Microsoft Visio-Alternativen für die Prozessmodellierung

So funktioniert es

1. Aufschreiben, wofür Ihre Prozesslandkarten wirklich da sind

   Auditnachweis, Schulung, eine Übergabe oder Verbesserungsarbeit. Das sind vier verschiedene Anforderungen. Ein Nachweis muss zeigen, wer welche Revision wann freigegeben hat. Eine Schulung muss von jemandem lesbar sein, der nicht im Raum war. Verbesserung braucht eine Landkarte, die billig zu ändern ist. Entscheiden Sie das zuerst, denn jede spätere Frage löst sich je nach Antwort anders, und ein Werkzeug, das für Schulung taugt, kann für Nachweise nutzlos sein.

2. Die Personen zählen, die bearbeiten müssen, getrennt von denen, die lesen müssen

   In Visio ist Lesen kostenlos: Jeder darf ein Diagramm ohne Lizenz ansehen und kommentieren, auch im Browser. Bearbeiten braucht immer eine. Die Zahl, die die Kosten treibt, ist also die der Bearbeiter, und wenn diese Bearbeiter gleichzeitig in der Desktop-App arbeiten müssen, braucht jeder von ihnen Visio Plan 2 — 15,00 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Listenpreis bei jährlicher Zahlung, zum Redaktionszeitpunkt.

3. Prüfen, welche Betriebssysteme diese Bearbeiter nutzen

   Für macOS gibt es keine Visio-Desktop-App, und Microsoft erklärt, keine Pläne zu haben, eine in Microsoft 365 aufzunehmen; die veröffentlichten Systemanforderungen für den Desktop nennen nur Windows. Mac-Bearbeiter arbeiten in Visio für das Web, das datenverbundene Diagramme überhaupt nicht bearbeiten kann und in dem funktionsübergreifende Flussdiagramme Plan 1 oder Plan 2 erfordern. Ist die Hälfte Ihrer Prüfer auf Macs, stehen die Desktop-Funktionen Ihrem Team nicht zur Verfügung, was die Lizenz auch sagt.

4. Entscheiden, ob die Landkarte eine Freigabe und eine Revisionshistorie braucht

   Das ist die Frage, die die meisten Werkzeugvergleiche überspringen und an der die meiste Prozessarbeit hängt. Visio hat keine Prüf- oder Freigabestufe; die Historie einer Visio-Datei ist die 30-tägige Dateiversionierung von OneDrive oder SharePoint, die auf Dateiebene arbeitet, 30 Tage aufbewahrt und von einem Administrator abschaltbar ist. Müssen Sie beantworten, wer das gegen welche Revision freigegeben hat, bauen Sie das entweder außerhalb des Diagramms oder wählen ein Werkzeug, das es erfasst.

5. Herausfinden, woher die Schritte kommen — aus einem Dokument oder einer Tabelle

   Stehen die Schritte in Prosa, zeichnet sie ohnehin jemand, und das Zeichenwerkzeug ist die Wahl. Stehen sie in einer Tabelle, sollte das Werkzeug das Diagramm aus den Zeilen erzeugen. In Visio ist dieser Weg die Data Visualizer-Vorlagen in der Desktop-App, dokumentiert als nur mit Visio Plan 2 verfügbar; war das Excel-Add-in das, worauf Sie sich verlassen haben, behandelt /de/guides/visio-data-visualizer-alternativen genau diesen Fall.

6. Zwei Werkzeuge an einem echten funktionsübergreifenden Prozess testen, nicht an einem Beispiel

   Nehmen Sie einen Prozess mit einer Nacharbeitsschleife, einer Übergabe zwischen Teams und mindestens einem Weg, der in einer Ablehnung endet — ein Beispieldiagramm verbirgt genau das, was Prozesslandkarten schwer macht. Nehmen Sie dann die zweite Bearbeitung und nicht die erste als Zeitmaß, denn die Pflege ist, wo sich diese Werkzeuge trennen. Und rechnen Sie den Test mit Ihrer echten Zahl an Bearbeitern, auf der Stufe, die der eben gezeichnete Diagrammtyp wirklich erfordert.

Häufig gestellte Fragen

Lohnt sich Visio für die Prozessmodellierung?

Das hängt davon ab, was Sie sonst zeichnen. Sind Prozesslandkarten eine Minderheit Ihrer Diagramme, zahlt sich Visios Breite aus, und Funktionen wie Check Diagram — das ein Flussdiagramm oder ein BPMN 2.0-Modell gegen einen Regelsatz validiert und jeden Befund in einem Fenster Issues auflistet — haben anderswo keine echte Entsprechung. Sind Prozesslandkarten fast alles, zahlen Sie pro Platz für eine Zeichenpraxis, die Sie nicht haben, und was Prozessarbeit am meisten braucht, eine Prüfstufe und eine Revisionshistorie auf Diagrammebene, ist auf keiner Stufe im Produkt.

Kann ich Visio auf einem Mac für die Prozessmodellierung nutzen?

Nur im Browser. Microsoft erklärt, es gebe keine Desktop-Version von Visio für macOS und keine Pläne, eine Visio-Desktop-App in Microsoft 365 aufzunehmen; die veröffentlichten Systemanforderungen für den Desktop nennen allein Windows. Visio für das Web kann Flussdiagramme und funktionsübergreifende Flussdiagramme mit Plan 1 oder Plan 2 erstellen und bearbeiten, datenverbundene Diagramme aber nicht, und es hat keinen Offline-Modus. Ein Team auf Macs kann Prozesse in Visio also abbilden, nur nicht mit den Data Visualizer-Vorlagen oder der Datenverknüpfung, die Desktop-Funktionen sind.

Hat Visio Freigaben oder eine Versionshistorie für eine Prozesslandkarte?

Keine Freigabestufe, und eine Versionshistorie, die nicht wirklich Visios ist. Eine in OneDrive oder SharePoint gespeicherte Visio-Datei erbt die Dateiversionierung dieser Plattform, 30 Tage aufbewahrt und von einem Administrator abschaltbar; Microsofts Artikel zum Anzeigen früherer Versionen von Office-Dateien führt Visio nicht auf, und der Visio-Planvergleich hat keine Zeile zur Versionshistorie. Muss eine Prozesslandkarte eine Freigabe tragen, ist das die Lücke, auf die zu prüfen ist. QueryChart ist umgekehrt gebaut: Die Freigabe ist ein Prozess am Diagramm, und jede Revision wird mit Autor und Zeitstempel als Checkpoint festgehalten.

Muss ich meine Diagramme neu zeichnen, wenn ich von Visio weggehe?

Einige, aber weniger, als es aussieht. Was eine Prozesslandkarte enthält, ist eine Liste von Schritten, ein Verantwortlicher je Schritt und die Zweige dazwischen — das überträgt sich als Tabelle, und sie zu tippen ist meist schneller, als eine importierte Zeichenfläche zu entwirren. Ihre bestehenden Dateien bleiben lesbar: Ansehen und Kommentieren in Visio für das Web brauchen keine Lizenz, und .vsdx öffnet dort, auch wenn das alte .vsd es nicht tut. Diagramme, die auf Desktop-Lösungen aufbauen, und Dateien in Formaten wie .vsdm, .vssx oder .vstx öffnen im Browser überhaupt nicht.