如何用 Microsoft Visio 建立流程地圖

簡而言之

• 通用的流程類範本有三個：Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram，見於 Standard、Professional 與各訂閱版本。
• Audit diagram、BPMN、Event-driven Process、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM 和 Value Stream Map 只限 Professional 或 Plan 2。
• Microsoft 365 中的 Visio 覆蓋四種圖表類型；網頁端的跨職能流程圖需要 Plan 1 或 Plan 2。
• Check Diagram（Process 索引標籤 Diagram Validation 群組）執行 Flowchart Rule Set 並在 Issues 視窗裡報告——Microsoft 把它列在 Professional 和 Plan 2 之下，沒有列 Standard。
• Subprocess（Create New、Create from Selection、Link to Existing）的實作方式是一個用 Ctrl+按一下 跟隨的超連結，而且只限 Professional。

地圖回答的是這歸誰管、它留下了甚麼

流程圖顯示次序與邏輯：先發生這個，然後那個，在這裡路線分叉。流程地圖保留全部這些，再加上歸屬與憑據——步驟所在的泳道告訴你這是誰的工作，形狀告訴你它產出甚麼紀錄。多出來的這一層，正是審核、交接與流程改善要做地圖，而流程圖往往只是為了把一件事講清楚一次的原因。在 Visio 裡，這個分別一部分是畫法上的選擇，更多是授權上的選擇，因為承載各種繪製記號法的範本，並不都在大部分人手上的那個版本裡。

Visio 的流程類範本裡只有三個是通用的。Microsoft 自己列出的是 Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram，三者都被記載為在 Visio Standard、Visio Professional 以及各訂閱版本中受支援。更專門的一律只限 Professional 或 Visio Plan 2：Audit diagram、BPMN diagram、Event-driven Process diagram、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、Microsoft SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM，以及最容易令做流程改善的讀者中招的那一個——Value Stream Map。撰稿時的標價是 Plan 1 每用戶每月 5.00 美元、Plan 2 15.00 美元，按年付費，而 Plan 2 是唯一包含 Windows 桌面版應用的訂閱。

在這之下還有一個層級，相當多讀者身在其中卻不知道：Microsoft 365 中的 Visio，即隨 Microsoft 365 商業版計劃附帶的輕量網頁應用。它被限制在流程圖、區塊圖、文氏圖與金字塔圖這四種類型上，而 Microsoft 明確表示它不是 Plan 1 或 Plan 2 的替代品。瀏覽器裡的跨職能流程圖需要 Plan 1 或 Plan 2，而且在 Microsoft 365 中的 Visio 裡不可用，/yue/guides/用visio製作跨職能流程圖 對此有說明。所以在網頁端，把流程圖變成地圖的那些泳道，是擋在最便宜的付費層級之後的——而 Microsoft 365 個人版與家庭版完全不含 Visio。

地圖一大起來，真正吃重的是兩個功能，而兩者都屬於 Professional 或 Plan 2。Check Diagram 位於 Process 索引標籤的 Diagram Validation 群組，它會執行 Flowchart Rule Set，並把發現的問題列在 Issues 視窗裡。同一索引標籤上的 Subprocess 群組可以把一段細節搬到它自己的頁面上，Microsoft 把它記載為只限 Professional。Standard 在這兩個功能的適用範圍列表裡都沒有出現，所以要有心理準備：一張在 Standard 上畫的地圖看上去可以很完整，卻從未被任何東西檢查過。下面的實例是一條預算申請，畫成四個負責方上的五個階段；畫圖的機械操作在 /yue/guides/用visio製作流程圖 裡講齊了。存放於 OneDrive 或 SharePoint 的 Visio 檔案使用檔案層級的版本紀錄，保留期限取決於帳戶及文件庫設定。用於受控文件時，請核實這些設定及另行配置的審批流程。

一條預算申請，分四個階段畫成地圖

同一條十六列的審批流程逐步搭起來：先是次序，然後是分支，最後是令它成為地圖而不是流程圖的負責方與階段。

1. 步驟，以及它們產出的紀錄

   「提出預算申請」是開頭，「附上商業論證、成本計算與報價」是產出申請文件包的那一步——金額、成本中心、科目、一份報價、一位具名負責人。地圖要寫出紀錄，不只是寫出動作。

2. 第一道關卡，和那條往回的路

   「商業論證是否完整到足以審核？」是第一個決策，它的「不完整」分支走向「列出欠缺的證明文件並退回申請」，而後者指回第 2 列。重做迴路是一條流程真實成本的所在，也是一張地圖最先應該讓人看見的東西。

3. 兩道門檻，都帶標籤

   「是否在已批預算之內？」和「是否超出授權審批限額？」都按一個數字選路，所以每條出口各帶自己的標籤。兩者之間是「把財務覆核意見記入該申請」——一個檔案形狀，因為覆核只有留下東西才算數。

4. 負責方與階段令它成為地圖

   泳道欄把每個步驟分別落在申請人、成本中心負責人、財務或執行委員會名下，並落在申請、成本中心審核、財務覆核、授權審批與放行這幾個階段上。到這裡，走委員會那條路、延後與不批准，都成了看得見的某個人的工作，而不是飄著的邏輯。

運作方式

1. 先定這張地圖必須顯示甚麼，再拿它對一次你的授權

   在打開任何東西之前，先寫下你需不需要泳道、階段、一種正式記號法或一張價值流圖。Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram 在 Visio Standard、Visio Professional 與各訂閱版本中受支援。Audit diagram、BPMN、Event-driven Process、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM 和 Value Stream Map 屬於 Professional 或 Visio Plan 2。事先確認花一分鐘；開完工作坊才發現，代價是那場工作坊。

2. 打開範本

   畫一張普通地圖，Microsoft 給出的步驟是：啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，然後雙擊 Basic Flowchart。要畫帶泳道的地圖，則啟動 Visio，在 Categories 下按 Flowchart，按 Cross Functional Flowchart 範本並選擇建立；如果出現提示，為泳道方向選擇 Horizontal 或 Vertical 並按確定。兩個範本用的是同一個形狀庫——跨職能那個只是打開時頁面上已經有了泳道。

3. 放好步驟並連起來

   選中一個形狀直接輸入就是它的標籤，然後按 Esc。要連線，把指針停在第一個形狀上，點選指向你要到達的那個形狀的小箭嘴；要為已經存在的形狀連線，用 Home 索引標籤 Tools 群組裡的連接線工具，或按 Ctrl+3，再用 Ctrl+1 回到指針工具。雙擊一條連接線可以為分支加標籤。每條連接線只有一個文字框，而且它無法填色、無法調整大小、無法設定格式。

4. 加泳道表示負責方，加分隔形狀表示階段

   在一個泳道標題上按右鍵，選擇 Insert 'Swimlane' Before 或 Insert 'Swimlane' After，或者用 Cross-functional Flowchart 功能區索引標籤上的 Insert 群組。標籤列預設寫著 Function；雙擊它即可改名。階段不是泳道——它們是由形狀庫拖到泳道上、用來標記階段變化的 Separator 形狀。移動一條泳道會連帶移動它的內容，刪除一條則會連帶刪除它們；細節在 /yue/guides/用visio建立泳道圖 。

5. 把細節壓進子流程裡

   一張要捲動才看得完的地圖，已經不再是地圖。在 Process 索引標籤上，Subprocess 群組提供 Create New、Create from Selection 和 Link to Existing：Create New 會為該子流程新增一頁，並把選中的形狀超連結到它；Create from Selection 則把你已經畫好的形狀搬到那一頁上。用 Ctrl+按一下 跟隨連結。這個群組只限 Visio Professional，所以在 Standard 或網頁版上，等效做法是自己開一頁、自己寫交叉引用。

6. 驗證它，然後以唯讀方式發布

   在 Process 索引標籤的 Diagram Validation 群組裡選擇 Check Diagram。兩個流程圖範本都預設使用 Flowchart Rule Set，發現的問題會出現在 Issues 視窗；對誤報可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，抑制之後它仍會作為一行灰底紀錄留在列表裡，Ignored 欄顯示 Yes。驗證屬於 Professional 和 Plan 2——在 Standard 上，就自己把每條分支走一遍。然後分享檔案而不是分享圖片：在 Visio 網頁版裡查看與評論不需要授權。

應避免的錯誤

• 揀了一個你的授權打不開的範本

  價值流圖、BPMN 模型、審核圖以及其餘那套專門範本，屬於 Visio Professional 或 Visio Plan 2。在 Microsoft 365 附帶的 Visio 上天花板更低——流程圖、區塊圖、文氏圖與金字塔圖，沒有跨職能流程圖。先定記號法，再買層級，次序就是這個。

• 以為一張看上去很完整的地圖已經被檢查過

  Check Diagram 的適用範圍列表點名了 Visio Professional 和 Visio Plan 2，沒有點 Standard，所以不要假設你接手的那張地圖被畫它的人驗證過。一張有未加標籤的決策分支、或有一個步驟通向虛無的地圖，畫出來和一張正確的地圖一樣整齊。在你用不上驗證的地方，就在地圖定稿之前把每條路線出聲走一遍。

• 把子流程頁面當成結構

  三個 Subprocess 指令的實作方式，都是由一個形狀到一個頁面的超連結，而不是由 Visio 替你維護的父子關係。重整檔案之後，Ctrl+按一下 可能落到毫無用處的地方。用 Link to Existing 重新指向它，並把子流程頁面留在同一份文件裡，而不是放進一個會被人搬走的第二個檔案裡。

• 照著 Microsoft 那篇 SharePoint 查看文章去做

  那篇關於在 SharePoint 文件庫裡查看 Visio 圖表的支援文章已經過時多年——它講的是 SharePoint Server 2010、.vdw 網頁繪圖與安裝 Silverlight。照著做會白花一個下午。目前免費的查看方式是 Visio 網頁版，查看或評論一張圖表不需要授權。

把這條預算申請畫成可用的圖表

把預算申請地圖作為您自己的圖表打開，然後把列、負責方與階段改寫成您自己的流程。

把這條預算申請畫成可用的圖表

相關指南

• 如何用 Visio 建立泳道圖
• 如何用 Visio 製作跨職能流程圖
• Microsoft Visio 流程繪製替代工具

常見問題

在 Visio 裡，流程地圖和流程圖有甚麼分別？

分別在於這張圖聲稱了甚麼。流程圖聲稱的是次序與邏輯——步驟的先後，以及路線在哪裡分叉。流程地圖保留這些，再加上歸屬與憑據：每個步驟由哪個角色或團隊執行，以及這個步驟產出甚麼紀錄。Visio 裡並沒有獨立的「流程地圖」範本。你是透過打開 Cross Functional Flowchart 範本來得到地圖的，它的泳道承載歸屬；再透過揀選能說明步驟留下了甚麼的形狀來完成它。頂部橫跨的階段來自 Separator 形狀，而不是來自更多泳道。

做一張流程地圖需要哪個 Visio 計劃？

畫一張基本或跨職能的地圖，Visio Standard、Visio Professional 或任何一個訂閱都可以——這兩個範本加上 Work-flow diagram 被記載為處處受支援。要做價值流圖、BPMN 模型、審核圖、IDEF0、ITIL、SDL、Six Sigma、TQM、EPC 或故障樹分析，則需要 Visio Professional 或 Visio Plan 2，後者撰稿時的標價是每用戶每月 15.00 美元，按年付費。Plan 1 在同一日讀到的標價是 5.00 美元，只限網頁與 Teams，不含桌面版應用。

我可以在 Visio 裡做價值流圖嗎？

可以，但不是每種授權都可以。Microsoft 把 Value Stream Map 列在只有 Visio Professional 和 Visio Plan 2 支援的範本之中，與 Six Sigma、TQM、IDEF0 和 BPMN 並列。在 Visio Standard 或 Microsoft 365 附帶的 Visio 上，這個範本不可用；而用基本流程圖的形狀人手畫一條價值流，會丟掉令它值得一畫的那套記號法——資料框、存貨三角與時間軸。如果價值流繪製本身就是這次工作的目的，Plan 2 或 Professional 就是入場價。

Visio 會幫我檢查流程地圖有沒有錯嗎？

會，在 Professional 和 Plan 2 上。Check Diagram 位於 Process 索引標籤的 Diagram Validation 群組，兩個流程圖範本都預設使用 Flowchart Rule Set，結果在 Issues 視窗裡打開。其他規則集覆蓋 BPMN、跨職能流程圖與 SharePoint 工作流程。對你不認同的發現，可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，它仍會作為一行灰底紀錄留著、Ignored 欄標為 Yes，所以抑制這件事本身是有紀錄的。Visio Standard 不在這個功能的適用範圍列表裡，而 Microsoft 也沒有記載 Standard 上的等效做法。