Cómo crear un diagrama de flujo con Visio Data Visualizer
El diagrama de Data Visualizer que casi todos quieren es el interfuncional: cuál de las tres plantillas da carriles, cómo se asignan las columnas de función y fase en el asistente y por qué la básica las ignora sin avisar.
Cómo funciona
Abre la plantilla interfuncional de Data Visualizer en Visio de escritorio
La vía de Microsoft es: abre Visio, o selecciona File > New si ya estás editando un diagrama, y después selecciona TEMPLATES y selecciona Flowchart. Aparecen tres plantillas de Data Visualizer: Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart y Audit Diagram. Elige «Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer»: es la única de las tres que lee una columna de función y una de fase. Microsoft documenta las plantillas como disponibles únicamente con Visio Plan 2, y el asistente igual.
Coge la plantilla de datos de Excel de Microsoft y selecciona después Create
En la vista previa de la plantilla selecciona «Excel data template» para obtener el libro de partida, elige una unidad de medida y selecciona Create. Create es lo que lanza el asistente Create Diagram from Data. Parte de este libro y no de los dos archivos de ejemplo que enlazan los artículos de soporte de Microsoft a través de aka.ms: a 30 de julio de 2026 esos dos enlaces cortos redirigen a Bing, que es lo que hace un enlace aka.ms sin asignar.
Rellena el libro como una tabla de Excel
El esquema es un identificador de paso que Microsoft exige único y no en blanco, una descripción cuyo texto se añade a cada forma, el identificador del paso siguiente de la secuencia, una etiqueta de conector (para las formas con ramas, etiquetas separadas por comas), un tipo de forma, y las columnas de función y de fase. Convierte el rango en una tabla de Excel de verdad: la recomendación de Microsoft es usar una tabla y no un rango personalizado si quieres mantener sincronizados el diagrama y los datos. El detalle columna a columna está en /es/guides/convertir-datos-de-excel-en-diagrama-de-flujo-visio.
Responde a la página Excel del asistente
La primera de las cinco páginas del asistente pregunta «¿Qué diagrama quiere crear a partir de datos?», después pide «seleccionar el libro de Excel» y «seleccionar una tabla o un rango personalizado del libro». Apúntalo a la tabla que acabas de construir. Acertar aquí con el tipo de diagrama es la misma decisión que la elección de plantilla: este es el último punto en el que elegir básico en lugar de interfuncional es barato de deshacer.
Asigna los carriles en la página Functions/Phases
La segunda página es donde el diagrama recibe su estructura. «Function or Swimlane» es una asignación obligatoria: apúntala a tu columna de responsable y cada valor distinto se convierte en un carril. «Phase or Timeline» es su compañera opcional, y apuntarla a tu columna de fase te da las bandas que atraviesan el flujo. Nada más en el asistente produce carriles, y ningún formato posterior los añadirá a un diagrama construido con la plantilla básica.
Termina las tres páginas restantes
Process Steps pide «Process Step ID / Activity ID» (obligatorio) y «Process Step / Activity Description», y lleva una sección Accessibility. Shape Types asigna «Shape Type for Process Steps / Activities», y esto no se limita a la galería de diagramas de flujo, porque Microsoft confirma que se puede crear el diagrama asignando los datos del proceso a cualquier galería de Visio, incluida una propia. Connections se encarga de «Delimiter» y «Connector Label». Selecciona después Finish.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre las plantillas Basic y Cross-Functional de Data Visualizer?
Las dos generan un diagrama de flujo a partir de la misma tabla de Excel, con los mismos identificadores de paso, referencias de paso siguiente, etiquetas de conector y tipos de forma. La diferencia son dos columnas. La plantilla interfuncional lee una columna de función y convierte cada valor distinto en un carril, y una columna de fase que se convierte en la línea temporal que atraviesa el diagrama. Microsoft afirma que esas columnas solo se aplican a un diagrama de flujo interfuncional y que un diagrama de flujo básico las ignora. La tercera plantilla, Audit Diagram - Data Visualizer, es otro tipo de diagrama distinto. Si quieres carriles, la elección de plantilla es la decisión que cuenta.
¿Necesito Visio Plan 2 para un diagrama interfuncional de Data Visualizer?
Microsoft lo documenta así: la posibilidad de usar las plantillas de Data Visualizer está disponible únicamente con Visio Plan 2, y la misma frase aparece para el asistente Create Diagram from Data. El precio de tarifa de Plan 2 en la tienda en-us en el momento de escribir esto es de 15 USD por usuario y mes con pago anual, y es el único nivel de suscripción que incluye la aplicación de escritorio para Windows. Páginas de distribuidores afirman que las ediciones perpetuas de 2024 incluyen las plantillas; la formulación de Microsoft es Plan 2, y no vamos a afirmar lo contrario. Para el complemento de Excel retirado, que en su día ofrecía una vía más barata, consulta /es/guides/como-usar-visio-data-visualizer.
¿Puedo reutilizar el mismo libro y la misma asignación para otro proceso?
Sí, y es lo más útil y menos conocido de esta superficie. Con el contenedor del diagrama seleccionado puedes exportar el diagrama de Data Visualizer a un paquete de plantilla de Visio .vtpx, que empaqueta juntos el diagrama, su libro y la asignación. Quien abra ese paquete recibe tu disposición de columnas y tu asignación de formas ya conectadas, así que solo sustituye las filas. Los diagramas y libros habilitados para macros no se pueden exportar así. Es una forma mucho mejor de estandarizar el mapeo de procesos en un equipo que enviar un libro por correo y esperar que el asistente se responda igual dos veces.
¿Cómo consigo carriles desde una hoja de cálculo sin Visio Plan 2?
La misma idea funciona sin asistente de asignación. En QueryChart las filas son el diagrama: una fila por paso, una columna con el número de fila al que lleva cada paso, y dos columnas más para el responsable y la fase, que es lo que produce los carriles del ejemplo de arriba. Editar los datos es editar el diagrama, en el navegador y en cualquier sistema operativo, así que no hay requisito de escritorio ni nada que actualizar. También conviene saber que Visio sigue siendo más fuerte allí donde importa su ecosistema de contenidos: diagramas de ingeniería y de redes, galerías personalizadas, validación de BPMN 2.0 con Check Diagram y trabajo sin conexión.