Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P)
Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.
So funktioniert es
Benennen Sie die Rollen, die Sie wirklich haben
Benennen Sie die fünf Swimlanes nach Ihren tatsächlichen Funktionen um. Kleinere Teams führen den Einkauf oft mit Finanzen und Kreditoren zusammen, größere trennen den Wareneingang aus der Bahn des Bedarfsträgers heraus. Nutzen Sie eine Bahn pro Entscheider, nicht pro Person — sonst passt das Diagramm nicht mehr zur Realität, sobald jemand die Stelle wechselt.
Setzen Sie Ihre Genehmigungsgrenzen ein
Ersetzen Sie die allgemeine Entscheidung „Betrag über Genehmigungsgrenze?“ durch die Beträge aus Ihrer Unterschriftenregelung und nennen Sie die Währung. Eine zweite Grenze fügen Sie nur hinzu, wenn Sie tatsächlich drei Stufen haben — und setzen Sie sie so hoch an, dass sie selten greift.
Legen Sie die Budgetprüfung dorthin, wo das System sie erzwingt
Verschieben Sie die Budgetprüfung nach vorne, wenn Ihr System die Anforderung bereits bei der Erfassung blockiert, oder belassen Sie sie nach der Freigabe durch den Vorgesetzten, wenn Finanzen im Nachgang prüfen. Entscheiden Sie außerdem, ob gegen das Obligo (offene Anforderungen und offene Bestellungen) oder nur gegen gebuchte Ist-Kosten geprüft wird, und vermerken Sie das am Schritt.
Passen Sie die Vergaberegeln an
Ergänzen Sie einen Zweig, über den Katalogartikel oder vertraglich vereinbarte Konditionen die Angebotsphase überspringen, und halten Sie fest, wie viele Angebote Ihre Richtlinie je Betragsstufe verlangt. Wenn Firmenkreditkarten oder Rahmenverträge die Bestellung ganz umgehen, zeichnen Sie das als eigenen Weg, statt so zu tun, als gäbe es ihn nicht.
Definieren Sie Toleranz und Verantwortlichen für Abweichungen
Schreiben Sie Ihre Preis- und Mengentoleranz in die Entscheidung zum Dreiwege-Abgleich, zum Beispiel 2 Prozent oder 50 Euro, und benennen Sie, wer die Klärfallliste betreut. Ohne festgelegte Toleranz saugt der Ausnahmezweig jede Rundungsdifferenz auf, und die Warteschlange wird zum eigentlichen Prozess.
Verteilen Sie die Prozesskarte und halten Sie eine gültige Fassung
Teilen Sie das Diagramm mit Einkauf, Finanzen und allen darin genannten Genehmigern, holen Sie deren Freigabe ein und verlinken Sie die freigegebene Fassung aus Ihrer Einkaufsrichtlinie — damit alle nach dem aktuellen Ablauf arbeiten und nicht nach einem Screenshot aus einer alten Schulungsunterlage.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheiden sich Bestellanforderung und Bestellung?
Die Bestellanforderung ist eine interne Kaufanfrage. Sie trägt Kostenstelle und Kontierung, durchläuft Budget- und Managementfreigabe und begründet keine Verpflichtung gegenüber dem Lieferanten. Die Bestellung ist die externe Verpflichtung, die nach der Genehmigung versendet wird und Artikel, Menge, Preis und Lieferbedingungen festschreibt. In diesem Diagramm entsteht die Anforderung in der Bahn Bedarfsträger, und der Einkauf löst die Bestellung erst aus, wenn sowohl die Freigabe des Vorgesetzten als auch die Budgetprüfung bestanden sind.
Was ist ein Dreiwege-Abgleich?
Der Dreiwege-Abgleich vergleicht die Bestellung (was vereinbart wurde), den Wareneingang (was tatsächlich angekommen ist) und die Lieferantenrechnung (was bezahlt werden soll). Stimmen alle drei innerhalb der Toleranz überein, kann die Rechnung ohne weitere Prüfung zur Zahlung freigegeben werden. Es ist die zentrale Kontrolle dagegen, nie gelieferte Ware oder nie vereinbarte Preise zu bezahlen. In dieser Vorlage ist er der Entscheidungsknoten vor der Zahlung, mit einem Abweichungszweig zurück in den Einkauf.
Was passiert, wenn Rechnung, Bestellung und Wareneingang nicht zusammenpassen?
Geben Sie den Fall an einen benannten Verantwortlichen, statt ihn in der Kreditorenwarteschlange liegen zu lassen. Typische Ursachen sind eine Preisänderung, die der Lieferant ohne Bestelländerung angewendet hat, eine Teil- oder Minderlieferung oder ein Wareneingang, den niemand gebucht hat. Die Vorlage leitet Abweichungen zur Klärung mit dem Lieferanten in den Einkauf und führt sie nach der Korrektur von Bestellung, Wareneingang oder Rechnung zurück in den Abgleich — damit nichts allein auf Basis einer E-Mail bezahlt wird.
Wie viele Genehmigungsstufen braucht ein Bestellprozess?
Weniger, als die meisten Organisationen betreiben. Zwei decken den Großteil der Ausgaben ab: der Budgetverantwortliche für alles und eine zweite Instanz oberhalb einer Betragsgrenze aus Ihrer Unterschriftenregelung. Jede zusätzliche Stufe verlängert die Durchlaufzeit und verleitet dazu, Bestellungen zu splitten, um unter einer Grenze zu bleiben — also genau zu dem Verhalten, das die Grenze verhindern soll.