Organigramme du processus de commande à l'encaissement (commande reçue et…
Un organigramme du processus de commande à l'encaissement à six voies : vérification des commandes et des données de base, maintien et libération du crédit, expédition, preuve de livraison, facturation, encaissement, déductions pour…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de commande à l'encaissement (commande reçue et… ?
Le Order-to-cash est le seul processus dans une entreprise où l'argent arrive réellement, et il n'appartient presque jamais à une seule personne. Les ventes sont propriétaires de la commande, le contrôle du crédit est propriétaire de la limite, l'entrepôt est propriétaire des marchandises, la facturation est propriétaire de la facture et les comptes clients sont propriétaires de la poursuite, et chacun d'eux est mesuré sur un nombre différent : commandes enregistrées, exposition, expédition à temps, factures émises, jours de vente en suspens. Le résultat est un cycle qui semble sain dans le tableau de bord de chaque fonction et qui prend quand même soixante-dix jours de bout en bout. Les dégâts se situent rarement au milieu d’une voie. C'est aux jointures : une commande en attente de crédit dont personne n'a parlé au client, une livraison sans preuve signée donc la facturation ne débloquera pas la facture, une facture rejetée par le portail des comptes fournisseurs d'un client pour un numéro de bon de commande manquant donc le chronomètre de paiement n'a jamais démarré, un paiement court enregistré comme un solde en souffrance et poursuivi pendant trois mois par quelqu'un qui ne sait pas qu'il existe un litige. Chacun d’entre eux est invisible depuis la fonction qui l’a provoqué, c’est pourquoi dessiner l’ensemble du cycle sur une seule page est généralement le moyen le moins cher de savoir où votre propre argent est réellement bloqué.
Ce graphique représente le cycle complet, ce qui signifie qu'il est délibérément superficiel aux deux endroits où une page sœur est profonde. La moitié de l'entrepôt (répartition des stocks, commandes en souffrance, expéditions partielles, prélèvement, emballage et transfert au transporteur) est ici compressée en une seule étape et dessinée correctement chez /fr/templates/modele-d-organigramme-du-processus-d-execution-des-commandes, avec les détails au niveau du sol chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-prelevement-et-d-emballage-en-entrepot. La moitié des recouvrements (l'échelle de rappel, les plans de versement, l'autorisation de note de crédit et le provisionnement des créances irrécouvrables) est réduite à une étape de relance, une référence aux recouvrements et une approbation de radiation, et établie correctement chez /fr/templates/organigramme-processus-comptes-clients. La manière dont un client obtient une limite de crédit en premier lieu, par opposition à la façon dont une commande est vérifiée par rapport à celle-ci, constitue un processus d'approbation distinct chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-du-credit-client-limite-et-conditions. Tout ce qui précède l'existence de la commande (le prospect, le devis, l'approbation de la remise et des conditions, ainsi que le formulaire de commande signé) constitue la première moitié du cycle devis-encaissement chez /fr/templates/organigramme-du-processus-de-cotation-a-l-encaissement-possibilite-d-encaisser-les-especes, qui s'étend sur le même arc que cette page mais porte sa profondeur dans le travail de tarification plutôt que dans l'exécution et les collections. Et le miroir d'approvisionnement de ce cycle, où vous êtes le client et où l'argent part plutôt qu'il n'arrive, se trouve chez /fr/templates/modele-de-flux-de-processus-procure-to-pay-p2p. Utilisez cette page lorsque la question couvre les fonctions ; utilisez-en un lorsque la question se trouve à l’intérieur d’un.
Trois jointures sont dessinées explicitement car la plupart des procédures écrites les laissent à l'habitude. La retenue de crédit est une boucle plutôt qu'une porte : « La retenue de crédit est libérée ? » succursales de trois manières (libérée, pré-paiement en premier, refusé) et l'itinéraire de pré-paiement revient pour une nouvelle vérification au lieu de quitter le processus, de sorte qu'une commande retirée par un paiement est toujours une commande que quelqu'un doit confirmer et libérer. « Preuve de livraison reçue ? » se situe entre l'expédition et la facturation plutôt qu'après, ce qui fait que la facture dépend de la preuve que les marchandises sont arrivées plutôt que du fait qu'elles sont parties. Et "**Payé en totalité** à la date d'échéance ?" il y a trois voies au lieu de deux : un paiement court va à "Coder la déduction et ouvrir un litige" et est examiné par rapport à la commande et à la preuve de livraison par les personnes qui peuvent le régler, tandis que le silence va à l'échelle de relance. Séparer un paiement court d'un non-paiement est le seul changement qui réduit le plus les efforts de recouvrement inutiles, car les deux ont des causes différentes, des propriétaires différents et des solutions différentes.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Six couloirs (Client, Ventes et service client, Contrôle du crédit, Entrepôt et logistique, Application AR et espèces, Contrôleur financier) répartis en cinq phases : Capture des commandes, Crédit et confirmation, Exécution et livraison, Facture et encaissement, et Encaissements et clôture.
- Capture de commande avec une véritable boucle de correction : « Commande et données de base terminées ? » renvoie une commande incomplète au client pour « Fournir les détails de la commande manquants » plutôt que dans la file d'attente de l'entrepôt, avec une note indiquant quels champs de données de base doivent bloquer une commande et lesquels doivent seulement avertir.
- La boucle de libération du crédit. « Exposition au crédit dans les limites ? achemine un ordre dépassant la limite vers « Placer la commande en attente de crédit » et « Bloquer le crédit libéré ? » puis bifurque de trois manières : libéré, prépayé d'abord (qui revient pour une nouvelle vérification) ou refusé, se terminant par "Commande annulée sur refus de crédit".
- Une porte de facturation qui dépend des preuves plutôt que de l'expédition. L'exécution est une étape réduite, puis « Preuve de livraison reçue ? » soit libère la facturation, soit envoie la commande à « poursuivre le transporteur pour preuve » et revient au même test.
- Une réponse à trois « Payé intégralement à l'échéance ? » décision séparant le paiement, le paiement incomplet et le silence, de sorte qu'une déduction n'est jamais effectuée comme s'il s'agissait d'un solde en souffrance et qu'un solde véritablement en souffrance n'est jamais parqué comme s'il s'agissait d'un litige. « Réponse du client ? » puis renvoie un client qui conteste une fois la poursuite commencée vers la même enquête plutôt que d'en ouvrir une deuxième.
- La branche de déduction et trois terminaisons. Un paiement court va à « Coder la déduction et ouvrir un litige », fait l'objet d'une enquête par rapport à la commande et au POD, et un « Déduction valable ? » le test génère une note de crédit ou rejoint l'échelle de relance ; le cycle se termine à « Facture compensée et commande clôturée », à « Solde radié » une fois qu'un contrôleur l'approuve, ou à la commande annulée.
Quand utiliser ce modèle
- Vous essayez de raccourcir un cycle de conversion de trésorerie et devez voir si le retard réside dans le déblocage du crédit, dans l'expédition, dans l'émission de la facture ou dans les déductions non résolues, avant que quiconque ne démarre un projet.
- Vous implémentez ou reconfigurez la commande en espèces dans un ERP et souhaitez que les règles de blocage de crédit, le déclencheur de facturation et les codes de motif de déduction convenus par l'entreprise avant qu'ils ne soient encodés en tant que configuration.
- Les ventes et le contrôle du crédit se disputent au sujet des commandes retenues, et vous avez besoin d'une autorisation de libération, d'un délai de réponse et d'un itinéraire de prépaiement tracés plutôt que négociés au cas par cas.
- Votre vieillissement AR est plein de petits soldes résiduels que personne ne peut expliquer, et vous avez besoin que l'itinéraire des paiements courts soit séparé de l'itinéraire des paiements en retard afin que les déductions parviennent à la personne qui peut les régler.
- Vous rédigez le récit du processus pour un audit interne ou externe du cycle de revenus et avez besoin d'un diagramme contrôlé montrant où se situent les contrôles de crédit, de preuve de livraison, de facturation et de radiation.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies en votre propre organisation
Remplacez les fonctions Client, Ventes et service client, Contrôle du crédit, Entrepôt et logistique, Application AR et trésorerie et Contrôleur financier par les fonctions dont vous disposez réellement. Les petites équipes financières fusionnent le contrôle du crédit dans la RA et ne perdent rien ; les centres de services partagés ont généralement besoin de séparer la facturation des collections, car ce sont des équipes différentes dans des endroits différents. Si un prestataire logistique tiers expédie pour vous, attribuez au 3PL son propre couloir afin que la limite de votre propre contrôle soit visible. Gardez la personne qui approuve une radiation dans une voie différente de celle qui poursuit la dette.
Écrivez votre politique de crédit dans le contrôle d'exposition
« Exposition au crédit dans les limites ? est inerte jusqu'à ce que vous disiez ce que signifie l'exposition. Précisez si cela inclut les commandes en cours, les marchandises livrées mais non encore facturées, les factures impayées et les montants litigieux, puis vérifiez ce que calcule réellement votre ERP, car les deux sont souvent différents. Enregistrez la source de la limite (une carte de pointage interne, une notation d'agence de crédit, une limite de groupe partagée entre les entités commerciales) et ce qui arrive à un tout nouveau client sans historique, qui est généralement un paiement anticipé ou une petite limite de départ plutôt qu'un champ vide.
Donnez au détenteur de crédit un niveau de service et un propriétaire
Une attente sans horloge est une commande perdue. Nommez qui peut en libérer un et jusqu'à quelle valeur, définissez un délai de réponse en heures de travail plutôt qu'en jours, et décidez qui informe le client que sa commande est en attente et ce qu'il est autorisé à dire. Ajoutez la voie de remontée pour une version supérieure à la limite (généralement un contrôleur financier ou un directeur commercial) et exigez une raison pour chaque version. Les commandes retenues sans raison enregistrée ne peuvent pas être examinées ultérieurement, et la tendance de ces raisons est celle où vos limites doivent être modifiées.
Décidez ce qui rend une commande facturable
Ce tableau bloque la facture jusqu'à ce que « Preuve de livraison reçue ? » est répondu. Décidez si cela vous convient : certaines entreprises facturent sur la sortie des marchandises, d'autres sur la confirmation de livraison, d'autres sur l'acceptation du client et les services facturent sur une étape ou sur le temps enregistré. Quel que soit votre choix, notez où sont stockées les preuves et combien de temps vous allez rechercher une preuve manquante avant de la traiter comme un échec de livraison. Facturer avant preuve permet d'acheter quelques jours de DSO et de le payer en déductions un trimestre plus tard.
Créez les codes de motif de déduction avant d’en avoir besoin
« Coder la déduction et ouvrir un litige » ne fonctionne que si les codes existent et signifient quelque chose : prix, quantité, pénurie, dommage, promotion ou remise, fret, retours et paiement en double. Attribuez à chaque code un propriétaire par défaut, car c'est ce qui achemine l'enquête : les litiges sur les prix vers les ventes, les pénuries dans l'entrepôt, les demandes de remise auprès du signataire de l'accord. Fixez un seuil de valeur en dessous duquel un solde résiduel est radié sans enquête et convenez si la relance est suspendue pendant qu'un litige est ouvert et pour combien de temps.
Parcourez-le avec les personnes qui effectuent le travail, puis publiez une version
Apportez le tableau à un bureau de commande, à un contrôleur de crédit, au bureau d'expédition et à un applicateur de caisse, et suivez trois commandes réelles : une propre, une en attente de crédit et une qui a été mal payée et contestée. Corrigez le diagramme en fonction de ce que les gens font réellement plutôt que de ce que dit la procédure, et ajoutez les systèmes et les documents à chaque étape. Publiez ensuite cette révision et conservez les précédentes, afin que toute personne ouvrant le graphique plus tard puisse savoir quelle version elle lit et ce qui a changé.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du processus de commande à l’encaissement ?
Une commande client est reçue et vérifiée par rapport à la commande et aux données de base ; le risque de crédit du client est vérifié par rapport à sa limite, et une commande dépassant la limite est mise en attente et soit libérée, prépayée ou refusée ; la commande est confirmée avec une date promise et validée pour exécution ; les marchandises sont préparées, emballées et expédiées ; une preuve de livraison est obtenue ; la facture est créée dès la livraison et émise ; le paiement est abondé à la date d'échéance ; l'argent est appliqué et la facture réglée. Au-delà de cette colonne vertébrale se trouvent les deux branches qui décident si le cycle fonctionne réellement : un paiement court est codé comme une déduction et fait l'objet d'une enquête par rapport à la commande et à la preuve de livraison, se terminant par une note de crédit ou une poursuite continue, et une facture impayée entre en relance, puis en recouvrement, et enfin en radiation approuvée par une personne indépendante de l'effort de recouvrement.
Quelle est la différence entre la commande en espèces et les comptes clients ?
Les comptes clients constituent la moitié de l'encaissement de la commande : la facture, les modalités de paiement, les relances, les litiges et l'encaissement. Order-to-cash représente l'ensemble du cycle, depuis la commande du client jusqu'à la vérification du crédit, la confirmation de la commande, les preuves d'expédition et de livraison avant même que la facture n'existe. La distinction est importante car la plupart des problèmes de commande sont créés en amont de l'AR et atterrissent sur celui-ci : une mauvaise adresse de livraison devient un litige de livraison, un numéro de bon de commande manquant devient une facture rejetée par le portail du client, une expédition partielle non enregistrée devient une déduction. Si vous souhaitez connaître les détails des recouvrements (le calendrier de relance, les plans de versement, l'autorisation de note de crédit et l'annulation des créances irrécouvrables), utilisez l'organigramme du processus des comptes clients sur /fr/templates/organigramme-processus-comptes-clients. Si vous voulez savoir pourquoi AR continue de recevoir des factures non conformes, utilisez cette page, qui montre les étapes qui les ont produites.
Qu’est-ce qu’une retenue de crédit et qui devrait pouvoir la libérer ?
Un blocage de crédit est un blocage automatique d'une commande lorsque l'exposition du client dépasse sa limite de crédit ou lorsque son compte est en retard au-delà d'un point défini. Cela arrête la progression de la commande jusqu'à ce que quelqu'un décide. L'autorisation de libération doit être classée en fonction de la valeur et relève du contrôle du crédit plutôt que des ventes, précisément parce que la personne qui souhaite que la commande soit expédiée ne devrait pas être celle qui décide que le client peut se le permettre. Trois éléments font la différence entre un contrôle et un goulot d'étranglement : un temps de réponse mesuré en heures de travail, une escalade définie pour les versions dépassant l'autorité du contrôleur de crédit et une raison enregistrée pour chaque version. Les raisons comptent plus qu'elles n'en ont l'air : en examiner un quart montre généralement soit une limite fixée trop basse pour un bon client, soit une limite systématiquement dépassée pour un client qui ne devrait pas en avoir.
Comment gérer les paiements courts et les déductions ?
Séparément des factures en souffrance, et immédiatement. Un paiement court est un client qui vous dit que quelque chose ne va pas, la réponse utile est donc une enquête, pas un rappel. Codez la raison au moment où le versement est appliqué (prix, quantité, pénurie, dommage, promotion ou remise, fret, retours, paiement en double) et acheminez le dossier à quiconque peut régler ce type de problème : les ventes pour le prix, l'entrepôt pour les pénuries, celui qui a signé l'accord de remise pour une réclamation promotionnelle. Fixez un seuil de petite valeur en dessous duquel un résidu est effacé sans enquête, car rechercher une différence de deux livres coûte plus cher que la différence. Suivez ensuite les déductions par code de motif au fil du temps. Les codes valent bien plus en tant que rapport de défauts sur votre propre processus de commande que comme file d'attente de recouvrement : un code de pénurie en hausse est un problème d'entrepôt, et un code de prix en hausse est un problème de prix ou de contrat que vous continuerez à payer jusqu'à ce qu'il soit résolu.
Comment mesurer si le cycle commande-encaissement fonctionne ?
Le nombre de jours de ventes exceptionnelles est le chiffre principal, mais à lui seul, il cache le temps passé et évolue avec le volume des ventes autant qu'avec les performances. Divisez le cycle en intervalles que ce graphique rend visibles : commande jusqu'à la confirmation, temps passé en attente de crédit, confirmation jusqu'à l'expédition, expédition jusqu'à la preuve de livraison, livraison jusqu'à la facture émise et facture jusqu'au paiement appliqué. Ajoutez à cela trois mesures de qualité : l'exactitude de la facture au premier passage, la proportion d'espèces qui s'applique automatiquement sans rapprochement manuel et les déductions en tant que part de la valeur facturée, réparties par code de motif. Mesuré de cette façon, le retard le plus important s’avère souvent ne pas être du tout le client. Il s'agit d'une livraison sur facture, d'une commande en attente ou d'un acompte non imputé, qui sont tous sous votre propre contrôle et dont aucun n'apparaît seul dans un numéro DSO.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus lead-to-order (capture de leads jusqu'à la….
Précède
- Organigramme du processus lead-to-order (capture de leads jusqu'à la… — Modèle d'organigramme du processus lead-to-order : capture et déduplication, notation des leads et porte MQL, sensibilisation SDR et acceptation des ventes, configuration CPQ, approbation des remises, acceptation des devis, vérification…