Vorlage für ein einfaches Prozess-Flussdiagramm
Einfaches Prozess-Flussdiagramm vom Antrag bis zum Abschluss: ein Start, vier beschriftete Entscheidungen, eine beim zweiten Mangel begrenzte Nacharbeitsschleife und drei getrennte Endpunkte. Der kleinste vollständige Ablauf.
Was ist vorlage für ein einfaches prozess?
Wer nach einer Vorlage für ein einfaches Prozess-Flussdiagramm sucht, findet meist eines von zwei Dingen: eine leere Zeichenfläche mit einem Startsymbol darauf, oder das zwanzigstufige Verfahren eines fremden Unternehmens aus einer Branche, in der Sie nicht tätig sind. Keines von beiden ist ein Anfang. Die leere Fläche gibt Ihnen keine Struktur, an der Sie sich reiben können, und ein fertiges Diagramm für einen anderen Prozess muss erst zerlegt werden, bevor daraus irgendetwas wiederverwendbar ist. Brauchbar ist, was dazwischen liegt: ein Gerüst, kurz genug, um es auf einen Blick zu lesen, das aber schon jeden strukturellen Gedanken zeigt, den Sie brauchen werden. Genau das ist diese Vorlage: ein allgemeiner Antrag, gestellt, geprüft, bearbeitet, kontrolliert und abgeschlossen.
Die strukturellen Fehler in einem ersten Flussdiagramm sind fast immer dieselben vier. Es gibt mehr als einen Startpunkt, sodass niemand sagen kann, was die Arbeit auslöst. Die Entscheidungspfeile sind unbeschriftet, sodass eine Raute mit zwei Ausgängen dem Leser mitteilt, dass hier ein Urteil gefällt wird, aber nicht, wohin es danach geht. Die Nacharbeitsschleife hat keine Grenze, sodass alles, was die Prüfung nicht besteht, ohne Ausweg immer wieder zur Korrektur zurückgeschickt wird. Und es gibt einen einzigen Endpunkt, meist ein Kasten mit der Aufschrift „Fertig“, der jeden zurückgezogenen, abgebrochenen und ungelösten Fall unsichtbar macht. Arbeit endet auf mehrere verschiedene Weisen. Ein Diagramm, das nur eine davon zulässt, beschreibt einen Prozess, den so niemand durchlaufen hat.
Das Diagramm unten ist als fünf Phasen über drei Rollen gezeichnet, denn ein Prozess-Flussdiagramm bleibt ehrlich, wenn die Spalten das Wann und die Bahnen das Wer benennen. Es läuft von einem Start zu drei verschiedenen Endpunkten und erreicht sie über vier beschriftete Entscheidungen. Zwei davon lassen die meisten weg: die Rückgabe an den Antragsteller, wenn ein Antrag ohne ausreichende Angaben eintrifft, und eine begrenzte Nacharbeitsschleife: Der erste Mangel geht zur Korrektur zurück, der zweite wird eskaliert statt erneut in die Runde geschickt. Jeder Zweig führt entweder in den Fluss zurück oder endet an einem benannten Endpunkt. Löschen Sie, was Sie nicht tun, benennen Sie den Rest um, und es ist Ihr Prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Phasenspalten (Antrag, Prüfung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss) gekreuzt mit drei Rollenbahnen: Antragsteller, Prozessverantwortlicher und Prüfer.
- Ein einziger Start, „Antrag stellen“, unmittelbar gefolgt von „Bedarf und Termin beschreiben“, sodass der Auslöser und die Mindestangaben, die ein Antrag tragen muss, beide im Diagramm stehen statt vorausgesetzt zu werden.
- Ein Tor „Angaben ausreichend?“, dessen Nein-Zweig zu „Angaben ergänzen?“ führt und den Antrag entweder zurück zu „Antrag in die Warteschlange aufnehmen“ schickt oder bei „Antrag zurückgezogen“ beendet.
- Abnahmekriterien, die in der Bahn des Prüfers bei „Abnahmekriterien vereinbaren“ festgelegt werden, bevor „Arbeit ausführen“ beginnt, mit „Ergebnis dokumentieren“ zwischen Arbeit und Prüfung, damit der Prüfer überhaupt etwas zu lesen hat.
- Eine Entscheidung „Abnahmekriterien erfüllt?“ mit drei beschrifteten Ausgängen statt zwei: erfüllt, ein erster Mangel, der zu „Arbeit ausführen“ zurückführt, und ein zweiter Mangel, der die Schleife verlässt und zu „Wiederholten Mangel an den Prozessverantwortlichen eskalieren“ geht.
- Drei getrennte Endpunkte: „Antrag abgeschlossen“ nach „Ergebnis mit dem Antragsteller bestätigen“, „Antrag zurückgezogen“, wenn die fehlenden Angaben nie eintreffen, und „Ohne erfüllte Kriterien geschlossen“, wenn „Vorgehen ändern oder Antrag schließen?“ die Eskalation in die andere Richtung auflöst.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie sollen zum ersten Mal einen Prozess dokumentieren, und alles, was Sie bisher gefunden haben, ist entweder eine leere Fläche oder ein zwanzigstufiger Ablauf aus einem fremden Unternehmen.
- Ein Prozess läuft schon und funktioniert im Wesentlichen, wurde aber nie gezeichnet: Jeder kann seinen eigenen Teil beschreiben, und niemand kann die Übergaben dazwischen beschreiben.
- Sie bringen jemandem das Zeichnen von Flussdiagrammen bei und brauchen ein kleines, vollständiges Beispiel mit einem einzigen Start, beschrifteten Entscheidungsausgängen, einer begrenzten Schleife und mehr als einem Ende.
- Anträge erreichen die ausführende Person halb spezifiziert, und Sie müssen zeigen, wo sie zurückgehen, statt stillschweigend aufgefangen zu werden.
- Arbeit läuft immer wieder durch die Prüfschleife, und niemand kann sagen, ab wann sie eskaliert statt erneut korrigiert werden soll.
So funktioniert es
Benennen Sie die fünf Phasen nach Ihren eigenen Stufen um
Antrag, Prüfung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss sind Platzhalter für Annahme, Triage, Ausführung, Verifizierung und Abschluss. Ersetzen Sie sie durch die Bezeichnungen, die Ihr Team ohnehin ausspricht. Wenn Sie überhaupt keine Verifizierungsstufe haben, führen Sie Kontrolle mit Umsetzung zusammen, statt eine leere Spalte stehen zu lassen, die eine Prüfung suggeriert, die niemand durchführt.
Benennen Sie die drei Rollen, und halten Sie den Prüfer getrennt
Ersetzen Sie Antragsteller, Prozessverantwortlicher und Prüfer durch Ihre echten Rollen: Eine Bahn je entscheidender Stelle, nicht je Person. Die eine Zusammenführung, der Sie widerstehen sollten, ist die von Prüfer und ausführender Person in einer Bahn. Wenn es dieselbe Person ist, ist der Kontrollschritt Dekoration, und das sollten Sie im Diagramm auch so schreiben, statt eine Prüfung zu zeichnen, die nie scheitert.
Schreiben Sie Ihre Mindestangaben in die zweite Zeile
„Bedarf und Termin beschreiben“ ist absichtlich unbestimmt, weil Ihre Pflichtangaben nicht unsere sind. Nennen Sie sie ausdrücklich: was gewünscht ist, warum, bis wann und wer Ansprechpartner ist. Genau diese Liste prüft die Entscheidung „Angaben ausreichend?“ zwei Zeilen später ab: Schreiben Sie sie einmal in das Kommentarfeld und verwenden Sie sie an beiden Stellen.
Setzen Sie Ihre eigene Grenze für die Nacharbeit
Die Prüfentscheidung eskaliert beim zweiten Mangel. Wenn Ihr Prozess tatsächlich drei Versuche vor der Eskalation zulässt, ergänzen Sie einen Zweig und schreiben Sie es hin; lässt er keinen zu, löschen Sie den Rückpfeil zu „Arbeit ausführen“ und schicken Sie jeden Mangel direkt in die Eskalation. Entscheidend ist, dass die Schleife einen benannten Ausgang hat, denn eine unbegrenzte Schleife ist der Weg, auf dem Arbeit ein Quartal lang verschwindet.
Entscheiden Sie, wen die Eskalation erreicht und was diese Person darf
„Vorgehen ändern oder Antrag schließen?“ setzt voraus, dass irgendjemand einen Antrag ungelöst schließen darf. Wenn das in Ihrer Organisation niemand darf, löschen Sie „Ohne erfüllte Kriterien geschlossen“ und lassen Sie die Eskalation immer zu „Abnahmekriterien vereinbaren“ zurückführen, und sagen Sie dann offen, dass der Prozess keine Möglichkeit zu enden hat, und benennen Sie, wer dieses Risiko trägt.
Verwenden Sie nur die Formen, die Sie wirklich brauchen
Dieses Diagramm verwendet sechs Arten von Kasten und keine mehr: einen Start, einfache Prozessschritte, Entscheidungen, einen Dokumentationsschritt und dazwischen zwei Arten von Endpunkt für seine drei Enden. Das ist Absicht. Microsofts Hinweise zur eigenen Vorlage Basic Flowchart besagen, dass jede Form die Bedeutung tragen kann, auf die sich die Personen verständigen, die die Flussdiagramme erstellen und lesen werden, und dass die meisten Flussdiagramme nur drei oder vier der Formen verwenden. Verständigen Sie sich auf einen kleinen Satz, schreiben Sie auf, was jede Form bedeutet, und hören Sie dort auf.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Stufen besteht ein einfaches Prozess-Flussdiagramm?
Im allgemeinen Fall aus fünf. Annahme, wo die Arbeit beantragt und beschrieben wird. Prüfung, wo jemand entscheidet, ob der Antrag vollständig genug ist, um daran zu arbeiten. Ausführung, wo die Arbeit gemacht und dokumentiert wird. Verifizierung, wo eine zweite Person das Ergebnis an vorher vereinbarten Kriterien misst. Abschluss, wo das Ergebnis bestätigt und der Antrag formal geschlossen wird. Das Diagramm oben verwendet genau diese fünf als Phasenspalten (Antrag, Prüfung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss), denn fast jeder operative Prozess, von einem Instandhaltungsauftrag bis zu einer Dokumentenänderung, passt in dieses Rückgrat, sobald Sie aufhören, die Stufen nach der zuständigen Abteilung zu benennen.
Wer verantwortet einen so gezeichneten Prozess?
Drei Rollen mit drei verschiedenen Verantwortungen. Der Antragsteller verantwortet die Angaben: Ist der Antrag unvollständig, kann der Prozess nicht beginnen, und das Diagramm gibt ihn zurück statt zu raten. Der Prozessverantwortliche verantwortet den Ablauf selbst: die Warteschlange, die Zuordnung, den Termin und die Eskalation, wenn die Prüfung zweimal scheitert. Der Prüfer verantwortet die Kriterien und wendet sie an; deshalb werden die Kriterien in seiner Bahn vereinbart, bevor die Arbeit beginnt, statt sie im Kontrollschritt zu erfinden. Geben Sie dem Prozessverantwortlichen die Verantwortung von Anfang bis Ende. Ohne eine benannte Person gehört ein Antrag, der zwischen zwei Bahnen liegen bleibt, niemandem, und das ist der häufigste Weg, auf dem Arbeit verloren geht.
Was soll passieren, wenn Arbeit die Prüfung zweimal nicht besteht?
Sie soll die Runde verlassen. Der erste Mangel ist normal: Der Prüfer benennt die konkreten Lücken, und die Arbeit geht zur Korrektur zurück. Ein zweiter Mangel am gleichen Vorgang bedeutet, dass etwas anderes als der Aufwand nicht stimmt: Die Kriterien waren unklar, das gewählte Vorgehen kann sie nicht erfüllen, oder der Antrag selbst war nicht erreichbar. Ihn ein drittes Mal in die Runde zu schicken, wiederholt dasselbe Ergebnis nur langsamer. In diesem Diagramm wird der zweite Mangel an den Prozessverantwortlichen eskaliert, der zwischen einem geänderten Vorgehen (das zu dem Punkt zurückführt, an dem die Abnahmekriterien vereinbart werden) und einem ungelösten Abschluss wählt. Beide Ergebnisse werden erfasst. Keines lässt die Arbeit in der Schwebe.
Haben Formen im Flussdiagramm eine feste Bedeutung?
Weniger, als die meisten annehmen. Es gibt verbreitete Konventionen (ein abgerundeter Kasten für Start oder Ende, ein Rechteck für einen Schritt, eine Raute für eine Entscheidung), und wer sie einhält, macht ein Diagramm für Fremde leichter lesbar. Microsofts eigene Dokumentation zur Vorlage Basic Flowchart stellt aber ausdrücklich fest, dass jede Form die Bedeutung tragen kann, auf die sich die Personen verständigen, die die Flussdiagramme erstellen und lesen werden, und weist darauf hin, dass die meisten Flussdiagramme nur drei oder vier der Formen verwenden. Es gibt also keine Formenbibliothek, die Sie vorher lernen müssten. Wählen Sie eine Handvoll, erklären Sie sie in einer Legende und bleiben Sie dabei. Klarheit kommt von den beschrifteten Entscheidungsausgängen, nicht von der Geometrie.