如何用 Excel Data Visualizer 做流程图

运作方式

1. 先把已经嵌在工作簿里的东西抢救出来

   在动别的之前先做这一步，因为只有它依赖那个服务还在应答。用 Microsoft 365 工作或学校账户时，在图表区域选择省略号，选“Open in web”并登录：会创建一个 Visio 文件，并可从 OneDrive 和 Visio 网页版继续访问。没有工作或学校账户时，加载项窗口右上角的下拉箭头会提供“Show as Saved Image”，然后右键并复制——Microsoft 没有为消费者账户记载任何 .vsdx 路线。如果那张图已经完全加载不出来，就跳到下一步、从那张表重建，表是完好的。

2. 把这张表整理成 Visio 向导会读的那些列

   Microsoft 提供的结构是：Process Step ID，其中“Excel 表中每个值都必须唯一且不为空”；Process Step Description，即“加进流程图中每个图形的文字”；Next Step ID，即“序列中下一个图形的 Process Step ID”；Connector Label，其中“对于分支图形，连接线标签以逗号分隔的文本表示”；以及 Shape Type。职能列和阶段列只对跨职能流程图有效，基础流程图会无视它们。请把这块区域设置成 Excel 表格——Microsoft 的指引是“如果你想让图表和数据保持同步，请使用 Excel 表格而不是自定义区域”。

3. 在 Visio 桌面版应用里打开一个 Data Visualizer 模板

   这一部分发生在 Visio 里，不在 Excel 里，而 Microsoft 把它记载为仅限 Visio Plan 2：“使用 Data Visualizer 模板的能力仅在 Visio Plan 2 中可用。”打开 Visio，如果你已经在编辑一张图就选择 File > New，选择 TEMPLATES，然后选择 Flowchart。这里提供三个 Data Visualizer 模板：“Basic Flowchart - Data Visualizer”“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”和“Audit Diagram - Data Visualizer”。挑与你要画的东西相符的那个。如果你宁愿从 Microsoft 自己的工作簿出发、而不是改造你的，就先在模板预览里选择“Excel data template”。

4. 选一个度量单位并跑向导

   在模板预览里选一个度量单位并选择“Create”，这会启动 Create Diagram from Data 向导。它有五页：Excel、Functions/Phases、Process Steps、Shape Types 和 Connections。Excel 页问“你想从数据创建什么图表？”，然后要你“选择 Excel 工作簿”并“在工作簿中选择一个表格或一个自定义区域”。Process Steps 页要一个 Process Step ID 或 Activity ID，并接收描述；Shape Types 页映射你的 Shape Type 列；Connections 页承载 Delimiter 和 Connector Label 设置。Functions/Phases 页就是泳道和时间轴映射所在的地方。选择“Finish”把图画出来。

5. 表变了就刷新图表

   在 Visio 中，单击图表容器内部以启用功能区中的 Data Tools Design 选项卡，然后选择 Refresh Diagram。刷新的范围限定在容器里——“刷新只会改动容器内部的图形和连接”——而你的样式撑得过去，因为“你对容器内部的图形或连接线所做的任何格式改动都会被保留”。如果一次刷新会丢掉改动，会弹出一个“Refresh Diagram Conflict”对话框要你决定。这是多数人想要的那个方向，也是这套同步里表现得符合直觉的那一半。

6. 把图表的编辑写回 Excel，附带一个警告

   Data Visualizer 确实是双向的：同一个 Data Tools Design 选项卡上的 Update Source Data 会把图表的改动推回工作簿。有两个条件。工作簿如果放在电脑或网络文件服务器上，就必须先保存并关闭；而在可能丢数据时会弹出一个“Update Source Data Conflict”对话框，你在里面选择“Overwrite”。那个警告值得读两遍：“不要在 Excel 数据源中使用公式。在 Update Source Data 对话框中选择 Overwrite 之后，Visio 会把公式转换为公式结果。”一列计算出来的值回不来了。

常见问题

Excel 里的 Visio Data Visualizer 加载项去哪了？

Microsoft 在 2025 年 11 月 3 日宣布停用它，在 2025 年 12 月 9 日修订了那份通告，并以 Message Center 通告 MC1182535 向租户管理员说了同样的事。服务关闭定在 2026 年 3 月 2 日，而 Microsoft 在 2025 年 12 月重申该日期未变。把它从 Excel 加载项商店、其模板和功能区中移除，最初定在 2025 年 12 月 8 日，随后“至少延长到 2026 年 1 月”，并承诺给出一个从未出现的修订日期。Microsoft 此后再没有发布任何内容确认关闭已执行或予以撤回，而它的支持页面至今仍以将来时描述这次停用。

没有 Visio，Excel 能把一张表变成流程图吗？

靠它自己不能。Excel 唯一的绘图原语是 SmartArt 和手画的图形，两者都是手工输入或画出来的：Microsoft 对它们的说明里没有描述任何与单元格的绑定，所以改一行不会重新生成什么，挪一个步骤就意味着重画它。Copilot in Excel 被记载的可视化产出是图表和数据透视表，而 Microsoft 的 Copilot 页面从不提流程图或图示。所以对“我现在在 Excel 里怎么做这件事”这个问题，老实的答案是：你在别处做——要么用 Visio 桌面版向导，要么用一个把行当作图表的工具。/zh/guides/把excel数据变成visio流程图 详细讲了源数据表。

图表现在加载不出来了，我的流程数据会丢吗？

不会。Microsoft 的说法正好覆盖这一点：这些图表“将不再加载”，“数据连接和刷新能力将不再工作”，但是“Excel 表格中的数据仍将完好”。你失去的是那张图和那条实时连接，而不是那条流程。定义这条流程的一切——步骤 ID、描述、下一步那一列和分支标签——都还在表里，而且是 Visio 向导或另一个生成器能读的形状。不要回退到旧的工作簿副本；打开那张表，去看那些列。

要把由 Excel 驱动的流程图找回来，需要 Visio Plan 2 吗？

走 Microsoft 自己的路线，是需要的：Data Visualizer 模板和 Create Diagram from Data 向导都被记载为“仅在 Visio Plan 2 中可用”，撰稿时其标价为每用户每月 15 美元、按年付费，而 Plan 2 是唯一包含 Windows 桌面版应用的订阅层级——macOS 没有 Visio 桌面版应用。如果这比这件事需要的许可多了，本页下方链接的那个免费替代品可以从一张粘贴进去的表重建图表、且不需要账户，而 /zh/guides/visio-data-visualizer替代工具 把这些选项好好比过一遍，包括一个团队需要的是对结果的评审与审批、而不只是一张图的情形。