Famille de processus

Processus de commande à l'encaissement : six modèles, de l'approbation du…

La chaîne commande-encaissement sous forme de six organigrammes liés : approbation du crédit client, exécution de la commande, preuve de livraison, facture-encaissement, comptes clients et rapprochement bancaire, avec les aperçus O2C et…

Order-to-cash est le cycle commercial qu'une entreprise effectue pour chaque commande qu'elle accepte : décidez si le client peut vous devoir de l'argent, exécuter et livrer la commande, prouver qu'elle est arrivée, la facturer, collecter l'argent et l'appliquer, puis prouver que la banque est d'accord avec le grand livre. Cette famille commande six modèles dans l'ordre dans lequel les documents sont transmis et ajoute les aperçus de bout en bout, le chemin de remboursement du client et la variante de facturation 3PL.

La chaîne s'ouvre avant qu'une commande n'existe : approbation du crédit client fixe la limite et les conditions par rapport à chaque commande ultérieure. L'exécution de la commande valide la commande, effectue cette vérification de crédit, alloue le stock, sélectionne, emballe et expédie, et se termine par la facture ; preuve de livraison capture la signature, le code PIN ou la photographie qui permet à la facturation de le libérer. Ensuite, les créances prennent le relais : le système de facturation surveille les dates d'échéance, gère les litiges et impute les liquidités, les comptes clients suivent l'échelle de relance, les plans de paiement, les escalades et les radiations, et le rapprochement bancaire boucle la boucle au niveau du relevé bancaire.

Le cycle se brise généralement au niveau des coutures : une commande expédiée alors qu’elle est encore en attente de crédit ; une facture émise avant l'arrivée du POD, elle est donc contestée ; un paiement court appliqué à une mauvaise facture ; une lettre de relance en espèces qui est arrivée mais qui n'a jamais été appliquée. La facturation, les demandes de paiement et les encaissements n'ont pas d'organigramme autonome ici : ce sont des étapes à l'intérieur de facture-encaisse et comptes débiteurs ; l'aperçu à six voies sépare un paiement court d'un non-paiement afin qu'une déduction fasse l'objet d'une enquête plutôt que d'une poursuite. Les remboursements des clients, avec fenêtre d'éligibilité et contrôle des rétrofacturations, constituent la voie d'annulation.

La première moitié du même cycle de revenus, depuis l'approbation de la remise jusqu'au devis émis et à la commande enregistrée, est le pipeline de ventes, et l'aperçu du devis au paiement rejoint les deux. La préparation, l'emballage et l'expédition en détail appartiennent à l'entrepôt sortant. À l'arrière-plan, le rapprochement bancaire et la certification du solde AR sont également des contrôles étroits, de sorte que la famille se confie à la clôture financière. Pour un entrepôt tiers, la facture est construite à partir d'un tableau des tarifs et d'événements d'entrepôt plutôt que de lignes de commande ; c'est le modèle de facturation 3PL.