Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P)

Hvad er flowchart for indkøbsordreprocessen (p2p)?

Indkøbsordreprocessen (som regel kaldet procure-to-pay eller bare P2P) forvandler et uformelt behov til et bundet og sporbart forbrug. Den begynder, når nogen opretter en indkøbsanmodning, og slutter, når kreditorbogholderiet frigiver betalingen mod en afstemt faktura. Kontrollerne ligger i midten: en budgetkontrol, før forpligtelsen indgås, en godkendelsesvej styret af beløbet, en indkøbsordre der fastlægger pris og mængde skriftligt, og en varemodtagelse der registrerer, hvad der faktisk kom ind ad porten.

Det meste af friktionen i en indkøbsordreproces ligger i overleveringerne og ikke i trinnene. En anmodning uden omkostningssted går i stå i en leders indbakke. En ordre, der udstedes før budgetkontrollen, bliver til en forpligtelse uden dækning. En faktura, der ankommer uden en tilsvarende varemodtagelse, bliver liggende i kreditors afvigelseskø, mens leverandøren rykker for betaling, og en anden opretter ordren én gang til. Når forløbet tegnes i baner, bliver hver eneste overlevering synlig, og man kan se, hvem der har bolden lige nu.

Skabelonen her er et fungerende P2P-forløb fordelt på fem baner: rekvirent, afdelingsleder, økonomi og kreditor, indkøb samt leverandør. Den indeholder de to forgreninger, som teams altid diskuterer: godkendelsesgrænsen, der sender større beløb videre til en ekstra godkender, og afvigelsesvejen i trevejsmatchet, som bruges, når ordre, varemodtagelse og faktura ikke stemmer overens.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Indkøbsanmodning i banen Rekvirent: identificér indkøbsbehovet, og opret derefter en anmodning med omkostningssted, finanskonto, mængde og behovsdato.
• To kontroller i træk, før der bindes penge: afdelingslederen godkender eller sender anmodningen retur til rettelse, hvorefter Økonomi/kreditor bekræfter budgetdækning og afviser anmodningen helt, hvis pengene ikke er der.
• Beløbsstyret rute ved beslutningen "Beløb over godkendelsesgrænsen?", som sender de store anmodninger videre til godkendelse hos økonomichefen, mens alt under grænsen fortsætter direkte til indhentning af tilbud.
• Indkøbsdelen i banen Indkøb: indhent og sammenlign tilbud, vælg leverandør og aftal vilkår, og udsted derefter indkøbsordren til leverandøren.
• En forgrening efter levering i to uafhængige spor, hvor rekvirenten registrerer varemodtagelsen, mens leverandøren sender fakturaen med ordrereference, og kreditorbogholderiet bogfører den.
• Trevejsmatchet, der holder ordre, varemodtagelse og faktura op mod hinanden, med en afvigelsesgren tilbage til Indkøb, som afklarer sagen med leverandøren og går ind i matchet igen, og et rent match, der løber videre gennem fakturagodkendelse til frigivet betaling.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal dokumentere det nuværende P2P-forløb før en ERP-implementering eller et systemskifte i økonomi, hvor processen skal være aftalt, før nogen konfigurerer godkendelsesregler.
• Nye rekvirenter og godkendere skal introduceres og har brug for at se, hvor deres trin ligger, hvad der udløser det, og hvad der sker længere nede i forløbet, hvis de lader det ligge.
• I gennemgår indkøbskontrollerne efter en revisionsbemærkning eller et problem med indkøb uden om aftalerne: især forpligtelser uden budgetdækning og ordrer, der først oprettes, når fakturaen er kommet.
• I skal fastsætte eller justere godkendelsesgrænser og har brug for ét billede af, hvem der skriver under på hvad ved hvilket beløb.
• I vil ned i antallet af fakturaafvigelser ved at gøre varemodtagelsen synlig og placeret hos en ejer i stedet for underforstået.

Sådan fungerer det

1. Brug de roller, I rent faktisk har

   Omdøb de fem baner til jeres egne funktioner. Mindre organisationer lægger ofte Indkøb ind under Økonomi/kreditor, mens større skiller varemodtagelsen ud af rekvirentbanen. Brug én bane pr. beslutningstager og ikke pr. person, ellers holder diagrammet op med at passe, i samme øjeblik nogen skifter job.

2. Sæt jeres egne godkendelsesgrænser ind

   Erstat den generiske beslutning "Beløb over godkendelsesgrænsen?" med tallene fra jeres fuldmagtsmatrix, og skriv valutaen på. Tilføj kun en beslutning mere, hvis I reelt har tre niveauer, og læg den så højt, at den sjældent udløses.

3. Placér budgetkontrollen dér, hvor systemet håndhæver den

   Ryk budgetkontrollen tidligere, hvis jeres system spærrer en anmodning allerede ved indsendelse, eller lad den blive efter lederens godkendelse, hvis økonomi validerer bagefter. Beslut også, om den måler disponeret forbrug (åbne anmodninger og åbne ordrer) eller kun bogførte tal, og skriv det på trinnet.

4. Tilpas reglerne for indhentning af tilbud

   Tilføj en gren, så katalogvarer og aftalepriser kan springe tilbudstrinnet over, og notér hvor mange tilbud jeres politik kræver i hvert beløbsinterval. Hvis firmakort eller rammeaftaler går helt uden om ordren, så tegn det som sin egen vej i stedet for at lade som om det ikke sker.

5. Fastlæg tolerancen og ejeren af afvigelser

   Skriv jeres tolerance på pris og mængde ind i trevejsmatchet (for eksempel 2 procent eller 500 kr.), og sæt navn på, hvem der ejer afvigelseskøen. Uden en angivet tolerance opsuger afvigelsesgrenen hver eneste øreforskel, og så bliver køen den reelle proces.

6. Del diagrammet, og hold én gældende version

   Send diagrammet til indkøb, økonomi og alle de godkendere, der er nævnt i det, få deres accept, og link til den godkendte version fra jeres indkøbspolitik, så folk arbejder efter det aktuelle forløb og ikke et screenshot fra et gammelt kursusmateriale.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en indkøbsanmodning og en indkøbsordre?

En indkøbsanmodning er en intern anmodning om at købe noget. Den bærer omkostningssted og kontering, sendes til budget- og ledelsesgodkendelse og forpligter ikke over for leverandøren. En indkøbsordre er den eksterne forpligtelse, der sendes af sted, når anmodningen er godkendt, og som fastlægger vare, mængde, pris og leveringsvilkår. I dette diagram oprettes anmodningen i banen Rekvirent, og Indkøb udsteder først ordren, når både lederens godkendelse og budgetkontrollen er passeret.

Hvad er et trevejsmatch?

Et trevejsmatch sammenholder indkøbsordren (det I aftalte at købe), varemodtagelsen (det der faktisk kom ind) og leverandørens faktura (det I bliver bedt om at betale). Stemmer alle tre inden for tolerancen, kan fakturaen godkendes til betaling uden yderligere kontrol. Det er hovedkontrollen mod at betale for varer, I aldrig har modtaget, eller til en pris, I aldrig har aftalt. I skabelonen er det den beslutning, der styrer adgangen til betaling, med en afvigelsesgren tilbage til Indkøb.

Hvad skal der ske, når fakturaen ikke passer med ordren eller modtagelsen?

Send den videre til en navngiven ejer i stedet for at lade den ligge i kreditorkøen. De typiske årsager er en prisstigning, leverandøren har gennemført uden at ændre ordren, en dellevering eller en varemodtagelse, ingen har registreret. Skabelonen sender afvigelser til Indkøb, som afklarer med leverandøren, og fører dem derefter tilbage til matchet, når ordre, modtagelse eller faktura er rettet, så intet bliver betalt på baggrund af en mail.

Hvor mange godkendelsesniveauer bør en indkøbsordreproces have?

Færre end de fleste organisationer kører med. To dækker langt størstedelen af forbruget: budgetansvarlig på alt plus en ekstra godkender over en beløbsgrænse taget fra jeres fuldmagtsmatrix. Hvert ekstra niveau forlænger gennemløbstiden og lokker folk til at splitte ordrer op for at holde sig under grænsen, præcis den adfærd, grænsen skulle forhindre.