Excel 泳道流程圖範本：泳道與階段兩條軸
雙軸泳道流程圖範本：頂部五個階段、側邊四條負責人泳道，以一場活動的籌劃與執行走完全程，內含六星期的場地截限與四星期的報名檢查點。
運作方式
決定你們的階段軸量度甚麼
把綱要、預算、宣傳、執行與收尾改成你們自己的階段，但只有在每個邊界都代表讀者無法從方框推斷出來的東西時才保留這條軸。這裡的預算結束於一份雙方簽妥的合約，宣傳結束於一個已確認的人數。如果你們候選的階段其實只是早期、中期、後期，就刪掉階段軸，只留泳道。
把你們自己的數字填進兩個附日期的判斷
範本設的是六星期的場地截限與四星期的報名檢查點。兩個都要換掉：你們的場地在釋放一個已預留日期之前確實需要多少通知期，以及加推宣傳仍然改得動人數的那一點。把數字留在判斷的標籤裡，而不是放在備註裡，因為標籤才是大家從圖上讀到的東西。
按誰簽署來拆分或合併泳道
場地與營運合為一條泳道，因為掌管場地與運行當日的是同一批人。如果影音或餐飲另有問責人，就把它拆開；如果同一個人同時負責綱要與預算，就把財務併入主辦人。保留一條泳道的判斷標準，是圖中有沒有東西在等它：沒有東西在等的泳道，只是一條不承載任何資料的闊度。
決定你們真正會用哪一個壞結局
兩個非執行終點都落在預算階段：一個取消活動，另一個延至新日期。指名由誰有權宣布哪一個，並刪掉你們從不使用的那條分支。一條同時提供兩個出口、卻兩個都不指名負責人的流程，會默認延期，而且通常比它本應延期的時間遲幾個星期。
如果你們無法縮減規模，就刪掉重訂規模迴路
「縮減規模方案是否可行？」會回頭按場地與人均報價重建預算。這條迴路只有在真的存在一個較小版本的活動時才誠實。一場格式固定的會議，或者一份合約上的贊助承諾，並沒有縮減規模可言，而留著這條分支只會招來一輪不可能成功的談判。
先給每一行一個階段，再給它一個位置
在 Visio 裡，階段是你放到泳道上的一個 Separator 形狀，所以階段軸是一組擺在圖表之上的對象，而不是圖表的一項屬性。在這裡，階段是行上的一個欄位，所以加一個步驟就是加一行，並在行裡填上泳道與階段。就用這一點：先決定階段，因為一個你講不出階段的步驟，通常其實是分屬不同階段的兩個步驟。
常見問題
活動籌劃與執行流程有哪些階段？
五個，而每一個都結束於一件具體的事，而不是結束於計劃上的一個日期。綱要結束於目標日期、對象觀眾與出席人數目標已議定，並且已向場地索取書面預留。預算結束於財務已放行款項，而場地合約已雙方簽妥。宣傳結束於報名已對照目標判斷，而最終人數可以確認。執行就是活動本身。收尾是後續跟進與意見收集，令你可以說出這場活動有沒有帶來綱要所要求的成果。
在跨職能流程圖裡，泳道與階段有甚麼分別？
泳道是一方，而且會持續存在：裡面每一步都由同一個團隊負責，而不論那個團隊此刻忙不忙，這條泳道都在。階段是工作的一個階段，而且是有次序的：所有人都會按次序跨過它，而一個階段邊界標誌著承擔了甚麼有了改變。所以泳道回答此刻是誰拿住這一步，而階段回答他拿住它的時候流程走到多遠。兩條軸互相獨立，這也是為甚麼一個步驟可以落在預算階段的財務，而另一個落在收尾階段的財務。
一條活動籌劃流程端到端由誰負責？
主辦人負責結果與日程；沒有其他人看得見每一條泳道。財務負責審批關卡與款項放行，市場推廣負責報名與宣傳，場地與營運負責場地、合約與當日運作。這三方之中任何一方都可以做得完美無缺，而活動仍然失敗，因為失敗幾乎總是在邊界上：一個已過期的預留、一個沒有人確認的人數。要明確給主辦人宣布延期的權力，否則這個決定會由日程替你作。
怎樣由一張試算表同時得到泳道與階段？
兩條軸都來自步驟表上兩個額外的欄。Visio 桌面應用程式裡的 Data Visualizer 範本會由一張 Excel 表讀取一個職能欄與一個階段欄，並用它們填出泳道與時間線；Microsoft 記錄這些範本需要 Visio Plan 2，而以這種方式連接到 Excel 的圖表無法在 Visio 網頁版中編輯。QueryChart 用同樣那兩個欄位，但不需要來回一趟：泳道與階段是行上的值，就擺在步驟本身的標籤旁邊，所以上面那個格網是由這張表生成的，而不是一個形狀一個形狀砌出來——而編輯這張表也是唯一編輯它的方法。