Processus d’approvisionnement d’urgence
Couloir modifiable du processus d'approvisionnement d'urgence de « Confirmer le besoin opérationnel ou de sécurité immédiat » à « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? à un résultat documenté. Comprend les rôles…
Qu'est-ce que le processus processus d’approvisionnement d’urgence ?
Le flux de travail commence à « Confirmer le besoin opérationnel ou de sécurité immédiat ». Les deux étapes suivantes, « Documenter l'impact et le délai de livraison requis » et « Vérifier les stocks, les bons de commande ouverts et les fournisseurs existants », établissent les informations nécessaires pour une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les principales portes sont : « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? et « Source d'urgence et coût autorisé ? ». La première branche conduit à utiliser l'offre existante et à enregistrer la décision ; la seconde peut nécessiter une remontée vers l'approbateur de tâches avant l'engagement. Définir l’autorité d’urgence et le délai d’examen rétrospectif dans la politique locale.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Confirmez le besoin opérationnel ou de sécurité immédiat, suivi de l'impact du document et du délai de livraison requis.
- Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? avec un itinéraire pour utiliser l'approvisionnement existant et enregistrer la décision.
- Recherchez des devis rapides ou une source d'urgence approuvée et le fournisseur confirme le prix, la disponibilité et les preuves de risque essentielles en tant que fournisseur distinct et transferts internes.
- Source d’urgence et coût autorisé ? avec escalade vers l'approbateur de tâches avant l'engagement lorsque la décision échoue.
- Obtenez une autorisation accélérée et émettez un bon de commande, confirmez l'expédition, inspectez la réception, complétez la documentation rétrospective et examinez-la lors de la clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Confirmer le besoin opérationnel ou de sécurité immédiat » et de quelles informations le prochain rôle a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible la « Documentation et examen rétrospectifs complets » dans un audit ou un examen opérationnel.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les opérations, l'acheteur, le propriétaire du budget, le fournisseur et les voies de réception par vos fonctions réelles. Gardez le propriétaire de « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Définir l’autorité d’urgence et le délai d’examen rétrospectif dans la politique locale. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Source d'urgence et coût autorisé ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez la documentation rétrospective complète et l'examen au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel pertinent. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus d’approvisionnement d’urgence ?
Il couvre la confirmation des besoins opérationnels ou de sécurité immédiats, la vérification des stocks, les points de vente ouverts et les fournisseurs existants, la confirmation par le fournisseur du prix, de la disponibilité et des preuves de risque essentielles, ainsi que la documentation et l'examen rétrospectifs complets, avec deux décisions étiquetées et des voies de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Définir l’autorité d’urgence et le délai d’examen rétrospectif dans la politique locale. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez l'entrée « Le stock ou le contrat existant peut-il répondre aux besoins ? », les preuves derrière « Source d'urgence et coût autorisé ? », les approbations ou les décisions d'exception et le dossier de clôture : « Compléter la documentation et l'examen rétrospectifs ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus de commande d'achat.
Suit
- Organigramme du processus de commande d'achat — Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.