Mapa de procesos desde Excel (de la solicitud a los fondos liberados)
Plantilla de mapa de procesos hecha desde una tabla de pasos: cuatro carriles de responsable y cinco fases que llevan una solicitud de presupuesto por el filtro de integridad, el límite de facultades delegadas y la liberación de fondos.
Cómo funciona
Renombra los cuatro carriles de responsable
Solicitante, Responsable del centro de costos, Finanzas y Comité de dirección son marcadores de posición. Nombra cada carril por la decisión que toma y no por quien la tiene ahora: si un centro de servicios compartidos hace la comprobación de imputación en lugar de Finanzas, el carril es de ese centro, y si vuestros responsables de presupuesto son jefes de departamento, pon jefe de departamento. Un carril con un puesto de trabajo hay que redibujarlo cada vez que alguien se mueve; un carril con una decisión, no.
Escribe qué significa lo bastante completo
La puerta «¿El caso de negocio está lo bastante completo para revisarlo?» solo sirve cuando el listón está declarado. Fíjalo antes de arrancar: imputación y centro de costos cumplimentados, al menos una oferta con fecha de los últimos noventa días, el beneficio expresado como cifra, y una persona responsable con nombre en lugar de un equipo. Pon la lista en el comentario del paso para que todos los revisores apliquen la misma prueba.
Pon tu límite real de facultades en el diagrama
Sustituye el genérico «¿Por encima del límite de facultades delegadas?» por tu cifra y tu moneda, por ejemplo Finanzas hasta 25.000 y el comité por encima. Indica de forma explícita que lo que se compara es el compromiso completo a lo largo de su vida y no la primera factura; si no, una suscripción de tres años la autoriza doce veces quien no debe.
Decide qué comprueba de verdad la prueba de presupuesto
«¿Dentro del presupuesto ya aprobado?» y «Comprobar la imputación y el gasto comprometido» se pueden leer de dos maneras cada uno. Decide si contrastas el saldo descontando compromisos —solicitudes abiertas, pedidos emitidos y provisiones— o solo lo contabilizado, y registra la elección en el paso. Adelanta la comprobación si vuestro sistema financiero bloquea directamente el envío.
Borra la rama de autorización que no tienes
Si toda liberación va al comité sea cual sea su importe, borra «¿Finanzas aprueba la liberación de fondos?» y lleva la rama de dentro del límite al documento del comité. Si no tienes comité, borra el documento del comité, la decisión del comité y el final de aplazamiento, y deja que la decisión de Finanzas sea la última. Conserva en cualquier caso el final de denegación: un proceso sin un no documentado es un proceso que simplemente se queda callado.
Nombra el registro que deja cada paso de revisión
Este es el paso que convierte el diagrama de flujo en un mapa de procesos. En el comentario de cada nodo, escribe el registro que produce y dónde se guarda: el expediente de la solicitud, la solicitud devuelta con su lista de evidencia que falta, la nota de revisión de Finanzas, el documento para el comité, el acta que recoge el importe realmente autorizado y cualquier condición asociada, y el apunte contable. Si un paso no produce nada, pregúntate para qué está.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un mapa de procesos y un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo responde a qué pasa después. Un mapa de procesos responde a eso también, y añade quién es responsable de cada paso y qué registro produce ese paso. En la práctica eso significa dos cosas en la página: carriles, para que cada caja esté en la columna de alguien, y un registro nombrado junto a cada paso de revisión. La distinción es operativa, no académica. Cuando una solicitud se atasca, un diagrama de flujo te dice en qué paso se atascó y un mapa de procesos te dice en qué bandeja está. Y cuando alguien pregunta cómo se tomó una decisión, solo el mapa puede señalar la nota, el documento o el acta que lo demuestra.
¿Cuáles son las etapas de un proceso de aprobación de presupuesto?
Cinco, en el orden en que las muestra el diagrama. Solicitud: el solicitante la presenta y adjunta el caso de negocio, los costes y las ofertas. Revisión del centro de costos: el responsable del presupuesto comprueba que el caso es revisable y que el gasto apoya el plan del centro de costos. Revisión de Finanzas: se comprueban la imputación y el gasto comprometido y se registra una nota de revisión. Autorización: o Finanzas libera los fondos dentro de su límite delegado, o el comité de dirección toma la decisión sobre un documento preparado. Liberación: se abre la partida imputada y los fondos quedan registrados en contabilidad. La responsabilidad recorre los cuatro carriles y no vuelve nunca al solicitante, que es la razón estructural de que un solicitante no pueda contestar por dónde va su solicitud solo con el diagrama. A quien le corresponda el tiempo transcurrido hay que nombrarlo en algún sitio fuera de los carriles.
¿Qué pasa cuando una solicitud supera el límite de facultades delegadas?
Sale de la vía de Finanzas y se une a la vía del comité, que es un camino de verdad distinto y no una firma más. Finanzas prepara un documento con opciones y riesgos, y el comité decide de una de tres formas: aprobada, aplazada al siguiente ciclo presupuestario, o denegada con el motivo registrado. Una solicitud que queda fuera del presupuesto ya aprobado toma la misma vía por la misma razón. La disciplina importante es qué registra el comité: la decisión, el importe realmente autorizado si difiere del solicitado, cualquier condición asociada y a quién hay que comunicarlo. El aplazamiento es aquí un desenlace real, con su propio final, porque un aplazamiento sin fecha se comporta exactamente igual que una denegación que nadie comunicó.
¿Qué tipos de mapa de procesos incluye Visio, y en qué nivel?
Depende de la edición, y conviene conocer el reparto antes de planificar un ejercicio de mapeo. Microsoft documenta el diagrama de flujo básico, el diagrama de flujo interfuncional y el diagrama de flujo de trabajo como compatibles con Visio Standard, Visio Professional y las versiones de suscripción. Un mapa de flujo de valor, un diagrama BPMN o un diagrama de auditoría están documentados solo para Visio Professional o Visio Plan 2, con Plan 2 a un precio de lista de 15 dólares por usuario y mes con pago anual en el momento de escribir esto. Así que quien mapee un proceso en el nivel de propósito general tiene tres tipos de diagrama entre los que elegir, no once. Esta plantilla es un diagrama de QueryChart generado desde sus propias filas y no un archivo de Visio, y en un proceso de autorización lo que marca la diferencia es menos el diagrama que lo que hay alrededor: el historial de versiones de un archivo de Visio es el versionado de archivos de OneDrive o SharePoint, que se conserva 30 días y un administrador puede desactivar, mientras que aquí una aprobación queda registrada contra la revisión a la que se dio.