كيفية إنشاء مخطط انسيابي للعمليات

باختصار

• حدّد المُطلِق وخط النهاية أولاً؛ وكل ما عداهما هو المنتصف.
• إجراء واحد في كل مربع، مصاغ بفعل في أوله: «قيد الفاتورة في نظام الدائنين»، لا «الفوترة».
• كل قرار سؤال، وكل مخرج منه يحمل وسماً.
• كل تفرّع يعود إلى المسار أو ينتهي بنقطة إنهاء خاصة به، لا خطوط تتوقف في الهواء.
• مسار الاستثناء هو الجزء الذي يجعل المخطط يستحق وجوده.

ما الذي يجعل المخطط الانسيابي مخططاً انسيابياً

معظم المحاولات الأولى لإنشاء مخطط انسيابي للعملية ليست مخططات انسيابية أصلاً. إنها صف من المستطيلات تربطها أسهم، تصف النسخة التي لا يحدث فيها أي خطأ. تلك الرسمة قائمة تحقق بخطوات إضافية، وهي سبب أن كثيراً من مخططات العمليات يُرسم مرة واحدة ويُطبع ثم لا ينظر إليه أحد؛ فالجميع يعرف المسار السعيد أصلاً. القيمة كامنة فيما يقوله المخطط عن بقية المسارات.

للمخطط الانسيابي العامل قواعد صغيرة وصارمة. بداية واحدة. وإجراء واحد في كل مربع، مصاغ بفعل في أوله ليتضح من يفعل ماذا. وقرار يُرسم كسؤال بمخارج موسومة جميعها، حتى يعرف القارئ إلى أين يتجه. وكل تفرّع إما يعود إلى المسار الرئيسي أو ينتهي بنقطة إنهاء خاصة به؛ لأن خطاً يتوقف في الهواء يعني أن لا أحد يعرف ما يحدث بعده، وهذا بالضبط هو الوضع الذي أُنشئ المخطط لإصلاحه.

المثال أدناه عملية اعتماد فواتير حقيقية، تُبنى على خمس مراحل. راقب ما يحدث في كل مرحلة: يصبح المخطط مفيداً في اللحظة التي تصل فيها الاستثناءات: الفاتورة المكرّرة، والسعر الذي لا يطابق أمر الشراء، والاستفسار الذي يعود إلى المورّد ثم يدخل المسار من جديد في موضع أعلى. هذه التفرعات الثلاثة هي كل سبب تفوّق المخطط على قائمة التحقق.

شاهد مخططاً انسيابياً للعملية وهو يُبنى

خمس مراحل من مسار اعتماد فواتير حقيقي. تنقّل بينها: كل مرحلة تضيف القاعدة التالية من قواعد المخطط الانسيابي.

1. مُطلِق واحد وخطوة أولى

   كل مخطط انسيابي يبدأ بشكل بداية واحد بالضبط، وهو يسمّي حدثاً لا نشاطاً: وصول فاتورة، لا «معالجة الفواتير». وإن كان لمخططك بدايتان فأنت ترسم عمليتين لا عملية واحدة.

2. اطرح السؤال الأول

   المعيّن سؤال («هل الفاتورة مكرّرة؟») وكلا المخرجين موسوم. لاحظ أن مسار «نعم» لا يتلاشى: إنه ينتهي بنقطة إنهاء خاصة به، لأن إيقاف فاتورة مكرّرة نهاية مشروعة لهذه العملية، لا رسمة لم تكتمل.

3. افصل المسارات المختلفة فعلاً

   الفاتورة المرتبطة بأمر شراء تخضع لمطابقة ثلاثية مع الأمر وإشعار الاستلام؛ أما الفاتورة بلا أمر فتُرمَّز إلى مركز تكلفة بدلاً من ذلك. تفرّعان، لأن العمل مختلف حقاً، لا لأن أحداً أراد للمخطط أن يبدو شاملاً.

4. أعد الاستثناء إلى داخل المسار

   فرق السعر يفتح استفساراً مع المورّد، وعند حسمه يعود المسار إلى مفترق أمر الشراء بدل أن يبدأ من الصفر. الحلقات الراجعة إلى منتصف العملية أمر طبيعي؛ غير الطبيعي هو تفرّع استثناء يختفي بهدوء.

5. انتهِ عند حالة لا عند نشاط

   يُوجَّه الاعتماد حسب القيمة، ويُشترط توقيع ثانٍ فوق الحد، وينتهي المخطط عند «سداد المورّد وإرسال إشعار الحوالة»، حالة يمكنك التحقق منها. أما «معالجة الدفع» فنشاط، والنشاط لا يصلح خط نهاية أبداً.

كيف تعمل

1. اكتب المُطلِق وخط النهاية أولاً

   قبل أي مربع: ما الحدث الذي يبدأ هذه العملية، وما الحالة التي تعني أنها انتهت؟ هاتان الجملتان تحدّدان النطاق، ومعظم الخلافات حول أي مخطط انسيابي تتضح أنها خلافات على الحدود لا على الخطوات. واكتب خط النهاية كحالة («سداد المورّد») لا كنشاط.

2. اسرد الخطوات كصفوف لا كرسمة

   في QueryChart افتح مخططاً جديداً واكتب الخطوات في عمود Box text بمعدل خطوة لكل صف. وقاوم رغبة ترتيب أي شيء. القائمة أسرع في النقاش من الرسم، والتخطيط يُولَّد لك؛ فالتوجيه يتولاه التطبيق، ولا يصمد شيء مما تفعله يدوياً هنا على أي حال.

3. اربط الصفوف بالأرقام

   يأخذ عمود Line to رقم صف الخطوة التالية، فالصف 2 حين يشير إلى 3 يرسم السهم. واكتب عدة أرقام مفصولة بفواصل حين تقود الخطوة إلى أكثر من موضع. هذا هو كامل الربط في QueryChart، وهو سبب قدرة شخص لم يستخدم أداة رسم قط على تعديل المخطط.

4. حوّل كل «إذا» في ملاحظاتك إلى قرار

   في كل موضع تقول فيه ملاحظاتك «إذا» أو «ما لم» أو «بحسب»، اضبط Shape لذلك الصف على Decision وأعد صياغة الوسم كسؤال. ثم ضع الإجابات في عمود Line text («نعم»، «لا»، «فوق 10,000») حتى يقول كل مخرج أي حالة يمثّل. المفترق بلا وسم هو أشيع سبب يجعل المخطط غير قابل للتتبّع.

5. ارسم مسار الاستثناء

   خذ التفرّع غير السعيد من كل قرار وتتبّعه حتى خاتمة حقيقية: هل يعود إلى خطوة سابقة، أم يُسلَّم إلى شخص آخر، أم ينتهي؟ وامنحه شكل نقطة إنهاء حين ينتهي. هذا هو الجزء الذي يتخطاه الناس، وهو الجزء الذي يحتاجه القراء فعلاً؛ فلا أحد يفتح خريطة عملية ليعرف ما يحدث حين يسير كل شيء على ما يرام.

6. راجعه مع من ينفّذ العمل

   اقرأ المخطط بصوت مسموع على من يدير العملية واسأله أين هو خطأ. توقّع أن تجد خطوة واحدة هي في الحقيقة ثلاث، وتفرّعاً لم يدوّنه أحد من قبل. صحّح ذلك في الصفوف، ثم شارك المخطط وضع عليه اعتماداً حتى تكون النسخة التي ينظر إليها الناس هي النسخة المتفق عليها لا لقطة شاشة في عرض تقديمي لأحدهم.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• قرارات مصاغة كعبارات خبرية

  «اعتماد المدير» خطوة، أما «هل يعتمد المدير؟» فقرار. وإن لم يُقرأ المعيّن كسؤال، تعذّر وسم الخطين الخارجين منه وسماً معقولاً، واضطر القارئ إلى تخمين أيهما ينطبق عليه.

• تفرّعات تتوقف في الهواء

  كل خط يجب أن يصل إلى موضع: خطوة أخرى، أو نقطة إنهاء. والتفرّع الذي ينتهي بلا شيء هو اعتراف المخطط بأن لا أحد يعرف ما يحدث في تلك الحالة، وهي معلومة تستحق المعرفة، لكن ينبغي إصلاحها لا رسمها.

• مربع واحد يؤدي ثلاثة أعمال

  «المراجعة والاعتماد والحفظ» ثلاثة مربعات تختبئ بينها نقطتا إخفاق محتملتان. وإذا احتاج وسم الخطوة إلى «و»، فهي غالباً أكثر من خطوة، والتسليم الذي لا تراه هو حيث يسكن التأخير.

• رسم العملية التي تتمنّاها

  ارسم العملية كما هي أولاً، بما فيها الاستثناءات والحلول الالتفافية، حتى لو كانت محرجة. فمخطط «كما ينبغي أن تكون» يُرسم قبل أن يتفق أحد على ما يحدث اليوم هو مقترح، وينبغي أن يُوسم بذلك.

أنشئ مخططك الانسيابي للعملية

ابدأ من مثال اعتماد الفواتير أعلاه، أو امسحه واكتب خطواتك أنت في الصفوف.

أنشئ مخططك الانسيابي للعملية

أدلة ذات صلة

• كيفية إنشاء مخطط المسارات (Swimlane)
• كيفية رسم نقاط التسليم في العملية
• كيفية تحسين عملية الأعمال

الأسئلة الشائعة

ما الأشكال التي أحتاجها لمخطط انسيابي للعملية؟

أربعة أشكال تحمل كل شيء تقريباً: نقطة إنهاء للبداية ولكل حالة انتهاء، ومستطيل للإجراء، ومعيّن للقرار، وشكل مستند لخطوة تنتج سجلاً: نموذج موقّع، أو تقرير، أو قيد مسجّل. ويوفّر QueryChart أيضاً نقطتي إنهاء بصيغة رفض ونجاح، وهو مفيد لأن للمخطط عادةً أكثر من طريقة للانتهاء، وتلوينها تلويناً مختلفاً يجعل النهايات غير السعيدة ظاهرة من نظرة واحدة.

إلى أي حد ينبغي أن يكون المخطط الانسيابي مفصّلاً؟

مفصّل بما يكفي ليتبعه شخص لا يؤدي هذا العمل، ولا أكثر. اختبار عملي: إن أمكن تسليم الخطوة إلى فريق آخر دون شرح إضافي، فهي مربع واحد. وإن استغرق شرحها فقرة كاملة، فهي على الأرجح عملية فرعية تستحق مخططاً خاصاً بها يُربط من هذا المخطط. ومن خمسة عشر إلى خمسة وعشرين مربعاً هو النطاق الذي تبقى فيه معظم العمليات التشغيلية مقروءة على شاشة واحدة.

ما الفرق بين المخطط الانسيابي للعملية وخريطة العملية؟

المخطط الانسيابي يُظهر التسلسل والمنطق: ماذا يحدث، وبأي ترتيب، وبأي قرارات. أما خريطة العملية فتضيف السياق حول ذلك التسلسل: من يملك كل خطوة، وفي أي نظام تجري، وما المدخل وما المخرج. وعملياً يدور الفرق حول المسارات في الأغلب: في اللحظة التي تقسّم فيها المسار بحسب المالك تصير لديك خريطة عملية، وهي عادةً النسخة الجديرة بالاقتناء لأي عمل يعبر حدود فريق.

هل يجب أن تكون القرارات دائماً بنعم أو لا؟

لا، لكن يجب أن تكون شاملة ويستبعد بعضها بعضاً. فالانقسام الثلاثي على نوع التغيير (قياسي، اعتيادي، طارئ) سليم ما دام كل طلب يقع في واحد منها بالضبط. ما يكسر المخطط هو قرار لا تغطي مخارجه الموسومة كل الحالات، لأن القارئ الذي غابت حالته لا يجد إلى أين يذهب فيخترع مساراً من عنده.