Modèle d'organigramme Excel à couloirs avec couloirs et phases
Un modèle d'organigramme à couloirs à deux axes : cinq phases en haut, quatre couloirs de propriétaires sur le côté, travaillé tout au long de la réalisation de l'événement avec un délai de six semaines pour le site et un point de…
Qu'est-ce que le processus modèle d'organigramme excel à couloirs avec couloirs et phases ?
Un organigramme à couloirs indique qui effectue une étape. Un couloir à deux axes répond également quand. Les voies vont dans un sens pour le propriétaire, les phases dans l'autre sens pour l'étape de travail, et chaque boîte atterrit dans une cellule définie par les deux. Cette grille correspond à ce qu'un tableau d'étapes de processus produit réellement une fois qu'il comporte une colonne propriétaire et une colonne phase : deux champs catégoriels, deux axes, une position par ligne. La plupart des modèles de couloirs vous donnent l'axe du propriétaire et rien d'autre, de sorte que l'axe des phases est ajouté plus tard sous la forme de trois étiquettes divisant la page en tiers : début, milieu, fin. Cette version est une décoration. Un deuxième axe ne vaut sa largeur que lorsqu'il porte quelque chose que le lecteur ne peut déjà obtenir en lisant les cases dans l'ordre.
Là où ça casse, c'est dans les étiquettes de phase. Nommés d'après le travail plutôt que le calendrier (planification, exécution, révision), ils répètent ce que disent déjà les encadrés, et l'axe coûte un tiers de la page pour rien. Pendant ce temps, les dates qui régissent réellement le processus figurent en prose sous le diagramme, ou dans la tête d'un organisateur, ou dans un plan de projet que personne n'ouvre. Ainsi, le graphique montre un flux ordonné de gauche à droite et cache le fait qu'une colonne se termine par un délai strict et la suivante par un délai souple. Le test est simple. Si vous ne pouvez pas dire ce qui change lorsqu'une étape passe d'une phase à la suivante, l'axe des phases étiquette la page plutôt que décrit le processus, et les voies seules seraient plus lisibles.
Le tableau ci-dessous est un processus de planification et de réalisation d'événements, choisi parce que ses phases sont associées à des dates. Cinq phases s'étendent en haut (Bref, Budget, Promotion, Livraison et Récapitulation) et quatre voies sur le côté : Organisateur, Commercialisation, Finances, et Site et opérations. Deux des limites de phase sont de véritables délais. Le contrat de site doit être contresigné six semaines plus tard et les inscriptions sont prises en compte dans l'objectif quatre semaines plus tard. Les deux sont présentés comme des décisions avec un itinéraire pour le côté défaillant, et la forme du résultat mérite d'être examinée à elle seule : chaque manière dont ce processus se termine mal est décidée dans la colonne Budget, et une fois que le flux atteint Promouvoir, il n'y a pas de sortie mais la livraison.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Deux axes sur un graphique : cinq phases en haut, depuis le briefing jusqu'au budget, en passant par la promotion et la livraison jusqu'à la conclusion, et quatre voies réservées aux propriétaires sur le côté, dont une seule voie « Lieu et opérations » pour les personnes qui détiennent à la fois la salle et la journée elle-même.
- Un portail budgétaire qui est deux décisions plutôt qu'une : « Budget approuvé par les Finances ? transmet un refus à « Option à portée réduite viable ? » dans la voie Organisateur, qui revient en arrière pour reconstruire les numéros ou termine le processus à « Événement annulé ».
- Une limite de phase datée au lieu d'une limite décorative, à "Contrat de site signé avant le **six semaines** ?" dans la voie du site et des opérations. Un contrat non signé est ce qui empêche le démarrage de la phase de promotion, de sorte que la limite est appliquée par le graphique plutôt que décrite à côté de celui-ci.
- Un parcours de récupération pour une date perdue : "Lieu alternatif libre à la date cible ?" soit le processus est renvoyé en arrière sur l'axe des phases pour présélectionner à nouveau les lieux, soit il se termine à « Événement reporté à une nouvelle date » : les deux seuls résultats honnêtes une fois qu'une date retenue est passée.
- Une boucle de comptage qui reste à l'intérieur d'une colonne : « Inscriptions dans les délais au checkpoint de quatre semaines ? cela génère un manque à gagner en matière de promotion supplémentaire et de sensibilisation directe, qui revient au même point de contrôle pour un recomptage toutes les deux semaines sans perturber aucune autre phase.
- Livrer et conclure en ligne droite : confirmez les numéros finaux, la restauration et l'ordre de passage, organisez la journée, puis effectuez le suivi et collectez les commentaires avant la clôture du processus dans la file des organisateurs à "Événement livré et examiné".
Quand utiliser ce modèle
- Vos étapes sont déjà dans une feuille de calcul qui enregistre qui effectue chacune d'elles et à quelle étape elle appartient, et aucune de ces deux colonnes ne fait actuellement autre chose que trier la liste.
- Vous disposez d'un diagramme à couloirs qui montre qui fait quoi, et la discussion que vous continuez à avoir porte sur le moment : quelle étape a été en retard et si elle était suffisamment tard pour avoir de l'importance.
- Deux ou trois délais dans votre processus sont difficiles et les autres sont souples, et personne en dehors de l'équipe principale ne peut dire lequel est lequel à partir de la documentation telle qu'elle est.
- Vous exécutez le même processus à plusieurs reprises (événements, lancements, campagnes, apports) et souhaitez une carte qu'un nouveau propriétaire puisse suivre sans être informé au préalable des limites non écrites.
- Vous avez utilisé le complément Visio Data Visualizer pour Excel pour transformer un tableau contenant des colonnes de fonctions et de phases en cette forme, et vous recherchez où se trouve actuellement cette forme.
Comment cela fonctionne
Décidez de ce que mesure votre axe de phase
Renommez Bref, Budget, Promouvoir, Livrer et Conclusion selon vos propres étapes, mais conservez l'axe uniquement si chaque limite signifie quelque chose qu'un lecteur ne peut pas déduire des cases. Ici, le budget se termine par un contrat contresigné et la promotion se termine par un effectif confirmé. Si vos phases candidates sont précoces, moyennes et tardives, supprimez l'axe des phases et conservez les couloirs.
Mettez vos propres chiffres dans les deux décisions datées
Le modèle est défini sur un délai de six semaines pour le lieu et un point de contrôle d'inscription de quatre semaines. Remplacez les deux : l'avis dont vos salles ont réellement besoin avant la publication d'une date retenue et le moment où une promotion supplémentaire peut encore modifier le nombre de participants. Conservez le numéro sur l'étiquette de décision plutôt que dans un commentaire, car l'étiquette est ce que les gens lisent sur le diagramme.
Divisez ou fusionnez les voies pour correspondre à qui signe
Le lieu et les opérations sont sur une seule voie car les mêmes personnes tiennent la salle et dirigent la journée. Divisez-le si l'AV ou la restauration sont responsables séparément, et fusionnez les finances dans l'organisateur si une seule personne est propriétaire à la fois du brief et du budget. Le test pour conserver une voie est de savoir si quelque chose dans la carte l'attend : une voie sur laquelle rien n'attend est une bande de largeur ne contenant aucune information.
Décidez laquelle des deux mauvaises fins vous utilisez réellement
Les deux terminateurs de non-livraison siègent en phase Budget : l'un annule l'événement, l'autre le reporte à une nouvelle date. Nommez qui a le pouvoir de déclarer chacun et supprimez la branche que vous n’utilisez jamais. Un processus qui propose à la fois des sorties et nomme un propriétaire pour aucun des deux ne reporte par défaut, généralement plusieurs semaines plus tard qu'il n'aurait dû.
Supprimez la boucle de rescope si vous ne pouvez pas rescope
« Option à portée réduite viable ? » revient en arrière pour reconstruire le budget à partir du lieu et des devis par personne. Cette boucle n’est honnête que lorsqu’une version plus petite de l’événement est réellement disponible. Une conférence à format fixe ou un engagement contractuel d'un sponsor n'a pas de portée réduite, et le fait de laisser la branche en place invite à un cycle de négociations qui ne peut pas aboutir.
Donnez à chaque nouvelle ligne une phase avant de lui donner une position
Dans Visio, une phase est une forme de séparateur que vous déposez sur les voies. L'axe des phases est donc un ensemble d'objets situés sur le diagramme plutôt qu'une propriété de celui-ci. Ici, la phase est un champ sur la ligne, donc ajouter une étape signifie ajouter une ligne avec une voie et une phase. Utilisez cela : décidez d'abord de la phase, car une étape dont vous ne pouvez pas nommer la phase est généralement composée de deux étapes dans des phases différentes.
Questions fréquentes
Quelles sont les phases d’un processus de planification et de réalisation d’un événement ?
Cinq, et chacun se termine à quelque chose de spécifique plutôt qu'à une date prévue dans un plan. Le briefing se termine lorsque la date cible, le public et le nombre de participants ciblés sont convenus et que les lieux ont été invités à effectuer une réservation écrite. Le budget se termine lorsque les finances ont débloqué l'argent et que le contrat de salle est contresigné. La promotion se termine lorsque les inscriptions ont été jugées par rapport à l'objectif et que les chiffres finaux peuvent être confirmés. Livrer est l’événement lui-même. La synthèse est le suivi et le feedback qui vous permettent de dire si l'événement a produit le résultat demandé par le brief.
Quelle est la différence entre un couloir et une phase dans un organigramme interfonctionnel ?
Une voie est une fête et elle persiste : chaque étape à l'intérieur appartient à la même équipe, et la voie existe, que cette équipe soit occupée ou non en ce moment. Une phase est une étape du travail et elle est séquentielle : chacun la traverse, dans l'ordre, et une limite de phase marque un changement dans ce qui est engagé. Ainsi, une voie indique qui détient cette étape, et une phase indique où en est le processus lorsqu'ils la détiennent. Les deux axes sont indépendants, c'est pourquoi une étape peut se situer en Finances lors du Budget et une autre en Finances lors de la Conclusion.
À qui appartient un processus de planification d’événements de bout en bout ?
L'organisateur est propriétaire du résultat et du calendrier ; personne d'autre n'a vue sur chaque voie. Les finances sont responsables de l'approbation et du déblocage des fonds, le marketing est propriétaire des inscriptions et de la campagne, et le lieu et les opérations sont propriétaires de la salle, du contrat et de la journée elle-même. Chacun de ces trois éléments peut s'exécuter parfaitement alors que l'événement échoue encore, car les échecs se situent presque toujours aux limites : une attente qui a expiré, un décompte que personne n'a confirmé. Donnez à l’organisateur le pouvoir explicite de déclarer un report, sinon la décision sera prise par le calendrier.
Comment puis-je extraire les voies et les phases d'une feuille de calcul ?
Les deux axes proviennent de deux colonnes supplémentaires du tableau des étapes. Les modèles Data Visualizer de l'application de bureau Visio lisent une colonne de fonctions et une colonne de phases à partir d'un tableau Excel et remplissent les couloirs et la chronologie à partir de celles-ci ; Microsoft documente ces modèles comme étant disponibles avec Visio Plan 2, et un diagramme connecté à Excel de cette manière ne peut pas être modifié dans Visio pour le Web. QueryChart fonctionne à partir des deux mêmes champs sans aller-retour : la voie et la phase sont des valeurs sur la ligne, situées à côté de l'étiquette de l'étape, de sorte que la grille ci-dessus est générée à partir du tableau plutôt qu'assemblée forme par forme, et la modification du tableau est le seul moyen de le modifier.