So erstellen Sie einen Prozessablauf aus Excel-Daten

So funktioniert es

1. Erfassen Sie die Spalten, bevor Sie einfügen

   Schreiben Sie jede Spaltenüberschrift des Blatts auf und daneben, welche Editorspalte daraus wird: Boxtext, Linie zu, Linientext, Horizontale Bahn, Vertikale Bahn — oder nichts. Die meisten operativen Blätter füllen vier davon bereits. Die Überschriften, aus denen nichts wird — ein Statuskennzeichen, eine Durchlaufzeit, ein Systemname — gehören in den Kommentar des Schritts.

2. Durchsuchen Sie die Notizspalte nach verborgenen Wegen

   Gehen Sie die Spalte Notizen oder Bemerkungen durch und markieren Sie jeden Satz mit wenn, wartet, sofern oder nachfassen. Jeder davon ist ein Schritt, für den das Blatt keine Zeile hatte, und jeder braucht seine eigene Zeile, bevor die Nummerierung beginnt. Rechnen Sie damit, mit mehr Kästen zu enden, als Sie Zeilen hatten.

3. Fügen Sie nur die Schrittspalte in Boxtext ein

   Öffnen Sie in QueryChart ein neues Diagramm und fügen Sie die Schrittspalte — und nur die Schrittspalte — in Boxtext ein. Eine Spalte Breite ist Absicht: Die anderen vier existieren im Blatt schon und werden einzeln abgebildet, damit Sie sehen können, was jede von ihnen ergänzt, statt fünf gleichzeitig einzufügen und das Ergebnis wieder auseinanderzunehmen.

4. Nummerieren Sie die Wege, Rücksprünge eingeschlossen

   Linie zu hält die Zeilennummern, zu denen ein Schritt führt, kommagetrennt. Auf dem geraden Weg ist das nur die nächste Nummer, und die hat die Zeilenfolge Ihnen schon gesagt. Die Arbeit ist alles andere: die Korrektur, die zu einer früheren Prüfung zurückkehrt, die Rückfrage, die mitten im Ablauf wieder einmündet. Diese Nummern sind kleiner als die Zeile, in der sie stehen.

5. Bilden Sie die Spalte der Verantwortlichen auf die vertikale Bahn ab

   Verschieben Sie die Spalte mit den Verantwortlichen in die Vertikale Bahn und eine Phasenspalte in die Horizontale Bahn. Prüfen Sie die Phasenspalte zuerst: Die horizontale Bahn ordnet das Diagramm von links nach rechts, ihre Werte müssen also Phasen sein, die der Prozess der Reihe nach durchläuft. Eine Statusspalte hält den Zustand fest, den ein einzelner Auftrag erreicht hat, und diese Zustände haben keine Reihenfolge.

6. Geben Sie es an die Person zurück, die das Blatt pflegt

   Wer das Blatt bisher gepflegt hat, ist die einzige Person, die sagen kann, welche der zu Zeilen beförderten Notizen echte Ausnahmen waren und welche Einzelfälle, die zweimal vorkamen. Schicken Sie den Link und kein exportiertes Bild: Das Blatt existiert schon in vier Fassungen, weil es einmal an einer E-Mail hing, und ein Bild fängt genau damit wieder an.

Häufig gestellte Fragen

Wie mache ich aus einer Spalte mit Verantwortlichen Swimlanes?

Bilden Sie sie auf die Spalte Vertikale Bahn ab und die Phasenspalte, sofern vorhanden, auf die Horizontale Bahn. Bahnen werden über ihre Beschriftung und nicht über eine Kennung geführt, also landet jede Zeile mit demselben Text in derselben Bahn — und ein einziger Tippfehler erzeugt eine zweite. Zwei Dinge liefert die Spalte nicht: die Schritte, die Ihr Kunde oder Ihr Lieferant ausführt, denn ein Blatt hält die Arbeit fest, an der Ihr eigenes Team gemessen wird, und den zweiten Verantwortlichen auf einem Schritt, den sich zwei Rollen teilen. Beides muss von Hand ergänzt werden, und beides sind Übergaben.

Brauche ich in meiner Tabelle eine Spalte für den nächsten Schritt?

Ja — jede Zeile, die kein Ende ist, braucht eine Nummer in Linie zu, denn die Zeilenfolge zeichnet von sich aus keine Pfeile. Was Sie nicht brauchen, ist diese Spalte fertig in Excel. Auf dem geraden Weg ist die Nummer mechanisch, die nächste Zeile, und sie lässt sich beim Eintragen tippen. Was Sie mit Sicherheit nicht haben, sind die Verzweigungen: eine Ablehnung, die zu einer früheren Prüfung zurückkehrt, eine Rückfrage, die mitten im Ablauf einmündet, ein Endzustand, der die Arbeit früh beendet. Nur drei Zeilen im Beispiel tragen kein Ziel.

Wie wandle ich eine Tabelle mit einer Spalte je Team um?

Bringen Sie sie zuerst in die Langform (entpivotieren). Ein Matrixblatt — Schritte nach unten, Teams über die Kopfzeile, eine Markierung, wo ein Team beteiligt ist — hält seine Verantwortlichen in den Spaltenüberschriften, und der Editor will sie in einer Spalte: eine Zeile je Schritt, die Überschrift der markierten Spalte in der Vertikalen Bahn. Eine Zeile mit zwei Markierungen lässt sich nicht zu einem Bahnenwert zusammenfassen, und meist sind es zwei Schritte, die in verschiedenen Bahnen landen. Spalten mit Datumsangaben statt Markierungen gehören zu einem Tracker: Sie halten fest, wann ein Auftrag welche Stufe passiert hat.

Warum hat das Diagramm mehr Kästen, als mein Blatt Zeilen hat?

Weil ein Blatt die Schritte festhält, die jemand tut, und die verbirgt, die davon abhängen, dass etwas schiefgeht. Jede in ein Notizfeld geschriebene Ausnahme wird eine eigene Zeile, zusammen mit der Entscheidung, die dorthin verzweigt, und dem Endzustand, an dem der Prozess früh aufhört. Ein Prozessblatt mit vierzig Zeilen, aus dem gut fünfzig Kästen werden, ist normal — und genau diese zusätzlichen Kästen sind die, die das Blatt am schlechtesten zeigen konnte.