如何用 Microsoft Visio 建立流程地圖

運作方式

1. 先定這張地圖必須顯示甚麼，再拿它對一次你的授權

   在打開任何東西之前，先寫下你需不需要泳道、階段、一種正式記號法或一張價值流圖。Basic flowchart、Cross-functional flowchart 和 Work-flow diagram 在 Visio Standard、Visio Professional 與各訂閱版本中受支援。Audit diagram、BPMN、Event-driven Process、Fault Tree Analysis、IDEF0、ITIL、SharePoint Workflow、SDL、Six Sigma、TQM 和 Value Stream Map 屬於 Professional 或 Visio Plan 2。事先確認花一分鐘；開完工作坊才發現，代價是那場工作坊。

2. 打開範本

   畫一張普通地圖，Microsoft 給出的步驟是：啟動 Visio，選擇 Flowchart 類別，然後雙擊 Basic Flowchart。要畫帶泳道的地圖，則啟動 Visio，在 Categories 下按 Flowchart，按 Cross Functional Flowchart 範本並選擇建立；如果出現提示，為泳道方向選擇 Horizontal 或 Vertical 並按確定。兩個範本用的是同一個形狀庫——跨職能那個只是打開時頁面上已經有了泳道。

3. 放好步驟並連起來

   選中一個形狀直接輸入就是它的標籤，然後按 Esc。要連線，把指針停在第一個形狀上，點選指向你要到達的那個形狀的小箭嘴；要為已經存在的形狀連線，用 Home 索引標籤 Tools 群組裡的連接線工具，或按 Ctrl+3，再用 Ctrl+1 回到指針工具。雙擊一條連接線可以為分支加標籤。每條連接線只有一個文字框，而且它無法填色、無法調整大小、無法設定格式。

4. 加泳道表示負責方，加分隔形狀表示階段

   在一個泳道標題上按右鍵，選擇 Insert 'Swimlane' Before 或 Insert 'Swimlane' After，或者用 Cross-functional Flowchart 功能區索引標籤上的 Insert 群組。標籤列預設寫著 Function；雙擊它即可改名。階段不是泳道——它們是由形狀庫拖到泳道上、用來標記階段變化的 Separator 形狀。移動一條泳道會連帶移動它的內容，刪除一條則會連帶刪除它們；細節在 /yue/guides/用visio建立泳道圖 。

5. 把細節壓進子流程裡

   一張要捲動才看得完的地圖，已經不再是地圖。在 Process 索引標籤上，Subprocess 群組提供 Create New、Create from Selection 和 Link to Existing：Create New 會為該子流程新增一頁，並把選中的形狀超連結到它；Create from Selection 則把你已經畫好的形狀搬到那一頁上。用 Ctrl+按一下 跟隨連結。這個群組只限 Visio Professional，所以在 Standard 或網頁版上，等效做法是自己開一頁、自己寫交叉引用。

6. 驗證它，然後以唯讀方式發布

   在 Process 索引標籤的 Diagram Validation 群組裡選擇 Check Diagram。兩個流程圖範本都預設使用 Flowchart Rule Set，發現的問題會出現在 Issues 視窗；對誤報可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，抑制之後它仍會作為一行灰底紀錄留在列表裡，Ignored 欄顯示 Yes。驗證屬於 Professional 和 Plan 2——在 Standard 上，就自己把每條分支走一遍。然後分享檔案而不是分享圖片：在 Visio 網頁版裡查看與評論不需要授權。

常見問題

在 Visio 裡，流程地圖和流程圖有甚麼分別？

分別在於這張圖聲稱了甚麼。流程圖聲稱的是次序與邏輯——步驟的先後，以及路線在哪裡分叉。流程地圖保留這些，再加上歸屬與憑據：每個步驟由哪個角色或團隊執行，以及這個步驟產出甚麼紀錄。Visio 裡並沒有獨立的「流程地圖」範本。你是透過打開 Cross Functional Flowchart 範本來得到地圖的，它的泳道承載歸屬；再透過揀選能說明步驟留下了甚麼的形狀來完成它。頂部橫跨的階段來自 Separator 形狀，而不是來自更多泳道。

做一張流程地圖需要哪個 Visio 計劃？

畫一張基本或跨職能的地圖，Visio Standard、Visio Professional 或任何一個訂閱都可以——這兩個範本加上 Work-flow diagram 被記載為處處受支援。要做價值流圖、BPMN 模型、審核圖、IDEF0、ITIL、SDL、Six Sigma、TQM、EPC 或故障樹分析，則需要 Visio Professional 或 Visio Plan 2，後者撰稿時的標價是每用戶每月 15.00 美元，按年付費。Plan 1 在同一日讀到的標價是 5.00 美元，只限網頁與 Teams，不含桌面版應用。

我可以在 Visio 裡做價值流圖嗎？

可以，但不是每種授權都可以。Microsoft 把 Value Stream Map 列在只有 Visio Professional 和 Visio Plan 2 支援的範本之中，與 Six Sigma、TQM、IDEF0 和 BPMN 並列。在 Visio Standard 或 Microsoft 365 附帶的 Visio 上，這個範本不可用；而用基本流程圖的形狀人手畫一條價值流，會丟掉令它值得一畫的那套記號法——資料框、存貨三角與時間軸。如果價值流繪製本身就是這次工作的目的，Plan 2 或 Professional 就是入場價。

Visio 會幫我檢查流程地圖有沒有錯嗎？

會，在 Professional 和 Plan 2 上。Check Diagram 位於 Process 索引標籤的 Diagram Validation 群組，兩個流程圖範本都預設使用 Flowchart Rule Set，結果在 Issues 視窗裡打開。其他規則集覆蓋 BPMN、跨職能流程圖與 SharePoint 工作流程。對你不認同的發現，可以用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制，它仍會作為一行灰底紀錄留著、Ignored 欄標為 Yes，所以抑制這件事本身是有紀錄的。Visio Standard 不在這個功能的適用範圍列表裡，而 Microsoft 也沒有記載 Standard 上的等效做法。