如何用 Microsoft Visio 创建流程地图

简而言之

• 通用的流程类模板有三个：Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram，见于 Standard、Professional 和各订阅版本。
• Audit diagram、BPMN、Event-driven Process、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM 和 Value Stream Map 仅限 Professional 或 Plan 2。
• Microsoft 365 中的 Visio 覆盖四种图表类型；网页端的跨职能流程图需要 Plan 1 或 Plan 2。
• Check Diagram（Process 选项卡 Diagram Validation 组）运行 Flowchart Rule Set 并在 Issues 窗口里报告——Microsoft 把它列在 Professional 和 Plan 2 下，没有列 Standard。
• Subprocess（Create New、Create from Selection、Link to Existing）实现方式是一个用 Ctrl+单击 跟随的超链接，且仅限 Professional。

地图回答的是这归谁管、它留下了什么

流程图显示顺序和逻辑：先发生这个，然后那个，在这里路线分叉。流程地图保留全部这些，再加上归属和凭据——步骤所在的泳道告诉你这是谁的工作，图形告诉你它产出什么记录。多出来的这一层，正是审计、交接和流程改进要做地图，而流程图往往只是为了把一件事讲明白一次的原因。在 Visio 里，这个区分一部分是画法上的选择，更多是许可上的选择，因为承载各种绘制记号法的模板，并不都在大多数人手上的那个版本里。

Visio 的流程类模板里只有三个是通用的。Microsoft 自己列出的是 Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram，三者都被记载为在 Visio Standard、Visio Professional 以及各订阅版本中受支持。更专门的一律仅限 Professional 或 Visio Plan 2：Audit diagram、BPMN diagram、Event-driven Process diagram、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、Microsoft SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM，以及最容易让做流程改进的读者中招的那一个——Value Stream Map。撰稿时的标价是 Plan 1 每用户每月 5.00 美元、Plan 2 15.00 美元，按年付费，而 Plan 2 是唯一包含 Windows 桌面版应用的订阅。

在这之下还有一个层级，相当多的读者身在其中却不知道：Microsoft 365 中的 Visio，即随 Microsoft 365 商业版计划附带的轻量网页应用。它被限制在流程图、块图、维恩图和金字塔图这四种类型上，而 Microsoft 明确表示它不是 Plan 1 或 Plan 2 的替代品。浏览器里的跨职能流程图需要 Plan 1 或 Plan 2，且在 Microsoft 365 中的 Visio 里不可用，/zh/guides/用visio制作跨职能流程图 对此有说明。所以在网页端，把流程图变成地图的那些泳道，是挡在最便宜的付费层级之后的——而 Microsoft 365 个人版和家庭版完全不含 Visio。

地图一大起来，真正吃重的是两个功能，而两者都属于 Professional 或 Plan 2。Check Diagram 位于 Process 选项卡的 Diagram Validation 组，它会运行 Flowchart Rule Set，并把发现的问题列在 Issues 窗口里。同一选项卡上的 Subprocess 组能把一段细节挪到它自己的页面上，Microsoft 把它记载为仅 Professional 可用。Standard 在这两个功能的适用范围列表里都没有出现，所以要有心理准备：一张 Standard 上画的地图看起来可以很完整，却从未被任何东西检查过。下面的实例是一条预算申请，画成四个负责方上的五个阶段；画图的机械操作在 /zh/guides/用visio制作流程图 里讲全了。存放在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Visio 文件使用文件级版本历史，保留期限取决于账户和文档库设置。用于受控文档时，请核实这些设置及另行配置的审批流程。

一条预算申请，分四个阶段画成地图

同一条十六行的审批流程逐步搭起来：先是顺序，然后是分支，最后是让它成为地图而不是流程图的负责方与阶段。

1. 步骤，以及它们产出的记录

   “提出预算申请”是开头，“附上商业论证、成本核算与报价”是产出申请材料包的那一步——金额、成本中心、科目、一份报价、一位具名负责人。地图要写出记录，不只是写出动作。

2. 第一道关卡，和那条往回的路

   “商业论证是否完整到可评审？”是第一个判断，它的“不完整”分支走向“退回申请并列明缺失的材料”，而后者指回第 2 行。返工回环是一条流程真实成本的所在，也是一张地图最先该让人看见的东西。

3. 两道阈值，都带标签

   “是否在已批预算之内？”和“是否超过授权审批限额？”都按一个数字选路，所以每条出口各带自己的标签。两者之间是“将财务审查意见记入该申请”——一个文件图形，因为审查只有留下东西才算数。

4. 负责方与阶段让它成为地图

   泳道列把每个步骤分别落在申请人、成本中心责任人、财务或执行委员会名下，并落在申请、成本中心审查、财务审查、授权和放行这几个阶段上。至此，走委员会那条路、暂缓和不批准，都成了看得见的某个人的工作，而不是飘着的逻辑。

运作方式

1. 先定这张地图必须显示什么，再拿它对一遍你的许可

   在打开任何东西之前，先写下你需不需要泳道、阶段、一种正式记号法或一张价值流图。Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram 在 Visio Standard、Visio Professional 和各订阅版本中受支持。Audit diagram、BPMN、Event-driven Process、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM 和 Value Stream Map 属于 Professional 或 Visio Plan 2。事先确认花一分钟；开完工作坊才发现，代价是那场工作坊。

2. 打开模板

   画一张普通地图，Microsoft 给出的步骤是：启动 Visio，选择 Flowchart 类别，然后双击 Basic Flowchart。要画带泳道的地图，则启动 Visio，在 Categories 下点 Flowchart，点 Cross Functional Flowchart 模板并选择创建；如果出现提示，为泳道方向选择 Horizontal 或 Vertical 并点确定。两个模板用的是同一个形状库——跨职能那个只是打开时页面上已经有了泳道。

3. 放好步骤并连起来

   选中一个图形直接输入就是它的标签，然后按 Esc。要连线，把指针停在第一个图形上，点选指向你要到达的那个图形的小箭头；要给已经存在的图形连线，用 Home 选项卡 Tools 组里的连接线工具，或按 Ctrl+3，再用 Ctrl+1 回到指针工具。双击一条连接线可以给分支加标签。每条连接线只能有一个文本框，而且它无法填充、无法调整大小、无法设置格式。

4. 加泳道表示负责方，加分隔符表示阶段

   右键点一个泳道标题，选择 Insert 'Swimlane' Before 或 Insert 'Swimlane' After，或者用 Cross-functional Flowchart 功能区选项卡上的 Insert 组。标签栏默认写着 Function；双击它即可改名。阶段不是泳道——它们是从形状库里拖到泳道上、用来标记阶段变化的 Separator 图形。移动一条泳道会连带移动它的内容，删除一条则会连带删除它们；细节在 /zh/guides/用visio制作泳道图 。

5. 把细节压进子流程里

   一张需要滚动才能看完的地图，已经不再是地图。在 Process 选项卡上，Subprocess 组提供 Create New、Create from Selection 和 Link to Existing：Create New 会为该子流程新增一页，并把选中的图形超链接到它；Create from Selection 则把你已经画好的图形挪到那一页上。用 Ctrl+单击 跟随链接。这个组仅限 Visio Professional，所以在 Standard 或网页版上，等效做法是自己开一页、自己写交叉引用。

6. 验证它，然后以只读方式发布

   在 Process 选项卡的 Diagram Validation 组里选择 Check Diagram。两个流程图模板都默认使用 Flowchart Rule Set，发现的问题会出现在 Issues 窗口；对误报可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，抑制后它仍会作为一行灰底记录留在列表里，Ignored 列显示 Yes。验证属于 Professional 和 Plan 2——在 Standard 上，就自己把每条分支走一遍。然后分享文件而不是分享图片：在 Visio 网页版里查看和评论不需要许可。

应避免的错误

• 选了一个你的许可打不开的模板

  价值流图、BPMN 模型、审计图以及其余那套专门模板，属于 Visio Professional 或 Visio Plan 2。在 Microsoft 365 附带的 Visio 上天花板还更低——流程图、块图、维恩图和金字塔图，没有跨职能流程图。先定记号法，再买层级，顺序就是这个。

• 以为一张看起来很完整的地图已经被检查过

  Check Diagram 的适用范围列表点名了 Visio Professional 和 Visio Plan 2，没有点 Standard，所以不要假设你接手的那张地图被画它的人验证过。一张有未加标签的判断分支、或有一个步骤通向虚无的地图，渲染出来和一张正确的地图一样整齐。在你用不上验证的地方，就在地图定稿之前把每条路线出声走一遍。

• 把子流程页面当成结构

  三个 Subprocess 命令的实现方式，都是从一个图形到一个页面的超链接，而不是由 Visio 替你维护的父子关系。重整文件之后，Ctrl+单击 可能落到毫无用处的地方。用 Link to Existing 重新指向它，并把子流程页面留在同一份文档里，而不是放进一个会被人挪走的第二个文件里。

• 照着 Microsoft 那篇 SharePoint 查看文章做

  那篇关于在 SharePoint 库里查看 Visio 图表的支持文章已经过时多年——它讲的是 SharePoint Server 2010、.vdw 网页绘图和安装 Silverlight。照着做会白搭一个下午。当前免费的查看方式是 Visio 网页版，查看或评论一张图表不需要许可。

把这条预算申请画成可用的图表

把预算申请地图作为您自己的图表打开，然后把行、负责方和阶段改写成您自己的流程。

把这条预算申请画成可用的图表

相关指南

• 如何用 Visio 制作泳道图
• 如何用 Visio 制作跨职能流程图
• Microsoft Visio 在流程绘制上的替代工具

常见问题

在 Visio 里，流程地图和流程图有什么区别？

区别在于这张图声称了什么。流程图声称的是顺序和逻辑——步骤的次序，以及路线在哪里分叉。流程地图保留这些，再加上归属和凭据：每个步骤由哪个角色或团队执行，以及这个步骤产出什么记录。Visio 里并没有单独的“流程地图”模板。你是通过打开 Cross Functional Flowchart 模板来得到地图的，它的泳道承载归属；再通过选择能说明步骤留下了什么的图形来完成它。顶部横跨的阶段来自 Separator 图形，而不是来自更多泳道。

做一张流程地图需要哪个 Visio 计划？

画一张基础或跨职能的地图，Visio Standard、Visio Professional 或任一订阅都行——这两个模板加上 Work-flow diagram 被记载为处处受支持。要做价值流图、BPMN 模型、审计图、IDEF0、ITIL、SDL、Six Sigma、TQM、EPC 或故障树分析，则需要 Visio Professional 或 Visio Plan 2，后者撰稿时的标价是每用户每月 15.00 美元，按年付费。Plan 1 在同一天读到的标价是 5.00 美元，仅限网页和 Teams，不含桌面版应用。

我能在 Visio 里做价值流图吗？

能，但不是每种许可都能。Microsoft 把 Value Stream Map 列在仅 Visio Professional 和 Visio Plan 2 支持的模板之中，与 Six Sigma、TQM、IDEF0 和 BPMN 并列。在 Visio Standard 或 Microsoft 365 附带的 Visio 上，这个模板不可用；而用基础流程图的图形手工画一条价值流，会丢掉让它值得一画的那套记号法——数据框、库存三角和时间轴。如果价值流绘制本身就是这次工作的目的，Plan 2 或 Professional 就是入场价。

Visio 会帮我检查流程地图有没有错吗？

会，在 Professional 和 Plan 2 上。Check Diagram 位于 Process 选项卡的 Diagram Validation 组，两个流程图模板都默认使用 Flowchart Rule Set，结果在 Issues 窗口里打开。其他规则集覆盖 BPMN、跨职能流程图和 SharePoint 工作流。对你不认同的发现，可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，它仍会作为一行灰底记录留着、Ignored 列标为 Yes，所以抑制这件事本身是有记录的。Visio Standard 不在这个功能的适用范围列表里，而 Microsoft 也没有记载 Standard 上的等效做法。