So erstellen Sie eine Prozesslandkarte in Microsoft Visio

So funktioniert es

1. Entscheiden, was die Landkarte zeigen muss, und es an der Lizenz prüfen

   Schreiben Sie auf, ob Sie Bahnen, Phasen, eine formale Notation oder einen Wertstrom brauchen, bevor Sie irgendetwas öffnen. Basic flowchart, Cross-functional flowchart und Work-flow diagram sind in Visio Standard, Visio Professional und den Abo-Versionen unterstützt. Audit diagram, BPMN, Event-driven Process, Fault Tree Analysis, IDEF0, ITIL, SharePoint Workflow, SDL, Six Sigma, TQM und Value Stream Map gehören zu Professional oder Visio Plan 2. Vorher zu prüfen kostet eine Minute; es nach dem Workshop zu merken, kostet den Workshop.

2. Die Vorlage öffnen

   Für eine schlichte Landkarte lauten Microsofts Schritte: Visio starten, die Kategorie Flowchart wählen, dann auf Basic Flowchart doppelklicken. Für eine Landkarte mit Bahnen: Visio starten, unter Categories auf Flowchart klicken, die Vorlage Cross Functional Flowchart anklicken und Create wählen; wenn Visio fragt, Horizontal oder Vertical für die Ausrichtung der Swimlanes wählen und mit OK bestätigen. Beide Vorlagen nutzen dieselbe Schablone — die funktionsübergreifende kommt lediglich mit bereits gesetzten Swimlanes auf der Seite.

3. Die Schritte setzen und verbinden

   Tippen Sie die Beschriftung direkt in eine ausgewählte Form und drücken Sie dann Esc. Zum Verbinden halten Sie den Zeiger über die erste Form und wählen den kleinen Pfeil, der in Richtung der Zielform zeigt; für Formen, die schon existieren, nutzen Sie das Verbindungswerkzeug (Connector tool) auf der Registerkarte Home in der Gruppe Tools oder Ctrl+3 und kehren mit Ctrl+1 zum Pointer Tool zurück. Doppelklicken Sie eine Verbindung, um einen Zweig zu beschriften. Nur ein Textfeld je Verbindung, und es lässt sich nicht füllen, in der Größe ändern oder formatieren.

4. Bahnen für Verantwortliche und Separatoren für Phasen ergänzen

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Bahnenkopf und wählen Sie Insert 'Swimlane' Before oder Insert 'Swimlane' After, oder nutzen Sie die Gruppe Insert auf der Registerkarte Cross-functional Flowchart. Die Beschriftungsleiste liest standardmäßig Function; doppelklicken Sie sie zum Umbenennen. Phasen sind keine Bahnen — sie sind Separator-Formen, die Sie auf die Swimlanes ziehen, um einen Phasenwechsel zu markieren. Eine Bahn zu verschieben verschiebt ihren Inhalt, und eine zu löschen löscht ihn; die Details stehen in /de/guides/swimlane-diagramm-in-visio-erstellen.

5. Detail in Subprozesse nach unten drücken

   Eine Landkarte, die gescrollt werden muss, ist keine Landkarte mehr. Auf der Registerkarte Process bietet die Gruppe Subprocess Create New, Create from Selection und Link to Existing: Create New legt eine Seite für den Subprozess an und verlinkt die ausgewählte Form dorthin, und Create from Selection verschiebt bereits gezeichnete Formen auf diese Seite. Dem Link folgen Sie mit Ctrl+Klick. Diese Gruppe gibt es nur in Visio Professional, in Standard und im Web ist das Äquivalent also eine eigene Seite und Ihr eigener Querverweis.

6. Validieren, dann schreibgeschützt veröffentlichen

   Wählen Sie auf der Registerkarte Process in der Gruppe Diagram Validation den Befehl Check Diagram. Beide Flussdiagrammvorlagen nutzen standardmäßig das Flowchart Rule Set, und die Befunde erscheinen im Fenster Issues; einen falschen Treffer unterdrücken Sie mit Ignore This Issue oder Ignore Rule, was ihn als schattierte Zeile mit Yes in der Spalte Ignored gelistet lässt. Die Validierung gehört zu Professional und Plan 2 — in Standard gehen Sie jeden Zweig selbst ab. Teilen Sie danach die Datei und kein Bild: Ansehen und Kommentieren in Visio für das Web brauchen keine Lizenz.

Häufig gestellte Fragen

Was ist in Visio der Unterschied zwischen einer Prozesslandkarte und einem Flussdiagramm?

Der Unterschied liegt darin, was das Diagramm behauptet. Ein Flussdiagramm behauptet Abfolge und Logik — die Reihenfolge der Schritte und die Stelle, an der sich der Weg gabelt. Eine Prozesslandkarte behält das und ergänzt Verantwortung und Nachweis: welche Rolle oder welches Team jeden Schritt ausführt und welchen Nachweis der Schritt erzeugt. In Visio gibt es keine eigene Vorlage „Prozesslandkarte“. Die Landkarte bekommen Sie, indem Sie die Vorlage Cross Functional Flowchart öffnen, deren Swimlanes die Verantwortung tragen, und indem Sie Formen wählen, die aussagen, was ein Schritt hinterlässt. Die Phasen am oberen Rand kommen von Separator-Formen und nicht von weiteren Bahnen.

Welchen Visio-Plan brauche ich für eine Prozesslandkarte?

Für eine einfache oder funktionsübergreifende Landkarte genügt Visio Standard, Visio Professional oder ein Abo — diese zwei Vorlagen und das Work-flow diagram sind überall als unterstützt dokumentiert. Für eine Wertstromanalyse, ein BPMN-Modell, ein Auditdiagramm, IDEF0, ITIL, SDL, Six Sigma, TQM, EPC oder eine Fehlerbaumanalyse brauchen Sie Visio Professional oder Visio Plan 2, dessen Listenpreis zum Redaktionszeitpunkt 15,00 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung beträgt. Plan 1, mit einem am selben Tag gelesenen Listenpreis von 5,00 US-Dollar, gilt nur für Web und Teams und enthält die Desktop-App nicht.

Kann ich in Visio eine Wertstromanalyse erstellen?

Ja, aber nicht mit jeder Lizenz. Microsoft führt Value Stream Map unter den Vorlagen, die nur in Visio Professional und Visio Plan 2 unterstützt sind, neben Six Sigma, TQM, IDEF0 und BPMN. In Visio Standard oder im gebündelten Visio in Microsoft 365 ist die Vorlage nicht verfügbar, und einen Wertstrom von Hand aus einfachen Flussdiagrammformen zu zeichnen, verliert genau die Notation, die ihn zeichenswert macht — die Datenkästen, die Bestandsdreiecke und die Zeitlinie. Wenn die Wertstromanalyse der Sinn der Übung ist, sind Plan 2 oder Professional der Eintrittspreis.

Prüft Visio eine Prozesslandkarte auf Fehler?

Ja, in Professional und Plan 2. Check Diagram liegt auf der Registerkarte Process in der Gruppe Diagram Validation, und beide Flussdiagrammvorlagen nutzen standardmäßig das Flowchart Rule Set; die Ergebnisse öffnen sich im Fenster Issues. Weitere Regelsätze deckten BPMN, funktionsübergreifende Flussdiagramme und SharePoint-Workflows ab. Einen Befund, dem Sie nicht zustimmen, unterdrücken Sie mit Ignore This Issue oder Ignore Rule, und er bleibt als schattierte Zeile mit Yes in der Spalte Ignored sichtbar — die Unterdrückung ist also aktenkundig. Visio Standard fehlt in der Applies-To-Liste der Funktion, und Microsoft dokumentiert für Standard kein Äquivalent.