Excel-Prozesslandkarte: Budgetantrag bis Mittelfreigabe
Prozesslandkarte aus einer Tabelle von Schritten: vier Verantwortungsbahnen und fünf Phasen führen einen Budgetantrag durch die Vollständigkeitsprüfung, die Budgetprüfung, die Unterschriftsgrenze, die Bewilligung und die Mittelfreigabe.
Was ist excel-prozesslandkarte: budgetantrag bis mittelfreigabe?
Flussdiagramm und Prozesslandkarte werden benutzt, als wären sie dasselbe Dokument. Sie sind es nicht, und der Unterschied ist der Grund, warum eines von beiden eine Rückfrage übersteht. Ein Flussdiagramm zeigt Abfolge und Logik: dieser Schritt, dann jener, und eine Raute, wo sich der Weg gabelt. Eine Prozesslandkarte behält all das und ergänzt die zwei Dinge, die ein Flussdiagramm auslässt: wer jeden Schritt verantwortet, und welchen Nachweis der Schritt erzeugt. Die Verantwortung sagt Ihnen, wen Sie anrufen, wenn die Arbeit nicht mehr weiterläuft. Der Nachweis ist das, was Sie jemandem sechs Monate später hinlegen, wenn er fragt, wie die Entscheidung zustande kam. Keines von beiden ist Dekoration, und keines lässt sich aus einem Kasten mit der Aufschrift „Prüfung“ erschließen.
Bei der Budgetgenehmigung wiegen diese zwei Lücken am schwersten, denn der Prozess besteht fast vollständig aus Prüfungen. Ein Antrag geht ein, sichtbar passiert nichts, und niemand kann sagen, ob er beim Kostenstellenverantwortlichen liegt, bei Finanzen, oder auf eine Tagesordnung wartet, die noch nicht gesetzt ist. Die Ursachen wiederholen sich über Organisationen hinweg. Vollständigkeit wird von jedem Prüfer anders beurteilt, sodass zwei vergleichbare Anträge zwei Wochen und zwei Monate brauchen. Die Budgetprüfung läuft gegen gebuchte Ist-Kosten statt gegen den Restbetrag abzüglich Obligo, sodass eine Kostenstelle bis zu dem Monat tragfähig wirkt, in dem sie überzogen ist. Und die Bewilligung selbst landet in einer Sitzungsnotiz, die niemand verteilt, von der Seite des Antragstellers aus nicht von Schweigen zu unterscheiden.
Das Diagramm unten bildet einen Budgetantrag von der Einreichung bis zu freigegebenen Mitteln ab, und es ist mit Absicht von der Verantwortung her gedacht: vier Bahnen für die Stellen, die die Arbeit wirklich halten, und fünf Phasen am oberen Rand, damit auf einen Blick sichtbar ist, wie weit ein Antrag gekommen ist. Drei prüfende Tore entscheiden der Reihe nach, ob der Antrag prüffähig ist, ob er in das bereits genehmigte Budget passt und ob er über der Unterschriftsgrenze liegt. Zwei bewilligende Entscheidungen geben das Geld dann frei, lehnen es ab oder schieben es in den nächsten Zyklus. Jeder prüfende Schritt erzeugt einen Nachweis, den Sie später vorlegen könnten: die Antragsunterlage, den zurückgegebenen Antrag mit der Liste des Fehlenden, einen Prüfvermerk der Finanzen, eine Beschlussvorlage, ein Protokoll und einen Eintrag im Hauptbuch.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Verantwortungsbahnen (Antragsteller, Kostenstellenverantwortlicher, Finanzen und Geschäftsleitung) über fünf Phasen: Antrag, Prüfung Kostenstelle, Prüfung Finanzen, Bewilligung und Freigabe.
- Ein Vollständigkeitstor, „Business Case prüffähig?“, dessen Zweig für unvollständige Anträge zu „Antrag mit Liste der fehlenden Nachweise zurückgeben“ führt und zurück zu „Business Case, Kalkulation und Angebote beifügen“ schleift, statt den Prozess zu beenden.
- Eine Budgetprüfung, „Im genehmigten Budget?“, die alles außerhalb des genehmigten Plans direkt zu „Vorlage mit Optionen und Risiken erstellen“ schickt und den von Finanzen bewilligten Weg vollständig überspringt.
- Die Prüfung durch Finanzen als zwei Schritte, von denen nur einer ein Nachweis ist: „Kontierung und Obligo prüfen“ ist die Arbeit, und „Prüfvermerk der Finanzen am Antrag erfassen“ ist der Nachweis, den sie hinterlässt: als Dokumentform gezeichnet und nicht als einfacher Prozesskasten.
- Eine Aufteilung nach Vollmacht an „Über der Unterschriftsgrenze?“, wo alles innerhalb der Grenze zu „Genehmigen Finanzen die Mittelfreigabe?“ geht und alles darüber auf den Weg über die Geschäftsleitung wechselt.
- Eine dreifache „Entscheidung der Geschäftsleitung?“, die in „Auf den nächsten Budgetzyklus zurückgestellt“ oder „Antrag abgelehnt, Grund erfasst“ endet, während die Bewilligung über „Kontierte Budgetlinie öffnen und Mittel freigeben“ zu „Mittel freigegeben und im Hauptbuch erfasst“ weiterläuft.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Antragsteller fragen immer wieder, wo ihr Budgetantrag steht, und niemand kann das beantworten, ohne drei Leute anzurufen.
- Sie schreiben oder überarbeiten eine Unterschriftenregelung und müssen sehen, welche Entscheidungen Finanzen allein treffen können und welche die Geschäftsleitung erreichen müssen.
- Zwei vergleichbare Anträge haben völlig unterschiedlich lange gebraucht, und Sie können den Schritt nicht benennen, der den Unterschied erklärt.
- Eine neue Finanzleitung, ein Prüfer oder ein Aufsichtsgremium hat gefragt, wie Ausgaben bewilligt werden, und die ehrliche Antwort ist ein Ordner voller E-Mails.
- Sie haben schon ein Flussdiagramm dieses Prozesses, und es zeigt die Abfolge, aber nicht, wer jeden Schritt verantwortet und welchen Nachweis jeder Schritt hinterlässt.
So funktioniert es
Benennen Sie die vier Verantwortungsbahnen um
Antragsteller, Kostenstellenverantwortlicher, Finanzen und Geschäftsleitung sind Platzhalter. Benennen Sie jede Bahn nach der Entscheidung, die sie trifft, und nicht nach der Person, die sie heute innehat: Wenn ein zentraler Servicebereich die Kontierungsprüfung macht, gehört die Bahn diesem Bereich, und wenn Ihre Budgetverantwortlichen Abteilungsleitungen sind, schreiben Sie Abteilungsleitung. Eine Bahn mit einer Stellenbezeichnung muss jedes Mal neu gezeichnet werden, wenn jemand wechselt; eine Bahn mit einer Entscheidung nicht.
Schreiben Sie auf, was prüffähig bedeutet
Das Tor „Business Case prüffähig?“ ist erst nützlich, wenn der Maßstab benannt ist. Legen Sie ihn vor dem Start fest: Kontierung und Kostenstelle vorhanden, mindestens ein Angebot mit einem Datum innerhalb von neunzig Tagen, der Nutzen als Zahl ausgedrückt, eine namentlich benannte verantwortliche Person statt eines Teams. Schreiben Sie die Liste in das Kommentarfeld des Schritts, damit jeder Prüfer denselben Test anlegt.
Tragen Sie Ihre echte Unterschriftsgrenze in das Diagramm
Ersetzen Sie das allgemeine „Über der Unterschriftsgrenze?“ durch Ihre Zahl und Ihre Währung, zum Beispiel Finanzen bis 25.000 und die Geschäftsleitung darüber. Schreiben Sie ausdrücklich hin, dass die gesamte Verpflichtung über ihre Laufzeit geprüft wird und nicht die erste Rechnung, sonst wird ein dreijähriges Abonnement zwölfmal von der falschen Stelle bewilligt.
Entscheiden Sie, was die Budgetprüfung tatsächlich prüft
„Im genehmigten Budget?“ und „Kontierung und Obligo prüfen“ lassen sich jeweils auf zwei Weisen lesen. Entscheiden Sie, ob Sie den Restbetrag abzüglich Obligo prüfen (offene Anträge, ausgelöste Bestellungen und Rückstellungen) oder allein die gebuchten Ist-Kosten, und halten Sie die Wahl am Schritt fest. Verschieben Sie die Prüfung nach vorn, wenn Ihr Finanzsystem eine Einreichung ohnehin blockiert.
Löschen Sie den Bewilligungszweig, den Sie nicht haben
Wenn jede Freigabe unabhängig vom Betrag zur Geschäftsleitung geht, löschen Sie „Genehmigen Finanzen die Mittelfreigabe?“ und führen Sie den Zweig innerhalb der Grenze stattdessen auf die Beschlussvorlage. Wenn Sie kein solches Gremium haben, löschen Sie Beschlussvorlage, Entscheidung und den Endpunkt für die Zurückstellung und lassen Sie die Entscheidung der Finanzen endgültig sein. Behalten Sie in jedem Fall den Endpunkt für die Ablehnung: Ein Prozess ohne dokumentiertes Nein ist ein Prozess, der einfach verstummt.
Benennen Sie den Nachweis, den jeder prüfende Schritt hinterlässt
Das ist der Schritt, der aus dem Flussdiagramm eine Prozesslandkarte macht. Schreiben Sie in das Kommentarfeld jedes Knotens, welchen Nachweis er erzeugt und wo er aufbewahrt wird: die Antragsunterlage, den zurückgegebenen Antrag mit der Liste der fehlenden Nachweise, den Prüfvermerk der Finanzen, die Beschlussvorlage, das Protokoll mit dem tatsächlich bewilligten Betrag und jeder Auflage, und den Eintrag im Hauptbuch. Wenn ein Schritt nichts erzeugt, fragen Sie, wozu er da ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Prozesslandkarte und einem Flussdiagramm?
Ein Flussdiagramm beantwortet, was als Nächstes passiert. Eine Prozesslandkarte beantwortet das ebenfalls und ergänzt, wer jeden Schritt verantwortet und welchen Nachweis der Schritt erzeugt. In der Praxis heißt das zwei Dinge auf dem Blatt: Bahnen, damit jeder Kasten in der Spalte einer Stelle liegt, und ein je prüfendem Schritt benannter Nachweis. Der Unterschied ist operativ, nicht akademisch. Wenn ein Antrag liegen bleibt, sagt Ihnen das Flussdiagramm, an welchem Schritt, und die Prozesslandkarte, in wessen Postfach. Wenn jemand fragt, wie eine Entscheidung getroffen wurde, kann nur die Landkarte auf den Vermerk, die Vorlage oder das Protokoll zeigen, das es belegt.
Aus welchen Phasen besteht ein Budgetgenehmigungsprozess?
Aus fünf, in der Reihenfolge, in der das Diagramm sie zeigt. Antrag: Der Antragsteller stellt ihn und fügt Business Case, Kalkulation und Angebote bei. Prüfung Kostenstelle: Der Budgetverantwortliche prüft, ob der Fall prüffähig ist und ob die Ausgabe den Kostenstellenplan stützt. Prüfung Finanzen: Kontierung und Obligo werden geprüft und ein Prüfvermerk erfasst. Bewilligung: Entweder gibt Finanzen die Mittel innerhalb ihrer Vollmacht frei, oder die Geschäftsleitung entscheidet auf einer vorbereiteten Vorlage. Freigabe: Die kontierte Budgetlinie wird geöffnet und die Mittel werden im Hauptbuch erfasst. Die Verantwortung wandert über alle vier Bahnen und kehrt nie zum Antragsteller zurück. Das ist der strukturelle Grund, warum ein Antragsteller die Frage „Wo steht mein Antrag?“ aus dem Diagramm allein nicht beantworten kann. Wer die verstrichene Zeit verantwortet, muss irgendwo außerhalb der Bahnen benannt werden.
Was passiert, wenn ein Antrag über der Unterschriftsgrenze liegt?
Er verlässt den Weg über Finanzen und wechselt auf den Weg über die Geschäftsleitung: ein wirklich anderer Weg und keine zusätzliche Unterschrift. Finanzen erstellt eine Vorlage mit Optionen und Risiken, und die Geschäftsleitung entscheidet auf eine von drei Weisen: bewilligt, auf den nächsten Budgetzyklus zurückgestellt, oder abgelehnt mit erfasster Begründung. Ein Antrag, der außerhalb des bereits genehmigten Budgets liegt, nimmt aus demselben Grund denselben Weg. Entscheidend ist die Disziplin bei dem, was das Gremium festhält: die Entscheidung, der tatsächlich bewilligte Betrag, wenn er vom beantragten abweicht, jede Auflage und wer informiert werden muss. Die Zurückstellung ist hier ein echtes Ergebnis mit eigenem Endpunkt, denn eine Zurückstellung ohne Datum verhält sich genau wie eine Ablehnung, die niemand mitgeteilt hat.
Welche Arten von Prozesslandkarten enthält Visio, und in welcher Stufe?
Das hängt von der Edition ab, und die Aufteilung ist es wert, sie vor der Planung einer Modellierung zu kennen. Microsoft dokumentiert einfaches Flussdiagramm, funktionsübergreifendes Flussdiagramm und Workflow-Diagramm als unterstützt in Visio Standard, Visio Professional und den Abonnementversionen. Eine Wertstromlandkarte, ein BPMN-Diagramm oder ein Auditdiagramm ist als ausschließlich Visio Professional oder Visio Plan 2 dokumentiert: für Plan 2 nennt die Preisliste zum Zeitpunkt der Erstellung 15 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Wer also auf der allgemein verfügbaren Stufe modelliert, hat drei Diagrammarten zur Auswahl und nicht elf. Diese Vorlage ist ein QueryChart-Diagramm, das aus seinen eigenen Zeilen gezeichnet wird, und keine Visio-Datei; bei einem Bewilligungsprozess zählt weniger das Diagramm als das, was drumherum liegt: Die Versionshistorie einer Visio-Datei ist die Dateiversionierung von OneDrive oder SharePoint, 30 Tage aufbewahrt und von einer Administration abschaltbar, während hier eine Genehmigung gegen die Revision erfasst wird, für die sie erteilt wurde.