Vorlage für ein einfaches Prozess-Flussdiagramm
Einfaches Prozess-Flussdiagramm vom Antrag bis zum Abschluss: ein Start, vier beschriftete Entscheidungen, eine beim zweiten Mangel begrenzte Nacharbeitsschleife und drei getrennte Endpunkte. Der kleinste vollständige Ablauf.
So funktioniert es
Benennen Sie die fünf Phasen nach Ihren eigenen Stufen um
Antrag, Prüfung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss sind Platzhalter für Annahme, Triage, Ausführung, Verifizierung und Abschluss. Ersetzen Sie sie durch die Bezeichnungen, die Ihr Team ohnehin ausspricht. Wenn Sie überhaupt keine Verifizierungsstufe haben, führen Sie Kontrolle mit Umsetzung zusammen, statt eine leere Spalte stehen zu lassen, die eine Prüfung suggeriert, die niemand durchführt.
Benennen Sie die drei Rollen, und halten Sie den Prüfer getrennt
Ersetzen Sie Antragsteller, Prozessverantwortlicher und Prüfer durch Ihre echten Rollen — eine Bahn je entscheidender Stelle, nicht je Person. Die eine Zusammenführung, der Sie widerstehen sollten, ist die von Prüfer und ausführender Person in einer Bahn. Wenn es dieselbe Person ist, ist der Kontrollschritt Dekoration, und das sollten Sie im Diagramm auch so schreiben, statt eine Prüfung zu zeichnen, die nie scheitert.
Schreiben Sie Ihre Mindestangaben in die zweite Zeile
„Bedarf und Termin beschreiben“ ist absichtlich unbestimmt, weil Ihre Pflichtangaben nicht unsere sind. Nennen Sie sie ausdrücklich: was gewünscht ist, warum, bis wann und wer Ansprechpartner ist. Genau diese Liste prüft die Entscheidung „Angaben ausreichend?“ zwei Zeilen später ab — schreiben Sie sie einmal in das Kommentarfeld und verwenden Sie sie an beiden Stellen.
Setzen Sie Ihre eigene Grenze für die Nacharbeit
Die Prüfentscheidung eskaliert beim zweiten Mangel. Wenn Ihr Prozess tatsächlich drei Versuche vor der Eskalation zulässt, ergänzen Sie einen Zweig und schreiben Sie es hin; lässt er keinen zu, löschen Sie den Rückpfeil zu „Arbeit ausführen“ und schicken Sie jeden Mangel direkt in die Eskalation. Entscheidend ist, dass die Schleife einen benannten Ausgang hat, denn eine unbegrenzte Schleife ist der Weg, auf dem Arbeit ein Quartal lang verschwindet.
Entscheiden Sie, wen die Eskalation erreicht und was diese Person darf
„Vorgehen ändern oder Antrag schließen?“ setzt voraus, dass irgendjemand einen Antrag ungelöst schließen darf. Wenn das in Ihrer Organisation niemand darf, löschen Sie „Ohne erfüllte Kriterien geschlossen“ und lassen Sie die Eskalation immer zu „Abnahmekriterien vereinbaren“ zurückführen — und sagen Sie dann offen, dass der Prozess keine Möglichkeit zu enden hat, und benennen Sie, wer dieses Risiko trägt.
Verwenden Sie nur die Formen, die Sie wirklich brauchen
Dieses Diagramm verwendet sechs Arten von Kasten und keine mehr: einen Start, einfache Prozessschritte, Entscheidungen, einen Dokumentationsschritt und dazwischen zwei Arten von Endpunkt für seine drei Enden. Das ist Absicht. Microsofts Hinweise zur eigenen Vorlage Basic Flowchart besagen, dass jede Form die Bedeutung tragen kann, auf die sich die Personen verständigen, die die Flussdiagramme erstellen und lesen werden, und dass die meisten Flussdiagramme nur drei oder vier der Formen verwenden. Verständigen Sie sich auf einen kleinen Satz, schreiben Sie auf, was jede Form bedeutet, und hören Sie dort auf.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Stufen besteht ein einfaches Prozess-Flussdiagramm?
Im allgemeinen Fall aus fünf. Annahme, wo die Arbeit beantragt und beschrieben wird. Prüfung, wo jemand entscheidet, ob der Antrag vollständig genug ist, um daran zu arbeiten. Ausführung, wo die Arbeit gemacht und dokumentiert wird. Verifizierung, wo eine zweite Person das Ergebnis an vorher vereinbarten Kriterien misst. Abschluss, wo das Ergebnis bestätigt und der Antrag formal geschlossen wird. Das Diagramm oben verwendet genau diese fünf als Phasenspalten — Antrag, Prüfung, Umsetzung, Kontrolle und Abschluss — denn fast jeder operative Prozess, von einem Instandhaltungsauftrag bis zu einer Dokumentenänderung, passt in dieses Rückgrat, sobald Sie aufhören, die Stufen nach der zuständigen Abteilung zu benennen.
Wer verantwortet einen so gezeichneten Prozess?
Drei Rollen mit drei verschiedenen Verantwortungen. Der Antragsteller verantwortet die Angaben: Ist der Antrag unvollständig, kann der Prozess nicht beginnen, und das Diagramm gibt ihn zurück statt zu raten. Der Prozessverantwortliche verantwortet den Ablauf selbst — die Warteschlange, die Zuordnung, den Termin und die Eskalation, wenn die Prüfung zweimal scheitert. Der Prüfer verantwortet die Kriterien und wendet sie an; deshalb werden die Kriterien in seiner Bahn vereinbart, bevor die Arbeit beginnt, statt sie im Kontrollschritt zu erfinden. Geben Sie dem Prozessverantwortlichen die Verantwortung von Anfang bis Ende. Ohne eine benannte Person gehört ein Antrag, der zwischen zwei Bahnen liegen bleibt, niemandem — und das ist der häufigste Weg, auf dem Arbeit verloren geht.
Was soll passieren, wenn Arbeit die Prüfung zweimal nicht besteht?
Sie soll die Runde verlassen. Der erste Mangel ist normal: Der Prüfer benennt die konkreten Lücken, und die Arbeit geht zur Korrektur zurück. Ein zweiter Mangel am gleichen Vorgang bedeutet, dass etwas anderes als der Aufwand nicht stimmt — die Kriterien waren unklar, das gewählte Vorgehen kann sie nicht erfüllen, oder der Antrag selbst war nicht erreichbar. Ihn ein drittes Mal in die Runde zu schicken, wiederholt dasselbe Ergebnis nur langsamer. In diesem Diagramm wird der zweite Mangel an den Prozessverantwortlichen eskaliert, der zwischen einem geänderten Vorgehen — das zu dem Punkt zurückführt, an dem die Abnahmekriterien vereinbart werden — und einem ungelösten Abschluss wählt. Beide Ergebnisse werden erfasst. Keines lässt die Arbeit in der Schwebe.
Haben Formen im Flussdiagramm eine feste Bedeutung?
Weniger, als die meisten annehmen. Es gibt verbreitete Konventionen — ein abgerundeter Kasten für Start oder Ende, ein Rechteck für einen Schritt, eine Raute für eine Entscheidung — und wer sie einhält, macht ein Diagramm für Fremde leichter lesbar. Microsofts eigene Dokumentation zur Vorlage Basic Flowchart stellt aber ausdrücklich fest, dass jede Form die Bedeutung tragen kann, auf die sich die Personen verständigen, die die Flussdiagramme erstellen und lesen werden, und weist darauf hin, dass die meisten Flussdiagramme nur drei oder vier der Formen verwenden. Es gibt also keine Formenbibliothek, die Sie vorher lernen müssten. Wählen Sie eine Handvoll, erklären Sie sie in einer Legende und bleiben Sie dabei. Klarheit kommt von den beschrifteten Entscheidungsausgängen, nicht von der Geometrie.