Comment créer un flux de processus à partir de données Excel

En bref

• La colonne des étapes correspond aux cases et ne nécessite aucune conversion.
• L'ordre des lignes vous donne les flèches uniquement jusqu'à la première exception.
• Une colonne de condition ou d’exception contient les étiquettes de branche, une par flèche sortante.
• Les voies sont saisies par leur étiquette, la colonne propriétaire doit donc être normalisée avant d'être mappée, pas après.
• Tout ce qui se trouve dans une colonne Notes est généralement un itinéraire que personne n'a jamais tracé.

La conversion est vraiment un audit de colonne

Une feuille de calcul de processus n'a pas besoin d'être convertie ; il faut le lire correctement. La version naïve colle la colonne de marche, obtient une échelle de rectangles et s'arrête, ce qui élimine les quatre autres colonnes qui effectuaient le processus. Les marches n’ont jamais été la partie rare. Ce que la feuille contient et ne peut pas montrer, c'est quelle étape suit laquelle, ce qui fait que le flux quitte la séquence et qui tient le travail pendant qu'il attend.

Laquelle de vos colonnes correspond à quelle colonne d'éditeur correspond à l'ensemble du travail, et la colonne propriétaire est celle que les gens laissent derrière eux. Conservé comme note, c'est une légende sur une boîte ; mappé sur la voie verticale, il dessine les transferts, et un onglet que personne ne considérait comme un diagramme s'avère être une carte de processus avec ses voies désactivées. Normalisez d'abord l'orthographe : les voies sont saisies par étiquette, donc "Contrôle du crédit" et contrôle du crédit en deviennent deux.

L'exemple ci-dessous est un processus de commande à encaissement, vingt-six lignes et six propriétaires, assemblés une colonne à la fois. « Fournissez les détails de la commande manquants » renvoie à la ligne 2, de sorte que l'ordre dans lequel la feuille a été conservée n'a jamais été toute l'histoire. "Short-paid", "Unpaid" et "Pas de réponse" (les mots qu'une vraie feuille conserve dans un champ de notes) n'ont nulle part où pointer jusqu'à ce que les lignes d'exception qu'ils nomment existent, c'est pourquoi ils n'arrivent que dans les deux dernières étapes.

Comment cela fonctionne

1. Inventoriez les colonnes avant de coller

   Écrivez chaque en-tête de colonne dans la feuille et indiquez à côté de lui la colonne de l'éditeur qu'il devient : Texte de la zone, Ligne vers, Texte de la ligne, Voie horizontale, Voie verticale ou rien. La plupart des fiches opérationnelles en remplissent déjà quatre. Les en-têtes qui ne correspondent à rien (un indicateur d'état, un temps de cycle, un nom de système) appartiennent au commentaire de l'étape.

2. Lisez la colonne des notes pour les itinéraires cachés

   Descendez la colonne Notes ou Commentaires et marquez chaque phrase contenant si, en attente, sauf ou poursuite. Chacune est une étape à laquelle la feuille n'a jamais attribué de ligne, et chacune a besoin de sa propre ligne avant le début de toute numérotation. Attendez-vous à terminer avec plus de cases que le nombre de lignes avec lequel vous avez commencé.

3. Collez la colonne d'étape dans la zone de texte

   Ouvrez un nouveau graphique dans QueryChart et collez la colonne d'étape, et uniquement la colonne d'étape, dans le texte de la zone. Une colonne de large est délibérée : les quatre autres existent déjà dans la feuille et sont mappées une par une, vous pouvez donc regarder ce que chacune d'elles ajoute au lieu d'en coller cinq à la fois et de décocher le résultat.

4. Numéroter les itinéraires, y compris ceux à rebours

   La ligne vers contient les numéros de ligne auxquels mène une étape, séparés par des virgules. Sur le chemin direct, c'est juste le numéro suivant, ce que l'ordre des lignes vous a déjà indiqué. Le travail est tout le reste : la correction qui revient à une vérification antérieure, la requête qui rejoint à mi-chemin. Ces nombres sont plus petits que la ligne qui les contient.

5. Mappez la colonne propriétaire sur la voie verticale

   Déplacez la colonne propriétaire dans la voie verticale et toute colonne de phase ou d’étape dans la voie horizontale. Vérifiez d'abord la colonne des phases : la voie horizontale ordonne le graphique de gauche à droite, ses valeurs doivent donc être des phases que le processus traverse en séquence. Une colonne Statut enregistre l’état atteint par une commande, et ces états n’ont pas de séquence.

6. Remettez-le au propriétaire de la feuille

   Celui qui a géré l'onglet est le seul à pouvoir dire lesquelles des notes que vous avez promues dans les lignes étaient de véritables exceptions et lesquelles étaient des éléments ponctuels qui se sont produits deux fois. Envoyez-leur le lien plutôt qu'une image exportée : l'onglet existe déjà en quatre versions car il était autrefois joint à un email, et une image relance cela.

Erreurs à éviter

• Coller une colonne de propriétaire fusionnée

  Fusionne la pâte comme un espace vide pour chaque ligne sauf la première, de sorte qu'une série d'étapes n'appartient à personne. Annulez la fusion et répétez le nom, puis vérifiez si la fusion cachait deux propriétaires en une seule étape, car il s'agit d'un transfert.

• Exceptions garées dans une colonne Notes

  Une note indiquant que si le client conteste, le contrôle du crédit le récupère est une décision, une étiquette de succursale et une étape en une phrase. Laissé dans les notes, il reste invisible et le lecteur du diagramme n'apprend jamais que l'itinéraire existe.

• Ordre de ligne de confiance après la première branche

  L'ordre des lignes n'est une flèche fiable que lorsque le processus est une file d'attente. Une fois qu'une étape peut renvoyer le travail en arrière, ou que quelqu'un a trié la feuille, ou qu'une ligne a été insérée en retard, l'ordre est une décoration et chaque numéro doit être vérifié.

• Règles qui vivent dans la couleur de remplissage

  Les feuilles opérationnelles codent l'état en couleur de remplissage (rouge pour les escalades, gris pour les annulés) et les couleurs sont collées comme rien du tout. Demandez ce que signifie chaque nuance et écrivez la réponse dans une colonne, car une règle que personne n'a tapée reste un itinéraire.

Questions fréquentes

Comment transformer une colonne de propriétaire en couloirs ?

Mappez-le sur la colonne de la voie verticale et la colonne de phase, si vous en avez une, sur la colonne horizontale. Les voies sont saisies par leur étiquette plutôt que par un identifiant, de sorte que chaque ligne portant le même texte atterrit dans la même voie et une seule faute de frappe en crée une seconde. Deux choses que la colonne ne vous donnera pas : les étapes effectuées par votre client ou fournisseur, car un onglet enregistre le travail sur lequel votre propre équipe est mesurée, et le deuxième propriétaire sur une étape partagée par deux rôles. Les deux doivent être ajoutés à la main et les deux sont des transferts.

Dois-je ajouter une colonne d'étape suivante à ma feuille de calcul ?

Oui : chaque ligne qui n'est pas une fin a besoin d'un nombre dans Line to, car l'ordre des lignes ne dessine aucune flèche par lui-même. Ce dont vous n'avez pas besoin, c'est de cette colonne déjà terminée dans Excel. Sur le chemin direct, le numéro est mécanique, la ligne suivante vers le bas, et il peut être saisi au fur et à mesure. Celui que vous n'avez presque certainement pas est l'ensemble de branchements : un refus revenant à une vérification antérieure, une requête qui rejoint à mi-flux, un état final qui arrête le travail plus tôt. Seules trois lignes de l'exemple ne comportent aucune cible.

Comment convertir une feuille de calcul avec une colonne par équipe ?

Défaites-le d'abord. Une feuille matricielle (étapes sur le côté, équipes en haut, une marque où une équipe est impliquée) conserve ses valeurs de propriétaire dans les en-têtes de colonnes, et l'éditeur les souhaite dans une colonne : une ligne par étape, l'en-tête de la colonne marquée dans la voie verticale. Une rangée portant deux marques ne se réduira pas en une seule valeur de voie, et ce sont généralement deux marches qui arrivent dans des voies différentes. Les colonnes contenant des dates au lieu de marques appartiennent à un tracker : elles enregistrent le moment où une commande a franchi chaque étape.

Pourquoi le diagramme comporte-t-il plus de cases que ma feuille n’a de lignes ?

Parce qu’une feuille enregistre les étapes effectuées par quelqu’un et cache celles qui dépendent d’un problème. Chaque exception écrite dans un champ de notes devient une ligne à part entière, avec la décision qui y aboutit et l'état final dans lequel le processus s'arrête prématurément. Une feuille de processus de quarante lignes produisant une cinquantaine de boîtes est normale, et les boîtes supplémentaires sont précisément celles que la feuille était la moins bonne à vous montrer.