يبقى صادقاً حين تقول الأعمدة متى وتقول المسارات مَن. يمتد من بداية واحدة إلى ثلاث نهايات متمايزة، ويصل إليها عبر أربعة قرارات موسومة. واثنان منها هما ما يُسقطه الناس عادةً: إعادة الطلب إلى مقدّمه حين يصل بلا تفاصيل كافية، وحلقة إعادة عمل محدودة، فالإخفاق الأول في المراجعة يعود ليُصحَّح والثاني يُصعَّد بدل أن يُعاد في الدورة مرة أخرى. وكل تفرّع إما يعود إلى المسار أو ينتهي عند نقطة إنهاء مُسمّاة. احذف ما لا تفعله، وأعد تسمية الباقي، فتصبح عمليتك.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمسة أعمدة مراحل: تقديم الطلب، والمراجعة، وتنفيذ العمل، والفحص، والإغلاق، متقاطعة مع ثلاثة مسارات أدوار: مقدّم الطلب، ومالك العملية، والمراجع.
- بداية واحدة، «رفع الطلب»، يتبعها مباشرةً «وصف الحاجة والموعد النهائي»، بحيث يظهر المُطلِق والحد الأدنى من التفاصيل التي يجب أن يحملها الطلب على المخطط نفسه بدل افتراضهما.
- بوابة «هل المعلومات كافية للبدء؟» التي يقود مسار «لا» فيها إلى «إضافة التفاصيل الناقصة؟»، فإما يعود الطلب إلى «تسجيل الطلب في قائمة الانتظار» أو ينتهي عند «سحب الطلب».
- معايير القبول مثبَّتة في مسار المراجع عند «الاتفاق على معايير القبول» قبل أن يبدأ «تنفيذ العمل»، مع «تسجيل ما تم تنفيذه» بين العمل والمراجعة حتى يكون لدى المراجع ما يقرؤه.
- قرار «هل استُوفيت معايير القبول؟» بثلاثة مخارج موسومة لا بمخرجين: اجتياز، وإخفاق أول يعود إلى «تنفيذ العمل»، وإخفاق ثانٍ يخرج من الحلقة إلى «تصعيد الإخفاق المتكرر إلى مالك العملية».
- ثلاث نهايات منفصلة: «إغلاق الطلب» بعد «تأكيد النتيجة مع مقدّم الطلب»، و«سحب الطلب» حين لا تصل التفاصيل الناقصة أبداً، و«أُغلق دون استيفاء المعايير» حين يحسم «تغيير الأسلوب أم إغلاق الطلب؟» التصعيد في الاتجاه الآخر.
متى تستخدم هذا القالب
- طُلب منك توثيق عملية لأول مرة، وكل ما وجدته حتى الآن إما لوحة فارغة أو تدفق من عشرين خطوة يخصّ نشاطاً ليس نشاطك.
- العملية تعمل فعلاً وتنجح في معظم الأحيان، لكنها لم تُرسم قطّ، فكل شخص يستطيع وصف الجزء الخاص به ولا أحد يستطيع وصف عمليات التسليم بينهم.
- تُعلّم أحدهم رسم المخططات الانسيابية وتريد مثالاً واحداً صغيراً ومكتملاً يُظهر بداية واحدة، ومخارج قرار موسومة، وحلقة محدودة، وأكثر من نهاية.
- الطلبات تصل إلى من ينفّذ العمل ناقصة المواصفات، وتحتاج أن تُظهر أين تُعاد بدل أن تُستوعب بصمت.
- العمل يدور في حلقة المراجعة ولا أحد يستطيع أن يقول عند أي نقطة يجب تصعيده بدل تصحيحه مرة أخرى.
كيف تعمل
أعد تسمية المراحل الخمس بمراحلك أنت
تقديم الطلب، والمراجعة، وتنفيذ العمل، والفحص، والإغلاق أسماء بديلة عن الاستلام، والفرز، والتنفيذ، والتحقق، والإقفال. استبدلها بأسماء المراحل التي يقولها فريقك فعلاً. وإن لم تكن لديك مرحلة تحقق أصلاً، فادمج الفحص في تنفيذ العمل بدل ترك عمود فارغ يوحي بمراجعة لا ينفّذها أحد.
سمِّ الأدوار الثلاثة، وأبقِ المراجع منفصلاً
أعد تسمية مقدّم الطلب ومالك العملية والمراجع بأدوارك الحقيقية: مسار واحد لكل صاحب قرار، لا لكل شخص. والدمج الوحيد الذي يجب مقاومته هو وضع المراجع ومن ينفّذ العمل في مسار واحد. فإن كانا الشخص نفسه، فخطوة الفحص زخرفة، والأفضل أن تقول ذلك على المخطط بدل رسم مراجعة لا تخفق أبداً.
اكتب حقول الطلب الدنيا في الصف الثاني
«وصف الحاجة والموعد النهائي» مبهم على نحو مقصود لأن حقولك ليست حقولنا. اسردها صراحةً: ما المطلوب، ولماذا، والتاريخ المطلوب فيه، ومن يُرجع إليه. وهذه القائمة نفسها هي ما تقيس عليه «هل المعلومات كافية للبدء؟» بعد صفّين، فاكتبها مرة واحدة في حقل التعليق واستخدمها في الموضعين.
اضبط حدّك أنت لإعادة العمل
قرار المراجعة يصعّد عند الإخفاق الثاني. فإن كانت عمليتك تسمح فعلاً بثلاث محاولات قبل التصعيد، فأضف تفرّعاً وقل ذلك؛ وإن لم تسمح بأي محاولة، فاحذف سهم العودة إلى «تنفيذ العمل» وأرسل كل إخفاق إلى التصعيد مباشرةً. والمهم أن يكون للحلقة مخرج معلَن، لأن الحلقة غير المحدودة هي الطريقة التي يختفي بها العمل ربع سنة كاملاً.
احسم إلى من يصل التصعيد، وما الذي يحق له
«تغيير الأسلوب أم إغلاق الطلب؟» يفترض أن أحدهم مخوّل بإغلاق طلب دون حلّه. فإن لم يكن أحد في مؤسستك مخوّلاً بذلك، فاحذف «أُغلق دون استيفاء المعايير» واجعل التصعيد يعود دائماً إلى «الاتفاق على معايير القبول»، ثم كن صريحاً بأن العملية لا تملك طريقة للتوقف، وسمِّ من يحمل تلك المخاطرة.
استخدم الأشكال التي تحتاجها فعلاً وحدها
يستخدم هذا المخطط ستة أنواع من المربعات لا أكثر: بداية، وخطوات إجرائية عادية، وقرارات، وخطوة تسجيل واحدة، ونوعين من نقاط الإنهاء تغطي نهاياته الثلاث. وهذا مقصود. فتوجيهات Microsoft لقالب Basic Flowchart الخاص بها تقول إن أي شكل يمكن أن يحمل أي معنى يتفق عليه من سينشئون المخططات ويقرؤونها، وإن معظم المخططات الانسيابية تميل إلى استخدام ثلاثة أو أربعة من الأشكال فقط. فاتفقوا على مجموعة صغيرة، واكتبوا معنى كل شكل، وتوقفوا عند ذلك.
الأسئلة الشائعة
ما مراحل المخطط الانسيابي البسيط للعملية؟
خمس، في الحالة العامة. الاستلام، حيث يُطلب العمل ويُوصف. والمراجعة، حيث يقرّر أحدهم ما إذا كان الطلب مكتملاً بما يكفي للتصرف عليه. والتنفيذ، حيث يُنجَز العمل ويُسجَّل. والتحقق، حيث يختبر شخص ثانٍ النتيجة وفق معايير اتُّفق عليها مسبقاً. والإقفال، حيث تُؤكَّد النتيجة ويُغلَق الطلب رسمياً. ويستخدم المخطط أعلاه هذه الخمس بالضبط أعمدةً لمراحله: تقديم الطلب، والمراجعة، وتنفيذ العمل، والفحص، والإغلاق، لأن أي عملية تشغيلية تقريباً، من مهمة صيانة إلى تغيير مستند، تنطبق على هذا العمود الفقري بمجرد أن تتوقف عن تسمية المراحل بأسماء الإدارات التي تملكها.
من يملك عملية مرسومة على هذا النحو؟
ثلاثة أدوار، ولكل منها شيء مختلف يملكه. مقدّم الطلب يملك المعلومة: فإن كان الطلب ناقصاً تعذّر بدء العملية، والمخطط يعيده بدل أن يخمّن. ومالك العملية يملك التدفق نفسه: قائمة الانتظار، والإسناد، وتاريخ الاستحقاق، والتصعيد حين تخفق المراجعة مرتين. والمراجع يملك المعايير ويطبّقها، ولهذا يُتفق على المعايير في مسار المراجع قبل أن يبدأ العمل بدل ابتكارها عند خطوة الفحص. وامنح مالك العملية المساءلة الكاملة من البداية إلى النهاية؛ فبلا مسؤول مُسمّى، الطلب المتوقف بين مسارين لا يملكه أحد، وهذه أكثر الطرق شيوعاً لفقدان العمل.
ماذا يجب أن يحدث حين يخفق العمل في المراجعة مرتين؟
يجب أن يتوقف عن الدوران. الإخفاق الأول اعتيادي: يسرد المراجع الفجوات المحددة ويعود العمل ليُعاد تنفيذه. أما الإخفاق الثاني على الطلب نفسه فيعني أن الخطأ في شيء آخر غير الجهد: فالمعايير كانت غامضة، أو الأسلوب لا يستطيع استيفاءها، أو الطلب نفسه لم يكن قابلاً للتحقيق. وإعادته دورة ثالثة تكرّر النتيجة نفسها ببطء أكبر. وفي هذا المخطط يُصعَّد الإخفاق الثاني إلى مالك العملية، فيختار بين تغيير الأسلوب، وهو ما يعود إلى موضع الاتفاق على معايير القبول، وبين إغلاق الطلب دون حلّه. وكلتا النتيجتين تُسجَّل، ولا تترك أيٌّ منهما العمل معلّقاً.
هل لأشكال المخطط الانسيابي معانٍ قياسية؟
أقل مما يفترض معظم الناس. هناك أعراف واسعة الانتشار: مربع مستدير الزوايا للبداية أو النهاية، ومستطيل للخطوة، ومعيّن للقرار، واتّباعها يجعل المخطط أسهل على قارئ غريب. لكن توثيق Microsoft نفسه لقالب Basic Flowchart يقول صراحةً إن أي شكل يمكن أن يحمل أي معنى يتفق عليه من سينشئون المخططات ويقرؤونها، ويلاحظ أن معظم المخططات الانسيابية تميل إلى استخدام ثلاثة أو أربعة من الأشكال فقط. فليست هناك مكتبة أشكال يجب تعلّمها قبل البدء. اختر حفنة منها، وعرّفها في مفتاح للرموز، والتزم بها. فالوضوح يأتي من وسم مخارج القرارات لا من الهندسة.