Swimlane-flowchart fra Excel med baner og faser

Sådan fungerer det

1. Beslut, hvad din faseakse måler

   Omdøb Brief, Budget, Markedsføring, Afvikling og Opfølgning til dine egne stadier, men behold aksen kun, hvis hver overgang betyder noget, læseren ikke kan udlede af kasserne. Her slutter Budget ved en medunderskrevet kontrakt, og Markedsføring slutter ved et bekræftet deltagertal. Svarer dine kandidatfaser til tidligt, midt og sent, så slet faseaksen og behold banerne.

2. Sæt dine egne tal ind i de to daterede beslutninger

   Skabelonen er sat til en kontraktfrist seks uger før og et tilmeldingstjek fire uger før. Erstat begge: det varsel, jeres lokationer reelt kræver, før en reserveret dato frigives, og det tidspunkt, hvor ekstra markedsføring stadig kan flytte deltagertallet. Hold tallet i selve beslutningens tekst frem for i et kommentarfelt, for det er teksten, folk læser af diagrammet.

3. Del eller læg banerne sammen, så de matcher dem, der skriver under

   Lokation og drift er én bane, fordi de samme mennesker både har lokalet og styrer dagen. Del den, hvis AV eller forplejning har sit eget ansvar, og læg Økonomi ind i Arrangør, hvis én person ejer både briefen og budgettet. Prøven for at beholde en bane er, om noget i diagrammet venter på den: en bane, intet venter på, er et stykke bredde uden information.

4. Beslut, hvilket af de to dårlige slutpunkter I faktisk bruger

   Begge slutpunkter uden afvikling ligger i budgetfasen: det ene aflyser arrangementet, det andet udsætter det til en ny dato. Navngiv den, der har myndighed til at erklære hver af dem, og slet den gren, I aldrig bruger. En proces, der tilbyder begge udgange og ikke navngiver en ejer for nogen af dem, udsætter som standard — og som regel flere uger senere, end den burde.

5. Slet sløjfen om reduceret udgave, hvis I ikke kan reducere

   "Er en reduceret udgave mulig?" fører tilbage til at bygge budgettet op igen ud fra lokations- og deltagerpriser. Den sløjfe er kun ærlig, hvor en mindre udgave af arrangementet reelt findes. En konference med fast format eller en kontraktlig sponsorforpligtelse har ingen reduceret udgave, og at lade grenen stå inviterer til en forhandlingsrunde, der ikke kan lykkes.

6. Giv hver ny række en fase, før du giver den en placering

   I Visio er en fase en Separator-figur, man lægger oven på banerne, så faseaksen er et sæt objekter, der ligger over diagrammet, frem for en egenskab ved det. Her er fasen et felt på rækken, så at tilføje et trin betyder at tilføje en række med en bane og en fase i. Brug det: beslut fasen først, for et trin, hvis fase du ikke kan navngive, er som regel to trin i to forskellige faser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består planlægning og afvikling af et arrangement af?

Fem, og hver af dem slutter ved noget konkret frem for ved en dato i en plan. Brief slutter, når måldatoen, målgruppen og deltagermålet er aftalt, og lokationerne er bedt om en skriftlig reservation. Budget slutter, når Økonomi har frigivet pengene, og lokationskontrakten er medunderskrevet. Markedsføring slutter, når tilmeldingerne er vurderet mod målet, og det endelige deltagertal kan bekræftes. Afvikling er selve arrangementet. Opfølgning er den efterfølgende kontakt og den feedback, der gør det muligt at sige, om arrangementet skabte det resultat, briefen bad om.

Hvad er forskellen på en swimlane og en fase i et tværfunktionelt flowchart?

En bane er en part, og den varer ved: hvert trin inde i den ejes af det samme team, og banen findes, uanset om teamet har travlt lige nu. En fase er et stadie i arbejdet, og den er sekventiel: alle krydser den, i rækkefølge, og en faseovergang markerer en ændring i det, der er bundet. En bane svarer altså på, hvem der har bolden på dette trin, og en fase svarer på, hvor langt processen er nået, når de har den. De to akser er uafhængige, og det er derfor, ét trin kan ligge hos Økonomi i budgetfasen og et andet hos Økonomi i opfølgningsfasen.

Hvem ejer planlægningen af et arrangement fra start til slut?

Arrangøren ejer resultatet og kalenderen; ingen anden har udsyn til hver bane. Økonomi ejer godkendelsen og frigivelsen af pengene, marketing ejer tilmeldingerne og kampagnen, og lokation og drift ejer lokalet, kontrakten og selve dagen. Hver af de tre kan udføre sit perfekt, mens arrangementet stadig fejler, for fejlene ligger næsten altid i overgangene: en reservation, der udløb, et deltagertal, ingen bekræftede. Giv arrangøren eksplicit myndighed til at erklære en udsættelse, ellers bliver beslutningen truffet af kalenderen i stedet.

Hvordan får jeg både baner og faser ud af et regneark?

Begge akser kommer fra to ekstra kolonner i tabellen af trin. Data Visualizer-skabelonerne i Visio-desktopappen læser en funktionskolonne og en fasekolonne fra en Excel-tabel og udfylder swimlanes og tidslinjen ud fra dem; Microsoft dokumenterer de skabeloner som tilgængelige med Visio Plan 2, og et diagram, der er forbundet til Excel på den måde, kan ikke redigeres i Visio til web. QueryChart arbejder ud fra de samme to felter uden turen rundt: banen og fasen er værdier på rækken ved siden af trinnets egen tekst, så gitteret ovenfor bliver dannet ud fra tabellen frem for samlet figur for figur — og at redigere tabellen er den eneste måde at redigere det.