Flowchart for akutindkøbsproces
Redigerbar swimlane for akutindkøb fra “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov” via “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” til et dokumenteret udfald. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er flowchart for akutindkøbs?
Workflowet starter ved “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov”. De næste to trin, “Dokumentér konsekvens og krævet leveringstid” og “Tjek lager, åbne indkøbsordrer og eksisterende leverandører”, skaffer det grundlag, der skal til for en forsvarlig beslutning. Diagrammet lægger hver overlevering hos en rolle og gemmer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste porte er “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” og “Er akutkilde og omkostning godkendt?”. Den første gren fører til “Brug eksisterende forsyning og registrér beslutningen”. Den anden kan kræve “Eskalér til vagthavende godkender før tilsagn”. Fastlæg akutbemyndigelsen og fristen for den efterfølgende gennemgang i jeres lokale politik.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov” efterfulgt af “Dokumentér konsekvens og krævet leveringstid”.
- “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” med en vej til “Brug eksisterende forsyning og registrér beslutningen”.
- “Indhent hurtige tilbud eller godkendt akutkilde” og “Leverandør bekræfter pris, tilgængelighed og væsentlig risikodokumentation” som adskilte overleveringer mellem leverandør og intern funktion.
- “Er akutkilde og omkostning godkendt?” med “Eskalér til vagthavende godkender før tilsagn”, når beslutningen falder negativt ud.
- “Indhent fremskyndet bemyndigelse og opret indkøbsordre”, “Bekræft forsendelse og kontrollér modtagelsen” og “Gennemfør efterfølgende dokumentation og gennemgang” som den kontrollerede afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I vil afklare, hvem der ejer “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Svaret på “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- I vil gøre “Gennemfør efterfølgende dokumentation og gennemgang” synligt i en audit eller en driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Drift, Indkøber, Budgetejer, Leverandør og Varemodtagelse med jeres egne funktioner. Hold ejeren af “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?” adskilt fra rekvirenten, hvis jeres kompetenceregler kræver det.
Konfigurér portene
Fastlæg akutbemyndigelsen og fristen for den efterfølgende gennemgang i jeres lokale politik. Fastlæg, hvilken dokumentation der er nok til “Er akutkilde og omkostning godkendt?”, og hvem der kan godkende en undtagelse.
Forbind de efterfølgende registreringer
Knyt “Gennemfør efterfølgende dokumentation og gennemgang” til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevarings- og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til akutindkøbsprocessen?
Den dækker “Bekræft akut drifts- eller sikkerhedsbehov”, “Tjek lager, åbne indkøbsordrer og eksisterende leverandører”, “Leverandør bekræfter pris, tilgængelighed og væsentlig risikodokumentation” og “Gennemfør efterfølgende dokumentation og gennemgang” med to navngivne beslutninger og veje til omarbejdning.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Fastlæg akutbemyndigelsen og fristen for den efterfølgende gennemgang i jeres lokale politik. Redigér portenes tekster, swimlanes og returveje, før I bruger diagrammet i jeres organisation.
Hvilken dokumentation skal opbevares?
Gem grundlaget for “Kan eksisterende lager eller kontrakt dække behovet?”, dokumentationen bag “Er akutkilde og omkostning godkendt?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Gennemfør efterfølgende dokumentation og gennemgang”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P).
Kommer efter
- Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) — Flowchart for indkøbsordreprocessen: indkøbsanmodning, budgetkontrol, godkendelsesgrænser, tilbud fra leverandører, udstedt ordre, varemodtagelse, trevejsmatch og betaling.