Modèle de schéma de processus Excel (demande de budget aux fonds débloqués)
Un modèle de schéma de processus construit à partir d'un tableau d'étapes : quatre voies réservées aux propriétaires et cinq phases prenant en compte une demande de budget en passant par la vérification de l'intégralité, le test…
Qu'est-ce que le processus modèle de schéma de processus excel (demande de budget aux fonds débloqués) ?
L'organigramme et la cartographie des processus sont utilisés comme s'il s'agissait du même document. Ce n’est pas le cas, et la différence est la raison pour laquelle l’un d’eux survit au contact d’une question. Un organigramme montre la séquence et la logique : cette étape, puis cette étape, et un losange à l'endroit où le chemin bifurque. Une cartographie de processus conserve tout cela et ajoute les deux éléments omis par un organigramme : à qui appartient chaque étape et quel enregistrement produit cette étape. Le propriétaire est ce qui vous dit qui appeler lorsque le travail s’arrête. Le dossier est ce que vous présentez à quelqu'un six mois plus tard lorsqu'il vous demande comment la décision a été prise. La décoration ne l’est pas non plus, et aucune ne peut être déduite d’une boîte qui dit Review.
L’approbation du budget est le point où ces deux omissions font le plus mal, car le processus est presque entièrement constitué d’examens. Une demande arrive, rien de visible ne se produit et personne ne peut dire si elle est en contact avec le propriétaire du centre de coûts, avec les finances ou en attendant un ordre du jour qui n'a pas été fixé. Les causes se répètent dans toutes les organisations. L'exhaustivité est jugée différemment par chaque évaluateur, donc deux demandes comparables prennent deux semaines et deux mois. Le test budgétaire est effectué sur la base des chiffres réels affichés plutôt que du solde net des engagements, de sorte qu'un centre de coûts semble abordable jusqu'au mois où il est dépassé. Et l'autorisation elle-même aboutit dans une note de réunion que personne ne diffuse et qui, du côté du demandeur, ne se distingue pas du silence.
Le tableau ci-dessous cartographie une demande de budget depuis la soumission jusqu'aux fonds débloqués, et il est délibérément dirigé par le propriétaire : quatre voies pour les personnes qui détiennent réellement le travail et cinq phases en haut pour que vous puissiez voir d'un coup d'œil jusqu'où une demande a parcouru. Trois étapes de sélection décident à tour de rôle si la demande est révisable, si elle correspond au budget déjà approuvé et si elle dépasse la limite de l'autorité déléguée. Deux décisions d'autorisation débloquent alors l'argent, le refusent ou le poussent au cycle suivant. Chaque étape de révision produit un artefact que vous pourrez montrer à quelqu'un plus tard : un dossier de demande, une demande renvoyée répertoriant ce qui manquait, une note de révision financière, un document de comité, une minute et une écriture au grand livre.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre voies propriétaires (demandeur, propriétaire du centre de coûts, finances et comité exécutif) réparties en cinq phases : demande, examen du centre de coûts, examen financier, autorisation et libération.
- Une porte d'exhaustivité, « Analyse de rentabilisation suffisamment complète pour être examinée ? » , dont la branche Incomplète s'exécute sur « Renvoyer la demande avec les preuves manquantes répertoriées » et revient à « Joindre l'analyse de rentabilisation, les coûts et les devis » au lieu de mettre fin au processus.
- Un test budgétaire, « À l'intérieur du budget déjà approuvé ? », qui envoie tout ce qui se trouve en dehors du plan approuvé directement à « Préparer le document du comité avec les options et les risques » et ignore complètement la voie de la délégation des finances.
- L'examen financier comporte deux étapes, dont une seule est un enregistrement : "Vérifier le codage et les dépenses engagées" est le travail, et "Enregistrer la note d'examen financier par rapport à la demande" est l'artefact qu'il laisse, dessiné sous la forme d'un document plutôt que d'une simple boîte de processus.
- Une délégation est divisée en « Au-delà de la limite d'autorité déléguée ? », où tout ce qui se situe dans la limite va à « Les finances approuvent le déblocage des fonds ? » et tout ce qui se trouve au-dessus rejoint la route du comité.
- Une « Décision du comité sur la demande ? » à trois se terminant par « Reporté au cycle budgétaire suivant » ou « Demande refusée et motif enregistré », l'approbation se poursuivant par « Ouvrir la ligne budgétaire codée et débloquer les fonds » jusqu'à « Fonds débloqués et enregistrés dans le grand livre ».
Quand utiliser ce modèle
- Les demandeurs ne cessent de demander où en est leur demande de budget, et personne ne peut répondre sans appeler trois personnes.
- Vous rédigez ou révisez un calendrier de délégation de pouvoirs et avez besoin de voir quelles décisions la finance peut prendre seule et lesquelles doivent parvenir au comité.
- Deux demandes comparables ont pris des délais très différents et vous ne pouvez pas indiquer l'étape qui explique l'écart.
- Un nouveau responsable financier, un auditeur ou un membre du conseil d'administration a demandé comment les dépenses étaient autorisées, et la réponse honnête est un dossier de courriers électroniques.
- Vous disposez déjà d'un organigramme de ce processus, et il montre la séquence, mais pas à qui appartient chaque étape ni quelles preuves chaque étape laisse.
Comment cela fonctionne
Renommer les quatre voies réservées aux propriétaires
Le demandeur, le propriétaire du centre de coûts, les finances et le comité exécutif sont des espaces réservés. Nommez chaque voie d'après la décision qu'elle prend plutôt que d'après celui qui la détient actuellement : si un bureau de services partagés effectue la vérification du codage au lieu des finances, la voie appartient au bureau, et si vos responsables du budget sont des chefs de service, disons chef de service. Une voie portant un titre de poste doit être redessinée à chaque fois que quelqu'un bouge ; une voie portant une décision ne le fait pas.
Écrivez ce que signifie « suffisamment complet »
La porte « Analyse de rentabilisation suffisamment complète pour être examinée ? » n'est utile qu'une fois la barre indiquée. Paramétrez-le avant la mise en service : codage et centre de coûts présents, au moins un devis daté de moins de quatre-vingt-dix jours, le bénéfice exprimé en chiffre, un responsable nommé plutôt qu'une équipe. Mettez la liste dans le commentaire de l'étape afin que chaque évaluateur applique le même test.
Mettez votre véritable limite d'autorité sur le diagramme
Remplacez le générique « Au-delà de la limite d'autorité déléguée ? » avec votre chiffre et votre devise, par exemple financez jusqu'à 25 000 £ et le comité au-dessus. Précisez explicitement que le test représente l'intégralité de l'engagement sur sa durée de vie plutôt que la première facture, sinon un abonnement de trois ans est autorisé douze fois par la mauvaise personne.
Décidez ce que teste réellement le test budgétaire
"Dans le cadre du budget déjà approuvé ?" et « Vérifier le codage et les dépenses engagées » peuvent chacun être lus de deux manières. Décidez si vous testez le solde net des engagements (demandes ouvertes, commandes augmentées et provisions) ou les chiffres réels comptabilisés seuls, et enregistrez le choix à l'étape. Déplacez le chèque plus tôt si votre système financier bloque complètement une soumission.
Supprimez la branche d'autorisation que vous n'avez pas
Si chaque déblocage est transmis au comité, quelle que soit sa valeur, supprimez « Les finances approuvent le déblocage des fonds ? » et acheminez plutôt la branche dans les limites vers le document du comité. Si vous n'avez pas de comité, supprimez le document du comité, la décision du comité et la fin du report, et laissez la décision financière être définitive. Conservez le terminateur de refus dans tous les cas : un processus sans non documenté est un processus qui se déroule simplement.
Nommez l’enregistrement que laisse chaque étape de révision
C'est l'étape qui transforme l'organigramme en une cartographie des processus. Dans le commentaire de chaque nœud, écrivez l'artefact qu'il produit et où il est conservé : le dossier de demande, la demande retournée avec sa liste de preuves manquantes, la note de revue financière, le document du comité, le procès-verbal enregistrant le montant effectivement autorisé et toute condition attachée, et l'écriture au grand livre. Si une étape ne produit rien, demandez à quoi elle sert.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une cartographie de processus et un organigramme ?
Un organigramme répond à ce qui se passe ensuite. Une cartographie des processus répond également à cela et indique à qui appartient chaque étape et quel enregistrement l'étape produit. En pratique, cela signifie deux choses sur la page : des voies, donc chaque case se trouve dans la colonne de quelqu'un, et un artefact nommé pour chaque étape de révision. La distinction est opérationnelle plutôt qu’académique. Lorsqu'une demande stagne, un organigramme vous indique à quelle étape elle a été bloquée et une carte du processus vous indique dans quelle boîte de réception elle se trouve. Lorsque quelqu'un demande comment une décision a été prise, seule la carte peut pointer vers la note, le papier ou la minute qui l'indique.
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation budgétaire ?
Cinq, dans l’ordre indiqué sur le graphique. Demande : le demandeur la soulève et joint le business case, les chiffrages et les devis. Examen du centre de coûts : le responsable du budget vérifie que le dossier est révisable et que les dépenses soutiennent le plan du centre de coûts. Revue financière : le codage et les dépenses engagées sont vérifiés et une note de revue est enregistrée. Autorisation : soit les finances débloquent les fonds dans le cadre de la limite déléguée, soit le comité exécutif prend la décision sur un document préparé. Libération : la ligne budgétaire codée est ouverte et les fonds sont enregistrés dans le grand livre. La propriété se déplace sur les quatre voies et ne revient jamais au demandeur, ce qui est la raison structurelle pour laquelle un demandeur ne peut pas répondre « où est arrivée ma demande ? » à partir du seul graphique. Celui qui détient le temps écoulé doit être nommé quelque part en dehors des couloirs.
Que se passe-t-il lorsqu'une demande dépasse la limite d'autorité déléguée ?
Il quitte la voie des finances et rejoint la voie des comités, qui est une voie véritablement différente plutôt qu’une signature supplémentaire. Les Finances préparent un document exposant les options et les risques, et le comité décide de l'une des trois manières suivantes : approuvé, reporté au prochain cycle budgétaire ou refusé avec la raison enregistrée. Une demande qui ne rentre pas dans le budget déjà approuvé emprunte le même chemin pour la même raison. La discipline importante est ce que le comité enregistre : la décision, le montant effectivement autorisé s'il diffère du montant demandé, les conditions qui y sont attachées et qui doit en être informé. Le report est ici un résultat réel, avec son propre terminateur, car un report non daté se comporte exactement comme un refus que personne n'a communiqué.
Quels types de cartes de processus Visio inclut-il et à quel niveau ?
Cela dépend de l'édition, et la répartition mérite d'être connue avant de planifier un exercice de cartographie. Microsoft documente l'organigramme de base, l'organigramme interfonctionnel et le diagramme de flux de travail pris en charge dans Visio Standard, Visio Professional et les versions d'abonnement. Une carte de flux de valeur, un diagramme BPMN ou un diagramme d'audit est documenté uniquement sous Visio Professional ou Visio Plan 2 : le plan 2 est au prix catalogue de 15 USD par utilisateur et par mois, payé annuellement au moment de la rédaction. Ainsi, un lecteur cartographiant un processus au niveau général a le choix entre trois types de diagrammes au lieu de onze. Ce modèle est un graphique QueryChart dessiné à partir de ses propres lignes plutôt que d'un fichier Visio, et dans un processus d'autorisation, la différence qui compte est moins le diagramme que ce qui l'entoure : l'historique des révisions d'un fichier Visio est la version de fichier OneDrive ou SharePoint, conservé pendant 30 jours et désactivable par un administrateur, alors qu'ici, une approbation est enregistrée par rapport à la révision qui lui a été donnée.