Plantilla de diagrama de flujo con carriles y fases desde Excel
Plantilla de diagrama de carriles en dos ejes: cinco fases arriba, cuatro carriles de responsable al lado, desarrollada sobre la ejecución de un evento con un corte de sede a seis semanas y un control de inscripciones a cuatro.
Cómo funciona
Decide qué mide tu eje de fases
Renombra Briefing, Presupuesto, Promoción, Ejecución y Cierre con tus propias etapas, pero conserva el eje solo si cada límite significa algo que el lector no puede deducir de las cajas. Aquí Presupuesto termina en un contrato contrafirmado y Promoción termina en un número de asistentes confirmado. Si tus fases candidatas se reducen a principio, medio y final, borra el eje de fases y quédate con los carriles.
Pon tus propias cifras en las dos decisiones con fecha
La plantilla está fijada en un corte de sede de seis semanas y un control de inscripciones de cuatro. Cambia los dos: el aviso que necesitan de verdad tus sedes antes de liberar una fecha bloqueada, y el punto a partir del cual reforzar la promoción todavía puede cambiar el número de asistentes. Mantén el número en la etiqueta de la decisión y no en un comentario, porque la etiqueta es lo que la gente lee del diagrama.
Divide o fusiona carriles según quién firma
Sede y operaciones es un solo carril porque las mismas personas tienen la sala y llevan la jornada. Divídelo si el equipo audiovisual o el catering responden por separado, y fusiona Finanzas con Responsable del evento si una sola persona es dueña del briefing y del presupuesto. La prueba para conservar un carril es si algo del diagrama espera por él: un carril por el que nada espera es una franja de anchura sin información.
Decide cuál de los dos finales malos usas de verdad
Los dos finales de no ejecución están en la fase de Presupuesto: uno cancela el evento y el otro lo aplaza a una nueva fecha. Nombra a quién le corresponde declarar cada uno y borra la rama que no usáis nunca. Un proceso que ofrece las dos salidas y no nombra responsable de ninguna aplaza por defecto, normalmente varias semanas más tarde de lo que debería.
Borra el bucle de reajuste si no podéis reajustar
«¿Es viable una opción con menos alcance?» vuelve atrás para rehacer el presupuesto con los precios de la sede y por persona. Ese bucle solo es honesto donde una versión más pequeña del evento existe de verdad. Un congreso de formato fijo o un compromiso contractual con un patrocinador no tiene menos alcance posible, y dejar la rama invita a una ronda de negociación que no puede salir bien.
Dale una fase a cada fila nueva antes de darle una posición
En Visio una fase es una forma Separator que se suelta sobre los carriles, así que el eje de fases es un conjunto de objetos encima del diagrama en lugar de una propiedad suya. Aquí la fase es un campo de la fila, así que añadir un paso es añadir una fila con su carril y su fase dentro. Aprovéchalo: decide primero la fase, porque un paso cuya fase no eres capaz de nombrar suele ser en realidad dos pasos en fases distintas.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las fases de un proceso de planificación y ejecución de un evento?
Cinco, y cada una termina en algo concreto y no en una fecha de un plan. Briefing termina cuando la fecha objetivo, el público y el objetivo de asistentes están acordados y se ha pedido a las sedes un bloqueo por escrito. Presupuesto termina cuando Finanzas ha liberado el dinero y el contrato de la sede está contrafirmado. Promoción termina cuando las inscripciones se han juzgado frente al objetivo y se pueden confirmar las cifras finales. Ejecución es el evento en sí. Cierre es el seguimiento y la valoración que permiten decir si el evento produjo el resultado que pedía el briefing.
¿Qué diferencia hay entre un carril y una fase en un diagrama de flujo interfuncional?
Un carril es una parte y persiste: todos los pasos que contiene son de un mismo equipo, y el carril existe esté ese equipo ocupado ahora mismo o no. Una fase es una etapa del trabajo y es secuencial: la cruza todo el mundo, en orden, y un límite de fase marca un cambio en lo que está comprometido. Así que un carril responde a quién tiene este paso, y una fase responde a cuánto ha avanzado el proceso cuando lo tiene. Los dos ejes son independientes, y por eso un paso puede estar en Finanzas durante Presupuesto y otro en Finanzas durante Cierre.
¿Quién es responsable de un proceso de eventos de extremo a extremo?
El responsable del evento es dueño del resultado y del calendario; nadie más ve todos los carriles. Finanzas es dueño de la puerta de aprobación y de liberar el dinero, marketing es dueño de las inscripciones y de la campaña, y sede y operaciones son dueños de la sala, del contrato y de la jornada. Cada uno de esos tres puede ejecutar a la perfección y el evento fallar igualmente, porque los fallos están casi siempre en los límites: un bloqueo que caducó, un número de asistentes que nadie confirmó. Dale al responsable del evento autoridad explícita para declarar un aplazamiento, o la decisión la acabará tomando el calendario.
¿Cómo saco carriles y fases a la vez de una hoja de cálculo?
Los dos ejes salen de dos columnas adicionales de la tabla de pasos. Las plantillas de Data Visualizer de la aplicación de escritorio de Visio leen una columna de función y una columna de fase de una tabla de Excel y rellenan con ellas los carriles y la línea temporal; Microsoft documenta esas plantillas como disponibles con Visio Plan 2, y un diagrama conectado a Excel de ese modo no se puede editar en Visio para la web. QueryChart trabaja con esos mismos dos campos sin el viaje de ida y vuelta: el carril y la fase son valores de la fila, junto a la etiqueta del propio paso, así que la cuadrícula de arriba se genera desde la tabla en lugar de montarse forma a forma, y editar la tabla es la única forma de editarla.