So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm in Visio
Bahnenoperationen in Visio im Detail: die Ausrichtung wählen, die vier dokumentierten Wege zu einer neuen Bahn, Beschriftungen benennen und drehen, Bahnen am Kopf umsortieren, und warum Löschen den Inhalt mitnimmt.
Swimlane-Diagramme beginnen in Visio mit der Vorlage Cross Functional Flowchart, in der Bahnen Listencontainer sind, die Sie über die Multifunktionsleiste ergänzen, benennen und umsortieren, während Phasen eigene Separator-Formen sind, die Sie darüber ablegen.
Kurz gesagt
- Die Ausrichtung wird beim Öffnen der Vorlage gewählt und lässt sich danach auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart ändern.
- Es gibt vier dokumentierte Wege, eine Bahn zu ergänzen; die Beschriftungsleiste liest Function, bis Sie sie doppelklicken und tippen.
- Phasen sind keine Bahneneinstellung. Sie sind Separator-Formen aus der Schablone, auf die Bahnen gelegt, um einen Phasenwechsel zu markieren.
- Eine Bahn zu löschen löscht jede Form darin. Microsofts Umweg ist, diese Formen vorher vollständig aus dem Diagramm zu verschieben.
- Bahnen sortieren Sie um, indem Sie einen Kopf mit dem Pointer Tool ziehen, bis die orange Verbindungsmarkierung erscheint; eine grüne Hervorhebung bestätigt, dass eine Form wirklich enthalten ist.
Bahnen beantworten wer, Phasen beantworten wann, und Visio baut beides anders
Öffnen Sie die Vorlage Cross Functional Flowchart, wählen Sie eine Ausrichtung, wenn Visio danach fragt, und benennen Sie dann jede Bahn, indem Sie ihre Beschriftungsleiste doppelklicken und das Wort Function überschreiben. Bahnen lassen sich auf vier dokumentierten Wegen ergänzen: mit der rechten Maustaste auf einen Bahnenkopf klicken und Insert 'Swimlane' Before oder After wählen, über eine Bahnenecke fahren und den Pfeil Insert 'Swimlane' Shape anklicken, die Gruppe Insert auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart nutzen oder eine Swimlane-Form aus der Schablone ziehen. Umsortiert wird, indem Sie mit dem Pointer Tool auf einen Kopf klicken und ziehen, bis die orange Verbindungsmarkierung erscheint. Phasen sind eine eigene Sache und der Grund, warum dieser Diagrammtyp mehr Arbeit ist, als er aussieht: Sie sind überhaupt keine Eigenschaft einer Bahn, sondern Separator-Formen, die Sie auf die Bahnen ziehen.
Ein Swimlane-Diagramm erhebt zwei Ansprüche gleichzeitig, und Visio behandelt sie sehr unterschiedlich. Die Bahnen sind eine Aussage über Verantwortung: Dieser Schritt gehört den Finanzen, jener dem Team für den Veranstaltungsort, und ein Pfeil über eine Grenze ist eine Übergabe, die jemand annehmen muss. Die Phasen sind eine Aussage über Zeit: Alles links von dieser Linie passiert, bevor das Budget freigegeben ist. In der fertigen Zeichnung sehen sie aus wie dasselbe Mobiliar, Bänder und Balken, die den Ablauf rahmen. Strukturell haben sie nichts miteinander zu tun. Eine Bahn ist ein Objekt, das seinen Inhalt besitzt und für Sie neu anordnet. Eine Phase ist eine Form, die darauf liegt. Eine Bahn zu ergänzen ist ein Befehl in der Multifunktionsleiste; eine Phase zu ergänzen ist Zeichnen.
Dieser Unterschied wird am wichtigsten, sobald Sie zu bearbeiten anfangen. Microsoft dokumentiert Swimlanes als Listen, „besondere Arten von Containern“, in denen „jedes Element, das Sie einer Liste hinzufügen, automatisch in einer Reihenfolge angeordnet wird“: deshalb numerieren und beabstanden Bahnen sich beim Einfügen selbst, und deshalb nimmt eine verschobene Bahn ihre Formen mit. Und deshalb nimmt eine gelöschte Bahn sie ebenfalls mit. Microsoft schreibt das Verhalten unmissverständlich: auf den Kopf der Swimlane klicken, die Sie löschen wollen, Delete drücken, und „alle in der Swimlane enthaltenen Formen werden ebenfalls gelöscht“. Die Containerbefehle, nach denen man an dieser Stelle greift, Disband Container und Lock Container, sind für Container dokumentiert und nicht für Swimlanes, rechnen Sie also nicht damit, eine Bahn auflösen zu können, um ihren Inhalt zu retten.
Zwei praktische Hinweise vor der Anleitung. Microsofts eigene Benennung ist inkonsistent: Der How-to-Artikel nennt die Vorlage „Cross Functional Flowchart“, die Registerkarte liest „Cross-functional Flowchart“ und die Schablone heißt „Cross-Functional Flowchart Shapes“, suchen Sie also unscharf statt exakt. Und funktionsübergreifende Flussdiagramme sind auf dem Desktop eine Funktion der Standard-Edition und kein Professional-Extra; die Browser-Geschichte und die vorgelagerte Frage, ob Ihr Prozess überhaupt Bahnen braucht, gehören zu /de/guides/funktionsuebergreifendes-flussdiagramm-in-visio. Das Beispiel unten ist dieselbe Form, als Zeilen gebaut: eine Veranstaltung vom Briefing bis zur Nachbereitung, mit Verantwortlichem und Phase in zwei Tabellenspalten. Sehen Sie sich an, was die beiden Achsen tun, und entscheiden Sie dann, welche von beiden Sie lieber bearbeiten.
Zwei Achsen, die wirklich arbeiten: eine Veranstaltung vom Briefing bis zur Nachbereitung
Derselbe Prozess als Zeilen gebaut, in denen das verantwortliche Team und die Phase zwei Spalten sind statt eines Containers und einer Separator-Form.
Ein Pfeil, eine Übergabe
Zeile 1, „Briefing und Zieltermin abstimmen“, liegt beim Organisator. Zeile 2, „Veranstaltungsorte auswählen und Termin vormerken“, liegt bei Veranstaltungsort und Betrieb. Zwei Zeilen und ein Pfeil, und der Pfeil kreuzt schon eine Bahngrenze: das ist das ganze Argument dafür, überhaupt Bahnen zu zeichnen.
Die erste Entscheidung wechselt in die Finanzen
„Finanzen genehmigen das Budget?“ ist die erste Raute, und sie liegt in der Bahn Finanzen und nicht bei der Person, die das Budget in Zeile 3 aufgebaut hat. Ihr Weg Abgelehnt erreicht „Kleinere Variante machbar?“ zurück in der Bahn des Organisators, was den Ablauf erneut auf Zeile 3 schickt, um die Zahlen neu zu bauen.
Der Stichtag sechs Wochen vorher und seine zwei Auswege
„Vertrag bis sechs Wochen vorher unterschrieben?“ ist ein Datum mit Folgen: danach sind Druck, Anreise der Referenten und der Mindestumsatz für Catering gegen einen Raum verpflichtet, für den kein Vertrag existiert. Der Weg Nicht unterschrieben gibt an den Organisator zurück, der den Ablauf entweder auf Zeile 2 für einen anderen Ort zurückführt oder ihn bei „Veranstaltung auf neuen Termin verschoben“ beendet.
Fünf Phasen, vier Bahnen, ein Diagramm
Der vollständige Prozess läuft von links nach rechts durch Briefing, Budget, Werbung, Durchführung und Nachbereitung und bewegt sich dabei auf und ab zwischen Organisator, Marketing, Finanzen sowie Veranstaltungsort und Betrieb. „Zusätzlich bewerben und direkt ansprechen“ führt auf einem Pfeil mit der Beschriftung Nachzählen bei zwei Wochen zurück zu „Anmeldungen im Plan vier Wochen vorher?“, dasselbe Tor wird also zweimal gefragt. Beide Achsen sind Spalten in den Zeilen, keine von beiden kann also versehentlich gelöscht werden.
So funktioniert es
Die Vorlage Cross Functional Flowchart öffnen und eine Ausrichtung wählen
Starten Sie Visio, klicken Sie unter Categories auf Flowchart, wählen Sie die Vorlage Cross Functional Flowchart und dann Create. Fragt Visio nach, wählen Sie Horizontal oder Vertical für die Ausrichtung der Swimlanes und bestätigen mit OK. Horizontal setzt die Bahnenköpfe an den linken Rand und lässt den Ablauf über die Seite laufen, was die üblichere Wahl für einen Prozess mit mehreren Verantwortlichen ist. In der Desktop-App ist die Ausrichtung nicht endgültig: Sie lässt sich danach über die Registerkarte Cross-functional Flowchart ändern. Die Vorlage lädt dieselbe Formenschablone wie das einfache Flussdiagramm, mit ein paar Swimlanes bereits auf der Seite als Anfang.
Jede Bahn in ihrer Beschriftungsleiste benennen
Die Beschriftungsleiste einer neuen Bahn liest standardmäßig Function. Um das zu ändern, doppelklicken Sie die Leiste und tippen den Namen des Teams, der Rolle oder des Systems, dem die Schritte gehören, die Sie in diese Bahn setzen werden. Benennen Sie die Funktion einer Person und nicht die Person, damit das Diagramm ihren Weggang übersteht. Ist der Name einer Bahn eine Aufzählung, sind das meist zwei Bahnen: „Finanzen und Einkauf“ verbirgt genau die Übergabe, für die ein Swimlane-Diagramm existiert. Benennen Sie vor dem Setzen der Formen, denn die Namen sind es, die Ihnen zeigen, welche Bahnen noch fehlen.
Die fehlenden Bahnen ergänzen
Visio dokumentiert vier Wege, und sie passen zu verschiedenen Momenten. Rechtsklick auf einen Bahnenkopf und Insert 'Swimlane' Before oder Insert 'Swimlane' After, wenn Sie genau wissen, wohin die neue Bahn gehört. Über eine Bahnenecke fahren und den erscheinenden Pfeil Insert 'Swimlane' Shape anklicken, wenn Sie auf der Seite und nicht in der Multifunktionsleiste arbeiten. Die Gruppe Insert auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart nutzen, um eine anzuhängen. Oder eine Swimlane-Form aus der Schablone „Cross-Functional Flowchart Shapes“ ziehen. Weil Bahnen Listen sind, wird jede neue in die Reihenfolge eingesetzt und automatisch beabstandet; Sie richten nichts von Hand aus.
Die Phasen mit Separator-Formen markieren
Es gibt kein Phasenfeld zum Ausfüllen. Phasen kommen aus der Schablone: Suchen Sie die Separator-Form und legen Sie eine auf die Swimlanes, um einen Phasenwechsel zu markieren, und benennen Sie sie dann wie die Bahnen. Wiederholen Sie das für jede Stufe des Prozesses. Das ist der Schritt, nach dem alle in der Multifunktionsleiste suchen und den sie dort nie finden, und man sollte ihn kennen, bevor man jemandem ein Diagramm mit Stufen zusagt, denn jede Phasengrenze ist eine Form, die Sie setzen und pflegen, und keine Eigenschaft des Diagramms.
Die Schritte in ihre Bahnen setzen und die grüne Hervorhebung prüfen
Ziehen Sie eine Flussdiagrammform in die Bahn, deren Verantwortlicher diesen Schritt ausführt. Eine grüne Hervorhebung auf der Bahn beim Ablegen bestätigt, dass die Form wirklich enthalten ist und nicht nur darauf liegt, und diese Enthaltung ist es, die die Form mitreisen lässt, wenn die Bahn sich bewegt. Verkabeln Sie dann den Ablauf: Zeiger über die erste Form halten und den kleinen Pfeil wählen, der zur Zielform zeigt. Wo ein Schritt an ein anderes Team übergibt, kreuzt die Verbindung eine Bahngrenze, und über diese Kreuzungen wird tatsächlich diskutiert werden.
Die Bahnen umsortieren und die Beschriftungen aufräumen
Klicken Sie mit dem Pointer Tool auf den Kopf der Bahn, die Sie verschieben wollen, und ziehen Sie, bis die orange Verbindungsmarkierung erscheint, dann lassen Sie los; der Inhalt der Bahn kommt mit. Sortieren Sie so lange um, bis die belebtesten Übergaben zwischen benachbarten Bahnen liegen, denn eine Verbindung über drei Bahnen ist schwer zu verfolgen. Sitzt der Beschriftungstext unglücklich, drehen Sie ihn mit Rotate Lane Label in der Gruppe Design auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart und verschieben die Beschriftung selbst mit dem Text Block Tool auf der Registerkarte Home in der Gruppe Tools.
Häufige Fehler
Eine Bahn zu löschen löscht alles darin
Das ist der Fehler, der einen Nachmittag kostet. Microsofts Formulierung lässt keinen Spielraum: auf den Kopf der Swimlane klicken, die Sie löschen wollen, Delete drücken, und alle in der Swimlane enthaltenen Formen werden ebenfalls gelöscht. Der dokumentierte Umweg ist, die Formen vollständig aus dem funktionsübergreifenden Diagramm zu verschieben, bevor Sie die Bahn löschen, und sie danach wieder hineinzuziehen. Disband Container und Lock Container sind für Container dokumentiert, nicht für Swimlanes, es gibt also keinen unterstützten Weg, eine Bahn aufzulösen und ihren Inhalt an seinem Platz zu lassen.
Nach einer Phaseneinstellung suchen, die es nicht gibt
Bahnen kommen aus der Multifunktionsleiste, Phasen aus der Schablone. Wenn Sie die Registerkarte Cross-functional Flowchart nach einem Weg durchsuchen, eine Stufe zu ergänzen, halten Sie inne und suchen Sie stattdessen die Separator-Form und legen sie dort auf die Bahnen, wo die Phase wechselt. Planen Sie für ein Diagramm mit sinnvollen Stufen etwas mehr Zeit ein als für eines mit Bahnen allein.
Formen, die enthalten aussehen und es nicht sind
Eine ohne grüne Hervorhebung abgelegte Form liegt auf der Bahn und nicht in ihr. Alles sieht richtig aus, bis zu dem Tag, an dem Sie die Bahnen umsortieren: dann bewegt sich die Bahn und die Form bleibt, wo sie war. Ziehen Sie jede zweifelhafte Form ein wenig heraus und legen Sie sie erneut ab, mit Blick auf die Hervorhebung, bevor Sie loslassen.
Die Bahnen beschuldigen, wenn das Diagramm über mehrere Seiten druckt
Ein breites Swimlane-Diagramm, das über mehrere Blätter läuft, ist ein Problem der Seitengröße und kein Problem der Bahnen, und Bahnen zu verbreitern oder zu entfernen behebt es nicht. Öffnen Sie das Dialogfeld Page Setup über den Starter auf der Registerkarte Design, gehen Sie auf die Registerkarte Print Setup und tippen Sie unter Fit to in beide Felder eine 1.
Diese Bahnen als lebendiges Diagramm bauen
Öffnen Sie das Veranstaltungsbeispiel als eigenes Diagramm, benennen Sie die Bahnen- und Phasenspalten nach Ihren Teams und Stufen um, und sehen Sie zu, wie die Übergaben mitwandern.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Wie lösche ich in Visio eine Swimlane, ohne die Formen darin zu löschen?
Verschieben Sie die Formen vorher heraus. Microsoft dokumentiert das Löschen als destruktiv: den Kopf der Swimlane auswählen, Delete drücken, und jede in dieser Bahn enthaltene Form wird mit ihr gelöscht. Der dokumentierte Umweg ist, die Formen vollständig aus dem funktionsübergreifenden Diagramm zu verschieben, bevor Sie die Bahn löschen, und sie danach wieder hineinzubringen, mit Blick auf die grüne Enthaltungshervorhebung beim Ablegen. Erwarten Sie hier keine Rettung durch einen Containerbefehl. Disband Container und Lock Container sind für Container dokumentiert, und Swimlanes sind technisch Listen und keine gewöhnlichen Container, eine Bahn aufzulösen und ihren Inhalt zu behalten ist also kein unterstützter Weg.
Wie füge ich in Visio eine Swimlane hinzu?
Vier dokumentierte Wege, alle in der Desktop-App. Rechtsklick auf einen bestehenden Bahnenkopf und Insert 'Swimlane' Before oder Insert 'Swimlane' After, um eine relativ zu dieser Bahn zu setzen. Über eine Bahnenecke fahren und den erscheinenden Pfeil Insert 'Swimlane' Shape anklicken. Die Gruppe Insert auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart nutzen. Oder eine Swimlane-Form aus der Schablone „Cross-Functional Flowchart Shapes“ auf die Seite ziehen. Weil Visio Swimlanes als Listen modelliert, wird alles Hinzugefügte automatisch in die Reihenfolge eingeordnet, Sie müssen die neue Bahn also nicht selbst ausrichten oder beabstanden. Benennen Sie sie mit einem Doppelklick auf ihre Beschriftungsleiste, die Function liest, bis Sie darüber tippen.
Kann ich ein Visio-Swimlane-Diagramm von waagerecht auf senkrecht umstellen?
In der Desktop-App ja, und das ist dort die eine Bahnenoperation, die wirklich umkehrbar ist. Die Ausrichtung wird beim Öffnen der Vorlage gewählt und lässt sich danach über die Registerkarte Cross-functional Flowchart ändern; die Bahnen und ihr Inhalt kommen mit, genau wie beim Ziehen eines Kopfes zum Umsortieren. Wandeln Sie dennoch früh statt spät um, denn ein waagerechtes Diagramm, das über eine breite Seite gelegt wurde, liest sich gedreht selten gut ohne einen zweiten Durchgang an der Seitengröße. In Visio für das Web lautet die Antwort nein: Microsofts Worte sind, dass Sie nach dem Start nicht automatisch von einer Ausrichtung in die andere umwandeln können, und der Browser bringt darüber hinaus zwei weitere Bahneneinschränkungen mit, die /de/guides/funktionsuebergreifendes-flussdiagramm-in-visio vollständig darlegt.
Wie füge ich einem Swimlane-Diagramm in Visio Phasen hinzu?
Mit Formen, nicht mit einer Einstellung. Phasen sind Separator-Formen: eine in der Schablone suchen, auf die Swimlanes legen, um einen Phasenwechsel zu markieren, und dann benennen. Das ist wirklich unsymmetrisch zu den Bahnen, die aus der Multifunktionsleiste eingefügt und für Sie in eine Reihenfolge gebracht werden, und es ist der Grund, warum ein Swimlane-Diagramm mit echten Stufen länger dauert als eines mit Bahnen allein. Keine Microsoft-Seite nennt eine maximale Zahl von Bahnen oder Phasen, nehmen Sie also die lesbare Seite als Ihre Grenze und nicht eine dokumentierte Obergrenze. Wenn Phase und Verantwortlicher Ihnen lieber Daten als Geometrie wären: Auf dem generierten Weg sind sie zwei Spalten einer Quelltabelle: /de/guides/excel-daten-in-visio-flussdiagramm-umwandeln legt diese Tabelle dar, und das Beispiel oben ist dieselbe Idee ohne den Assistenten.
