Excel 流程地图模板（从预算申请到资金放行）
由一张步骤表生成的流程地图模板：四条负责人泳道与五个阶段，带一份预算申请走过完整性筛查、预算检验、授权审批限额、委员会授权，直到资金放行。
什么是excel 流程地图模板（从预算申请到资金放行）流程
流程图和流程地图常常被当成同一份东西来用。它们不是，而这个区别正是其中一份经得起被人追问的原因。流程图显示顺序和逻辑：先这一步，再那一步，路线分叉的地方摆一个菱形。流程地图保留这一切，再补上流程图落掉的两样东西——每一步归谁负责，以及这一步产出什么记录。归属告诉你工作不动了该打电话给谁。记录是半年后有人问这个决定是怎么作出来的时候，你能摆在他面前的东西。两样都不是装饰，两样也都不可能从一个只写着复核的框里推出来。
预算审批正是这两处缺失最疼的地方，因为这条流程几乎全部由复核构成。一份申请递进去，表面上什么都没发生，也没人说得清它是压在成本中心责任人那里、压在财务那里，还是在等一个尚未排定的会议议程。原因在各家组织之间重复出现。完整性由每位评审人各按自己的标准判断，于是两份差不多的申请，一份走两周，一份走两个月。预算检验是拿已入账的实际发生额来做的，而不是扣除已承诺部分之后的剩余额度，于是一个成本中心一直到超支的那个月都还显得宽裕。至于授权本身，落在一份没人传阅的会议纪要里，而从申请人那一侧看，这和什么都没说没有区别。
下面这张图画的是一份预算申请从提交到资金放行，并且是刻意以负责人为轴的：四条泳道对应真正持有这项工作的人，五个阶段沿顶部排开，让你一眼看出一份申请走了多远。三道筛查关卡依次判断这份申请是否可评审、是否在已批预算之内、是否超过授权审批限额。随后两个授权判断把钱放出去、拒掉，或者顺延到下一个周期。每一个复核性的步骤都产出一件日后可以摆给别人看的东西：一份申请材料包、一份列明缺失材料的退回件、一份财务审查意见、一份委员会材料、一份会议决议，以及一笔账簿分录。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 四条负责人泳道——申请人、成本中心责任人、财务、执行委员会——铺在五个阶段之上：申请、成本中心审查、财务审查、授权、放行。
- 一道完整性关卡“商业论证是否完整到可评审？”，它的不完整分支通向“退回申请并列明缺失的材料”，再回到“附上商业论证、成本核算与报价”，而不是让流程就此结束。
- 一道预算检验“是否在已批预算之内？”，凡是不在已批计划之内的直接送往“编写委员会材料并列明方案与风险”，完全跳过财务授权那条路。
- 财务审查拆成两步，其中只有一步是记录：“核对科目与已承诺支出”是干的活，“将财务审查意见记入该申请”是它留下的凭证，因此画成文档图形而不是普通的流程框。
- “是否超过授权审批限额？”处的授权分流：限额之内的走向“财务是否批准放行资金？”，超过限额的并入委员会那条路。
- 三向的“委员会对该申请的决定？”，终点是“顺延至下一预算周期”或“申请不予批准并记录原因”，而批准则经“开立带科目的预算行并放行资金”走到“资金已放行并记入账簿”。
何时使用本模板
- 申请人反复问自己那份预算申请到了哪一步，而没人能不打三个电话就回答出来。
- 你们正在编写或修订授权审批表，需要看清哪些决定财务可以自己拍、哪些必须递到委员会。
- 两份差不多的申请耗的时间相差极大，而你指不出是哪一步造成的差距。
- 一位新任财务负责人、一位审计人员或者一位董事问起支出是如何获得授权的，而诚实的回答是一个装满邮件的文件夹。
- 你们已经有这条流程的流程图，它显示了顺序，却没有显示每一步归谁负责、每一步留下什么凭证。
运作方式
把四条负责人泳道改名
申请人、成本中心责任人、财务、执行委员会只是占位。给每条泳道命名，依据是它作出的那个决定，而不是眼下由谁担任：如果科目核对是共享服务台做的而不是财务做的，这条泳道就归服务台；如果你们的预算持有人是部门主管，就写部门主管。带着职位名称的泳道，每有人调动一次就得重画；带着决定的泳道不用。
把完整到可评审的含义写下来
“商业论证是否完整到可评审？”这道关卡，只有在标准被写明之后才有用。上线之前就定好——科目与成本中心已填、至少一份报价的日期在九十天以内、收益用数字表述、有一个具名的责任人而不是一个团队。把这份清单放进这一步的备注里，好让每位评审人用同一把尺子。
把你们真实的授权限额画在图上
把通用的“是否超过授权审批限额？”换成你们的数字和币种，例如财务可批至 25,000 英镑，超过则由委员会审批。明确写出判断口径是整个承诺期内的总承诺金额，而不是第一张发票，否则一份三年期订阅就会被无权的人分十二次批掉。
确定预算检验到底检验什么
“是否在已批预算之内？”和“核对科目与已承诺支出”都可以有两种读法。决定你们查的是扣除已承诺部分之后的剩余额度——未结申请、已开订单和预提——还是仅查已入账的实际发生额，并把这个选择记在步骤上。如果你们的财务系统会在提交时就直接拦下，就把这道检查前移。
把你们没有的那条授权分支删掉
如果不论金额大小，每一次放行都要过委员会，就删掉“财务是否批准放行资金？”，把限额之内那条分支改指向委员会材料。如果你们没有委员会，就删掉委员会材料、委员会决定和顺延终点，让财务的决定成为终局。无论哪一种，都要保留不予批准这个终点——一条没有把拒绝记录在案的流程，只会就此安静下去。
为每个复核性步骤指明它留下的记录
正是这一步把流程图变成流程地图。在每个节点的备注里写下它产出什么以及存放在哪里：申请材料包、带缺失材料清单的退回件、财务审查意见、委员会材料、记录实际授权金额与附带条件的会议决议，以及账簿分录。如果某一步什么都不产出，那就该问它是干什么用的。
常见问题
流程地图和流程图有什么区别？
流程图回答接下来发生什么。流程地图也回答这个，再加上每一步归谁负责、每一步产出什么记录。落到纸面上就是两件事：泳道，让每一个框都落在某个人的列里；以及每个复核性步骤旁边指明的那件凭证。这个区别是操作层面的，不是学理上的。一份申请卡住时，流程图告诉你它卡在哪一步，流程地图告诉你它在谁的收件箱里。有人问起某个决定是怎么作出来的时候，只有流程地图能指向那份意见、那份材料或者那份会议决议。
预算审批流程有哪几个阶段？
五个，顺序就是图上的顺序。申请：申请人提出申请，并附上商业论证、成本核算与报价。成本中心审查：预算持有人确认这份论证可以评审，并确认这笔支出支持成本中心的计划。财务审查：核对科目与已承诺支出，并留下一份审查意见。授权：要么财务在其授权限额内放行资金，要么执行委员会依据一份编好的材料作出决定。放行：开立带科目的预算行，并把资金记入账簿。归属在四条泳道之间移动，而且再也回不到申请人身上，这正是申请人光看这张图回答不出自己那份申请到了哪一步的结构性原因。谁在为流逝的时间负责，必须在泳道之外的什么地方被指名。
一份申请超过授权审批限额之后会怎样？
它离开财务那条路，并入委员会那条路，这是一条真正不同的路径，不是多一个签名。财务编写一份列明方案与风险的材料，委员会作出三种决定之一：批准、顺延至下一预算周期，或者不予批准并记录原因。一份落在已批预算之外的申请，出于同样的道理走同一条路。要紧的纪律是委员会记下什么——决定内容、实际授权的金额（若与申请金额不同）、附带的条件，以及需要通知谁。顺延在这里是一个真实的结果，有自己的终点，因为一次没有日期的顺延，行为上和一次没人通知的拒绝一模一样。
Visio 包含哪些流程地图类型，分别在哪个层级？
取决于版本，而这个分界在规划一次流程绘制之前值得先弄清。Microsoft 把 basic flowchart、cross-functional flowchart 和 work-flow diagram 记录为 Visio Standard、Visio Professional 以及订阅版本都支持。价值流图、BPMN 图或审计图则被记录为仅限 Visio Professional 或 Visio Plan 2——撰写本文时 Plan 2 的标价是每用户每月 15 美元，按年付费。所以在通用层级上做流程绘制的读者，可选的图类型是三种，不是十一种。这份模板是一张由自己的行生成的 QueryChart 图，不是 Visio 文件；而在一条授权流程上，真正要紧的差别与其说是图本身，不如说是它周围的东西：Visio 文件的版本历史就是 OneDrive 或 SharePoint 的文件版本控制，保留 30 天，而且管理员可以关掉，而这里一次审批是针对它所批的那个修订版记录下来的。