Comment créer une carte de processus dans Microsoft Visio

En bref

• Trois modèles de processus sont à usage général : organigramme de base, organigramme interfonctionnel et diagramme de flux de travail, en Standard, Professionnel et dans les abonnements.
• Le diagramme d'audit, BPMN, les processus pilotés par les événements, l'analyse des arbres de défaillances, IDEF0, ITIL, SharePoint Workflow, SDL, Six Sigma, TQM et Value Stream Map sont uniquement professionnels ou plan 2.
• Visio dans Microsoft 365 couvre quatre types de diagrammes ; les organigrammes interfonctionnels sur le Web nécessitent le plan 1 ou le plan 2.
• Check Diagram (onglet Processus, groupe Validation du diagramme) exécute l'ensemble de règles d'organigramme et génère des rapports dans la fenêtre Problèmes : Microsoft le répertorie pour Professional et Plan 2, et non pour Standard.
• Le sous-processus (Créer un nouveau, Créer à partir d'une sélection, Lien vers un existant) est implémenté sous la forme d'un lien hypertexte que vous suivez avec Ctrl+clic et est uniquement professionnel.

Une carte indique à qui appartient cet objet et ce qu'il laisse derrière lui

Un organigramme montre la séquence et la logique : ceci se produit, puis cela, et ici le chemin se divise. Une cartographie du processus conserve tout cela et ajoute la propriété et les preuves : la voie dans laquelle se trouve l'étape vous indique à qui appartient le travail, et la forme vous indique quel enregistrement en résulte. Cette couche supplémentaire est la raison pour laquelle les cartes sont créées pour les audits, les transferts et l'amélioration des processus, tandis que les organigrammes sont créés pour expliquer quelque chose une seule fois. Dans Visio, la distinction est en partie une décision de dessin et surtout une décision de licence, car les modèles qui portent les notations de mappage ne sont pas tous dans l'édition dont la plupart des gens disposent.

Seuls trois modèles de processus de Visio sont à usage général. La propre liste de Microsoft comprend l'organigramme de base, l'organigramme interfonctionnel et le diagramme de flux de travail, chacun étant documenté comme pris en charge dans Visio Standard, Visio Professional et les versions d'abonnement. Tout ce qui est plus spécialisé est uniquement Professionnel ou Visio Plan 2 : diagramme d'audit, diagramme BPMN, diagramme de processus piloté par événements, analyse d'arbre de défaillances, IDEF0, ITIL, flux de travail Microsoft SharePoint, SDL, Six Sigma, TQM et Value Stream Map, celui qui attire le plus les lecteurs en matière d'amélioration des processus. Au moment de la rédaction, les prix catalogue sont de 5,00 USD pour le plan 1 et de 15,00 USD pour le plan 2, par utilisateur et par mois, payés annuellement, et le plan 2 est le seul abonnement qui inclut l'application de bureau Windows.

En dessous se trouve le niveau sur lequel se trouvent un grand nombre de lecteurs sans le savoir : Visio dans Microsoft 365, l'application Web légère fournie avec les plans commerciaux Microsoft 365. Il est limité aux organigrammes, aux diagrammes fonctionnels, aux diagrammes de Venn et aux diagrammes pyramidaux (quatre types) et Microsoft indique clairement qu'il ne remplace pas le plan 1 ou le plan 2. Les organigrammes interfonctionnels dans le navigateur nécessitent le plan 1 ou le plan 2 et ne sont pas disponibles dans Visio dans Microsoft 365, comme l'indique /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-interfonctionnel-dans-visio. Ainsi, les couloirs qui transforment un organigramme en carte sont, sur le Web, derrière le niveau payant le moins cher, et Microsoft 365 Personnel et Famille n'inclut aucun Visio.

Deux fonctionnalités font le gros du travail une fois qu'une carte devient grande, et les deux sont Professionnel ou Plan 2. Vérifier Diagramme, sous l'onglet Processus du groupe Validation de diagramme, exécute l'ensemble de règles d'organigramme et répertorie ce qu'il trouve dans la fenêtre Problèmes. Le groupe Sous-processus sur le même onglet déplace un bloc de détails sur sa propre page et Microsoft le documente comme étant réservé aux professionnels. Standard n'apparaît dans la liste S'applique à aucune des deux entités, alors prévoyez qu'une carte Standard puisse paraître terminée alors que rien ne l'a vérifiée. L'exemple concret ci-dessous est une demande de budget cartographiée en cinq phases réparties sur quatre propriétaires ; les mécanismes de dessin sont entièrement couverts sur /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-dans-microsoft-visio. QueryChart gagne sa place sur cette page une fois la carte dessinée : rien dans Visio n'en examine ou n'en approuve une, et l'historique des versions de Visio est en réalité une gestion des versions de fichiers OneDrive ou SharePoint, conservée 30 jours et désactivable par un administrateur.

Comment cela fonctionne

1. Décidez de ce que la carte doit montrer, puis comparez-la à votre licence

   Notez si vous avez besoin de voies, de phases, d'une notation formelle ou d'une chaîne de valeur avant d'ouvrir quoi que ce soit. L'organigramme de base, l'organigramme interfonctionnel et le diagramme de flux de travail sont pris en charge dans Visio Standard, Visio Professional et les versions d'abonnement. Diagramme d'audit, BPMN, processus piloté par événements, analyse d'arbre de défaillances, IDEF0, ITIL, SharePoint Workflow, SDL, Six Sigma, TQM et Value Stream Map sont Professional ou Visio Plan 2. La première vérification coûte une minute ; le découvrir après l'atelier coûte l'atelier.

2. Ouvrez le modèle

   Pour une carte simple, les étapes de Microsoft sont les suivantes : démarrez Visio, sélectionnez la catégorie Organigramme, puis double-cliquez sur Organigramme de base. Pour une carte avec des voies, démarrez Visio, cliquez sur Organigramme sous Catégories, cliquez sur le modèle Organigramme interfonctionnel et sélectionnez Créer ; si vous y êtes invité, choisissez Horizontal ou Vertical pour l'orientation du couloir et cliquez sur OK. Les deux modèles utilisent le même pochoir : le modèle transversal arrive simplement avec des couloirs déjà présents sur la page.

3. Placez les marches et connectez-les

   Tapez directement dans une forme sélectionnée pour son étiquette, puis appuyez sur Echap. Pour vous connecter, maintenez le pointeur sur la première forme et sélectionnez la petite flèche qui pointe vers la forme que vous souhaitez atteindre ; pour câbler des formes qui existent déjà, utilisez l'outil Connecteur dans l'onglet Accueil du groupe Outils, ou Ctrl+3, et revenez à l'outil Pointeur avec Ctrl+1. Double-cliquez sur un connecteur pour étiqueter une branche. Une seule zone de texte par connecteur, et elle ne peut pas être remplie, redimensionnée ou formatée.

4. Ajouter des voies pour les propriétaires et des séparateurs pour les phases

   Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de voie et choisissez Insérer « Swimlane » avant ou Insérer « Swimlane » après, ou utilisez le groupe Insérer dans l'onglet du ruban Organigramme interfonctionnel. La barre d'étiquette indique Fonction par défaut ; double-cliquez dessus pour le renommer. Les phases ne sont pas des couloirs : ce sont des formes de séparateur déposées sur les couloirs pour marquer un changement de phase. Déplacer une voie déplace son contenu et en supprimer une le supprime ; le détail est à /fr/guides/comment-creer-un-diagramme-a-couloirs-dans-visio.

5. Pousser les détails vers les sous-processus

   Une carte qui doit être défilée a cessé d'être une carte. Dans l'onglet Processus, le groupe Sous-processus propose Créer nouveau, Créer à partir de la sélection et Créer un lien vers l'existant : Créer nouveau ajoute une page pour le sous-processus et établit un lien hypertexte avec la forme sélectionnée, et Créer à partir de la sélection déplace les formes que vous avez déjà dessinées sur cette page. Suivez le lien avec Ctrl+clic. Ce groupe est uniquement destiné à Visio Professionnel. Par conséquent, sur Standard ou sur le Web, l'équivalent est une page distincte et votre propre référence croisée.

6. Validez-le, puis publiez-le en lecture seule

   Sous l’onglet Processus, dans le groupe Validation du diagramme, sélectionnez Vérifier le diagramme. Les deux modèles de diagramme utilisent par défaut l'ensemble de règles de diagramme et les résultats apparaissent dans la fenêtre Problèmes ; supprimez un faux positif avec Ignorer ce problème ou Ignorer la règle, ce qui le laisse répertorié sous forme de ligne ombrée avec Oui dans la colonne Ignoré. La validation est Professionnelle et Plan 2 ; sur Standard, parcourez vous-même chaque branche. Partagez ensuite le fichier plutôt qu'une image : l'affichage et les commentaires dans Visio pour le Web ne nécessitent aucune licence.

Erreurs à éviter

• Choisir un modèle que votre licence ne peut pas ouvrir

  Les cartes de flux de valeur, les modèles BPMN, les diagrammes d'audit et le reste de l'ensemble spécialisé sont Visio Professional ou Visio Plan 2. Sur Visio fourni dans Microsoft 365, le plafond est encore plus bas : organigrammes, diagrammes fonctionnels, diagrammes de Venn et pyramidaux, sans organigramme interfonctionnel. Décidez de la notation, puis achetez le niveau, dans cet ordre.

• En supposant qu'une carte finie ait été vérifiée

  Vérifiez que la liste S'applique à du diagramme nomme Visio Professional et Visio Plan 2 et ne nomme pas Standard. Ne présumez donc pas que la carte dont vous avez hérité a été validée par la personne qui l'a dessinée. Une carte avec une branche de décision non étiquetée ou une étape qui ne mène nulle part s'affiche aussi clairement qu'une carte correcte. Lorsque la validation n'est pas disponible pour vous, parcourez chaque itinéraire à voix haute avant que la carte ne soit signée.

• Traiter les pages de sous-processus comme une structure

  Les trois commandes Subprocess sont implémentées sous forme de liens hypertexte entre une forme et une page, et non comme une relation parent-enfant que Visio entretient pour vous. Restructurez le fichier et Ctrl+clic ne peut atterrir nulle part utile. Redirigez-le avec un lien vers l'existant et conservez les pages de sous-processus dans le même document plutôt que dans un deuxième fichier que quelqu'un déplacera.

• Suite à l'article de visualisation SharePoint de Microsoft

  L'article d'assistance sur l'affichage des diagrammes Visio dans une bibliothèque SharePoint date de plusieurs années : il décrit SharePoint Server 2010, les dessins Web .vdw et l'installation de Silverlight. Après, cela fait perdre un après-midi. La visualisation gratuite actuelle est Visio pour le Web, qui ne nécessite aucune licence pour afficher ou commenter un diagramme.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une cartographie de processus et un organigramme dans Visio ?

La différence est ce que prétend le diagramme. Un organigramme indique la séquence et la logique : l'ordre des étapes et l'endroit où le chemin se divise. Une cartographie des processus conserve cela et ajoute de la propriété et des preuves : quel rôle ou quelle équipe effectue chaque étape et quel enregistrement produit cette étape. Dans Visio, il n’existe pas de modèle de « carte de processus » distinct. Vous obtenez la carte en ouvrant le modèle Cross Functional Flowchart, dont les couloirs en portent la propriété, et en choisissant des formes qui indiquent ce qu'une étape laisse derrière elle. Les phases en haut proviennent de formes de séparateur plutôt que de plusieurs voies.

De quel plan Visio ai-je besoin pour créer une cartographie des processus ?

Pour une carte de base ou interfonctionnelle, n'importe quel Visio Standard, Visio Professionnel ou un abonnement fera l'affaire : ces deux modèles ainsi que le diagramme de flux de travail sont documentés comme étant pris en charge partout. Pour une carte de flux de valeur, un modèle BPMN, un diagramme d'audit, IDEF0, ITIL, SDL, Six Sigma, TQM, EPC ou une analyse d'arbre de défaillances, vous avez besoin de Visio Professional ou Visio Plan 2, dont le prix catalogue au moment de la rédaction est de 15,00 USD par utilisateur et par mois, payé annuellement. Le plan 1, au prix catalogue de 5,00 $ US lu à la même date, est uniquement Web et Teams et n'inclut pas l'application de bureau.

Puis-je créer une carte de la chaîne de valeur dans Visio ?

Oui, mais pas sur toutes les licences. Microsoft répertorie Value Stream Map parmi les modèles pris en charge uniquement dans Visio Professional et Visio Plan 2, aux côtés de Six Sigma, TQM, IDEF0 et BPMN. Sur Visio Standard ou Visio fourni dans Microsoft 365, le modèle n'est pas disponible, et dessiner manuellement une chaîne de valeur à partir de formes d'organigramme de base perd la notation qui en vaut la peine : les zones de données, les triangles d'inventaire et la chronologie. Si la cartographie de la chaîne de valeur est le point de l'exercice, Plan 2 ou Professionnel est le prix d'entrée.

Visio vérifie-t-il les erreurs dans une cartographie de processus ?

C'est le cas, sur Professional et Plan 2. Le diagramme de vérification se trouve dans l'onglet Processus du groupe Validation du diagramme, et les deux modèles de diagramme utilisent l'ensemble de règles de diagramme par défaut ; les résultats s'ouvrent dans la fenêtre Problèmes. D'autres ensembles de règles couvrent BPMN, les organigrammes interfonctionnels et les flux de travail SharePoint. Un résultat avec lequel vous n'êtes pas d'accord peut être supprimé avec Ignorer ce problème ou Ignorer la règle, et il reste visible sous la forme d'une ligne ombrée marquée Oui dans la colonne Ignoré, la suppression est donc dans l'enregistrement. Visio Standard est absent de la liste des applications applicables à la fonctionnalité et Microsoft ne documente aucun équivalent Standard.