Cómo usar Excel Data Visualizer para diagramas de flujo

Cómo funciona

1. Rescata lo que ya esté incrustado en el libro

   Haz esto antes de tocar cualquier otra cosa, porque es el único paso que depende de que el servicio siga respondiendo. Con una cuenta de Microsoft 365 de trabajo o de centro educativo, selecciona los puntos suspensivos del área del diagrama, elige «Open in web» e inicia sesión: se crea un archivo de Visio que queda accesible desde OneDrive y desde Visio para la web. Sin una cuenta de trabajo o de centro educativo, la flecha de despliegue de la esquina superior derecha de la ventana del complemento ofrece «Show as Saved Image», y después clic derecho y Copiar; Microsoft no documenta ninguna vía a .vsdx para cuentas de particular. Si el diagrama ya no carga en absoluto, pasa al paso siguiente y reconstrúyelo desde la tabla, que está intacta.

2. Reorganiza la tabla en las columnas que lee el asistente de Visio

   El esquema que facilita Microsoft es: Process Step ID, donde «cada valor de la tabla de Excel debe ser único y no estar en blanco»; Process Step Description, el «texto que se añade a cada forma del diagrama de flujo»; Next Step ID, «el Process Step ID de la forma siguiente de la secuencia»; Connector Label, donde «para las formas con ramas, las etiquetas de conector se representan como texto separado por comas»; y Shape Type. Las columnas de función y de fase se aplican solo a un diagrama de flujo interfuncional y uno básico las ignora. Da formato al rango como tabla de Excel: la recomendación de Microsoft es «usar una tabla de Excel y no un rango personalizado si quiere mantener sincronizados el diagrama y los datos».

3. Abre una plantilla de Data Visualizer en la aplicación de escritorio de Visio

   Esta parte ocurre en Visio, no en Excel, y Microsoft la documenta como exclusiva de Visio Plan 2: «la posibilidad de usar las plantillas de Data Visualizer está disponible únicamente con Visio Plan 2». Abre Visio, o selecciona File > New si ya estás editando un diagrama, selecciona TEMPLATES y después selecciona Flowchart. Se ofrecen tres plantillas de Data Visualizer: «Basic Flowchart - Data Visualizer», «Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer» y «Audit Diagram - Data Visualizer». Elige la que corresponda a lo que estás dibujando. Si prefieres partir del libro de Microsoft en lugar de reorganizar el tuyo, selecciona antes «Excel data template» en la vista previa de la plantilla.

4. Elige una unidad de medida y ejecuta el asistente

   En la vista previa de la plantilla, elige una unidad de medida y selecciona «Create», que lanza el asistente Create Diagram from Data. Tiene cinco páginas: Excel, Functions/Phases, Process Steps, Shape Types y Connections. La página Excel pregunta «¿qué diagrama quiere crear a partir de datos?», y después pide «seleccionar el libro de Excel» y «seleccionar una tabla o un rango personalizado del libro». Process Steps exige un Process Step ID o Activity ID y toma la descripción; Shape Types asigna tu columna Shape Type; Connections lleva los ajustes Delimiter y Connector Label. Functions/Phases es donde viven las asignaciones de carril y de línea temporal. Selecciona «Finish» para dibujar el diagrama.

5. Actualiza el diagrama cuando cambie la tabla

   En Visio, haz clic en el contenedor del diagrama para habilitar la pestaña Data Tools Design de la cinta y selecciona después Refresh Diagram. La actualización tiene el contenedor como límite —«la actualización solo hace cambios en las formas y las conexiones que están dentro del contenedor»— y tu estilo sobrevive, porque «se conservan todos los cambios de formato que haga en las formas o los conectores dentro del contenedor». Si una actualización fuese a descartar cambios, aparece un cuadro de diálogo «Refresh Diagram Conflict» y te pide decidir. Este es el sentido que quiere casi todo el mundo, y es la mitad de la sincronización que se comporta como cabría esperar.

6. Escribe las ediciones del diagrama de vuelta en Excel, con una advertencia

   Data Visualizer es realmente bidireccional: Update Source Data, en la misma pestaña Data Tools Design, empuja los cambios del diagrama de vuelta al libro. Se aplican dos condiciones. El libro tiene que estar guardado y cerrado si vive en un equipo de escritorio o en un servidor de archivos de red, y aparece un cuadro de diálogo «Update Source Data Conflict» cuando puedan perderse datos, donde se selecciona «Overwrite». La advertencia merece leerse dos veces: «no use fórmulas en el origen de datos de Excel. Después de seleccionar Overwrite en el cuadro de diálogo Update Source Data, Visio convierte la fórmula en el resultado de la fórmula.» Una columna calculada no vuelve.

Preguntas frecuentes

¿Dónde ha ido el complemento Visio Data Visualizer en Excel?

Microsoft anunció su retirada el 3 de noviembre de 2025, revisó el aviso el 9 de diciembre de 2025 y dijo lo mismo a los administradores de organización en el mensaje del centro de mensajes MC1182535. El cierre del servicio quedó fijado para el 2 de marzo de 2026, y Microsoft reafirmó en diciembre de 2025 que la fecha no cambiaba. La eliminación de la tienda de complementos de Excel, de sus plantillas y de la cinta se fijó primero para el 8 de diciembre de 2025 y luego se «amplió hasta enero de 2026 como mínimo», con una fecha revisada prometida que nunca apareció. Microsoft no ha publicado nada que confirme que el cierre se ejecutó ni que lo revierta, y sus páginas de soporte siguen describiendo la retirada en futuro.

¿Puede Excel convertir una tabla en un diagrama de flujo sin Visio?

Por sí solo no. Los únicos recursos de diagramación de Excel son SmartArt y dibujar formas, y los dos se escriben o se dibujan a mano: las instrucciones de Microsoft para ellos no describen ningún vínculo con las celdas, así que nada se regenera cuando cambia una fila y mover un paso significa volver a dibujarlo. La salida visual documentada de Copilot en Excel son gráficos y tablas dinámicas, y las páginas de Microsoft sobre Copilot nunca mencionan diagramas de flujo ni diagramas. Así que la respuesta honesta a «cómo hago esto ahora en Excel» es que lo haces en otro sitio: o el asistente de Visio de escritorio, o una herramienta que trate las filas como el diagrama. /es/guides/convertir-datos-de-excel-en-diagrama-de-flujo-visio detalla la tabla de origen.

¿Voy a perder los datos de mi proceso ahora que el diagrama no carga?

No. La afirmación de Microsoft cubre exactamente esto: los diagramas «dejarán de cargarse» y «las funciones de conexión de datos y de actualización dejarán de funcionar», pero «los datos de las tablas de Excel permanecerán intactos». Lo que pierdes es la imagen y la conexión viva, no el proceso. Todo lo que definía el flujo —los identificadores de paso, las descripciones, la columna de paso siguiente y las etiquetas de rama— sigue en la hoja, con la forma que un asistente de Visio u otro generador puede leer. No vuelvas a una copia antigua del libro: abre la tabla y comprueba las columnas.

¿Necesito Visio Plan 2 para recuperar un diagrama de flujo basado en Excel?

Para la vía propia de Microsoft, sí: tanto las plantillas de Data Visualizer como el asistente Create Diagram from Data están documentados como «disponibles únicamente con Visio Plan 2», cuyo precio de tarifa en el momento de escribir esto es de 15 USD por usuario y mes con pago anual, y Plan 2 es el único nivel de suscripción que incluye la aplicación de escritorio para Windows; no existe aplicación de escritorio de Visio para macOS. Si eso es más licencia de la que pide el trabajo, el sustituto gratuito enlazado más abajo reconstruye un diagrama a partir de una tabla pegada sin ninguna cuenta, y /es/guides/alternativas-a-visio-data-visualizer compara las opciones en serio, incluido el caso en el que un equipo necesita revisar y aprobar el resultado y no solo tener una imagen.