Swimlane-Flussdiagramm aus Excel mit Bahnen und Phasen

So funktioniert es

1. Entscheiden Sie, was Ihre Phasenachse misst

   Benennen Sie Briefing, Budget, Werbung, Durchführung und Nachbereitung nach Ihren eigenen Stufen um, behalten Sie die Achse aber nur, wenn jede Grenze etwas bedeutet, das ein Leser nicht aus den Kästen erschließen kann. Hier endet Budget an einem gegengezeichneten Vertrag und Werbung an einer bestätigten Teilnehmerzahl. Wenn Ihre möglichen Phasen auf früh, mittel und spät hinauslaufen, löschen Sie die Phasenachse und behalten Sie die Bahnen.

2. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen in die beiden datierten Entscheidungen

   Die Vorlage ist auf einen Vertragsstichtag sechs Wochen vorher und einen Anmeldungs-Kontrollpunkt vier Wochen vorher gesetzt. Ersetzen Sie beide: die Vorlaufzeit, die Ihre Veranstaltungsorte wirklich brauchen, bevor eine vorgemerkte Option verfällt, und den Punkt, an dem zusätzliche Werbung die Teilnehmerzahl noch verändern kann. Halten Sie die Zahl in der Beschriftung der Entscheidung und nicht in einem Kommentar, denn die Beschriftung ist das, was man vom Diagramm abliest.

3. Teilen oder führen Sie die Bahnen nach dem zusammen, wer unterschreibt

   Veranstaltungsort und Betrieb ist eine Bahn, weil dieselben Leute den Raum halten und den Tag steuern. Teilen Sie sie, wenn Technik oder Catering eigenständig verantwortlich ist, und führen Sie Finanzen mit Organisator zusammen, wenn eine Person Briefing und Budget verantwortet. Der Test für das Behalten einer Bahn ist, ob im Diagramm etwas auf sie wartet: Eine Bahn, auf die nichts wartet, ist ein Streifen Breite ohne Information.

4. Entscheiden Sie, welches der beiden schlechten Enden Sie wirklich nutzen

   Beide Endpunkte ohne Durchführung liegen in der Phase Budget: einer sagt die Veranstaltung ab, der andere verschiebt sie auf einen neuen Termin. Benennen Sie, wer jeweils befugt ist, das zu erklären, und löschen Sie den Zweig, den Sie nie nutzen. Ein Prozess, der beide Ausgänge anbietet und für keinen einen Verantwortlichen benennt, verschiebt standardmäßig — meist mehrere Wochen später als er sollte.

5. Löschen Sie die Verkleinerungsschleife, wenn Sie nicht verkleinern können

   „Kleinere Variante machbar?“ schleift zurück in den Aufbau des Budgets aus Orts- und Pro-Kopf-Angeboten. Diese Schleife ist nur dort ehrlich, wo eine kleinere Version der Veranstaltung tatsächlich möglich ist. Eine Konferenz mit festem Format oder eine vertragliche Sponsorenzusage hat keine kleinere Variante, und den Zweig stehen zu lassen, lädt zu einer Verhandlungsrunde ein, die nicht gelingen kann.

6. Geben Sie jeder neuen Zeile eine Phase, bevor Sie ihr eine Position geben

   In Visio ist eine Phase ein Separator-Shape, das Sie auf die Bahnen legen; die Phasenachse ist dort also ein Satz von Objekten über dem Diagramm und keine Eigenschaft davon. Hier ist die Phase ein Feld an der Zeile, ein Schritt hinzuzufügen heißt also, eine Zeile mit einer Bahn und einer Phase hinzuzufügen. Nutzen Sie das: Entscheiden Sie die Phase zuerst, denn ein Schritt, dessen Phase Sie nicht benennen können, sind meist zwei Schritte in verschiedenen Phasen.

Häufig gestellte Fragen

Aus welchen Phasen besteht die Planung und Durchführung einer Veranstaltung?

Aus fünf, und jede endet an etwas Konkretem und nicht an einem Datum in einem Plan. Briefing endet, wenn Zieltermin, Zielgruppe und angestrebte Teilnehmerzahl abgestimmt sind und Veranstaltungsorte um eine schriftliche Option gebeten wurden. Budget endet, wenn Finanzen das Geld freigegeben haben und der Vertrag für den Veranstaltungsort gegengezeichnet ist. Werbung endet, wenn die Anmeldungen am Plan gemessen wurden und die Endzahlen bestätigt werden können. Durchführung ist die Veranstaltung selbst. Nachbereitung ist das Nachfassen und das Feedback, mit dem Sie sagen können, ob die Veranstaltung das Ergebnis gebracht hat, das das Briefing verlangt hat.

Was ist der Unterschied zwischen einer Swimlane und einer Phase in einem funktionsübergreifenden Flussdiagramm?

Eine Bahn ist eine beteiligte Stelle, und sie besteht dauerhaft: Jeder Schritt darin wird vom gleichen Bereich verantwortet, und die Bahn existiert, ob dieser Bereich gerade beschäftigt ist oder nicht. Eine Phase ist eine Stufe der Arbeit, und sie ist sequenziell: Alle durchlaufen sie, in dieser Reihenfolge, und eine Phasengrenze markiert eine Änderung dessen, was verbindlich zugesagt ist. Eine Bahn beantwortet also, wer diesen Schritt hält, und eine Phase, wie weit der Prozess ist, wenn er ihn hält. Die beiden Achsen sind unabhängig — deshalb kann ein Schritt in Finanzen während Budget liegen und ein anderer in Finanzen während der Nachbereitung.

Wer verantwortet die Eventplanung von Anfang bis Ende?

Der Organisator verantwortet das Ergebnis und den Kalender; niemand sonst sieht alle Bahnen. Finanzen verantwortet das Genehmigungstor und die Freigabe des Geldes, Marketing verantwortet Anmeldungen und Kampagne, und Veranstaltungsort und Betrieb verantwortet Raum, Vertrag und den Tag selbst. Jeder dieser drei kann fehlerfrei arbeiten und die Veranstaltung trotzdem scheitern lassen, denn die Fehler liegen fast immer an den Grenzen: eine verfallene Option, eine Teilnehmerzahl, die niemand bestätigt hat. Geben Sie dem Organisator ausdrücklich die Befugnis, eine Verschiebung zu erklären, sonst trifft der Kalender diese Entscheidung.

Wie bekomme ich Bahnen und Phasen aus einer Tabellenkalkulation?

Beide Achsen kommen aus zwei zusätzlichen Spalten der Schritttabelle. Die Data Visualizer-Vorlagen in der Visio-Desktop-App lesen eine Funktions- und eine Phasenspalte aus einer Excel-Tabelle und füllen daraus die Swimlanes und die Zeitachse; Microsoft dokumentiert diese Vorlagen als verfügbar mit Visio Plan 2, und ein so mit Excel verbundenes Diagramm lässt sich in Visio für das Web nicht bearbeiten. QueryChart arbeitet mit denselben zwei Feldern ohne den Umweg: Bahn und Phase sind Werte an der Zeile, direkt neben der Beschriftung des Schritts, sodass das Raster oben aus der Tabelle erzeugt wird statt Form für Form zusammengesetzt zu werden — und die Tabelle zu bearbeiten ist die einzige Möglichkeit, es zu bearbeiten.