Excel 流程地圖範本（預算申請到撥款放行）
由一張步驟表建構的流程地圖範本：四條負責人泳道與五個階段，帶一份預算申請走過完整性篩查、預算判斷、授權審批限額、委員會審批與撥款放行。
甚麼是excel 流程地圖範本（預算申請到撥款放行）流程
流程圖與流程地圖常常被當成同一份文件。它們不是，而這個分別正是其中一份能夠承受得住一個問題的原因。流程圖顯示次序與邏輯：這一步，然後那一步，路徑分叉處有一個菱形。流程地圖保留這一切，並補上流程圖漏掉的兩樣東西——每一步由誰負責，以及這一步產生甚麼紀錄。負責人告訴你工作停下來時該打電話給誰。紀錄是你在六個月之後，有人問這個決定是怎樣達成時，可以拿出來放在他面前的東西。兩者都不是裝飾，而且兩者都無法從一個寫著「覆核」的方框推斷出來。
預算審批正是這兩處遺漏最傷的地方，因為這條流程幾乎全部由覆核組成。一份申請送了進去，表面上甚麼都沒有發生，而沒有人說得出它是擱在成本中心負責人那裡、擱在財務那裡，還是在等一個尚未排定的議程。成因在各個機構之間重複出現。每位審核人對完整的判斷都不一樣，於是兩份可比的申請一份用兩個星期、一份用兩個月。預算判斷是對照已入賬的實際發生額而不是扣除已承擔支出之後的餘額來做，於是一個成本中心一直看上去負擔得起，直到超支的那個月。而審批本身落在一份無人傳閱的會議筆記裡，從申請人那一邊看，這與沒有回覆並無分別。
下面這張圖畫的是一份預算申請由提交到款項放行，而它刻意以負責人為主軸：四條泳道給真正拿住工作的人，加上五個橫在頂部的階段，令你一眼就看得出一份申請走了多遠。三道篩查關卡依次判斷這份申請是否可以審核、是否符合已批預算，以及是否高於授權審批限額。然後兩個審批判斷放行款項、不批准，或者把它推到下一個周期。每一個覆核步驟都產生一件你日後可以拿給人看的憑證：一份申請文件包、一份列出欠缺項目的退回申請、一份財務覆核意見、一份委員會文件、一份會議紀錄，以及一筆賬冊分錄。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四條負責人泳道——申請人、成本中心負責人、財務與執行委員會——鋪在五個階段之上：申請、成本中心審核、財務覆核、授權審批與放行。
- 一道完整性關卡「商業論證是否完整到足以審核？」，它的不完整分支走向「列出欠缺的證明文件並退回申請」，然後迴到「附上商業論證、成本計算與報價」，而不是結束這條流程。
- 一道預算判斷「是否在已批預算之內？」，它把任何超出已批計劃的東西直接送往「編製委員會文件，列出方案與風險」，完全略過財務授權那條路線。
- 財務覆核拆成兩步，而只有其中一步是紀錄：「核對科目與已承擔支出」是工作，而「把財務覆核意見記入該申請」是它留下的憑證，畫成一個文件形狀，而不是一個普通處理方框。
- 「是否超出授權審批限額？」這道授權分流：限額之內的走去「財務是否批准撥款放行？」，超出限額的則併入委員會路線。
- 三向的「委員會對該申請的決定？」以「延後至下一個預算周期」或「申請不獲批准，理由已記錄」結束，而批准則經「開立已編科目的預算項目並放行款項」走到「款項已放行並記入賬冊」。
何時使用本範本
- 申請人一再問自己的預算申請走到哪裡，而沒有人不打三個電話就答得出。
- 你正在編寫或修訂一份授權審批表，需要看清哪些決定財務可以自己作，哪些必須送到委員會。
- 兩份可比的申請所用的時間相差極大，而你指不出哪一步可以解釋這個差距。
- 一位新的財務主管、一位審計員或一位董事會成員問起開支是如何審批的，而老實的答案是一個裝滿電郵的資料夾。
- 你們已經有這條流程的流程圖，它顯示了次序，但沒有顯示每一步由誰負責，也沒有顯示每一步留下甚麼憑證。
運作方式
把四條負責人泳道改名
申請人、成本中心負責人、財務與執行委員會只是佔位。按泳道所作的決定命名，而不是按此刻由誰持有它命名：如果做科目檢查的是一個共用服務台而不是財務，這條泳道就屬於那個服務台；如果你們的預算持有人是部門主管，就寫部門主管。承載職稱的泳道每次有人調動都要重畫；承載決定的泳道不用。
把完整到足以審核的定義寫下來
「商業論證是否完整到足以審核？」這道關卡只有在標準被寫明之後才有用。在上線之前訂好它——科目與成本中心已填、至少一份日期在九十天內的報價、效益已寫成一個數字、有一位具名的問責人而不是一個團隊。把這份清單放在該步驟的備註裡，令每位審核人都用同一個標準判斷。
把你們真實的授權限額寫上圖
把通用的「是否超出授權審批限額？」換成你們的數字與貨幣，例如財務可批至 25,000 英鎊，超出則由委員會審批。要明確寫出判斷的基礎是整項承擔在其整個期間的總額，而不是第一張發票，否則一份三年期的訂購會由不應審批的人分十二次批出。
決定預算判斷究竟在判斷甚麼
「是否在已批預算之內？」與「核對科目與已承擔支出」都可以有兩種讀法。決定你們是判斷扣除已承擔支出（未結申請、已開出的訂單與應計費用）之後的餘額，還是只判斷已入賬的實際發生額，並把這個選擇記在該步驟上。如果你們的財務系統在提交時就會直接攔下，就把這道檢查前移。
刪掉你們沒有的那條審批分支
如果不論金額每一次放行都要經委員會，就刪掉「財務是否批准撥款放行？」，把限額之內那條分支改為導向委員會文件。如果你們沒有委員會，就刪掉委員會文件、委員會判斷與延後終點，讓財務的判斷成為最終決定。無論如何都要保留不批准的終點——一條沒有記錄在案的「不」的流程，就是一條會突然靜下來的流程。
為每個覆核步驟指名它留下的紀錄
正是這一步把流程圖變成流程地圖。在每個節點的備註裡寫下它產生甚麼憑證、憑證存放在哪裡：申請文件包、載有欠缺項目清單的退回申請、財務覆核意見、委員會文件、記錄實際批出金額與任何附帶條件的會議紀錄，以及賬冊分錄。如果一個步驟甚麼都不產生，就要問它是用來做甚麼的。
常見問題
流程地圖與流程圖有甚麼分別？
流程圖回答下一步是甚麼。流程地圖同樣回答這一點，並補上每一步由誰負責，以及這一步產生甚麼紀錄。實際上這意味著頁面上多了兩樣東西：泳道，令每個方框都落在某人的欄裡；以及對每個覆核步驟指名的憑證。這個分別是操作上的，而不是學術上的。一份申請卡住時，流程圖告訴你它卡在哪一步，流程地圖告訴你它在誰的收件箱裡。有人問一個決定是怎樣作出的時候，只有流程地圖指得出那份意見、那份文件或者那份會議紀錄。
預算審批流程有哪些階段？
五個，按這張圖顯示的次序。申請：申請人提出申請，並附上商業論證、成本計算與報價。成本中心審核：預算持有人檢查這份論證是否可以審核，以及這筆開支是否支持成本中心計劃。財務覆核：核對科目與已承擔支出，並記下一份覆核意見。授權審批：由財務在其授權限額內放行款項，或者由執行委員會就一份已編製的文件作決定。放行：開立已編科目的預算項目，並把款項記入賬冊。歸屬會走過全部四條泳道，而且從不回到申請人身上，這正是申請人單靠這張圖答不出「我的申請走到哪裡了？」的結構性原因。誰承擔整段耗用時間，必須在泳道以外某處指名。
一份申請超出授權審批限額時會怎樣？
它離開財務路線，加入委員會路線，而這確實是一條不同的路徑，不是多一個簽名。財務編製一份文件列出方案與風險，委員會以三種方式之一作決定：批准、延後至下一個預算周期，或者不批准並記錄理由。一份落在已批預算之外的申請走同一條路線，理由相同。真正要緊的紀律是委員會記下甚麼——決定、與申請金額不同時實際批出的金額、附帶的任何條件，以及要通知誰。延後在這裡是一個真實的結果，有自己的終點，因為一次沒有註明日期的延後，行為上與一次沒有人傳達的不批准完全一樣。
Visio 提供哪些流程地圖類型，分別在哪一檔？
這取決於版本，而在規劃一次流程繪製工作之前值得先知道這個劃分。Microsoft 記錄基本流程圖、跨職能流程圖與工作流程圖在 Visio Standard、Visio Professional 與訂閱版本中均獲支援。價值流圖、BPMN 圖或審計圖則記錄為僅限 Visio Professional 或 Visio Plan 2——撰稿時 Plan 2 的定價為每位使用者每月 15 美元，按年付款。所以在通用那一檔上繪製流程的讀者，可選的圖表類型是三種，而不是十一種。本範本是一張由自己的行資料畫出來的 QueryChart 圖表，而不是一個 Visio 檔案；而在一條審批流程上，真正有分別的不是圖表本身，而是圍繞它的東西：Visio 檔案的修訂記錄就是 OneDrive 或 SharePoint 的檔案版本控制，保留 30 天，而且管理員可以關掉；而在這裡，一次批准是對著它所針對的那個修訂版記錄下來的。