Swimlane-Flussdiagramm aus Excel mit Bahnen und Phasen
Swimlane-Flussdiagramm auf zwei Achsen: fünf Phasen am oberen Rand, vier Verantwortungsbahnen an der Seite, durchgespielt an einer Veranstaltung mit Vertragsstichtag sechs Wochen vorher und Anmeldungs-Kontrollpunkt vier Wochen vorher.
Was ist swimlane-flussdiagramm aus excel mit bahnen und phasen?
Ein Swimlane-Flussdiagramm beantwortet, wer einen Schritt macht. Ein Swimlane-Diagramm auf zwei Achsen beantwortet auch, wann. Die Bahnen laufen in eine Richtung für den Verantwortlichen, die Phasen in die andere für die Stufe der Arbeit, und jeder Kasten landet in einer Zelle, die durch beides bestimmt ist. Genau dieses Raster erzeugt eine Tabelle von Prozessschritten, sobald sie eine Spalte für den Verantwortlichen und eine für die Phase hat: zwei kategoriale Felder, zwei Achsen, eine Position je Zeile. Die meisten Swimlane-Vorlagen geben Ihnen die Verantwortungsachse und sonst nichts, sodass die Phasenachse später aufgesetzt wird, drei Beschriftungen, die das Blatt in Drittel teilen: Anfang, Mitte, Ende. Diese Fassung ist Dekoration. Eine zweite Achse ist ihre Breite nur wert, wenn sie etwas trägt, das der Leser nicht schon bekommt, indem er die Kästen der Reihe nach liest.
Woran es scheitert, sind die Phasenbeschriftungen. Nach der Arbeit benannt statt nach dem Kalender (Planung, Umsetzung, Nachbetrachtung) wiederholen sie, was die Kästen schon sagen, und die Achse kostet ein Drittel des Blattes für nichts. Die Termine, die den Prozess tatsächlich bestimmen, stehen dagegen als Prosatext unter dem Diagramm, oder im Kopf des Organisators, oder in einem Projektplan, den niemand öffnet. So zeigt das Diagramm einen sauberen Fluss von links nach rechts und verdeckt, dass eine Spalte an einer harten und die nächste an einer weichen Frist endet. Der Test ist einfach. Wenn Sie nicht sagen können, was sich ändert, wenn ein Schritt von einer Phase in die nächste wechselt, beschriftet die Phasenachse das Blatt statt den Prozess zu beschreiben, und die Bahnen allein würden sich besser lesen.
Das Diagramm unten ist ein Prozess der Eventplanung und Durchführung, gewählt, weil an seinen Phasen Termine hängen. Fünf Phasen laufen am oberen Rand (Briefing, Budget, Werbung, Durchführung und Nachbereitung) und vier Bahnen an der Seite: Organisator, Marketing, Finanzen sowie Veranstaltungsort und Betrieb. Zwei der Phasengrenzen sind echte Fristen. Der Vertrag für den Veranstaltungsort muss sechs Wochen vorher gegengezeichnet sein, und die Anmeldungen werden vier Wochen vorher am Plan gemessen. Beide sind als Entscheidungen mit einem Weg für die scheiternde Seite gezeichnet, und die Form des Ergebnisses ist für sich betrachtet interessant: Jeder Weg, auf dem dieser Prozess schlecht endet, wird in der Spalte Budget entschieden, und sobald der Fluss die Werbung erreicht hat, gibt es keinen Ausgang außer der Durchführung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Zwei Achsen in einem Diagramm: fünf Phasen am oberen Rand, von Briefing über Budget, Werbung und Durchführung bis zur Nachbereitung, und vier Verantwortungsbahnen an der Seite, darunter eine einzige Bahn „Veranstaltungsort und Betrieb“ für die Leute, die sowohl den Raum als auch den Tag selbst halten.
- Ein Budgettor, das aus zwei Entscheidungen statt einer besteht: „Finanzen genehmigen das Budget?“ gibt eine Ablehnung an „Kleinere Variante machbar?“ in der Bahn Organisator weiter, die entweder zurück in den Aufbau der Zahlen schleift oder den Prozess an „Veranstaltung abgesagt“ beendet.
- Eine datierte statt einer dekorativen Phasengrenze, an „Vertrag bis sechs Wochen vorher unterschrieben?“ in der Bahn Veranstaltungsort und Betrieb. Ein nicht unterschriebener Vertrag ist das, was den Beginn der Werbung verhindert; die Grenze wird also vom Diagramm erzwungen und nicht daneben beschrieben.
- Ein Rettungsweg für einen verlorenen Termin: „Anderer Ort zum Zieltermin frei?“ schickt den Prozess entweder rückwärts über die Phasenachse, um erneut Veranstaltungsorte auszuwählen, oder endet an „Veranstaltung auf neuen Termin verschoben“, die einzigen zwei ehrlichen Ergebnisse, wenn eine vorgemerkte Option verfallen ist.
- Eine Zählschleife, die in einer Spalte bleibt: „Anmeldungen im Plan vier Wochen vorher?“ schickt einen Rückstand in zusätzliche Werbung und direkte Ansprache, was zum selben Kontrollpunkt zurückführt, um bei zwei Wochen nachzuzählen, ohne eine andere Phase zu berühren.
- Durchführung und Nachbereitung als gerade Linie: Endzahlen, Catering und Ablauf bestätigen, den Tag steuern, dann nachfassen und Feedback einholen, bevor der Prozess in der Bahn Organisator an „Veranstaltung durchgeführt und nachbereitet“ schließt.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Ihre Schritte liegen schon in einer Tabelle, die festhält, wer jeden Schritt macht und zu welcher Stufe er gehört, und keine dieser beiden Spalten tut derzeit etwas anderes, als die Liste zu sortieren.
- Sie haben ein Swimlane-Diagramm, das zeigt, wer was tut, und die Diskussion, die Sie immer wieder führen, geht um das Wann: welcher Schritt war zu spät, und war er spät genug, um etwas zu bedeuten.
- Zwei oder drei Fristen in Ihrem Prozess sind hart und der Rest ist weich, und niemand außerhalb des Kernteams kann das aus der Dokumentation herauslesen.
- Sie führen denselben Prozess wiederholt durch (Veranstaltungen, Launches, Kampagnen, Aufnahmen) und wollen eine Landkarte, der eine neue verantwortliche Person folgen kann, ohne dass ihr erst die unausgesprochenen Stichtage erklärt werden.
- Sie haben mit dem Visio Data Visualizer-Add-in für Excel eine Tabelle mit Funktions- und Phasenspalte in diese Form gebracht und suchen, wo diese Form jetzt lebt.
So funktioniert es
Entscheiden Sie, was Ihre Phasenachse misst
Benennen Sie Briefing, Budget, Werbung, Durchführung und Nachbereitung nach Ihren eigenen Stufen um, behalten Sie die Achse aber nur, wenn jede Grenze etwas bedeutet, das ein Leser nicht aus den Kästen erschließen kann. Hier endet Budget an einem gegengezeichneten Vertrag und Werbung an einer bestätigten Teilnehmerzahl. Wenn Ihre möglichen Phasen auf früh, mittel und spät hinauslaufen, löschen Sie die Phasenachse und behalten Sie die Bahnen.
Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen in die beiden datierten Entscheidungen
Die Vorlage ist auf einen Vertragsstichtag sechs Wochen vorher und einen Anmeldungs-Kontrollpunkt vier Wochen vorher gesetzt. Ersetzen Sie beide: die Vorlaufzeit, die Ihre Veranstaltungsorte wirklich brauchen, bevor eine vorgemerkte Option verfällt, und den Punkt, an dem zusätzliche Werbung die Teilnehmerzahl noch verändern kann. Halten Sie die Zahl in der Beschriftung der Entscheidung und nicht in einem Kommentar, denn die Beschriftung ist das, was man vom Diagramm abliest.
Teilen oder führen Sie die Bahnen nach dem zusammen, wer unterschreibt
Veranstaltungsort und Betrieb ist eine Bahn, weil dieselben Leute den Raum halten und den Tag steuern. Teilen Sie sie, wenn Technik oder Catering eigenständig verantwortlich ist, und führen Sie Finanzen mit Organisator zusammen, wenn eine Person Briefing und Budget verantwortet. Der Test für das Behalten einer Bahn ist, ob im Diagramm etwas auf sie wartet: Eine Bahn, auf die nichts wartet, ist ein Streifen Breite ohne Information.
Entscheiden Sie, welches der beiden schlechten Enden Sie wirklich nutzen
Beide Endpunkte ohne Durchführung liegen in der Phase Budget: einer sagt die Veranstaltung ab, der andere verschiebt sie auf einen neuen Termin. Benennen Sie, wer jeweils befugt ist, das zu erklären, und löschen Sie den Zweig, den Sie nie nutzen. Ein Prozess, der beide Ausgänge anbietet und für keinen einen Verantwortlichen benennt, verschiebt standardmäßig, meist mehrere Wochen später als er sollte.
Löschen Sie die Verkleinerungsschleife, wenn Sie nicht verkleinern können
„Kleinere Variante machbar?“ schleift zurück in den Aufbau des Budgets aus Orts- und Pro-Kopf-Angeboten. Diese Schleife ist nur dort ehrlich, wo eine kleinere Version der Veranstaltung tatsächlich möglich ist. Eine Konferenz mit festem Format oder eine vertragliche Sponsorenzusage hat keine kleinere Variante, und den Zweig stehen zu lassen, lädt zu einer Verhandlungsrunde ein, die nicht gelingen kann.
Geben Sie jeder neuen Zeile eine Phase, bevor Sie ihr eine Position geben
In Visio ist eine Phase ein Separator-Shape, das Sie auf die Bahnen legen; die Phasenachse ist dort also ein Satz von Objekten über dem Diagramm und keine Eigenschaft davon. Hier ist die Phase ein Feld an der Zeile, ein Schritt hinzuzufügen heißt also, eine Zeile mit einer Bahn und einer Phase hinzuzufügen. Nutzen Sie das: Entscheiden Sie die Phase zuerst, denn ein Schritt, dessen Phase Sie nicht benennen können, sind meist zwei Schritte in verschiedenen Phasen.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht die Planung und Durchführung einer Veranstaltung?
Aus fünf, und jede endet an etwas Konkretem und nicht an einem Datum in einem Plan. Briefing endet, wenn Zieltermin, Zielgruppe und angestrebte Teilnehmerzahl abgestimmt sind und Veranstaltungsorte um eine schriftliche Option gebeten wurden. Budget endet, wenn Finanzen das Geld freigegeben haben und der Vertrag für den Veranstaltungsort gegengezeichnet ist. Werbung endet, wenn die Anmeldungen am Plan gemessen wurden und die Endzahlen bestätigt werden können. Durchführung ist die Veranstaltung selbst. Nachbereitung ist das Nachfassen und das Feedback, mit dem Sie sagen können, ob die Veranstaltung das Ergebnis gebracht hat, das das Briefing verlangt hat.
Was ist der Unterschied zwischen einer Swimlane und einer Phase in einem funktionsübergreifenden Flussdiagramm?
Eine Bahn ist eine beteiligte Stelle, und sie besteht dauerhaft: Jeder Schritt darin wird vom gleichen Bereich verantwortet, und die Bahn existiert, ob dieser Bereich gerade beschäftigt ist oder nicht. Eine Phase ist eine Stufe der Arbeit, und sie ist sequenziell: Alle durchlaufen sie, in dieser Reihenfolge, und eine Phasengrenze markiert eine Änderung dessen, was verbindlich zugesagt ist. Eine Bahn beantwortet also, wer diesen Schritt hält, und eine Phase, wie weit der Prozess ist, wenn er ihn hält. Die beiden Achsen sind unabhängig. Deshalb kann ein Schritt in Finanzen während Budget liegen und ein anderer in Finanzen während der Nachbereitung.
Wer verantwortet die Eventplanung von Anfang bis Ende?
Der Organisator verantwortet das Ergebnis und den Kalender; niemand sonst sieht alle Bahnen. Finanzen verantwortet das Genehmigungstor und die Freigabe des Geldes, Marketing verantwortet Anmeldungen und Kampagne, und Veranstaltungsort und Betrieb verantwortet Raum, Vertrag und den Tag selbst. Jeder dieser drei kann fehlerfrei arbeiten und die Veranstaltung trotzdem scheitern lassen, denn die Fehler liegen fast immer an den Grenzen: eine verfallene Option, eine Teilnehmerzahl, die niemand bestätigt hat. Geben Sie dem Organisator ausdrücklich die Befugnis, eine Verschiebung zu erklären, sonst trifft der Kalender diese Entscheidung.
Wie bekomme ich Bahnen und Phasen aus einer Tabellenkalkulation?
Beide Achsen kommen aus zwei zusätzlichen Spalten der Schritttabelle. Die Data Visualizer-Vorlagen in der Visio-Desktop-App lesen eine Funktions- und eine Phasenspalte aus einer Excel-Tabelle und füllen daraus die Swimlanes und die Zeitachse; Microsoft dokumentiert diese Vorlagen als verfügbar mit Visio Plan 2, und ein so mit Excel verbundenes Diagramm lässt sich in Visio für das Web nicht bearbeiten. QueryChart arbeitet mit denselben zwei Feldern ohne den Umweg: Bahn und Phase sind Werte an der Zeile, direkt neben der Beschriftung des Schritts, sodass das Raster oben aus der Tabelle erzeugt wird statt Form für Form zusammengesetzt zu werden, und die Tabelle zu bearbeiten ist die einzige Möglichkeit, es zu bearbeiten.