Famille de processus

Gouvernance des dépenses : sept modèles d'approbation et de décision pour…

Sept organigrammes pour décider si de l'argent peut être engagé : le budget annuel, l'approbation du budget, l'approbation des achats par seuil, l'approbation des dépenses, l'examen des conflits d'intérêts, les contrôles des…

La gouvernance des dépenses est l'ensemble des portes qu'une demande franchit avant que quiconque soit autorisé à engager l'argent de l'entreprise : est-ce dans le plan, qui détient l'autorité pour cette valeur et cette catégorie, le décideur est-il en conflit et la chose doit-elle être achetée du tout. Cette famille regroupe les modèles qui prennent ces décisions. Il s'agit d'un groupe plutôt que d'une séquence ; un achat, une note de frais et un projet d'investissement passent chacun par un sous-ensemble différent.

Le plan passe en premier. Le budget annuel transforme les hypothèses financières et les soumissions des départements en un plan contesté et approuvé ; le workflow d'approbation du budget gère les demandes chiffrées qui arrivent au cours de l'année : vérification du financement, impact prévu, acheminement des pouvoirs délégués, décision publiée. Lorsque la demande est un achat, approbation d'achat la classe en capex ou opex, vérifie le budget, l'achemine par valeur et catégorie via la matrice de délégation d'autorité, applique les règles de devis et de fournisseur privilégié et se termine par un bon de commande ou une baisse enregistrée. Les dépenses des employés empruntent plutôt la voie de l’approbation des dépenses.

Les échecs se transmettent tous sur papier : un achat signé par un dirigeant dont il dépasse la limite, un fournisseur approuvé par quelqu'un qui en est en partie propriétaire, un actif passé en charges pour sauter l'expertise en capital, une ligne budgétaire dépensée deux fois sur une prévision que personne n'a mise à jour. La branche d'escalade de l'approbation d'achat et le test d'investissement ou d'exploitation détectent le premier et le troisième ; le arbre de décision en matière de conflits d'intérêts règle la récusation, la réaffectation ou l'escalade avant approbation ; La vérification de l'impact des prévisions de l'approbation du budget répond à la quatrième question. La gestion des immobilisations détient la capitalisation et la cession ; makeor-buy teste les capacités de base, la capacité, les coûts complets et le risque IP avant le début de l'approvisionnement.

Une fois qu'un achat franchit ces portes, il devient une demande et une commande dans procurer pour payer ; Une fois qu'une note de frais est approuvée, elle est payée via la paie ou dans le même cycle que les factures des fournisseurs dans les comptes créditeurs. L'examen réel par rapport au plan qui boucle la boucle budgétaire est une étape du clôture financière, où l'amortissement et la dépréciation des immobilisations sont également comptabilisés.