Microsoft Visio 流程繪製替代工具
揀一個流程繪製工具，或者決定 Visio 續不續訂：一張跨職能地圖實際需要哪個層級、macOS 與瀏覽器的限制落在哪裡、Visio 至今仍然做得最好的是甚麼，以及怎樣做一次公平的試用。
運作方式
寫下你們的流程地圖到底是用來做甚麼
審核憑證、培訓、交接，或者改善工作。這是四種不同的需求。憑證需要顯示誰在何時批准了哪一個修訂。培訓需要一位當時不在場的人也讀得懂。改善需要那張地圖改起來便宜。先決定這一點，因為之後每一個問題都會因這個答案而有不同結論，而一個適合培訓的工具，用來做憑證可以完全無用。
把必須編輯的人數，與必須閱讀的人數分開來數
在 Visio 裡，閱讀是免費的：任何人都可以在沒有授權的情況下檢視並評論一張圖表，包括在瀏覽器裡。編輯就一定需要授權。所以推動成本的那個數字是編輯人數，而如果那些編輯者需要同時在桌面版應用程式裡工作，他們每一位都需要 Visio Plan 2——撰文時標價為每位使用者每月 15 美元、按年付款。
查清楚那些編輯者用甚麼作業系統
macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式，而 Microsoft 表示無意把它納入 Microsoft 365；公布的桌面版系統需求只列出 Windows。Mac 上的編輯者在 Visio for the web 裡工作，而它根本無法編輯連接了資料的圖表，並且在那裡跨職能流程圖需要 Plan 1 或 Plan 2。如果你一半的審閱人用 Mac，那些只有桌面版才有的功能對你的團隊而言就是沒有，無論授權怎樣寫。
決定那張地圖是否需要一次審批與一份修訂紀錄
這是大部分工具比較會跳過、而大部分流程工作卻取決於它的問題。Visio 沒有審閱或審批步驟；一個 Visio 檔案的歷史是 OneDrive 或 SharePoint 的 30 天檔案版本控制，它是檔案層級的、保留 30 天，而且可以被管理員關掉。如果你需要回答「誰簽署了這個、對著哪一個修訂」，那你要不在圖表以外自行搭建，要不就選一個會記錄它的工具。
弄清楚那些步驟從哪裡來——一份文件還是一張表格
如果步驟寫在散文裡，無論如何都要有人把它們畫出來，那繪圖工具就是那個選擇。如果它們住在一張試算表裡，那工具就應該由那些列生成圖表。在 Visio 裡，那條路是桌面版應用程式裡的 Data Visualizer 範本，記載為僅限 Visio Plan 2；如果你一直依賴的是那個 Excel 增益集，/yue/guides/visio-data-visualizer替代方案 專門處理那個情況。
用一條真實的跨職能流程試兩個工具，不要用範例
挑一條有返工迴環、有跨團隊交接、並且至少有一條以拒絕告終的路線的流程——範例圖表剛好會藏起令流程地圖變難的那些東西。然後計時第二次編輯而不是第一次，因為這些工具的分別就出現在維護上。最後，按你真實的編輯人數，並按你剛才畫的那種圖表實際需要的層級來計價。
常見問題
為了流程繪製，Visio 值得嗎？
這取決於你還會畫甚麼。如果流程地圖只佔你圖表中的少數，Visio 的廣度就值回票價，而像 Check Diagram 這類功能——它會對照一個規則集驗證一張流程圖或一個 BPMN 2.0 模型，並在一個 Issues 視窗中列出每一項發現——在別處沒有真正的對等物。如果流程地圖幾乎就是全部，那你是在為一套你並不存在的繪圖實務按席位付錢，而流程工作最需要的兩樣東西，即一個審閱步驟與一份圖表層級的修訂紀錄，在任何層級的產品裡都沒有。
我可以在 Mac 上用 Visio 做流程繪製嗎？
只能在瀏覽器裡。Microsoft 表示並沒有 macOS 版的 Visio 桌面版本，亦無意把 Visio 桌面版應用程式納入 Microsoft 365；公布的桌面版系統需求只列出 Windows。Visio for the web 可以在 Plan 1 或 Plan 2 上建立並編輯流程圖與跨職能流程圖，但不能編輯連接了資料的圖表，而且沒有離線模式。所以一個以 Mac 為主的團隊可以用 Visio 繪製流程，只是用不到 Data Visualizer 範本或資料連結，因為那些是桌面版功能。
Visio 有沒有為流程地圖提供審批或版本紀錄？
沒有審批步驟，而版本紀錄其實並不真正屬於 Visio。一個存放在 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案，繼承的是該平台的檔案版本控制，保留 30 天，並可被管理員關掉；Microsoft 那篇關於檢視 Office 檔案舊版本的文章沒有列出 Visio，而 Visio 的方案比較亦沒有版本紀錄那一行。如果一張流程地圖必須帶著一次簽署，那就是要測試的那個缺口。QueryChart 是反過來建的：審批是圖表上的一套工作流程，而每一個修訂都連同它的作者與時間戳記做了檢查點。
如果我離開 Visio，是不是要重畫圖表？
有一部分要，但比看上去少。一張流程地圖包含的，是一串步驟、每一步的負責人，以及它們之間的分支——那些以一張表格轉移過去，而打字通常比解開一張匯入的畫布還快。你現有的檔案仍然可讀：在 Visio for the web 檢視與評論不需要授權，而 .vsdx 在那裡開得到，儘管舊有的 .vsd 開不到。建基於只有桌面版才有的解決方案的圖表，以及 .vsdm、.vssx 或 .vstx 等格式的檔案，在瀏覽器裡則完全開不到。