Swimlane-flowchart fra Excel med baner og faser
Skabelon til et swimlane-flowchart på to akser: fem faser hen over toppen, fire ejerbaner ned langs siden, gennemgået på planlægning og afvikling af et arrangement med en kontraktfrist seks uger før og et tilmeldingstjek fire uger før.
Hvad er swimlane-flowchart fra excel med baner og faser?
Et swimlane-flowchart svarer på, hvem der udfører et trin. Et swimlane-diagram på to akser svarer også på hvornår. Banerne løber den ene vej for ejeren, faserne den anden vej for arbejdets stadie, og hver kasse lander i en celle defineret af begge. Det gitter er præcis det, en tabel af procestrin producerer, når den har en ejerkolonne og en fasekolonne: to kategorifelter, to akser, én position pr. række. De fleste swimlane-skabeloner giver dig ejeraksen og intet andet, så faseaksen bliver skruet på bagefter som tre labels, der deler siden i tredjedele: begyndelse, midte, slutning. Den version er pynt. En anden akse er kun sin bredde værd, når den bærer noget, læseren ikke allerede kan få ved at læse kasserne i rækkefølge.
Det går galt i navnene på faserne. Navngivet efter arbejdet frem for efter kalenderen (planlægning, udførelse, evaluering) gentager de blot, hvad kasserne allerede siger, og aksen koster en tredjedel af siden for ingenting. Samtidig ligger de datoer, der reelt styrer processen, i brødtekst under diagrammet, i én arrangørs hoved eller i en projektplan, ingen åbner. Så diagrammet viser et pænt forløb fra venstre mod højre og skjuler, at én kolonne slutter ved en hård frist og den næste ved en blød. Prøven er enkel. Kan du ikke sige, hvad der ændrer sig, når et trin krydser fra én fase over i den næste, så sætter faseaksen labels på siden frem for at beskrive processen, og baner alene ville læse bedre.
Diagrammet herunder er planlægning og afvikling af et arrangement, valgt fordi dets faser har datoer hængende ved. Fem faser løber hen over toppen (Brief, Budget, Markedsføring, Afvikling og Opfølgning) og fire baner ned langs siden: Arrangør, Marketing, Økonomi samt Lokation og drift. To af faseovergangene er reelle frister. Lokationskontrakten skal være medunderskrevet seks uger før, og tilmeldingerne tælles op mod målet fire uger før. Begge er tegnet som beslutninger med en rute for den side, der fejler, og formen på resultatet er værd at se på i sig selv: hver måde, denne proces kan ende dårligt, afgøres i Budget-kolonnen, og når først forløbet er nået til Markedsføring, findes der ingen anden udgang end afvikling.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- To akser i ét diagram: fem faser hen over toppen, fra Brief over Budget, Markedsføring og Afvikling til Opfølgning, og fire ejerbaner ned langs siden, herunder én samlet bane, "Lokation og drift", til dem, der både har lokalet og selve dagen.
- Et budgetkontrolpunkt, der er to beslutninger frem for én: "Er budgettet godkendt af Økonomi?" sender et afslag videre til "Er en reduceret udgave mulig?" i arrangørens bane, som enten fører tilbage til at bygge tallene om eller afslutter processen ved "Arrangement aflyst".
- En faseovergang med en dato frem for en dekorativ, ved "Er kontrakten underskrevet inden fristen seks uger før?" i banen Lokation og drift. Det er en uunderskrevet kontrakt, der forhindrer markedsføringsfasen i at begynde, så overgangen håndhæves af diagrammet frem for at være beskrevet ved siden af det.
- En redningsrute for en mistet dato: "Er en anden lokation fri på måldatoen?" sender enten processen baglæns hen over faseaksen for at finde lokationer igen, eller den ender ved "Arrangement udsat til en ny dato": de eneste to ærlige udfald, når en reserveret dato er væk.
- En optællingssløjfe, der forbliver inde i én kolonne: "Er tilmeldingerne på mål fire uger før?" sender en manglende tilslutning videre til ekstra markedsføring og direkte opsøgning, som vender tilbage til det samme kontrolpunkt for en ny optælling to uger før, uden at forstyrre nogen anden fase.
- Afvikling og Opfølgning som en lige linje: bekræft endeligt deltagertal, forplejning og program, styr dagen, og følg derefter op og indsaml feedback, før processen lukker i arrangørens bane ved "Arrangement afviklet og evalueret".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Dine trin ligger allerede i et regneark, der registrerer, hvem der udfører hvert af dem, og hvilket stadie de hører til, og ingen af de to kolonner gør i dag andet end at sortere listen.
- Du har et swimlane-diagram, der viser, hvem der gør hvad, og den diskussion, du bliver ved med at have, handler om hvornår: hvilket trin var forsinket, og var det forsinket nok til at betyde noget.
- To eller tre frister i din proces er hårde og resten bløde, og ingen uden for kerneteamet kan se forskellen ud fra dokumentationen, som den ser ud nu.
- Du kører den samme proces igen og igen (arrangementer, launches, kampagner, optag) og vil have ét kort, en ny ejer kan følge uden først at få de uskrevne frister fortalt.
- Du brugte Visio Data Visualizer-tilføjelsesprogrammet til Excel til at forvandle en tabel med en funktions- og en fasekolonne til denne form, og du leder efter, hvor den form nu bor.
Sådan fungerer det
Beslut, hvad din faseakse måler
Omdøb Brief, Budget, Markedsføring, Afvikling og Opfølgning til dine egne stadier, men behold aksen kun, hvis hver overgang betyder noget, læseren ikke kan udlede af kasserne. Her slutter Budget ved en medunderskrevet kontrakt, og Markedsføring slutter ved et bekræftet deltagertal. Svarer dine kandidatfaser til tidligt, midt og sent, så slet faseaksen og behold banerne.
Sæt dine egne tal ind i de to daterede beslutninger
Skabelonen er sat til en kontraktfrist seks uger før og et tilmeldingstjek fire uger før. Erstat begge: det varsel, jeres lokationer reelt kræver, før en reserveret dato frigives, og det tidspunkt, hvor ekstra markedsføring stadig kan flytte deltagertallet. Hold tallet i selve beslutningens tekst frem for i et kommentarfelt, for det er teksten, folk læser af diagrammet.
Del eller læg banerne sammen, så de matcher dem, der skriver under
Lokation og drift er én bane, fordi de samme mennesker både har lokalet og styrer dagen. Del den, hvis AV eller forplejning har sit eget ansvar, og læg Økonomi ind i Arrangør, hvis én person ejer både briefen og budgettet. Prøven for at beholde en bane er, om noget i diagrammet venter på den: en bane, intet venter på, er et stykke bredde uden information.
Beslut, hvilket af de to dårlige slutpunkter I faktisk bruger
Begge slutpunkter uden afvikling ligger i budgetfasen: det ene aflyser arrangementet, det andet udsætter det til en ny dato. Navngiv den, der har myndighed til at erklære hver af dem, og slet den gren, I aldrig bruger. En proces, der tilbyder begge udgange og ikke navngiver en ejer for nogen af dem, udsætter som standard, og som regel flere uger senere, end den burde.
Slet sløjfen om reduceret udgave, hvis I ikke kan reducere
"Er en reduceret udgave mulig?" fører tilbage til at bygge budgettet op igen ud fra lokations- og deltagerpriser. Den sløjfe er kun ærlig, hvor en mindre udgave af arrangementet reelt findes. En konference med fast format eller en kontraktlig sponsorforpligtelse har ingen reduceret udgave, og at lade grenen stå inviterer til en forhandlingsrunde, der ikke kan lykkes.
Giv hver ny række en fase, før du giver den en placering
I Visio er en fase en Separator-figur, man lægger oven på banerne, så faseaksen er et sæt objekter, der ligger over diagrammet, frem for en egenskab ved det. Her er fasen et felt på rækken, så at tilføje et trin betyder at tilføje en række med en bane og en fase i. Brug det: beslut fasen først, for et trin, hvis fase du ikke kan navngive, er som regel to trin i to forskellige faser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består planlægning og afvikling af et arrangement af?
Fem, og hver af dem slutter ved noget konkret frem for ved en dato i en plan. Brief slutter, når måldatoen, målgruppen og deltagermålet er aftalt, og lokationerne er bedt om en skriftlig reservation. Budget slutter, når Økonomi har frigivet pengene, og lokationskontrakten er medunderskrevet. Markedsføring slutter, når tilmeldingerne er vurderet mod målet, og det endelige deltagertal kan bekræftes. Afvikling er selve arrangementet. Opfølgning er den efterfølgende kontakt og den feedback, der gør det muligt at sige, om arrangementet skabte det resultat, briefen bad om.
Hvad er forskellen på en swimlane og en fase i et tværfunktionelt flowchart?
En bane er en part, og den varer ved: hvert trin inde i den ejes af det samme team, og banen findes, uanset om teamet har travlt lige nu. En fase er et stadie i arbejdet, og den er sekventiel: alle krydser den, i rækkefølge, og en faseovergang markerer en ændring i det, der er bundet. En bane svarer altså på, hvem der har bolden på dette trin, og en fase svarer på, hvor langt processen er nået, når de har den. De to akser er uafhængige, og det er derfor, ét trin kan ligge hos Økonomi i budgetfasen og et andet hos Økonomi i opfølgningsfasen.
Hvem ejer planlægningen af et arrangement fra start til slut?
Arrangøren ejer resultatet og kalenderen; ingen anden har udsyn til hver bane. Økonomi ejer godkendelsen og frigivelsen af pengene, marketing ejer tilmeldingerne og kampagnen, og lokation og drift ejer lokalet, kontrakten og selve dagen. Hver af de tre kan udføre sit perfekt, mens arrangementet stadig fejler, for fejlene ligger næsten altid i overgangene: en reservation, der udløb, et deltagertal, ingen bekræftede. Giv arrangøren eksplicit myndighed til at erklære en udsættelse, ellers bliver beslutningen truffet af kalenderen i stedet.
Hvordan får jeg både baner og faser ud af et regneark?
Begge akser kommer fra to ekstra kolonner i tabellen af trin. Data Visualizer-skabelonerne i Visio-desktopappen læser en funktionskolonne og en fasekolonne fra en Excel-tabel og udfylder swimlanes og tidslinjen ud fra dem; Microsoft dokumenterer de skabeloner som tilgængelige med Visio Plan 2, og et diagram, der er forbundet til Excel på den måde, kan ikke redigeres i Visio til web. QueryChart arbejder ud fra de samme to felter uden turen rundt: banen og fasen er værdier på rækken ved siden af trinnets egen tekst, så gitteret ovenfor bliver dannet ud fra tabellen frem for samlet figur for figur, og at redigere tabellen er den eneste måde at redigere det.