如何用 Visio 建立泳道圖
Visio 裡的泳道操作細講：揀方向、四種有記載的加泳道方法、為標籤命名與旋轉、拖標題重排，以及刪掉一條泳道為甚麼會把裡面的形狀一併刪掉。
Visio 裡的泳道圖由 Cross Functional Flowchart 範本開始，泳道是清單型容器，可以由功能區新增、命名與重排，而階段是另外拖到泳道上的 Separator 形狀。
簡而言之
- 方向在範本打開時揀定，之後可以在 Cross-functional Flowchart 功能區索引標籤上更改。
- 加泳道有四種有記載的方法；標籤列在你雙擊並輸入之前一直寫著 Function。
- 階段不是泳道的設定項。它們是形狀庫裡的 Separator 形狀，拖到泳道上用來標記階段變化。
- 刪除一條泳道會刪掉裡面每一個形狀。Microsoft 給出的迴避辦法是先把那些形狀完全移到圖外。
- 重排泳道的方法是用指針工具拖動標題，直到出現橙色的連接指示；綠色高亮則確認一個形狀確實被容納在內。
泳道回答誰，階段回答何時，而 Visio 造它們的方式完全不同
打開 Cross Functional Flowchart 範本，在 Visio 提示時揀一個方向，然後雙擊每條泳道的標籤列，把 Function 這個字蓋掉，為它命名。加泳道有四種有記載的方法：在一個泳道標題上按右鍵，選 Insert 'Swimlane' Before 或 After；把指針停在泳道一角，按出現的 Insert 'Swimlane' Shape 箭嘴；用 Cross-functional Flowchart 索引標籤上的 Insert 群組；或者直接由形狀庫拖一個泳道形狀出來。要重排，用指針工具按住一個標題拖動，直到出現橙色的連接指示。階段則是另一回事，也正是這類圖表比看上去費工的原因：它根本不是泳道的某個屬性，而是你拖到泳道上的 Separator 形狀。
一張泳道圖同時提出兩項主張，而 Visio 對待它們的方式非常不同。泳道是關於歸屬的主張：這一步屬於財務，那一步屬於場地團隊，一支跨越邊界的箭嘴就是某個人必須接手的交接。階段是關於時間的主張：這條線左邊的一切都發生在預算放行之前。在畫完的圖上，它們看上去像是同一類家具——框住流程的橫帶與豎條。但由結構上說，兩者毫無相似之處。泳道是一個擁有自己內容、並替你重新排布內容的物件。階段是一個壓在它們上面的形狀。加泳道是一條功能區指令；加階段是畫圖。
這個分別最要緊的時候，是你開始編輯之後。Microsoft 把泳道記載為清單，即「特殊的一類容器」，其中「加進清單裡的任何項目都會自動排入一個序列」，這就是泳道會隨著插入而自動重新編號、重新排布間距的原因，也是移動一條泳道會把它的形狀一併帶走的原因。這同樣也是刪除一條泳道會把它的形狀一併帶走的原因。Microsoft 把這個行為寫得很直白：按一下你要刪除的那條泳道的標題，按 Delete，「該泳道所包含的所有形狀也會被刪除」。人們這時會去找的那兩條容器指令——Disband Container 和 Lock Container——是為容器記載的，不是為泳道記載的，所以不要指望靠解散一條泳道來救出裡面的東西。
在進入步驟之前還有兩點實務提示。Microsoft 自己的叫法並不一致：操作指南文章把範本稱作「Cross Functional Flowchart」，功能區索引標籤寫的是「Cross-functional Flowchart」，形狀庫則是「Cross-Functional Flowchart Shapes」，所以搜尋時要放寬，不要照著一種寫法去找。另外，桌面版的跨職能流程圖是 Standard 版本就有的功能，而不是 Professional 的附加項；瀏覽器端的情況，以及「你的流程到底需不需要泳道」這個更靠前的問題，都歸 /yue/guides/用visio製作跨職能流程圖 。下面的實例是同一種形狀、用列搭起來的：一場活動由綱要走到檢視，負責人與階段各佔一欄試算表。看清這兩個軸各自在做甚麼，然後決定你較願意編輯哪一個。
兩個軸都在做實事：一場活動由綱要到檢視
同一條流程用列搭起來，負責的團隊與階段是兩欄，而不是一個容器與一個分隔形狀。
一支箭嘴，一次交接
第 1 列「議定活動綱要與目標日期」落在主辦人身上。第 2 列「篩選場地並先留住目標日期」落在場地與營運身上。兩列加一支箭嘴，而這支箭嘴已經跨過一條泳道邊界——這就是畫泳道的全部理由。
第一個決策跨進了財務
「財務是否批准預算？」是第一個菱形，它待在財務泳道裡，而不是待在第 3 列編預算的那個人身上。它的「不批准」路線通向主辦人泳道裡的「縮減規模方案是否可行？」，後者又把流程送回第 3 列去重算數字。
六星期截限和它的兩條退路
「場地合約是否在六星期的截限之前簽妥？」是一個帶後果的日期：過了它，印刷品、講者旅費與最低餐飲消費就都押在一個仍未有合約的場地上。它的「未簽妥」路線交回主辦人，後者要麼把流程送回第 2 列另找場地，要麼讓它停在「活動已延至新日期」。
五個階段，四條泳道，一張圖
整條流程由左到右經過綱要、預算、宣傳、執行、收尾，同時在主辦人、市場推廣、財務、場地與營運之間上下移動。「加推宣傳並直接聯絡邀請」透過一條標著「兩星期時重新統計」的箭嘴回到「四星期檢查點的報名是否達標？」，所以同一道關卡被問了兩次。兩個軸都是列裡的欄，所以哪一個都不會被誤刪。
運作方式
打開 Cross Functional Flowchart 範本並揀一個方向
啟動 Visio，在 Categories 下按 Flowchart，選擇 Cross Functional Flowchart 範本並按建立。如果 Visio 提示你，為泳道方向選擇 Horizontal 或 Vertical 並按確定。Horizontal 把泳道標題放在左側、讓流程橫向穿過頁面，這也是有多個負責方的流程通常的選擇。在桌面版應用裡方向並非定局：之後可以由功能區上的 Cross-functional Flowchart 索引標籤更改。這個範本載入的形狀庫與基本流程圖相同，打開時頁面上已經有兩條泳道供你起步。
在標籤列裡為每條泳道命名
新泳道的標籤列預設寫著 Function。要改它，雙擊這條列，輸入即將放進這條泳道的那些步驟所屬的團隊、角色或系統的名稱。寫職位，不寫人名，這樣圖表在這個人離職之後仍然站得住。如果一條泳道的名稱裡帶「與」，那通常是兩條泳道：「財務與採購」剛好藏起了泳道圖存在的目的——那次交接。命名要在放任何形狀之前做完，因為正是這些名稱會告訴你還欠哪些泳道。
把欠缺的泳道補上
Visio 記載了四種方法，各自適合不同的時刻。當你確切知道新泳道該放在哪裡時，在一個泳道標題上按右鍵，選 Insert 'Swimlane' Before 或 Insert 'Swimlane' After。當你正在頁面裡做事而不是在功能區裡時，把指針停在泳道一角，按那個 Insert 'Swimlane' Shape 箭嘴。要在末尾加一條，用 Cross-functional Flowchart 索引標籤上的 Insert 群組。或者由 Cross-Functional Flowchart Shapes 形狀庫拖一個泳道形狀出來。因為泳道是清單，每條新泳道都會被放進序列並自動排好間距；你不需要人手對齊任何東西。
用 Separator 形狀標出階段
這裡沒有甚麼階段欄位可以填。階段來自形狀庫：找到 Separator 形狀，把它拖到泳道上標記一次階段變化，然後像為泳道命名那樣為它命名。流程有幾個階段就重複幾次。這一步正是人們在功能區裡翻來翻去、始終找不到的那一步，而在你答應別人交一張帶階段的圖之前就應該知道它，因為每一道階段邊界都是你自己放置、自己維護的一個形狀，而不是圖表的一個屬性。
把步驟放進各自的泳道，並檢查綠色高亮
把一個流程圖形狀拖進執行該步驟的負責方所在的泳道。放下時泳道上出現的綠色高亮，確認這個形狀確實被容納在內，而不只是壓在它上面；而正是這種容納關係，令形狀在泳道移動時跟著走。然後連起流程：把指針停在第一個形狀上，點選指向你要連接的那個形狀的小箭嘴。凡是一個步驟要移交給另一個團隊的地方，連接線就會跨過一條泳道邊界，而這些跨越正是大家真正會爭論的部分。
重排泳道並整理標籤
用指針工具按住你要移動的那條泳道的標題拖動，直到出現橙色的連接指示，然後放手；泳道的內容會跟著走。一直排到最頻繁的交接發生在相鄰泳道之間為止，因為一支跨了三條泳道的連接線很難跟讀。如果標籤文字擺得別扭，可以用 Cross-functional Flowchart 索引標籤 Design 群組裡的 Rotate Lane Label 旋轉它，並用 Home 索引標籤 Tools 群組裡的文字區塊工具移動標籤本身。
應避免的錯誤
刪掉一條泳道，會刪掉裡面的一切
這一條會賠掉一個下午。Microsoft 的措辭沒有留餘地：按一下你要刪除的那條泳道的標題，按 Delete，該泳道所包含的所有形狀也會被刪除。有記載的迴避辦法，是在刪除泳道之前把那些形狀完全移到跨職能圖之外，刪完之後再拖回來。Disband Container 和 Lock Container 是為容器記載的，不是為泳道，所以沒有任何受支援的辦法可以把一條泳道化掉、又讓它的內容留在原處。
去找一個並不存在的階段設定項
泳道來自功能區，階段來自形狀庫。如果你正在 Cross-functional Flowchart 索引標籤上翻找加階段的辦法，請停下來去找 Separator 形狀，把它拖到階段發生變化的位置上。一張帶實質階段的圖，要比只有泳道的圖多留一點時間。
看上去被容納、其實並沒有的形狀
沒有出現綠色高亮就放下的形狀，是躺在泳道上，而不是在泳道裡。一切都看著沒問題，直到你重排泳道的那一日——泳道走了，形狀留在原地。把每個可疑的形狀稍為拖出來再放一次，放手前盯住那個高亮。
圖列印成好幾頁時怪泳道
一張很闊的泳道圖溢出到幾張紙上，是頁面尺寸問題，不是泳道問題，加闊或刪掉泳道都治不了它。打開 Design 索引標籤上的 Page Setup 對話方塊啟動器，轉到 Print Setup 頁，在 Fit to 下面兩個框裡都填 1。
把這些泳道做成可用的圖表
把活動示例作為您自己的圖表打開，把泳道欄與階段欄改成您自己的團隊與階段，看交接隨之移動。
相關指南
常見問題
在 Visio 裡怎樣刪掉一條泳道而不刪掉裡面的形狀？
先把形狀移出去。Microsoft 把刪除記載為破壞性的：選中泳道的標題，按 Delete，該泳道所包含的每一個形狀都會隨之被刪除。有記載的迴避辦法，是在刪除泳道之前把形狀完全移到跨職能圖之外，之後再搬回來，並在每次放下時盯住那個綠色的容納高亮。不要指望某條容器指令能救你。Disband Container 和 Lock Container 是為容器記載的，而泳道在技術上是清單而不是普通容器，所以解散一條泳道來保住它的內容並不是一條受支援的路。
在 Visio 裡怎樣加一條泳道？
四種有記載的方法，全部在桌面版應用上。在一條已有泳道的標題上按右鍵，選 Insert 'Swimlane' Before 或 Insert 'Swimlane' After，把新泳道放在相對於它的位置上。把指針停在泳道一角，按出現的 Insert 'Swimlane' Shape 箭嘴。用 Cross-functional Flowchart 功能區索引標籤上的 Insert 群組。或者由 Cross-Functional Flowchart Shapes 形狀庫把一個泳道形狀拖到頁面上。因為 Visio 把泳道模型化成清單，你加進去的任何東西都會自動排入序列，所以新泳道不需要你自己對齊或調間距。命名方法是雙擊它的標籤列，那裡在你蓋掉它之前一直寫著 Function。
Visio 的泳道圖可以由橫向改成直向嗎？
在桌面版應用上可以，而且這是那裡唯一真正可逆的泳道操作。方向在範本打開時揀定，之後可以由功能區上的 Cross-functional Flowchart 索引標籤更改；泳道與它們的內容會跟著走，就像你拖動標題重排時那樣。不過仍然要早改而不是遲改，因為一張按很闊的頁面排好的橫向圖，旋轉之後很少可以不重新調一次頁面尺寸就讀得順。在 Visio 網頁版裡答案是不行——Microsoft 的說法是，一旦開始，就無法自動由一種方向轉換成另一種——而瀏覽器在這之上還有另外兩條泳道限制，/yue/guides/用visio製作跨職能流程圖 裡講齊了。
在 Visio 裡怎樣為泳道圖加階段？
用形狀，不是用設定項。階段就是 Separator 形狀：在形狀庫裡找一個，拖到泳道上標記一次階段變化，然後為它命名。這與泳道確實是不對稱的——泳道由功能區插入，還替你排好序列——這也是一張帶真實階段的泳道圖比只有泳道的圖更費工的原因。Microsoft 沒有任何頁面寫明泳道或階段的數量上限，所以請把「這一頁還讀得下去」當作你的限度，而不是當作一個有記載的上限。如果你較希望階段與負責人是資料而不是幾何形狀，那麼在生成式路線上它們就是來源表的兩欄——/yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 講了那張表，而上面的實例是同一個想法，只是不用精靈。
