Excel 泳道流程圖範本：泳道與階段兩條軸
雙軸泳道流程圖範本：頂部五個階段、側邊四條負責人泳道，以一場活動的籌劃與執行走完全程，內含六星期的場地截限與四星期的報名檢查點。
甚麼是excel 泳道流程圖範本：泳道與階段兩條軸流程
泳道流程圖回答一個步驟由誰做。雙軸泳道還回答何時做。泳道往一個方向走，代表負責人；階段往另一個方向走，代表工作所處的階段；每個方框都落在由兩者共同定義的一個格子裡。一張流程步驟表只要有一個負責人欄和一個階段欄，產生出來的正是這個格網：兩個分類欄位、兩條軸、一行一個位置。大部分泳道範本只給你負責人那條軸，其餘甚麼都沒有，於是階段那條軸日後被硬加上去，變成三個標籤把頁面分成三份——開頭、中段、結尾。那個版本是裝飾。第二條軸只有在承載了讀者無法單靠順序讀方框而得到的東西時，才值得它所佔的闊度。
出問題的地方在階段標籤。按工作命名而不是按日程命名——籌劃、執行、檢討——它們只是重複方框已經講過的話，而這條軸白白用掉三分之一的頁面。與此同時，真正管住這條流程的日期卻擱在圖表下面的文字裡、擱在某位主辦人的腦裡，或者擱在一份沒有人打開的項目計劃裡。於是這張圖顯示出一條整齊的由左至右流向，卻隱藏了一個事實：其中一欄結束於一個硬期限，下一欄結束於一個軟期限。判斷方法很簡單。如果你說不出一個步驟由一個階段跨入下一個階段時有甚麼改變，那麼階段那條軸只是在為頁面貼標籤，而不是在描述流程，那就只用泳道會讀得更好。
下面這張圖是一條活動籌劃與執行流程，選它是因為它的階段附著日期。頂部橫著五個階段——綱要、預算、宣傳、執行與收尾——側邊四條泳道：主辦人、市場推廣、財務，以及場地與營運。其中兩個階段邊界是真實的期限。場地合約必須在六星期前雙方簽妥，而報名要在四星期前對照目標統計。兩者都畫成判斷，並為不通過的那一邊備有路徑；而結果的形狀本身也值得看一看：這條流程所有壞的結局，全部在預算那一欄決定，而一旦流程到了宣傳，就再沒有出口，只能執行。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 一張圖上兩條軸：頂部五個階段，由綱要經預算、宣傳、執行到收尾；側邊四條負責人泳道，其中「場地與營運」合為一條，給同時掌管場地與當日運作的那批人。
- 預算關卡是兩個判斷而不是一個：「財務是否批准預算？」把不批准交過去主辦人泳道的「縮減規模方案是否可行？」，它要麼回頭重建數字，要麼在「活動已取消」結束這條流程。
- 一個附著日期而不是裝飾用的階段邊界，落在場地與營運泳道的「場地合約是否在六星期的截限之前簽妥？」。合約未簽妥就是宣傳階段開不了的原因，所以這個邊界由圖表本身執行，而不是在旁邊描述。
- 失去日期時的補救路徑：「替代場地在目標日期是否有空？」要麼把流程沿階段軸往後送，重新篩選場地，要麼終止於「活動已延至新日期」——一個已預留的日期沒有了之後，唯一兩個誠實的結果。
- 一條留在同一欄裡的統計迴路：「四星期檢查點的報名是否達標？」把未達標送去加推宣傳與直接聯絡邀請，然後回到同一個檢查點，在兩星期時重新統計，完全不擾動其他階段。
- 執行與收尾是一條直線：確認最終人數、餐飲與流程表，舉行活動，然後發出後續跟進並收集意見，最後在主辦人泳道的「活動已完成並檢視」結束。
何時使用本範本
- 你們的步驟本來就在一張試算表裡，表中記下每一步由誰做、屬於哪個階段，而這兩個欄目前除了給清單排序之外甚麼都沒有做。
- 你們有一張顯示誰做甚麼的泳道圖，而你們一直在爭的是何時——哪一步遲了，以及遲到甚麼程度才算要緊。
- 你們流程裡有兩三個期限是硬的，其餘是軟的，而按現有文件，核心團隊以外沒有人分得出哪個是哪個。
- 你們一再運行同一條流程——活動、發布、宣傳、招生——而想要一張圖，令一位新負責人不必先被告知那些不成文的截限就跟得上。
- 你曾經用 Visio Data Visualizer 增益集（Excel 版）把一張有職能欄與階段欄的表變成這個形狀，而現在正在找這個形狀現在住在哪裡。
運作方式
決定你們的階段軸量度甚麼
把綱要、預算、宣傳、執行與收尾改成你們自己的階段，但只有在每個邊界都代表讀者無法從方框推斷出來的東西時才保留這條軸。這裡的預算結束於一份雙方簽妥的合約，宣傳結束於一個已確認的人數。如果你們候選的階段其實只是早期、中期、後期，就刪掉階段軸，只留泳道。
把你們自己的數字填進兩個附日期的判斷
範本設的是六星期的場地截限與四星期的報名檢查點。兩個都要換掉：你們的場地在釋放一個已預留日期之前確實需要多少通知期，以及加推宣傳仍然改得動人數的那一點。把數字留在判斷的標籤裡，而不是放在備註裡，因為標籤才是大家從圖上讀到的東西。
按誰簽署來拆分或合併泳道
場地與營運合為一條泳道，因為掌管場地與運行當日的是同一批人。如果影音或餐飲另有問責人，就把它拆開；如果同一個人同時負責綱要與預算，就把財務併入主辦人。保留一條泳道的判斷標準，是圖中有沒有東西在等它：沒有東西在等的泳道，只是一條不承載任何資料的闊度。
決定你們真正會用哪一個壞結局
兩個非執行終點都落在預算階段：一個取消活動，另一個延至新日期。指名由誰有權宣布哪一個，並刪掉你們從不使用的那條分支。一條同時提供兩個出口、卻兩個都不指名負責人的流程，會默認延期，而且通常比它本應延期的時間遲幾個星期。
如果你們無法縮減規模，就刪掉重訂規模迴路
「縮減規模方案是否可行？」會回頭按場地與人均報價重建預算。這條迴路只有在真的存在一個較小版本的活動時才誠實。一場格式固定的會議，或者一份合約上的贊助承諾，並沒有縮減規模可言，而留著這條分支只會招來一輪不可能成功的談判。
先給每一行一個階段，再給它一個位置
在 Visio 裡，階段是你放到泳道上的一個 Separator 形狀，所以階段軸是一組擺在圖表之上的對象，而不是圖表的一項屬性。在這裡，階段是行上的一個欄位，所以加一個步驟就是加一行，並在行裡填上泳道與階段。就用這一點：先決定階段，因為一個你講不出階段的步驟，通常其實是分屬不同階段的兩個步驟。
常見問題
活動籌劃與執行流程有哪些階段？
五個，而每一個都結束於一件具體的事，而不是結束於計劃上的一個日期。綱要結束於目標日期、對象觀眾與出席人數目標已議定，並且已向場地索取書面預留。預算結束於財務已放行款項，而場地合約已雙方簽妥。宣傳結束於報名已對照目標判斷，而最終人數可以確認。執行就是活動本身。收尾是後續跟進與意見收集，令你可以說出這場活動有沒有帶來綱要所要求的成果。
在跨職能流程圖裡，泳道與階段有甚麼分別？
泳道是一方，而且會持續存在：裡面每一步都由同一個團隊負責，而不論那個團隊此刻忙不忙，這條泳道都在。階段是工作的一個階段，而且是有次序的：所有人都會按次序跨過它，而一個階段邊界標誌著承擔了甚麼有了改變。所以泳道回答此刻是誰拿住這一步，而階段回答他拿住它的時候流程走到多遠。兩條軸互相獨立，這也是為甚麼一個步驟可以落在預算階段的財務，而另一個落在收尾階段的財務。
一條活動籌劃流程端到端由誰負責？
主辦人負責結果與日程；沒有其他人看得見每一條泳道。財務負責審批關卡與款項放行，市場推廣負責報名與宣傳，場地與營運負責場地、合約與當日運作。這三方之中任何一方都可以做得完美無缺，而活動仍然失敗，因為失敗幾乎總是在邊界上：一個已過期的預留、一個沒有人確認的人數。要明確給主辦人宣布延期的權力，否則這個決定會由日程替你作。
怎樣由一張試算表同時得到泳道與階段？
兩條軸都來自步驟表上兩個額外的欄。Visio 桌面應用程式裡的 Data Visualizer 範本會由一張 Excel 表讀取一個職能欄與一個階段欄，並用它們填出泳道與時間線；Microsoft 記錄這些範本需要 Visio Plan 2，而以這種方式連接到 Excel 的圖表無法在 Visio 網頁版中編輯。QueryChart 用同樣那兩個欄位，但不需要來回一趟：泳道與階段是行上的值，就擺在步驟本身的標籤旁邊，所以上面那個格網是由這張表生成的，而不是一個形狀一個形狀砌出來——而編輯這張表也是唯一編輯它的方法。